通知

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通知(notification)

目錄

什麼是通知[1]

  通知是要求有關單位瞭解、執行、協作和辦理的指揮性、知照性公文。

通知的分類[2]

  根據適用範圍,通知分為以下四類:

  (1)批轉性通知

  這類通知包括批、轉兩重意思,區別在於“批”字。“批”,有批示、批准的意思,只能對下級使用。對上級或不相隸屬單位的公文無權“批”,只能“轉”。比如《國務院批轉煤電油運和搶險抗災應急指揮中心關於搶險抗災工作及災後重建安排報告的通知》(國發[2008]6號)和國務院辦公廳《轉發環保總局等部門關於加強重點湖泊水環境保護工作意見的通知》(國辦發[2008]4號)。

  (2)發佈性通知

  用於頒佈、印發各級行政領導機關制定的行政法規和規章,包括條例、規定、辦法和細節等。發佈性通知和發佈令不同之處在於:發佈令緊急,口氣堅決,毫不猶豫,有關法規也較為重要。而通知的發文機關非常廣泛,內容的重要程度也沒有規定。例如《國務院辦公廳關於發佈北京百花山19處新建國家級自然保護區名單的通知》(國辦發[2008]5號),顯然就沒有《國務院關於在西藏自治區拉薩市實行戒嚴的命令》(發佈令)那樣緊迫和嚴厲。

  批轉類的通知和發佈通知一樣,被批轉和發佈的文件都必須在附件中標示,作為正文的有機組成部分。

  (3)事務性通知

  主要用於向下級傳達需要周知或要求執行的事項,包括佈置工作、安排活動、召開會議、設置機構等。例如《國務院辦公廳關於進一步開展安全生產隱患排查治理工作的通知》(國辦發([2008]15號),將工作目標,範圍、內容和方式,重點時段,工作要求等逐一安排,作為深入推進隱患治理、防範遏制重特大事故的措施,希望貫徹執行。

  (4)任免性通知

  除國家高級人事變動用任免令行文之外,任免和聘用下屬機關幹部都用通知發文。例如國務院《關於香港特別行政區政府曾俊華3人職務任免的通知》(國人字[2001]106號)。

通知的特點[3]

  雖然通知的種類繁多,但是其特點主要有三個方面:

  1.廣泛性

  通知在使用範圍上具有廣泛性。通知的制發不受發文機關的級別限制,任何機關都可以使用。通知的行文路線沒有嚴格限制,一般是作為上級機關對下級機關的下行文;但平行機關之間、不相隸屬的機關之間,也可以使用通知知照相關事項。通知內容寫作時靈活自由,使用起來比較方便,所以被很多機關單位在公務活動中廣泛使用。

  2.指導性

  無論何種用途的通知,一般都具有指導性。上級機關向下級機關發通知時,其指導性可以明顯地體現出來。特別是部署和指導工作、批轉和轉發文件等,都需明確闡述處理某些問題的原則和方法,說明需要做什麼,怎樣做,達到什麼要求等。有的通知對下級機關具有約束力,起指揮、指導作用。有的通知則主要起告知作用,但有的告知內容本身也是具有指導作用的。

  3.時效性

  通知事項一般是要求立即知曉、執行或辦理的,不能拖延。有些通知只在指定的一段時期內有效,特別是會議通知,過期之後,通知也就隨之失去了相應的效力。

通知的行文對象[3]

  批示性通知是上級機關批轉下級機關的公文,轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文時使用的通知。其行文對象明顯,就是上級機關所轄的下級機關。一般要對所批轉、轉發的公文提出意見或評價,並分情況寫明批轉、轉發的目的,使得行文對象能準確地把握上級機關的發文意圖。

  指示性通知是上級機關對下級機關就某項工作有所指示和安排。它的行文對象也是下級機關。告知性通知所告知的內容一般具有廣泛適用性,所以它的行文對象不是單獨的發文機關的下級機關,而是所有可以閱讀到這個通知的人。

