全宗理論

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全宗理論(Whole File Theory)

　　全宗理論是指在社會實踐中形成的具有有機聯繫的檔案集合體,簡稱為“全宗”。

　　（1）全宗是一個有機整體。

　　（2）全宗是在一定的歷史活動中形成的。

　　（3）全宗是以一定的社會單位或社會活動項目為基礎構成的。

　　（4）全宗是檔案的基本管理單位。

　　1、按形成者，分為組織全宗、個人全宗、項目全宗。

　　組織全宗：一個能獨立行使職權的社會組織（國家機關、企事業單位、社會團體等）在其活動中形成的檔案整體；

　　個人全宗：社會著名人物在其活動中形成的檔案整體；

　　項目全宗：在某一項活動中形成的檔案集合體。

　　2、按形成方式，分為獨立全宗、聯合全宗、彙集全宗、檔案彙集。

　　獨立全宗：一個全宗形成者（立檔單位）形成的檔案集合體；

　　聯合全宗：兩個或幾個關係密切的立檔單位形成的，難以區分而統一管理的檔案集合體；

　　彙集全宗：按一定特征組成的，檔案數量很少或殘缺不全的若幹全宗的集合體；

　　檔案彙集：由不同立檔單位形成的，按照一定特征集中起來的檔案混合體。

　　1、獨立性：構成全宗的單位必須具備相對獨立的社會職能。

　　2、關聯性：構成一個全宗的檔案之間必須具有內在的密切聯繫。不能人為地、隨意地分合。

　　3、方便性：為了保管和利用的方便，全宗的規模一般應控制在一定範圍內。

　　4、一致性：對於相同類型立檔單位或檔案，其全宗劃分要保持一致，劃分標準應統一。

　　1、在收集工作中的應用。機關檔案室的歸檔工作要求遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫；檔案館對檔案的接收要求保持全宗的完整性，一全宗的檔案作為一整體統一進館，不得隨意分散；

　　2、在整理工作中的應用。在檔案整理工作中，一個全宗的檔案作為一個整體，進行系統化整理、分類和排列，檔案管理的完整性、系統性得到體現；

　　3、在鑒定工作中的應用。檔案鑒定以全宗為基礎來權衡全宗內案卷和文件的價值，若離開全宗孤立地鑒別一份文件，則難以判定其價。

　　4、在保管和統計中的應用。全宗是檔案保管和統計的重要單位。

　　5、在編目工作中的應用。許多檔案檢索工具都是以全宗為對象編製的。

　　6、在基礎工作中產生的全宗理論不可避免地利用工作產生影響，如閱覽室調捲、檔案展覽、檔案編研等都離不開全宗。

　　1、檔案管理最初採用的是事由原則，即以檔案文件內容來整理組織檔案，隨著檔案數量和種類的增加，來源原則逐漸取代了事由原則。

　　2、來源原則的表現形式是“全宗理論”。

　　3、全宗理論的髮端——法國最先提出“尊重全宗原則”（1841年）。

　　4、在法國“尊重全宗原則”基礎上，普魯士提出了“登記室原則”（1881年）。

　　5、荷蘭檔案學家謬勒、裴斯、福羅英於1898年發表《檔案的管理和整理手冊》（又稱《荷蘭手冊》），從理論上論證了來源原則。

　　全宗理論是關於檔案整理工作的一種理論，全宗理論的精髓是來源原則。在檔案館里，檔案按來源聯繫進行整理形成全宗，同一全宗的檔案集中管理，不同全宗的檔案不可混淆。“18世紀末到19世紀中葉，法國把進館不同機關的檔案混同地分為立法、行政、歷史、地形等十大類，下麵再分小類，結果把歷史上形成的各個檔案實體拆得支離破碎，這種分類方法，給管理和查找利用造成了極大困難，以至不得不編寫《國家檔案館所藏舊全宗原來面貌》等參考工具書，來說明檔案原先的來龍去脈“。實際上這是法國國家檔案館按照事由原則(以內容為主的原則)整理檔案實體的悲劇。在對這種人為地破壞同一來源檔案固有聯繫的做法進行反思之後，1841年法國內政部在第14號通令發佈的《省檔案館工作條例》中，從維護檔案歷史聯繫的角度出發，提出了來源原則和全宗理論，《省檔案館工作條例》要求來源於一個行政當局、一個公司、一個家族或一個人的全部檔案文件組成一個全宗。1871年普魯士機密國家檔案館頒佈的機密國家檔案館檔案整理條例》則要求檔案館按來源聯繫對檔案實體進行分類。1897年荷蘭政府明文規定國家檔案館和省檔案館必須依照檔案來源原則劃分全宗，並按全宗排列檔案。全宗理論經過普魯士登記室原則和荷蘭來源原則的發展已經成為檔案管理的一種系統理論。本世紀上半葉，法國檔案學者布倫內克針對政府機構不斷變更，而作為職能活動的事由則相對穩定的情況，又進一步完善了全宗理論，提出了事由共同性基礎上的自由來源原則^[1]。

　　20世紀以來，來源原則進入廣泛傳播和發展時期：

　　英國：20世紀20年代提出了“檔案組合”（Archive Group）；

　　美國：20世紀30—40年代提出了“文件組合”（Record Group）；

　　蘇聯：20世紀20—30年代提出了“國家統一檔案全宗”概念，後俄羅斯使用“俄聯邦檔案全宗”概念。併在其2004年檔案事業法中規定，檔案全宗是“相互之間具有歷史聯繫或邏輯聯繫的檔案文件的總和”。這意味著非同一來源而在內容上具有邏輯聯繫的檔案文件集合體也可構成全宗。

