會議記錄

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　　會議記錄是實錄會議情況和信息的書面材料。

　　凡是重要的會議都應該有書面記錄。書面形式的會議記錄一直是保留會議信息的普遍形式。

　　會議記錄可以作為傳達會議精神、彙報會議情況，或執行會議決議的依據，可以喚起與會者對有關問題的記憶。由於會議記錄可長期保存，而還具有文獻資料的作用。

　　1.同步性。從記錄的過程看，大多數會議記錄是由記錄員隨開會過程作同步記錄。

　　2.實錄性。會議記錄要堅持“怎麼講就怎麼記”的原則，不允許在記錄中加入記錄者個人的觀點或傾向，更不能隨意刪改發言者的言論。為保證記錄的實錄性，要力求把話聽準確、記完整。聽不准或有疑問處應及時核准。

　　3.規範性。儘管會議記錄自身並不成文，但作為事務文書，也具有一定規範性。規範性的主要表現：一是使用單位統一的記錄專用箋。二是要求按統一的格式記錄。三是使用規範的記錄符號。會議記錄要求字跡不潦草，使他人也能夠辨認。儘可能使用縮略符號或規範的速記方法記錄。

　　（一）標題

　　由開會單位、會議名稱（或會議內容）和記錄三部分組成。如《××公司產品營銷會議記錄》、《××公司第八次股東大會記錄》。

　　（二）正文

　　會議記錄的正文分會議組織情況和會議進行情況兩部分。

　　1.會議組織情況

　　內容及要求如下：

　　（1）會議時間。要寫清會議進行的年份、日期，必要時精確到分鐘。

　　（2）會議地點。要寫清會議室名稱。

　　（3）會議出席人姓名。人數多的會議可只寫人數。

　　（4）缺席人姓名和缺席原因。

　　（5）列席人及其職位。

　　（6）主持人。一般直書姓名，在姓名前冠寫職銜。

　　（7）記錄人姓名。應簽名以示負責。

　　（8）議題。議題是會議討論或解決的問題，在議題不止一項時，應分條列項寫。

　　2.會議進行情況

　　會議進行情況是會議記錄的主體。包括主持人的開場白、大會主題報告、討論發言、決議四項內容。

　　要按會議的進程或順序記錄會議進行情況。先寫報告人和發言人的姓名，然後再記錄發言內容。會議記錄方法可分為摘要式記錄和詳細記錄兩類。

　　（1）摘要式記錄。只記錄發言要點、結論、決議等內容。

　　（2）詳細記錄。按會議進程詳細完整地記錄會上的發言、不同意見、爭論和會議決議。重要會議多採用詳細記錄。

　　會議記錄的尾部單列一行，寫“散會”。

　　有些會議記錄需由發言人和會議主持人審閱、簽名。有些會議記錄則在會後整理後，再送發言人和會議主持人審閱、簽名。

　　1.註意會議記錄與會議紀要的區別。會議紀要是用於記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議記錄不是公文，而是書面材料。會議紀要不能似會議記錄那般反映會議的全貌。對會議記錄經過分析、歸納和篩選，可以寫成會議紀要。會議記錄與會議紀要的文面格式也不同。

　　2.要實事求是地記錄。對於會議組織情況和會議進行情況，都必須實事求是地實錄。不能以主觀臆想代替客觀事實。

　　3.儘可能採用速記。由於會議記錄與會議發言同步，即便記錄人聽得準還要能及時記得下，因而很有必要掌握速記技能。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　××區幹部培訓中心第×次辦公室會議記錄

　　時間：2005年3月4日14：30－17：00

　　地點：培訓大樓第×會議室

　　出席人：劉××（主任）、楊××（教務長）、張××（辦公主任）、吳××（辦公室秘書）及各培訓部主要負責人。

　　缺席人：王××、張××（外出開會）。

主持人：劉××（主任）

　　記錄：吳××（辦公室秘書）。

　　一、報告

　　（一）楊××報告中心基本建設進展情況。（略）

　　（二）主持人傳達區人民政府《關於壓縮行政經費的通知》（以下簡稱《通知》）。（略）

　　二、討論

　　我中心如何按照區人民政府《通知》的精神抓好行政經費的合理開支，切實做到既勤儉節約，又不影響正常的培訓教學、科研等活動的開展。

　　三、決議

　　（一）利用兩個半天時間（具體時間由各培訓部自己安排，但必須安排在本周內）組織有關人員集中傳達學習《通知》精神，提高認識，統一思想。

　　（二）各培訓部負責人在認真學習的基礎上，利用下周政治學習時間向群眾傳達、宣講。

　　（三）各培訓部責成有關人員根據《通知》的壓縮指標，重新審查和修改本年度行政經費開支預算，並於兩周內報主任辦公室。

　　（四）各培訓部必須嚴格控制派出參加外地會議及外出學習人員的人數，財務科更要嚴格把關。

　　（五）利用學習和貫徹《通知》精神的機會，對全中心員工普遍開展一次勤儉節約、艱苦朴素的傳統教育。

　　散會。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　主持人（簽名）

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　記錄人（簽名）