  事項性(工作)通知的行文對象也是特定的執行所述事項的下級機關。會議通知的行文對象則是所有應參加會議的人員。

通知的寫作

通知的結構和寫法[1]

  根據各類通知的特點,通知的撰寫可分為轉述式寫法和直述式寫法兩種。批轉轉發性通知使用轉述式寫法,事項性通知、告知性通知使用直述式寫法。無論哪種寫法,通知的主體部分均由標題、主送機關、正文、成文時間和印章等部分構成。

  (一)轉述式寫法

  批轉轉發性通知適合用轉述式寫法。因為這種通知或轉述其他機關公文,或發佈經討論通過或上級批准的事項。這種通知,發文的重點不是通知本身,而是被批轉、轉發、印發的公文。發佈的法規規章文件或被轉發、批轉、印發的公文,以“通知”為載體發佈,而通知只是提出對被批轉、轉發、印發公文的態度和執行要求,目的是使印發的法規規章文件或被轉發、批轉的公文進入周知和生效流程。

  1.標題

  批轉轉發性通知常採用四要素標題。

  除發文機關、事由、文種以外,又增加了“原發文機關”,標題中有“批轉(或轉發)”字樣。變成:批轉或轉發機關+“批轉(或轉發)”+原發文機關+事由+文種+通知。侈|f如:《國務院批轉教育部面向二十一世紀教育振興行動計劃的通知》,其中“國務院”是“批轉機關”,“教育部”為“原發文機關”,“面向二十一世紀教育振興行動”是事由,“計劃”是文種。這樣的批轉性通知標題,清楚地交代了誰批轉,誰的文件被批轉,什麼事由以及什麼文種,便於受文單位迅速知曉。

  擬制轉發標題時,一般將新擬制標題中發文機關名稱後的“關於”和被轉發文件標題文種前的“的”字去掉,以免標題中出現兩個“關於”、兩個“的”(被轉發文件標題文種前的“的”字,現文種前的“的”字)。例如,批轉前原標題是:《國家發展改革委關於20lO年深化經濟體制改革重點工作的意見》,而新擬制的批轉標題是:《國務院批轉發展改革委關於20lO年深化經濟體制改革重點工作意見的通知》,新擬制標題在發文機關“國務院”後省略了“關於”;去掉了批轉前原標題文種前的“的”字,去掉的原標題文種前的“的”字,在新擬制的批轉轉發通知的正文中恢復。例如:

國務院批轉發展改革委關於2010年深化經濟體制改革重點工作意見的通知
國發[2010]15號

各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

  國務院同意發展改革委《關於20lO年深化經濟體制改革重點工作的意見》,現轉發給你們,請認真貫徹執行。

                              國  務  院

                            二0一0年五月二十七日(印章)

  批轉轉發性通知的標題省略發文機關名稱後介詞“關於”的原因:

  “關於”在標題中有兩個作用:一是領起事由,二是隔斷發文機關與事由之間的動賓關係,表明動作行文的主體與發文機關並不一致,從而使表意更準確、清楚。例如:“××市教育局關於加強××××工作的通知”,就不能寫成“××市教育局加強××××工作的通知”,因為原標題題意表明“加強××××工作”的行為主體並非發文機關“××市教育局”,但後者因無“關於”,則表明“加強××××工作”的行為主體是發文機關“××市教育局”,這就違背了原意。而在批轉轉發性通知的標題中,動詞“批轉”“轉發”的行為主體就是發文機關,所以在發文機關名稱後省略“關於”不會造成歧義。

  如果遇到所轉發或批轉的文件是“通知”,為避免在同一標題中出現兩個“的通知”現象,可使用一個“的通知”。例如:《××省轉發國家勞動人事部關於嚴禁招用童工的通知的通知》,可改為《××省轉發國家勞動人事部關於嚴禁招用童工的通知》,被轉發的是《國家勞動人事部關於嚴禁招用童工的通知》。

