全宗群
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全宗群是指由若幹個具有時間、地區、性質等共同特征的全宗組成的群體。
為了維護同一類型或專業系統的若幹個全宗的不可分散性和保持文件材料在更大範圍內的歷史聯繫,便於開發利用,檔案館可以把同一時期或地區,在縱向或橫向方面具有相同性質的立檔單位形成的若幹個全宗構成一個有機群體——全宗群。它不是一個固定的實體單位,僅僅是檔案館進行全宗排列是的一種組合方法和思想,以便於對檔案的“分群管理”。因此,它的組織方法和方式比較靈活,或按一定的時間、地區,或按一定的系統、機關性質,或按其他方面的某種聯繫來組成。
全宗群的劃分:以立檔單位的存在時期、地區和職能性質為標準,根據館藏的特點,按其橫向或縱向的聯繫劃分和組建全宗群。
由於全宗構成成分之間的關係具有多維的特點,全宗群的組合也有多種劃分標準和形式,具有相對的多樣性和靈活性。在管理眾多全宗的檔案館中,可根據全宗的某種或幾種特征,如時間、地域、機關性質、部門系統或其他聯繫,組成不同的全宗群。例如××時期××地區政法系統全宗群、工交系統全宗群等等。按某種特征劃分時,其標準的層次和全宗群範圍等又有一定的伸縮性,可根據不同檔案館的館藏成分、數量和管理需要選擇全宗群的組成方法。如可將一定時期和地區的全宗分為黨群和政府系統兩個全宗群;也可將政府機關的全宗分為農林、工交等全宗群,或分為農業、林業、工業、交通運輸等全宗群。
全宗群的組合方法及其時空範圍,具有相對的多樣性和靈活性。
全宗群不像全宗那樣界線分明,由於全宗之間的關係具有多維和立體的特點,全宗群也有多種不同的劃分標準和組合形式。
1、全宗群在檔案管理中是一種指導原則,不是對檔案具體進行整理、編目和統計的一個固定的實體單位。
2、全宗群和全宗編號、全宗在庫房內的排列,有一定的相關性,但不存在固定的因果關係。
3、全宗群原則在檔案收集、整理、鑒定工作的組織,檔案目錄、指南和檔案資料的編輯,以及提供利用服務等許多方面,都有不同體現和要求。應註意在整體檔案管理中全面發揮全宗群的組織作用。