档案管理

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档案管理(File Management)

目录

什么是档案管理

  档案管理是指在课题研究过程中,对课题的设计、课题的实施、课题的成果等所形成的材料进行整理、归类、提炼,从而记录、规范、指导课题研究,调控研究过程的管理行为

档案管理的范围

  主要以行政机关产生之文书经归档后之管理及应用作业为范围。

档案管理的流程

  档案产生

  档案产生—点收

  档案分类—立案

  档案编目--编目

  档案整理—立卷、微缩储存、电子储存

  档案保管—入库、保存与修护、库房管理、机密档案

  档案清理—清查、鉴定、销毁、移转

  档案应用—目录汇送、检调、应用

  档案分类

  分类—根据档案内容性质归入类表中适当类目

  编案—按档案案情建立简要案名

  档案编目

  就档案之内容及形式特征,依档案编目规范择要记录其事项及特征,制成档案目录

  国家档案编目规范参酌EAD格式订定国家档案描述标准格式,以呈现各个档案描述层次含括之着录项目

  档案排序

  1.来源原则(principle of provenance)

  2.全宗原则(principle of respect desfonds)

  3.原始顺序原则(principle of original order)

  档案描述层级

  1.全馆层级(repository)

  2.全宗与副全宗

  3.文件系列与副文件系列

  4.案卷

  5.案件

档案管理工作的关键[1]

  一、档案管理信息化的现状

  社会现代化的发展,办公自动化、无纸化等事物的出现,使档案的生成方式发生很大变化,诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行,这样档案的前身必须以机读文件为主要形态,那么档案也自然以机读形式存在,这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容,这些信息可能来自不同的机读形式的档案中。把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息。必须有一个精选的过程,使得机读形式的档案信息具有系统性,真实性、有价值性,用户才能获得更为完善的服务。由此看来,档案信息电子化是档案利用工作发展的必然趋势。 

  1、社会的现代化发展管理软件缺乏统一性。

  档案部门使用的计算机型号不一,规格各异,各自开发的软件不能互用,并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统,由于不能互调,就不能利用电脑完成信息管理工作,不能快捷地出版信息编辑成果,这制约了档案信息电子化的进程。 

  2、档案管理基础工作标准化规范化仍需改进。

  档案信息管理电于化的前提是基础工作的规范化和标准化。但由于历史原因,馆藏档案业务基础差。案卷质量不高,特别是各类档案的著录细则相容性不强,系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准,仅着眼于某一个馆或某个专业系统,无法全面实施、推广统一标准,这也制约了档案信息工作电子化。 

  3、档案管理的技术标准,组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑,越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘,现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应。 

  4、档案信息管理人员的素质有待提高。

  实现档案信息电于化。首先要有现代化的人,管理人员要有较高的知识屡次和先进技术水平,不能仅仅满足于一般的计算机操作。从目前看,许多档案部门缺乏现代高技术人才,其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺,大部分档案人员现代技术水平偏低。甚至有现代文盲现象。尽管引进了现代化设备,仍不能充分发挥作用,就谈不上档案信息电子化了。 

  二、加强档案管理信息化建设

  1、建立网络档案系统。  

  在系统内建设数字化综合应用平台。建立健全内部服务网和公众服务网,发挥网站的作用,使档案网站成为宣传档案工作、开展档案信息服务的窗口。促进档案现行文件信息化的标准建设,根据系统建设需求,采购必要的硬件设备,为系统提供硬件基础。提高档案管理软件的技术和应用水平,为保证档案信息交换、实现档案信息资源共享创造条件。制定相应的策略、保障档案资源的原始性、安全性、可靠性。  

  2、加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键  

  (1)电子文件的载体稳定性差,易损坏,随着计算机信息管理网的建立与发展,越来越多的重要文件被传输上网。上网前,又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换,在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性,对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档,应由电子文件形成部门编目整理,也利用网络技术向档案部门传输,可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线,建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后,要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档,必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后,传输给档案部门,不能由档案部门自行从网上下载,以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘,最好不用磁盘存贮。  

  (2)电子文件归档所涉及的问题更加广泛,受制约因素多,仅靠档案部门独家很难完成,应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务,了解电子文件的自然形成规律和历史联系,是承担归档工作的主要责任者,在鉴定工作价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法,又了解全局情况,可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位,又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门,在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应用于相互渗透,扬长避短,发挥各自的优势,在电子文件归档中集成一体,共同形成质量较好的电子文档。  

  (3)做好档案归档电子文件的技术处理工作,实施电子文件管理战略。新型文件材料的归档势在必行,这就要求档案工作者必须深入到现行文件工作领域,对产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储工作进行指导,保护电子文件的原始信息,了解文件信息重新组合的来龙去脉。也就是说,通过采取技术处理,将已归档的电子文件改为“只读性”文件,即只能读不能写的不可更改的文件,从而识别和保护电子文件的原始结构,保证电子文件的可靠性,使之与纸质文件一样发挥社会效用。  

  (4)解决好档案电子文件的保存问题。以化学磁性材料为载体的电子文件,从理论上讲能够长期保存。因为它的信息读出是无接触式的,不存在磨损。电子文件记录在介质层上的信息被密封在塑料保护层内,不怕外界磁场的影响,不会直接受到空气中的灰尘、水份及有害气体的侵害。但是,由于电子文件形成的时间短,缺乏实际贮存的验证。所以,电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案工作者进行深入研究和探讨的重要课题。目前,对于长久保存的电子文件。需要定期进行复制,以防止信息损失。 