  由於批轉轉發性通知是複合體公文,就有一個被批轉、轉發、印發的文件名稱加不加書名號問題。《辦法》第三章第十條第六款規定:“公文標題中除法規、規章名稱加書名號外,一般不用標點符號。”法規和規章性文件,主要有條例、規定、辦法、細則、實施方案等名稱。因此,如果被批轉、轉發、印發的文件是條例、規定、辦法、細則等法規和規章性文件,標題必須在這些法規或規章性文件名稱中加書名號,否則不加。例如:“國務院關於發佈《國家行政公文處理辦法》的通知”“國防科工委關於印發《武器裝備科研生產許可證管理暫行辦法》的通知”,由於“辦法”是法規性文件名稱,因此必須加書名號。而“國務院批轉發展改革委關於2010年深化經濟體制改革重點工作意見的通知”中的“意見”不是法規規章名稱,因此不加書名號。

  由於批轉轉發性通知的標題中要標明被批轉、轉發的文件標題,因此,批轉轉發性通知的標題就可能出現過長的問題。一般來說,如果某公文的標題超過50個字,則可視為該公文標題過長。造成批轉轉發性通知標題過長的原因有以下3種:

  (1)如果被轉發的公文是由多個機關聯合行文的,轉發時就會使新擬制的標題過長。例如:中國殘聯、教育部、民政部、人力資源社會保障部、衛生部、中央宣傳部、發展改革委、科技部、司法部、財政部、住房城鄉建設部、交通運輸部、工業和信息化部、文化部、人民銀行、扶貧辦等16個部門或單位,聯合擬制了《關於加快推進殘疾人社會保障體系和服務體系建設的指導意見》,如果國務院批轉該文時不採取措施,勢必造成標題過長。

  (2)如果被批轉轉發公文標題中的事由部分文字多,就會使新擬制的標題過長。例如:《監察部關於貫徹實施行政許可法加強對貫徹執行行政許可法情況進行監察的通知》,如轉發該文時不採取措施,勢必造成標題過長。

  (3)由於多層轉發造成公文標題過長。轉發性通知的標題一般由“發文機關+關於轉發+原文標題+通知”組成。如轉發層次多時,同一個標題就會多次出現“關於”“轉發”“通知”等詞,十分累贅,讀起來彆扭,理解起來困難。如轉發該文時不採取措施,勢必造成標題過長。

  針對上述造成批轉轉發性通知標題過長的3種原因,有以下3種解決辦法:

  (1)用省略法。如果被轉發的公文是由多個機關聯合行文,轉發時致使標題過長,可用省略法。具體方法是:只列舉主辦機關名稱後加“等部門和單位”,省略其他聯合發文機關名稱,在正文里再一一列出聯合發文各機關名稱。例如:

國務院辦公廳轉發中國殘聯等部門和單位關於加快推進殘疾人社會保障體系和服務體系建設指導意見的通知
國辦發[2010]19號

   各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

  中國殘聯、教育部、民政部、人力資源社會保障部、衛生部、中央宣傳部、發展改革委、科技部、司法部、財政部、住房城鄉建設部、交通運輸部、工業和信息化部、文化部、人民銀行、扶貧辦《關於加快推進殘疾人社會保障體系和服務體系建設的指導意見》已經國務院同意,現轉發給你們,請結合實際,認真貫徹執行。

                                國務院辦公廳

                              二0一0年三月十日(印章)

  省略法使用前後標題長短比較:使用省略法前的標題是:“國務院辦公廳轉發中國殘聯教育部民政部人力資源社會保障部衛生部中央宣傳部發展改革委科技部司法部財政部住房城鄉建設部交通運輸部工業和信息化部文化部人民銀行扶貧辦關於加快推進殘疾人社會保障體系和服務體系建設指導意見的通知”,共107個字;使用省略法後用47個字。

  使用省略法擬制標題的規範體式是:

  ××××轉發×××等部門和單位關於×××××(事由+文種)的通知

  (2)用替代法。如遇被轉公文標題事由部分文字過長時,可用發文字型大小作為新擬標題的事由來替代原文標題。例如:用替代法前,“轉發監察部關於貫徹實施行政許可法加強對貫徹執行行政許可法情況進行監察的通知”;用替代法後,“轉發監察部監發[2004]2號文件的通知”。

