檔案價值

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檔案價值(Archival Value)

　　檔案價值是指檔案這一客體對從事社會實踐活動的主體所具有的憑證和情報作用，而表現出來的有用性及有用程度。

　　其中的主體是指從事社會實踐活動，以各種方式和手段認識改造世界的人（個體、團體、人類、社會），客體則是主體進行的社會實踐活動所指向和把握的客觀對象。承載知識、信息的檔案——客體，也只有與主體的需要發生關係才能產生或表現出價值。主、客體之間是一種滿足與被滿足、需求與被需求的關係。如果檔案館保存的檔案根本不被機關、社會需求和利用，就談不上有什麼價值，管理檔案的一系列活動也失去了存在的意義。反之，如果檔案館的檔案被機關或社會廣泛利用，並能滿足各方面的需要，就體現出價值。由於檔案價值是指主體與客體的關係，因而決定了檔案這一客觀物是檔案價值的物質承載者，它只有進入社會和人的活動領域，為人所共識，並同人的實際需要相聯繫，相統一時，才使檔案及其屬性進入價值化過程，與人的需要構成價值關係。故檔案的價值不是單方面決定的，而是相互作用的產物，即取決於檔案的客體屬性和主體的需要這兩方面的統一，二者缺一不可。據此，所謂檔案的價值實為檔案的使用價值，就是檔案這一客觀存在物對人們所具有的實用性或有益性及有用程度。 此外，關於檔案價值的定義還存在著其他的不同觀念。

• 原始價值和從屬價值。

　　按照檔案價值的源流關係，可將檔案價值從整體上劃分為原始價值和從屬價值。原始價值是源，從屬價值是流，兩者之間是源和流的關係。這一思想最早是由美國的檔案學家T·R·謝倫伯格提出的。謝倫伯格在《現代檔案——原則與技術》一書中指出：“我們現在承認，文件要能夠成為檔案，其產生和積累就必須是為了達到某種特定的目的，並且除了達到此種目的的價值之外尚有其它一些價值。這就是說，成為公共檔案的文件有兩種類型的價值：對於原機構的原始價值，對於其它機構和非政府使用者的從屬價值”。（註：謝倫伯格著，黃坤坊等譯：《現代檔案——原則與技術》，檔案出版社1983年版。）我們應當正確理解謝倫伯格的本意，謝氏認為，檔案對於原機構的價值是由文件當初被產生和被積累的特定目的決定的，這說明檔案的原始價值包括文件價值（由文件當時的作用大小決定）與檔案的初始價值（文件產生機構積累的意義）兩部分。而檔案的從屬價值是由其原始價值衍生而來的價值，表現為對文件形成者以外的利用者的意義和作用。當檔案不再被其形成者所利用時，並不說明此時的檔案已沒有價值了，實際上，檔案的原始價值已轉化為從屬價值了，表現為檔案價值的擴展趨勢。在我國檔案界，通常把檔案的原始價值叫第一價值，把檔案的從屬價值叫第二價值。吳寶康主編的《檔案學概論》指出：“檔案具有對機關的作用和對社會的作用的雙重性及過渡性。從雙重性來說，檔案時機關的作用，可稱為第一價值，對社會的作用可稱為第二價值。”（註：吳寶康主編：《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第50頁。）可見，檔案價值一方面表現為雙重性，另一方面又表現為過渡性。當檔案由第一價值（原始價值）過渡到第二價值（從屬價值）時，其價值發生了擴展，我國檔案界稱之為“檔案價值擴展律”。其實，從實質上看，檔案價值並不是靜止的，而是處於轉化過程中。檔案的第一價值向第二價值的過渡實質上是檔案的原始價值向從屬價值的轉化。

• 憑證價值和參考價值。

　　關於檔案的憑證價值和參考價值的思想，最早也是由謝倫伯格提出的，他當時稱之為證據性價值和情報性價值。所謂檔案的參考價值，是指檔案所記載的內容對檔案形成者及其以外的機構、組織和個人的參考意義和作用。筆者認為，謝倫伯格所說的情報性價值即指的參考價值，因為“證據性”和“情報性”就如同“憑證”和“參考”兩個概念一樣，它們的外延界限非常清楚，非此即彼，非彼即此。

　　對於一個政府機關來說，要判定其檔案的憑證價值，應當從3個方面去把握：一是該機關在所屬行政等級系統中的地位；二是該機關的職能及其性質；三是該機關根據規定的職能所進行的活動及其性質。總之，判定檔案的憑證價值，主要是根據機關的地位、職能和活動，地位越高，職能越重要，檔案價值就越大；反之，檔案價值就越小，謝倫伯格認為：“在考察證據價值時，檔案工作者也可能會同時保存具有其它價值（不僅對於行政官員和行政管理研究者有價值，而且對於經濟學家、社會學家、歷史學家和一般學者有價值）的文件”，（註：謝倫伯格著，黃坤坊等譯：《現代檔案——原則與技術》，檔案出版社1983年版。）併進而認為，檔案的情報性價值一般也被稱為研究價值，即公共文件由於含有對各種研究有用的情報資料而固有的價值。情報價值來源於公共文件中有關公務機構所處理的人、地、問題之類的情報資料，而不是來源於公共文件中關於公務機構本身的情報資料。

