文書檔案
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文書檔案是指機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。包括命令、指示、決定、佈告、請示、報告、批覆、通知、信函、簡報、會議記錄、計劃和總結等。由於這類檔案在其產生、內容和形式上有一定共性，使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規律有重要意義。也有人把文書檔案作為與科學技術檔案相對而言的各類檔案的統稱，還包括諸如外交、訴訟、會計、藝術、教學等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。
何種資料有存檔的價值和保存的必要，或者已無存檔價值可以銷毀，都要按企業的情況，及從企業整體狀況考慮決定。一般企業的存檔資料範圍大致如下：
1、商業往來文書：如來文、發文副本、內部公文、電傳及傳真等。
2、財務存檔資料：支票、賬簿、財產目錄、報價單、統計及會計資料等。
3、銷售單據類：售貨發票、購貨定單、運費賬單、提貨單、裝載收據等。
4、重要文件類：法律文件商業交易契約等。
5、重要圖表類：各種設計圖、地圖及統計圖等。
6、企業有關參考資料：各種報告、演講稿及貿易雜誌等。
7、報刊、雜誌的剪報資料：重要的報刊、雜誌，隨時做剪報存檔。
8、記錄要件：股票記錄、銷貨記錄、人事檔案、圖書目錄及郵件目錄等。
9、會議資料：會議記錄、議程、會議報告及其他相關資料等。
10、電腦資料：電腦磁帶、磁碟、卡片及顯微膠片（Microfilm）等。
1、處理業務的參考
一個公司的檔案，可以供業務承辦人員在處理業務時參考，以便準確、全面和客觀地瞭解公司情況，避免在業務處理上發生差錯，而貽人笑柄。
2、可作為法令的依據
一個公司業務的計劃與施行，必定牽涉到許多法令或公司本身的規章或會議的決議。而法令、規章與會議記錄，都是公司檔案的一種，可隨時查閱，找到可靠的依據。
3、可作為瞭解公司歷史的參考
介紹一個公司的概況，瞭解其沿革，惟有參考其檔案，以獲得正確的資料。
4、可作為研究時的參考
一個公司檔案，是研究時最直接、最正確的原始資料。撰寫與公司有關的學術報告或業務報告時，檔案可提供最佳參考。
5、工作成績的認定
不論工作如何辛勤或者結果如何成功，若不能完整保存資料，則難以予以評價，後人也不能瞭解其成就。
6、保密的功用