  使用替代法擬制標題的規範體式是:
××××××關於批轉×××××發[20××]×號文件
做好××××××工作意見的通知

  (3)用直轉法。如遇被轉公文已多層轉發時,在同一標題內頻現“關於”“轉發”“通知”等詞,標題變成:“轉發×××關於轉發×××關於轉發×××關於×××的通知的通知的通知”。為避免出現這類多層轉文標題,可採用直轉法,即直接轉發第一個發文機關的文件,變成“轉發××關於×××的通知”。例如:中共上海市教育紀律檢查工作委員會“滬教紀[2003]8號”文件的標題是:“中共上海市教育紀律檢查工作委員會關於轉發《中共上海市紀委、監察委關於轉發(中共中央紀委、監察部關於轉發<北京市紀委、監察局關於嚴明紀律確保非典型肺炎防治工作順利進行的緊急通知>的通知>的通知》的通知”,由於沒有使用直轉法,致使寫成令人啼笑皆非的標題。

  遇到多層轉發情況時,一般保留末次發佈(批轉或轉發)文件機關和始發文件機關,即最低機關直接轉發最高機關的文件,去掉中間“搭橋”單位,只保留一個“關於”和一個“的通知”字樣。例如:“××縣人民政府關於轉發《××市人民政府關於轉發<××省人民政府關於轉發人事部×××同志恢複名譽後享受××級待遇的通知>的通知》的通知”,這個標題有四個層次,用了三個“關於轉發”、三個“的通知”,很不順口。可簡化為“××縣人民政府轉發人事部關於×××同志恢複名譽後享受××級待遇的通知”,至於省、地區等曾轉發過等情況,可在正文中交代清楚。如果上級在轉發其上級文件時,結合實際提出了具體落實意見,可將上級的轉發意見作為“附件”附在正文之後、主題詞之前;當上級轉發最上一級文件時,如果沒有提出具體執行意見,則不必附中間機關的轉發文件,可在正文中說明,也可不提及。

  此外還有一種情況:如果一個標題中有批轉、轉發、下發混在一起的情況時,則不能簡化,如果轉發的文種不一致,例如:某單位批轉某單位轉發某單位關於某某事項的通報的通知,則批轉、轉發不能省,“通報”“通知”也不能省。

  2.主送機關

  通知的主送機關與請示、批覆以及報告有所不同。因為通知常具有普遍的指導意義或對所有下屬佈置工作、告知事項,因而通常有多個主送機關。如《國務院辦公廳轉發國務院糾正行業不正之風辦公室關於2010年糾風工作實施意見的通知》中的主送機關為“各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構”。

  3.正文

  對於批轉轉發性通知來說,可以把批轉轉發性通知稱為“批語”,把被髮布、批轉的文件看做是通知的主體內容。批語表明發文機關的態度,提出貫徹執行的要求,一般起提示、按語的作用。批轉轉發性通知正文的結構比較程式化,一般由“批語(按語)+轉(印)發語(意義)+執行要求”組成。例如:
國務院辦公廳關於印發醫葯衛生體制五項重點改革二00九年工作安排的通知

各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各有關部門:

  《醫葯衛生體制五項重點改革2009年工作安排》(以下簡稱(Cr-作安排》)已經國務院同意,現印發給你們,請結合實際,認真組織實施。

  深化醫葯衛生體制改革是一項艱巨而複雜的工作,要明確方向,統籌規劃,循序漸進,量力而行。《工作安排》圍繞醫葯衛生體制五項重點改革三年目標,抓住關鍵,突出重點,提出了2009年推進改革的10項任務,並明確了牽頭部門。各地區、各有關部門要加強領導,精心組織,進一步分解工作任務,細化工作安排,切實抓好落實。國務院深化醫葯衛生體制改革領導小組辦公室要加強對醫改工作的統籌協調,指導和督促地方推進改革。年底前,國務院深化醫葯衛生體制改革領導小組將對《工作安排》落實情況進行全面檢查。

