會議記錄

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會議記錄的概念

  會議記錄是實錄會議情況和信息的書面材料。

  凡是重要的會議都應該有書面記錄。書面形式的會議記錄一直是保留會議信息的普遍形式。

  會議記錄可以作為傳達會議精神、彙報會議情況,或執行會議決議的依據,可以喚起與會者對有關問題的記憶。由於會議記錄可長期保存,而還具有文獻資料的作用。

會議記錄的特點

  1.同步性。從記錄的過程看,大多數會議記錄是由記錄員隨開會過程作同步記錄。

  2.實錄性。會議記錄要堅持“怎麼講就怎麼記”的原則,不允許在記錄中加入記錄者個人的觀點或傾向,更不能隨意刪改發言者的言論。為保證記錄的實錄性,要力求把話聽準確、記完整。聽不准或有疑問處應及時核准。

  3.規範性。儘管會議記錄自身並不成文,但作為事務文書,也具有一定規範性。規範性的主要表現:一是使用單位統一的記錄專用箋。二是要求按統一的格式記錄。三是使用規範的記錄符號。會議記錄要求字跡不潦草,使他人也能夠辨認。儘可能使用縮略符號或規範的速記方法記錄。

會議記錄的格式和寫法

  (一)標題

  由開會單位、會議名稱(或會議內容)和記錄三部分組成。如《××公司產品營銷會議記錄》、《××公司第八次股東大會記錄》。

  (二)正文

  會議記錄的正文分會議組織情況和會議進行情況兩部分。

  1.會議組織情況

  內容及要求如下:

  (1)會議時間。要寫清會議進行的年份、日期,必要時精確到分鐘。

  (2)會議地點。要寫清會議室名稱。

  (3)會議出席人姓名。人數多的會議可只寫人數。

  (4)缺席人姓名和缺席原因。

  (5)列席人及其職位

  (6)主持人。一般直書姓名,在姓名前冠寫職銜。

  (7)記錄人姓名。應簽名以示負責。

  (8)議題。議題是會議討論或解決的問題,在議題不止一項時,應分條列項寫。

  2.會議進行情況

  會議進行情況是會議記錄的主體。包括主持人的開場白、大會主題報告、討論發言、決議四項內容。

  要按會議的進程或順序記錄會議進行情況。先寫報告人和發言人的姓名,然後再記錄發言內容。會議記錄方法可分為摘要式記錄和詳細記錄兩類。

  (1)摘要式記錄。只記錄發言要點、結論、決議等內容。

  (2)詳細記錄。按會議進程詳細完整地記錄會上的發言、不同意見、爭論和會議決議。重要會議多採用詳細記錄。

  會議記錄的尾部單列一行,寫“散會”。

  有些會議記錄需由發言人和會議主持人審閱、簽名。有些會議記錄則在會後整理後,再送發言人和會議主持人審閱、簽名。

會議記錄的註意事項

  1.註意會議記錄與會議紀要的區別。會議紀要是用於記載、傳達會議情況和議定事項的公文。會議記錄不是公文,而是書面材料。會議紀要不能似會議記錄那般反映會議的全貌。對會議記錄經過分析、歸納和篩選,可以寫成會議紀要。會議記錄與會議紀要的文面格式也不同。

  2.要實事求是地記錄。對於會議組織情況和會議進行情況,都必須實事求是地實錄。不能以主觀臆想代替客觀事實。

  3.儘可能採用速記。由於會議記錄與會議發言同步,即便記錄人聽得準還要能及時記得下,因而很有必要掌握速記技能

會議記錄的例文[1]

                  ××區幹部培訓中心第×次辦公室會議記錄

  時間:2005年3月4日14:30-17:00

  地點:培訓大樓第×會議室

  出席人:劉××(主任)、楊××(教務長)、張××(辦公主任)、吳××(辦公室秘書)及各培訓部主要負責人。

  缺席人:王××、張××(外出開會)。

主持人:劉××(主任)

  記錄:吳××(辦公室秘書)。

  一、報告

  (一)楊××報告中心基本建設進展情況。(略)

  (二)主持人傳達區人民政府《關於壓縮行政經費的通知》(以下簡稱《通知》)。(略)

  二、討論

  我中心如何按照區人民政府《通知》的精神抓好行政經費的合理開支,切實做到既勤儉節約,又不影響正常的培訓教學、科研等活動的開展。

  三、決議

  (一)利用兩個半天時間(具體時間由各培訓部自己安排,但必須安排在本周內)組織有關人員集中傳達學習《通知》精神,提高認識,統一思想。

  (二)各培訓部負責人在認真學習的基礎上,利用下周政治學習時間向群眾傳達、宣講。

  (三)各培訓部責成有關人員根據《通知》的壓縮指標,重新審查和修改本年度行政經費開支預算,並於兩周內報主任辦公室。

  (四)各培訓部必須嚴格控制派出參加外地會議及外出學習人員的人數,財務科更要嚴格把關。

  (五)利用學習和貫徹《通知》精神的機會,對全中心員工普遍開展一次勤儉節約、艱苦朴素的傳統教育。

  散會。


                                         主持人(簽名)

                                         記錄人(簽名)

參考文獻

  1. http://jpkc.gdit.edu.cn/e/DZJC1/7-3.html 《高職應用寫作》第七章 會務文書 第四節 會議記錄.廣東科學技術學職業院
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