全宗理论
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
全宗理论(Whole File Theory)
目录 |
全宗理论是指在社会实践中形成的具有有机联系的档案集合体,简称为“全宗”。
（1）全宗是一个有机整体。
（2）全宗是在一定的历史活动中形成的。
（3）全宗是以一定的社会单位或社会活动项目为基础构成的。
（4）全宗是档案的基本管理单位。
1、按形成者，分为组织全宗、个人全宗、项目全宗。
组织全宗：一个能独立行使职权的社会组织（国家机关、企事业单位、社会团体等）在其活动中形成的档案整体；
项目全宗：在某一项活动中形成的档案集合体。
2、按形成方式，分为独立全宗、联合全宗、汇集全宗、档案汇集。
独立全宗：一个全宗形成者（立档单位）形成的档案集合体；
联合全宗：两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一管理的档案集合体；
汇集全宗：按一定特征组成的，档案数量很少或残缺不全的若干全宗的集合体；
档案汇集：由不同立档单位形成的，按照一定特征集中起来的档案混合体。
1、独立性：构成全宗的单位必须具备相对独立的社会职能。
2、关联性：构成一个全宗的档案之间必须具有内在的密切联系。不能人为地、随意地分合。
3、方便性：为了保管和利用的方便，全宗的规模一般应控制在一定范围内。
4、一致性：对于相同类型立档单位或档案，其全宗划分要保持一致，划分标准应统一。
1、在收集工作中的应用。机关档案室的归档工作要求遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系；档案馆对档案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的档案作为一整体统一进馆，不得随意分散；
2、在整理工作中的应用。在档案整理工作中，一个全宗的档案作为一个整体，进行系统化整理、分类和排列，档案管理的完整性、系统性得到体现；
3、在鉴定工作中的应用。档案鉴定以全宗为基础来权衡全宗内案卷和文件的价值，若离开全宗孤立地鉴别一份文件，则难以判定其价。
4、在保管和统计中的应用。全宗是档案保管和统计的重要单位。
5、在编目工作中的应用。许多档案检索工具都是以全宗为对象编制的。
6、在基础工作中产生的全宗理论不可避免地利用工作产生影响，如阅览室调卷、档案展览、档案编研等都离不开全宗。
1、档案管理最初采用的是事由原则，即以档案文件内容来整理组织档案，随着档案数量和种类的增加，来源原则逐渐取代了事由原则。
2、来源原则的表现形式是“全宗理论”。
3、全宗理论的发端——法国最先提出“尊重全宗原则”（1841年）。
4、在法国“尊重全宗原则”基础上，普鲁士提出了“登记室原则”（1881年）。
5、荷兰档案学家谬勒、裴斯、福罗英于1898年发表《档案的管理和整理手册》（又称《荷兰手册》），从理论上论证了来源原则。
全宗理论是关于档案整理工作的一种理论，全宗理论的精髓是来源原则。在档案馆里，档案按来源联系进行整理形成全宗，同一全宗的档案集中管理，不同全宗的档案不可混淆。“18世纪末到19世纪中叶，法国把进馆不同机关的档案混同地分为立法、行政、历史、地形等十大类，下面再分小类，结果把历史上形成的各个档案实体拆得支离破碎，这种分类方法，给管理和查找利用造成了极大困难，以至不得不编写《国家档案馆所藏旧全宗原来面貌》等参考工具书，来说明档案原先的来龙去脉“。实际上这是法国国家档案馆按照事由原则(以内容为主的原则)整理档案实体的悲剧。在对这种人为地破坏同一来源档案固有联系的做法进行反思之后，1841年法国内政部在第14号通令发布的《省档案馆工作条例》中，从维护档案历史联系的角度出发，提出了来源原则和全宗理论，《省档案馆工作条例》要求来源于一个行政当局、一个公司、一个家族或一个人的全部档案文件组成一个全宗。1871年普鲁士机密国家档案馆颁布的机密国家档案馆档案整理条例》则要求档案馆按来源联系对档案实体进行分类。1897年荷兰政府明文规定国家档案馆和省档案馆必须依照档案来源原则划分全宗，并按全宗排列档案。全宗理论经过普鲁士登记室原则和荷兰来源原则的发展已经成为档案管理的一种系统理论。本世纪上半叶，法国档案学者布伦内克针对政府机构不断变更，而作为职能活动的事由则相对稳定的情况，又进一步完善了全宗理论，提出了事由共同性基础上的自由来源原则[1]。
20世纪以来，来源原则进入广泛传播和发展时期：
英国：20世纪20年代提出了“档案组合”（Archive Group）；
美国：20世纪30—40年代提出了“文件组合”（Record Group）；
苏联：20世纪20—30年代提出了“国家统一档案全宗”概念，后俄罗斯使用“俄联邦档案全宗”概念。并在其2004年档案事业法中规定，档案全宗是“相互之间具有历史联系或逻辑联系的档案文件的总和”。这意味着非同一来源而在内容上具有逻辑联系的档案文件集合体也可构成全宗。