醫葯衛生體制五項重點改革二00九年工作安排
(內容略)

                                  (印章)

                                 二00九年五月一日

  【評析】

  本例文是一篇印發通知。按語部分的第一段首先點明被印發的文件內容:《醫葯衛生體制五項重點改革2009年工作安排》,並說明已經經過國務院同意,要求下屬單位遵照執行;第二段中提出具體要求,包含以下幾層意思:一是深化醫葯衛生體制改革的重要性,二是《工作安排》的主要內容,三是向各地區各部門和領導小組辦公室提出要求,四是說明年底要對落實情況進行全面檢查。有的正文的執行要求部分更簡單。例如:
國務院辦公廳轉發科技部等部門關於推進縣(市)科技進步意見的通知

各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

  科技部、中央編辦、財政部、人事部《關於推進縣(市)科技進步的意見》已經國務院同意,現轉發給你們,請結合本地區、本部門實際認真貫徹執行。

                               國務院辦公廳

                             二00六年四月二十七日(印章)

  批語由“原發文標題+原發文機關的上級對原發文件的明確態度語”組成,上例中的“科技部、中央編辦、財政部、人事部《關於推進縣(市)科技進步的意見》已經國務院同意”是批語,“現轉發給你們”是轉發語,“請結合本地區、本部門實際認真貫徹執行”是執行要求。批轉與轉發通知在發文機關上有區別。本轉發通知的發文機關是“國務院辦公廳”而不是“國務院”,科技部等將《關於推進縣(市)科技進步意見》呈報上級機關國務院後,國務院表示“同意”,由國務院辦公廳轉發給“各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構”。本例文的發文機關與主送機關不是上下級隸屬關係,因此,轉發通知的發文機關不具有“批”的許可權,只能“轉發”。轉發上級和不相隸屬機關文件都用轉發通知。本例文開頭表示了轉發意見後,提出了執行要求。

  印發性通知一般沒有批語,因為印發性通知印發的是本機關或本機關與其他機關聯合制定的公文,本機關對本機關製作文件的態度是不言自明,不能本機關對本機關製作的文件加批語,因此沒必要再寫批語。例如:
國務院關於印發醫葯衛生體制改革近期重點實施方案(2009-2011年)的通知
國發[2009]12號

各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

  現將《醫葯衛生體制改革近期重點實施方案(2009--2011年)》印發給你們,請結合本地區、本部門實際,認真貫徹執行。


                               國務院

                             二00九年三月十八日(印章)

  印發性通知正文常用以“將”字結構組成的賓語提前的旬式。即常用“現將”作為起首語,目的是開門見山地提到被印發的文件,突出被印發的文件,引起受文者註意,並使行文語氣剛勁有力。例如上文的“現將《醫葯衛生體制改革近期重點實施方案(2009-2011年)》印發給你們”。很明顯,這種“將”字提賓句式要比“現印發給你們《醫葯衛生體制改革近期重點實施方案(2009-2011年)》”的正裝陳述句具有明顯的修辭表達效果。因此,這種“將”字提賓句式也用於批轉、轉發通知,以及批覆、復函等文種開頭的寫作中。

  批轉轉發性通知正文應寫明三層意思:一是寫明被轉公文的名稱;二是指明通知事項的意義,闡明該文件的重要性和必要性,在批轉性通知中還常常對批轉文件的內容加以高度概括和強調;三是提出具體的貫徹執行的意見或要求。有的批轉轉發性通知的正文會寫明法規或制度批准,通過的依據、形式或生效的時間,基本精神和貫徹執行的原則意見和要求,需要說明的問題等。有的正文寫法比較簡單,僅寫上“現將××發佈,望認真貫徹執行”或“將××轉發給你們,望遵照執行”。

  【批轉轉發性通知參考格式】
××××批轉(或轉發)××××關於××××××意見的通知

××××(主送機關):