• 利用價值和保存價值。

　　檔案的“利用價值”是檔案界最常用的一個關於檔案價值的術語，“在檔案學和檔案工作實踐中，通常所說的檔案價值，指的是檔案的利用價值”。（註：吳寶康主編：《檔案學概論》，中國人民大學出版社1988年版，第50頁。）也就是說，一提起檔案價值，人們首先想到的是檔案的利用價值而非其保存價值。因為，“利用價值”可能會更通俗、更直接地反映檔案可供人們利用從而滿足人們某種需求的價值屬性。實際上，檔案的利用價值是針對檔案的具體用途而言的，即指某一（或一部分）檔案對具體的利用者的具體意義和作用。

　　檔案的保存價值是在人們意識到檔案的利用價值之後才認識到的價值形態，因為只有人們認為檔案有用，才有可能有意識地保存它。再者，當我們判定檔案的保存價值時，不僅要首先斷定檔案有無利用價值，而且要搞清楚其利用價值的大小，以確定合適的保管期限。

• 潛在價值與現實價值。

　　按照檔案價值的存在狀態或表現狀態可將檔案價值分為潛在價值和現實價值。檔案的潛在價值是指檔案處於“休眠”狀態時的價值形態，此時的檔案沒有被納入主體的活動範圍，檔案的作用尚未發揮出來。這就是檔案價值的隱含性。檔案價值雖然是客觀存在的，但它畢竟不像檔案實體那樣具體。檔案實體是檔案價值的載體，檔案價值是檔案載體的靈魂。無論是檔案的憑證價值還是檔案的參考價值，平時都表現為潛在價值，只有被人們利用時，檔案的潛在價值才能外現，即轉化為現實價值。如一份合同，平時只是放在檔案室或檔案館里，這時，它只具有潛在價值而不具有現實價值。

　　檔案的現實價值相對於其潛在價值而言，是檔案正在被利用所表現出來的價值形態。由於檔案被利用，從而對檔案主體造成一定的效應（包括正效應和負效應），可以為人們的感官所感知，所以說，此時的檔案價值表現為現實價值。一份房產證為某起民事糾紛的解決提供了證據，維護了當事人的利益。這一過程使該房產證的潛在價值轉化為現實價值。

• 絕對價值與相對價值。

　　如果撇開具體的檔案，把檔案作為一個整體來認識的話，我們就會發現，檔案價值表現為絕對價值形態。因為檔案是人們社會實踐活動的原始記錄，別的不說，單從延續人類文明史這一角度來說，檔案價值也是絕對的，也就是說，檔案具有絕對價值。再者，從檔案價值的客觀性來說，檔案價值不依人的主觀意志為轉移，檔案對於人的價值是絕對的。

　　檔案的相對價值是人們從微觀上對檔案價值進行認識的結果。從微觀上看，有四條理由可以說明檔案具有相對價值：其一，同一份檔案對於不同的利用者具有不同質或同質不同量的價值；其二，同一份檔案在不同的時間具有不同的價值，如我國至今還保存的6件唐代檔案，在當時來說，可能就沒有現在這麼珍貴；其三，同一份檔案在不同的空間條件下具有不同的價值，如一個地區的土壤檔案對於另一地區來說，可能就沒有多少價值；其四，同一份檔案在全宗內檔案完整程度不同條件下，具有不同價值，完整程度高時，其價值相對小，完整程度低時，其價值相對大。

• 自在價值與自為價值。

　　所謂檔案的自在價值，是指客觀存在的未必為人們認識實現的檔案價值；所謂檔案的自為價值，是指已被人們認識和發現的檔案價值。檔案價值是不依賴於檔案價值認識和檔案價值評價主體的意志而客觀存在的。對於檔案價值和檔案價值評價主體來說，一切檔案價值都是自在的，都具有自在性。但是經過人們的實踐、認識、評價以後，人們就可以觀念地把握檔案價值。當人們正確地認識併在觀念中把握檔案價值時，檔案的自在價值就轉化為自為價值。檔案的自為價值是其自在價值在人們頭腦中的反映，是檔案自在價值的已知形態，是檔案自在價值的近似反映。

• 正價值與負價值。

　　檔案價值最終表現為檔案客體對檔案主體的效應或功效，由此可知，檔案價值應當包括正價值和負價值。所謂檔案的正價值，就是指檔案客體對檔案主體的正確的、積極的效應；所謂檔案的負價值，是指檔案客體對檔案主體的反向的、消極的效應。那麼，檔案價值如何表現為正價值、負價值呢？是由什麼決定的呢？我們知道，檔案價值是通過人們的利用活動表現出來的。人們從事任何活動都有其特定目的，而且這種目的往往是由特定需要決定的。因為人們的需要形成人們的動機，動機又形成目的。檔案價值的標誌是檔案客體對檔案主體的效應或功效。檔案主體的需要是產生檔案價值的出發點，沒有檔案主體需要，也不會產生檔案價值。

• 眼前價值與長遠價值。

　　在現實生活中，人們常常提到眼前利益與長遠利益，其實就是指的眼前價值與長遠價值，檔案價值同樣存在這樣的問題。所謂檔案的眼前價值，就是指檔案對於人們眼前或近期的生存、發展具有的功效；所謂檔案的長遠價值，是指檔案對於人們將來的、長遠的生存發展具有的功效。檔案的眼前價值與長遠價值，一般指檔案的正價值，它們是按照檔案功效的長短來劃分的。檔案功效的長短既與檔案客體本身的特點有關，也會受到檔案主體的檔案意識的影響。