德国：布伦内克对来源原则的修正：提出“自由来源”原则，在整理档案时要兼顾“来源”和“事由”。
1、全宗编号规则
（1）考虑馆藏全宗的特点及管理的方便，根据全宗的类型和数量合理编号；
（2）全宗号力求简洁易记，方便实用；
（3）具有稳定性；
（4）具有扩展性；
（5）具有唯一性，便于统计和检索。
2、全宗编号方法
（1）流水编号法：按全宗进馆的先后顺序编号，适用于全宗量不大，全宗类型较单一。
（2）分类编号法：对全宗先进行一定的分类或分组，再编号。即在全宗群基础上编号。
全宗编号顺序与全宗在库房内的实际排列顺序有时一致，有时不一致。
全宗的排列可按全宗号顺序排，也可按全宗群来排列。全宗的排列方法和顺序对全宗编号无决定性影响。
（一）分类要求
1、档案类目和档案材料的划分应该具有客观性；
2、档案分类体系应该具有逻辑性；
3、全宗内档案的分类应该注重实用性；
4、全宗内档案分类应该具有思想性。
（二）分类的一般方法
1、时间分类：年度、时期
2、来源分类：组织机构、作者、通讯者
3、内容分类：问题、实物、地理
4、形式分类：文件种类、文件载体形态、文件形状规格
（三）组织全宗内档案的分类
最常用的三种分类方法：年度分类法、组织机构分类法、问题分类法
1、年度分类法：根据形成和处理文件的年度将全宗内档案分成各个类别。
按年度分类，可以反映一个立档单位每年的工作特点和逐年发展变化的情况。同时与文书处理工作制度吻合，以年度为单位立卷和移交，自然将档案划分成了各种类别。
注意：根据文件的准确日期归入相应年度。
2、组织机构分类法
根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类，即按照立档单位内部组织机构将全宗内档案分成各个类别。
一般以单位内第一层机构分类，需要时可分到第二层机构。机构名为类名。
3、问题分类法
也称事由分类法，能够保持档案在内容方面的联系，比较突出反映一立档单位主要工作活动面貌，便于按专题查找和利用档案。
注意：对问题分类法的使用应该慎重，不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。一般在不可能或不适于按组织机构分类，或者每个机构内文件相当多需要再分属类的情况下，才采用问题分类法。
4、复式分类法（联合分类法）
在实际工作中，单纯采用一种分类法的情况很少，一般将两种分类法结合使用，构成以下4种复式分类法。
（1）年度—组织机构分类法：适用于立档单位内部机构不复杂的全宗。
（2）组织机构—年度分类法
首先把全宗内档案按组织机构分开，然后在组织机构下面再分年度。
适用于立档单位的内部组织机构多年一直固定，或者在比较稳定的基础上有所调整的全宗。一般多用于撤销机关档案和历史档案。
（3）年度—问题分类法
先把全宗内档案按年度分开后，在年度下面再分问题。
多用于组织机构变化复杂，或由于机构之间分工不明确、文书工作不正规等原因难以区分文件所属机构，或者没有内部组织机构或内部机构非常简单而无必要按组织机构分类等情况。
（4）问题—年度分类法
先把全宗内档案按问题分开，在每个问题下面再分年度。
多适用于撤销机关档案和历史档案。
5、多种门类档案的综合分类
机关的综合档案室对本机关各种门类、各种载体的档案实行统一管理，需要对所有的档案进行综合分类。主要有3种方法：
（1）门类分类法
门类分类法基本上保持原来档案门类的划分，将全部档案分为文书档案、科技档案、人事档案、会计档案等若干门类。并给出门类代字或代号。
优点：符合档案形成的规律，与文书档案、会计档案等按年立卷归档的制度相吻合。
（2）组织机构分类法
组织机构分类法打破原来档案门类的划分，将机关全部档案按照形成机构进行分类，每一个组织机构形成的各种门类、各种载体的档案均为一类。在类内再按文件的特征分别立卷编号。
优点：保持一个组织机构全部档案的完整，档案归类简便明确。
注意：对于一个组织机构形成的不同门类、不同规格、不同载体形式的档案要分别组卷。
（3）职能分类法
职能分类法打破原来档案门类的划分，将机关全部档案按其内容所涉及的职能分工进行分类，反映每一项职能活动的档案，不论其载体、门类如何均为一大类。（P130）
优点：可以集中反映同一职能活动、同一方面内容的全部档案，并保持其间的内容联系。
注意：类目应符合实际需要，并合乎分类的逻辑规则；遵循各类档案的形成规律；对同一类目中不同种类、不同载体的档案要采取灵活多样的立卷方法。
（四）个人全宗内档案的分类
1、生平传记材料；
2、创作材料；
3、个人书信；
4、公务活动材料；
5、经济材料；
6、亲属材料；
7、评价材料；
8、音像材料；
9、其他材料。
（五）项目全宗内档案的分类
项目全宗内档案分类一般按时间和内容标准。
工程项目：按工程的不同阶段分类
生产项目：按产品型号分类
科研项目：按专题分类
基建项目：按阶段分类
- ↑ 张红.《全宗理论及其在档案管理实践中的运用》[J].佛山科学技术学院学报(社会科学版).1998年02期
