簡報

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簡報(Briefing)

目錄

什麼是簡報[1]

  簡報即簡明情況報告,它是政府機關、企事業單位、人民團體等組織用來彙報、反映、溝通情況和交流經驗的一種文體。由於它不屬於正式公文,因此不能公開出版,只在內部發行。日常工作中所見的通訊、動態、情況反映、信息通報、內部參考都屬於簡報的範圍。

  由於其具有簡短靈活的特點,因此它的使用範圍很廣,在公關文書中應用較多。

簡報的分類[1]

  簡報的形式多樣,內容繁多,按內容分:有動態簡報、情況簡報會議簡報、典型經驗簡報;按編寫方法分:有綜合性簡報、專題性簡報;按刊出期限分:有定期與不定期簡報。常用的簡報有以下三種:

  1、情況簡報

  情況簡報也叫工作簡報,主要用於反映工作中的動態和一般工作進展情況。一般有兩種常見的形式:

  1)綜合性情況簡報:是在明確的主題貫穿下,綜合反映工作情況和問題,這類簡報既有廣度,又有深度,不是有聞必錄,而是抓住主要問題,反映最有價值的情況。

  2)專題性簡報:主要是將某一項專門工作的動態、進展、問題向主管部門反映或向有關部門、下屬單位作通報,藉以傳播信息,推動工作。

  2、動態簡報

  動態簡報就是迅速及時地、簡明扼要地反映新近發生的事情、情況的文體形式。這種簡報內容新、反映快、動態性和時效性強。動態簡報一般也有兩種:工作動態簡報和思想動態簡報。

  1)工作動態簡報主要反映本系統、本部門內部工作的正反兩方面的新情況和新動向。

  2)思想動態簡報主要反映公眾對政府重大方針、政策的反應和認識,社會上的某種思潮或思想傾向,各行各業各階層的思想狀況等。這類簡報多見於單位編髮的“內部參考“,這種動態簡報一般都具有內部參考和保密性質。其流通、閱讀範圍有較嚴格的限定。

  3、會議簡報

  會議簡報主要是及時報道某種會議的概況,會上交流的情況、經驗、探討、研究等問題,反映會議形成的決議和基本精神。一般會議簡報以報道會議內容為主,既可以綜合報道會議各階段的情況,也可以摘登大會發言或小組討論發言。在編髮發言摘要時,要力求準確、全面、如實地反映出發言者的基本觀點和思想傾向,並且儘可能送交發言人或大會秘書處有關負責人審閱後再編髮。

簡報的作用

  1、反映情況。通過簡報,可以將工作進展情況以及工作中出現的新情況、新問題、新經驗,及時反映給各級決策機關,使決策機關瞭解下情,為決策機關制定政策、指導工作提供參考。

  2、交流經驗。簡報體現了領導機關的一定指導能力,通過組織交流,可以提供情況、借鑒經驗、吸取教訓,這樣對工作有指導和推動作用。

  3、傳播信息。簡報本身即是一種信息載體,可以使各級機關及從事行政工作的人互相瞭解情況,吸收經驗、學習先進、改進工作。

簡報的特點[1]

  1、真實性。簡報中所反映的材料必須真實、可靠,對事物的分析解釋,必須堅持實事求是的科學態度,符合實際、事件,材料、數據要仔細核實。

  2、準確性。簡報的準確性體現在內容、材料和語言等幾個方面。內容要選擇具有價值,值得重視的情況和問題,所運用的材料要經過調查研究,仔細核實,確保其真實性,語言的使用要準確、規範,避免用詞不當。語義混淆。

  3、及時性。

  簡報要寫得快、印得快、發得快,以便使有關人員根據情況及時地處理問題,制定政策。重要的情況要一日一報,甚至可以一日數報,以便更好地發揮簡報的作用。

  4、新鮮性。

  簡報是報道新情況、新經驗,並且內容要有較大的參考價格。五是簡明性。簡報的篇幅通常比較短小,因此,內容力求簡明,行文平實,不需作藝術描述和理論闡述,只將“是什麼,怎麼樣”寫明即可。

簡報的格式與結構[1]

