科技檔案
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科技檔案是科學技術檔案的簡稱,是在自然科學研究、生產技術、基本建設等活動中形成的應當歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、證書、聲像資料等科技文件材料。
專業性:科技檔案產生於各個特定的專業技術領域,其內容具有鮮明的專業性特點。
成套性:
科技活動圍繞專門的對象或項目開展,由此自然形成了一系列相關的科技文件材料。
這些科技文件材料記錄和反映了該項科技或生產活動的全部過程和成果,其內容具有密切聯繫,構成了一個不可分散的檔案整體。被稱為項目全宗。
保持一個科技生產項目檔案材料的齊全成套,是科技檔案管理的基本要求。科技檔案管理的各個環節都需要考慮這一要求。
成套性特點體現了科技檔案的形成規律和管理原則。
多樣性:
科技活動領域的廣泛性導致了科技檔案的多樣性
科技檔案的多樣性體現在科技檔案種類的多元化
要求針對不同種類的科技檔案採取相應的管理手段和方法
現實效用性:
與文書檔案不同,科技文件材料歸檔以後,還會在相當長的時期內發揮現行效用。
如:在設計單位,歸檔保存的底圖和藍圖是進行現行設計的必要條件;在生產單位,歸檔保存的設備檔案是是設備安裝、使用、維護不可缺少的依據。
科技檔案的現實效用性特點,對科技檔案管理提出了特殊要求。
科技文件材料的歸檔、移交和接收進館都有不同於普通文書檔案的規定。
工業生產技術檔案:包括工業設計檔案和產品製造檔案。
特點:以產品型號成套,一個型號產品的檔案,是一套具有有機聯繫的整體。
農業生產技術檔案:是在農、林、牧、副、漁等行業生產、技術活動中形成的科技檔案,包括:種子檔案、作物栽培檔案、植物保護檔案、林業檔案、畜牧檔案、水產檔案等。
特點:形成周期長,地域性強。
基本建設檔案(基建檔案):在各種建築物。構築物、地上地下管線等基本建設工程的規劃、設計、施工和改建、維修活動中形成的科技檔案。
按對象可分為:工農業生產基建檔案、軍事國防工程基建檔案、民用工程基建檔案
按內容可分為:工程規劃與設計檔案、施工檔案、竣工檔案等。
所有的基建工程,都是以工程項目為單元進行建設的,因此,基建檔案的成套性十分明顯。
包括:生產設備、儀器儀錶設備、農機設備、自然現象觀測設備等。
來源:自製設備檔案、外購設備檔案兩種
特點:以設備的型號成套。
自然現象觀測檔案:包括地質、水文、測繪、氣象、天文、地震檔案。
特點:包含有大量數據和圖表。時間上具有一定的周期性。
自然科學研究檔案(科研檔案):是指科技研究部門、高等院校、生產建設單位在自然科學技術研究活動中形成的科技檔案。
按科研性質分為:基礎科學研究檔案、技術科學研究檔案、應用科學研究檔案。
科研檔案的成分一般包括:科研規劃和工作計劃、定題論證、技術委托書、協議書、合同書、任務書、實驗記錄,課題成果、總結鑒定報告、成果推廣和反饋信息及其他有關檔案材料。
特點:以科研課題成套。
科技檔案工作內容主要包括兩個方面:
科技文件材料的歸檔
各類專業檔案館對本專業需長久保存的科技檔案的接收
另外,有必要對零散的科技檔案進行收集
《科學技術檔案工作條例》規定:
“各單位應當建立、健全科技文件材料的形成、積累、整理、歸檔制度,做到每一項科研、生產、基建等活動,都有完整、準確、系統的科技文件材料歸檔保存”
“一個科研課題、一個試製產品、一項工程或其他技術項目,在完成或告一段落後,必須將所形成的科技文件材料加以系統整理,組成保管單位,填寫保管期限,註明密級,由課題負責人、產品試製負責人、工程負責人等審查後,及時歸檔”
科技文件材料歸檔的特點
核心是確定歸檔文件材料的範圍。凡是直接記述和反映本單位科技、生產活動,具有現實和長遠查考價值的科技文件材料,都應列入歸檔範圍。
劃定本單位科技文件材料與科技資料、政務文件的界線。將科技文件材料和政務文件分別歸檔。
科技文件材料沒有固定的歸檔時間。根據不同的科技文件形成規律確定適當的歸檔時間。一般有隨時歸檔和定時歸檔兩種。