事務文書
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
目錄 |
什麼是事務文書[1]
事務文書是指法定行政公文之外的，在國家機關、企事業單位、社會團體的日常行政事務中經常並大量使用的公務文書。
事務文書的分類[2]
(1)計劃類：包括計劃、規劃、方案、安排、要點、打算、設想等。
(2)報告類：包括總結、述職報告、調查報告等。
(3)簡報類：包括工作簡報、工作動態、內部參考、信息快報等。
(4)制度類：包括規則、章程、制度、條例、職責、辦法、細則、規章制度等。
(5)會議類：包括會議記錄、會議議程、講話稿、發言稿、開幕詞、閉幕詞等。
事務文書的特點[1]
事務文書具有以下特點：
第一，制發程式、行文格式無嚴格規定。每一種法定公文都有一定的適用範圍，在行文格式、制發程式上都有規範要求，在寫作結構上都有基本固定的模式，形成了一定的風格。事務文書與之相比，就沒有那麼規範，表現出較大的靈活性，呈現出風格的多樣化。例如：簡報這種文書，成文後既可以呈送上級機關作為瞭解下情、正確決策的參考依據，又可以發給下級部門用於指導工作、溝通情況，其主送機關無嚴格的範圍。在寫法上，簡報不像法定行政公文那樣要求一文一事，它可以一文多事，同一期簡報可以表述幾部分不同的內容。
第二，事務文書一般本身不具備法定權威。事務文書一般不單獨行文，它要發揮自身作用，需要有批轉、轉發、印發通知和實施命令等條件。否則，這類文書中規定的內容只能被看作是一種參考意見。
第三，使用頻率高。事務文書在機關、團體、企事業單位中使用頻率高，有的可以連續使用。如簡報，許多單位都是定期編髮。
事務文書的作用[2]
1．咨議性作用
事務文書對決策者和上級有關部門具有咨詢、建議的作用。通過總結經驗教訓，掌握現代管理所需信息，對工作中的焦點，難點問題進行調查研究，調整工作思路，改進工作方法，及時地修改工作計劃，取得更高的工作效率。
2．規範約束作用
為了使全體社會成員或組織內的人員共同遵守一定的行為準則，就需要制定各種規章制度，如章程、條例、準則等，它起著約束、監督的作用。計劃類的文書是單位、部門要求其成員在特定的時期內，為了完成或達到一個共同的目標，採取統一行動的依據，對計劃範圍內的每一個成員都有規範和約束作用，同時又是監督檢查工作完成情況的依據。
3．喻事明理的作用
為了推動各方面工作的開展，各行業、各部門都要依據上級精神，及時向下級各部門講解政策、佈置任務。通常情況下，上級部門以會議的形式來達到這個目的，領導人在會議上使用的講話稿，也起到了這一作用。再如調查報告、簡報等文種也可起到宣傳教育作用，它們或直接或間接地用工作實踐中的經驗、做法來分析形勢、講解政策、明確任務、傳達信息。
4．留存備查、溝通情況的作用
由予語言交流受到時空限制，許多工作不可能面對面地交流，因此需要藉助於文字材料來處理公務，交流情況。其中一部分成為機關活動的原始記錄，這些文字材料都是珍貴的歷史資料，具有極其重要的保存價值。同時它們又是留存備查的依據和憑證，如會議記錄、大事記等。有的材料在機關或行業的活動中，又起著交流情況的作用，便於上下左右的溝通聯繫，如簡報、調查報告等。
事務文書的寫作要求[3]
(一)以方針政策為指導，以法律規定為依據
這是事務文書寫作的前提。事務文書也同樣肩負著傳達貫徹黨和政府的方針、路線、政策和處理El常機關公務的任務，必須具有極強的原則性和政治性，要嚴肅、認真地對待各項方針、政策，以及法律法規，否則就偏離了事務文書的正確走向。
(二)以調查研究為手段，以獲取真實材料為目的
事務文書寫作中運用的材料必須是具體、充分、翔實的材料，其獲得的途徑就是調查研究，從實際工作中瞭解真實情況。如果對基層工作缺少深入的研究，寫出的事務文書只能停留在淺層，對工作的指導和總結也就很膚淺，其根本意義也會受到影響。所以，要經過深入的調查研究獲取第一手材料，並且儘可能選擇具有代表性和典型價值的材料，這樣才能揭示事物的本質。所以，在事務文書寫作的過程中，要始終保持實事求是的態度。
(三)行文以規範為原則，語言以簡練為準繩
雖然事務文書的格式相對比較靈活，但總的來說還是有自己約定俗成的格式，因此，要遵守，不能隨意發揮。語言的使用本著言簡意賅的原則，追求平實、朴素的語言。