  簡報由報頭、按語、標題、正文、報尾五個部分構成。

  1、報頭

  報頭設在始頁上方,約占1/3的篇幅,下邊用橫線與正文部分隔開,通常報頭有四方面的內容:一是簡報名稱,用大號字寫在報頭正中部位:如“財經快訊”。二是期號,在簡報名稱下居中寫明期號,用括弧括起來。三是主編單位,寫在期號之下,間隔橫線之上的左側。四是印發日期,寫在期號之下,間隔橫線之上的右側。五是密線程度,寫在簡報名稱的左上方標明。


  2、按語

  按語是簡報的編者針對簡報的內容所寫的說明性文字或評論性文字。一般寫在標題之前。併在某些段文字的開頭處寫上“編者按”“按語”“按”等字樣。轉髮式簡報一般要加編者按語,其他重要簡報也要加編者按語。簡報的按語分兩類:一是說明性按語,二是批示性按語。

  3、標題

  簡報的標題十分重要,好的標題能簡要、準確、生動地概括全文內容。一般來說,簡報的標題可以採用正副標題的寫法,正標題提示全文的思想、意義,副標題寫出事件與範圍,起到補充說明作用。

  4、正文

  正文是簡報的中心部分,通常由開頭、主體、結尾三部分構成。

  簡報的開頭有三種方式:一是敘述法,直接把要反映的事件的時間、地點、人物、原因、結果寫出來,使讀者一目瞭然;二是結論式,先寫出事情的結果或因此而得出的結論,然後再作具體說明,或得出結論的理由;三是疑問式,即提出幾個重要問題,引起讀者的註意,然後再在主體部分做出具體回答。

  主體是正文的中心部分,是簡報最主要的部分。因此應寫得詳實、充分、有力。主體部分通常採用以下幾種寫法:一是按時間順序寫,即按照事情發生、發展、結束的順序來寫,這種寫法比較適合報道一個完整的事件,稱之為新聞式寫法;二是按空間變換的順序寫,這種寫法適合報道一個事情幾個方面的情況;三是按邏輯方法分類、歸納,即把所有材料歸納為幾個部分,按序號或小標題歸納為幾個部分、幾個方面,按序號或小標題分別敘述;四是夾敘夾議法,即邊敘述、邊評述,這種方法適合反映某種帶有傾向性問題的簡報;五是對比法,即在對比中展開論述。

  簡報的結尾有兩種,一種是把主體敘述的情況,用一句話或一段話總結一下,結束全文。另一種是敘述完事實後,乾凈利落地結束全文。

  5、報尾

  報尾在簡報末頁的下方,也用橫線與正文隔開,在版尾左方寫清發送範圍,右方寫清印發的份數。

簡報的例文

  例文1:

                                ××簡 報
                              第二期(總第××期)
                                2006年3月20日

                                ××××廠主辦

                              《××簡報》編輯部編印

                          提高素質 優化結構 我廠調整一批中層領導幹部

  為適應企業轉換經營機制和工廠承包經營形勢,推動工廠民品發展再上新臺階,春節前後,我廠對中層領導幹部進行了調整。共免去7名中層幹部的領導職務,8名黨政中層領導由副職提為正職;2名中層幹部被任命為廠長助理;還選拔了7名年輕幹部擔任中層領導職務,他們平均年齡37.7歲,文化程度平均在中專以上。這次中層以上幹部調整的特點是:

  1、一批老幹部退居二線,但不“一刀切”。 目前,工廠正處於艱苦創業時期,雖然新的形勢給工廠經濟好轉帶來了機遇,但工廠面臨著更多的困難:資金嚴重不足;企業嚴重虧損;企業走向市場,產品開發任務艱巨;領導工作的難度更大。為使中層幹部隊伍更好地適應形勢,肩負起開發民品的重任,工廠安排了一部分年齡較大的幹部退出領導崗位,同時選拔了一批年富力強的中青年幹部充實幹部隊伍。個別老同志幹勁大,積極性高,工作崗位又確實需要,因此仍留在領導崗位上。

  2、重實績,一批年輕幹部被大膽起用,有的走上了重要領導崗位。承包後的各單位被工廠推上了市場、要想在市場競爭中奪得顯著效益,就需要那些情力充沛、頭腦清醒、思想解放、敢闖敢乾有能力的同志做帶頭人。這次新提拔和副職提正職的幹部,就具有這些特點,他們在過去一年的工作中做出了突出的成績,受到廠領導和職工群眾的公認,工廠註意發現並給這些同志提供發揮才幹的機會,給他們表演的舞臺,放手讓他們在創業中為工廠做出貢獻。