　　德國：布倫內克對來源原則的修正：提出“自由來源”原則，在整理檔案時要兼顧“來源”和“事由”。

　　1、全宗編號規則

　　（1）考慮館藏全宗的特點及管理的方便，根據全宗的類型和數量合理編號；

　　（2）全宗號力求簡潔易記，方便實用；

　　（3）具有穩定性；

　　（4）具有擴展性；

　　（5）具有唯一性，便於統計和檢索。

　　2、全宗編號方法

　　（1）流水編號法：按全宗進館的先後順序編號，適用於全宗量不大，全宗類型較單一。

　　（2）分類編號法：對全宗先進行一定的分類或分組，再編號。即在全宗群基礎上編號。

　　全宗編號順序與全宗在庫房內的實際排列順序有時一致，有時不一致。

　　全宗的排列可按全宗號順序排，也可按全宗群來排列。全宗的排列方法和順序對全宗編號無決定性影響。

　　（一）分類要求

　　1、檔案類目和檔案材料的劃分應該具有客觀性；

　　2、檔案分類體系應該具有邏輯性；

　　3、全宗內檔案的分類應該註重實用性；

　　4、全宗內檔案分類應該具有思想性。

　　（二）分類的一般方法

　　1、時間分類：年度、時期

　　2、來源分類：組織機構、作者、通訊者

　　3、內容分類：問題、實物、地理

　　4、形式分類：文件種類、文件載體形態、文件形狀規格

　　（三）組織全宗內檔案的分類

　　最常用的三種分類方法：年度分類法、組織機構分類法、問題分類法

　　1、年度分類法：根據形成和處理文件的年度將全宗內檔案分成各個類別。

　　按年度分類，可以反映一個立檔單位每年的工作特點和逐年發展變化的情況。同時與文書處理工作制度吻合，以年度為單位立捲和移交，自然將檔案劃分成了各種類別。

　　註意：根據文件的準確日期歸入相應年度。

　　2、組織機構分類法

　　根據文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進行分類，即按照立檔單位內部組織機構將全宗內檔案分成各個類別。

　　一般以單位內第一層機構分類，需要時可分到第二層機構。機構名為類名。

　　3、問題分類法

　　也稱事由分類法，能夠保持檔案在內容方面的聯繫，比較突出反映一立檔單位主要工作活動面貌，便於按專題查找和利用檔案。

　　註意：對問題分類法的使用應該慎重，不要輕易打亂組織機構而先按問題分類。一般在不可能或不適於按組織機構分類，或者每個機構內文件相當多需要再分屬類的情況下，才採用問題分類法。

　　4、複式分類法（聯合分類法）

　　在實際工作中，單純採用一種分類法的情況很少，一般將兩種分類法結合使用，構成以下4種複式分類法。

　　（1）年度—組織機構分類法：適用於立檔單位內部機構不複雜的全宗。

　　（2）組織機構—年度分類法

　　首先把全宗內檔案按組織機構分開，然後在組織機構下麵再分年度。

　　適用於立檔單位的內部組織機構多年一直固定，或者在比較穩定的基礎上有所調整的全宗。一般多用於撤銷機關檔案和歷史檔案。

　　（3）年度—問題分類法

　　先把全宗內檔案按年度分開後，在年度下麵再分問題。

　　多用於組織機構變化複雜，或由於機構之間分工不明確、文書工作不正規等原因難以區分文件所屬機構，或者沒有內部組織機構或內部機構非常簡單而無必要按組織機構分類等情況。

　　（4）問題—年度分類法

　　先把全宗內檔案按問題分開，在每個問題下麵再分年度。

　　多適用於撤銷機關檔案和歷史檔案。

　　5、多種門類檔案的綜合分類

　　機關的綜合檔案室對本機關各種門類、各種載體的檔案實行統一管理，需要對所有的檔案進行綜合分類。主要有3種方法：

　　（1）門類分類法

　　門類分類法基本上保持原來檔案門類的劃分，將全部檔案分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、會計檔案等若幹門類。並給出門類代字或代號。

　　優點：符合檔案形成的規律，與文書檔案、會計檔案等按年立捲歸檔的制度相吻合。

　　（2）組織機構分類法

　　組織機構分類法打破原來檔案門類的劃分，將機關全部檔案按照形成機構進行分類，每一個組織機構形成的各種門類、各種載體的檔案均為一類。在類內再按文件的特征分別立捲編號。

　　優點：保持一個組織機構全部檔案的完整，檔案歸類簡便明確。

　　註意：對於一個組織機構形成的不同門類、不同規格、不同載體形式的檔案要分別組捲。

　　（3）職能分類法

　　職能分類法打破原來檔案門類的劃分，將機關全部檔案按其內容所涉及的職能分工進行分類，反映每一項職能活動的檔案，不論其載體、門類如何均為一大類。（P130）

　　優點：可以集中反映同一職能活動、同一方面內容的全部檔案，並保持其間的內容聯繫。

　　註意：類目應符合實際需要，併合乎分類的邏輯規則；遵循各類檔案的形成規律；對同一類目中不同種類、不同載體的檔案要採取靈活多樣的立捲方法。

　　（四）個人全宗內檔案的分類

　　1、生平傳記材料；

　　2、創作材料；

　　3、個人書信；

　　4、公務活動材料；

　　5、經濟材料；

　　6、親屬材料；

　　7、評價材料；

　　8、音像材料；

　　9、其他材料。

　　（五）項目全宗內檔案的分類

　　項目全宗內檔案分類一般按時間和內容標準。

　　工程項目：按工程的不同階段分類

　　生產項目：按產品型號分類

　　科研項目：按專題分類

　　基建項目：按階段分類