  三、档案管理信息化建设应采取的措施  

  1、加强电子文件归档管理,提高档案信息化管理水平。根据档案管理的要求,对各种不同类型载体的档案(如:纸质档案和照片、录音、录像档案)进行数字化处理和转换,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作,保证产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,并制订电子档案管理办法。 

  2、从稳定档案队伍,提高业务素质,档案人员必须从杂业型转向专业型。保证档案系统现代化管理工作有序、正常、持续的发展,人的因素是主要的。档案管理领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才;提高整支队伍素质,创造条件有针对性适合不同工作岗位的学习进行知识更新,适应对外指导工作和内部基础管理工作;建立竞争机制,克服人的惰性,充分发挥入的主观能动性,有他们的用武之地和舒展才能的场所;建立激励机制,合理设置岗位。工作科学量化,体现一个单位内工作量大与小不一样、专与不专不一样,有利于工作人员的积极性和创造性充分发挥。 

  3、从提高现代化管理手段,实行资源共享,管理方式从传统的管理转向现代化管理。档案工作要围绕部门的工作重点、关注的热点来组织信息,提供信息。随着当前信息技术高速发展,已形成了网络化、数据化的时代。档案系统如何认识“网络化管理”和“数据化档案”,实现信息共享、共建的目的。对此,开展现代化管理工作,必须做到档案管理软件的选择,推广要慎重。选择的软件需具备规范化、通用化,并有很强的包容性

四、档案管理系统

紫光档案管理系统概述

紫光档案管理系统是由紫光软件系统有限公司研发。 企业档案管理系统是结合紫光在档案领域二十余载成功经验,并参考国际上通用的OAIS模型建立的符合企业现代化档案管理要求且技术先进的档案管理系列产品。本系统针对企业在档案业务过程中的收集、管理、保存和利用提供必要的自动化、智能化管理手段,为企业档案规范管理提供支持。

紫光档案管理系统特点

1、安全实用的先进技术手段 表现为架构成熟,技术先进;高扩展性,按需应变;易于集成,无缝衔接;注重安全,运行稳定。 2、支持多种档案收集方式 支持在线移交、在线收集、离线采集等多种收集方式。 3、面向工程项目档案收集的解决方案 针对工程项目档案数量大、周期长等特点,系统提供归档模板、离线采集等多种功能,解决了工程项目档案管理的难题。 4、满足各种整理模式 为适应各单位不同的整理方式,系统提供集中整理、分散整理模式以及组卷、装盒等整理方式,并满足项目级管理需求。 5、档案整理过程自动化及智能化 灵活快捷的著录方式,自动排序、编号、组卷、装盒等功能,最大限度实现了自动化,提高了档案工作效率。 6、独特的可配置3D库房模拟技术 通过3D库房模拟,档案员不仅可以更直观管理和利用档案,而且能够进行库房检查,温湿度监控等。

紫光档案管理系统应用范围

本系统满足企业档案规范管理、知识管理和便捷服务的需求。本系统适用于各级企事业单位。

档案管理的重要性[2]

  档案工作从狭义上讲,就是档案业务工作,它是档案室和档案馆围绕档案所进行的一系列业务工作,是利用科学的原则和方法管理档案,为社会各项事业服务的工作。机关档案工作是机关工作的组成部分,是提高机关工作效率工作质量的必要条件,是维护机关历史真实面貌的一项重要工作。

  一、档案是机关工作查考的依据

  档案是过去工作和历史情况的记录,它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证,是第一手的参考材料。首先,它是在社会实践活动中直接形成的,而非后人编造的,这就客观地纪录了历史情况,具有最可靠的凭证。其次,它保留着真切的历史痕迹,如有些是当事人的亲笔手稿;有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示;许多文件盖有制发机关或个人的印信;有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的,这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料,如合同契约等制发的目的就是备忘,其凭证作用就更加强烈、更加明显。

  二、档案是宣传教育的生动素材

  近年来,我国档案事业步入了新的历史发展时期,各级档案部门解放思想,改革创新,逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来,通过《中华人民共和国档案法》颁布实施,我国档案工作重新走上了依法管理的轨道,档案事业的宏观管理得到全面加强;各机关、各单位档案室,各级各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进,档案在为社会各方面服务中发挥了重要作用。

  鉴于档案的重要性,作为档案从业者,我们就要保护好、管理好档案,要依法行使自己的职责,定期接收档案,妥善保管好档案,为档案的利用创造条件,提供方便,特别是应做到以下几点:

  1.要维护好历史的真实面貌;

  2.要忠于和热爱档案事业;

  3.要具备全心全意为人民服务的精神;

  4.要有良好的保密习惯;

  5.要树立高度的法制意识和观念。

  同时更要解放思想、勇于改革、大胆创新,以饱满的工作热情、奋发向上的精神,为发挥档案事业的作用多做贡献。 

参考文献

  1. 作者:孙强.档案管理的发展及信息化建设刍议.来源:论文天下论文网.时间:2009-3-20
  2. 来源:中国人力资源网
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