  3、大膽嘗試,逐步增加黨政擔子一肩挑的幹部。加快經濟發展的新形勢,要求企業政工幹部必須熟悉生產經營,生產經營中的思想政治工作也需要由黨、政幹部共同去做好,黨、政幹部都應成為生產經營和思想政治工作的內行。黨政擔子一肩挑,有利於企業領導幹部真正成為“內行”,有利於企業生產經營和思想政治工作的開展,促進工廠經濟發展。這次幹部調整,有16名中層領導幹部挑起了黨政兩副擔子。

  經過這次幹部調整,我廠中層領導幹部的結構漸趨合理,整體素質得到進一步提高,從而為我廠的經濟發展提供有力的組織保證。

                                                            (人事部供稿)

上報:(略)
抄送:(略)

  提示:

  這是一篇企業人事動態簡報。正文前言表述目的,概括敘說“春節前後,我廠對中層幹部進行了調整”,簡述了中層幹部的任免情況,接著用“這次中層以上幹部調整的特點是:”,導出主體內容。主體內容為“特點”的開展。

  這篇簡報文字簡潔,表述也清楚,已算是一篇不錯的簡報了,但細究起來,結構還不太合理,還可作這樣的調整:將前言第二句話獨立成段,冠上小標題:“一、中層幹部任免數量較大”;以“二、中層幹部調整的特點”為原文第二、三、四各段的小標題。

  例文2:

                                ××房改簡報
                                  第一期

                ××市房改辦公室                  ××××年×月×日

  按:××礦務局房改辦為確保住房制度改革中“提租補貼”政策的正常運轉,10月份對全局所屬單位進行了全面調查。這次調查,得到了各級領導的支持,組織嚴密,投入自查的人員多,自查效果大,在全市是絕無僅有的。他們這種對工作認真負責的精神,為全市各房改單位做出了好榜樣,也充分反映了領導和房改辦的工作人員高度重視住房制度改革,堅持執行房改政策,敢於和善於自查自糾的工作作風。現將××礦務局《房改工作檢查情況的彙報》轉發給你們,供參考借鑒。


                               房改工作檢查情況的彙報

  為確保住房制度改革,實現“提租補貼”的正常運轉,真正做到“一手發出去,一手收回來”。在二步到位運轉一周年之際,局房改辦於今年10月份召開了各單位房改辦主任會議,部署了房改大檢查工作,要求各單位以自查的形式,進行“兩查四核實”。“兩查”是:查補貼範圍,查漏扣資金;“四核”是:核實住房面積、租金額、補貼基數、補貼金額。經過兩個月的自查核實,截至11月底,大多數單位都已基本完成。

  已查實的16個單位中,除有5個小單位參改人員較少,沒有發現問題外,其餘的大多數單位都不同程度地查出了問題。據九礦、三廠、局直、基建公司等14個單位的統計,在被調查的62,863房承租戶中,漏扣資金的有484戶,占0.7%,少扣資金168 552.58元。在已發補貼的91,578人中,不該發補貼的有218人……通過追回漏扣租金和多發的補貼,可追回資金205,783.24元。

  這次檢查核實工作,之所以能取得較大的收穫,主要原因有以下三點:

  1、領導重視,業務部門配合。在局裡召開房改辦主任會議以後,按照要求,各單位立即行動,有的礦長親自掛帥,召開了工資財務、房管和工會有關人員參加的房改工作會議,進行了動員並佈置了工作。如××礦副礦長××同志,就親自召集了財務、審計、工資等各科科長會議,要求這幾個部門把檢查工作當成自己業務的一部分,給房管科以大力支持,並抽出一名工作人員專做檢查核實工作。因此,這個礦雖然職工居住分散,人員調動頻繁,檢查工作難度大,但經過兩個月的工作,僅漏扣資金一項就查出57戶,少扣租金23,343.53元。補貼方面的問題,還在繼續檢查中。

  2、配備力量,分層包乾。(略)

  3、執行政策,方法得當。(略)

  提示:

  這是一篇反映專題工作情況的簡報。按語對正文的內容作了評價,提了要求。正文除用大量數字介紹工作成績之外,還介紹了三條工作經驗。各條經驗個性特點明顯,具有一定的借鑒或啟示意義。文章觀點材料結合緊密,事例典型。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 1.3 出自:安徽理工大學.《公共關係學》[M].第十一章 公共關係文書
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