  ××××××同意××××××《關於××××××的意見》,現轉發給你們,請認真貫徹執行(主旨)。

                                  (印章)

                              ××××年××月××日

  絕密公文一般不得轉發,如必須轉發應當報經制發機關批准。轉發上級公文,均需抄送原發文機關。

  4.成文時間

  成文時間標註在正文部分右下方。被轉公文成文時間仍應保留,原版記部分應當略去。

  5.印章

  通知正文完成後,加蓋發文單位印章。被轉公文的印章應當略去。

  (二)直述式寫法

  事項性通知和告知性通知常使用直述式寫法。

  1.標題

  事項性通知和告知通知標題的寫法一般採用三要素式的寫法,即發文機關+發文事由+通知。如:《國務院辦公廳關於進一步做好房地產市場調控工作有關問題的通知》《國務院辦公廳關於2011年部分節假日安排的通知》等。

  2.主送機關

  事項性通知和告知性通知主送機關的格式寫法與轉述式寫法中主送機關的格式寫法相同。

  3.正文

  事項性通知和告知性通知大多是佈置某項工作、作出指示或使有關部門知曉某件事情,正文一般由緣由、事項、結尾語三部分組成,也有的無結尾語。

  緣由部分,一般先概述情況、說明目的、交代背景或者陳述理由,說明下發這一通知的原因,指出根據,即通知所依據的政策、方針、指示等,進而引出主旨,然後用“特作如下通知”“現將有關事項通知如下”等習慣語過渡,轉入事項部分。

  事項部分是通知的中心。事項部分要寫明應知、應辦的事項及對工作的具體部署,對如何實現該事項、執行該規定提出較明確具體的要求。一般採用分條列項式寫法,用序碼和段旨句作小標題。理論的表述與具體的要求相結合,要層次清楚,結構嚴謹,便於領會,便於執行。

  這種寫法要註意各項內容之間的邏輯關係,安排好先後順序。較簡單的通知,如果事項和要求不易分開,可結合在一起寫,利用一個自然段,採取篇段合一的貫通式寫法。在語言表述上,要求通俗準確,清楚明白。

  例文
國務院辦公廳關於進一步做好房地產市場調控工作有關問題的通知

各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

  《國務院關於堅決遏制部分城市房價過快土漲的通知》(國發[2010]10號,以下簡稱國發10號文件)印發後,房地產市場出現了積極的變化,房價過快上漲的勢頭得到初步遏制。為鞏固和擴大調控成果,進一步做好房地產市場調控工作,逐步解決城鎮居民住房問題,促進房地產市場乎穩健康發展,經國務院同意,現就有關問題通知如下:

  一、進一步落實地方政府責任(以下內容略,下同)

  二、加大保障性安居工程建設力度

  三、調整完善相關稅收政策,加強稅收徵管

  四、強化差別化住房信貸政策

  五、嚴格住房用地供應管理

  六、合理引導住房需求

  七、落實住房保障和穩定房價工作的約談問責機制

  八、堅持和強化輿論引導

                                    (印章)

                                二0一一年一月二十六日

  【評析】

  這是一篇事項性通知,對進一步做好房地產市場調控工作有關問題作出佈置安排。正文第一段為緣由部分,首先概述實際情況,交代發文背景,指出發文依據,說明瞭發文目的。然後以一句“經國務院同意;現就有關問題通知如下”領出下文。事項部分中,以分條列項的形式展開,從八個方面不同角度佈置調控房地產市場的相關工作,條理清晰,佈置具體。

  【事項性通知參考格式】
××××關於××××××的通知

××××(主送機關):

  ××××××××××××(事實依據),根據××××××,……(道理依據)為了×××××××××××× ××××××,……(目的主旨),現將××××通知如下:

  一、××××××××××××××(分旨一)

  二、××××××××××××××(分旨二)

  三、××××××××××××××(分旨三)

                                 (印章)

                             ××××年××月××日

國務院辦公廳關於2011年部分節假日安排的通知

各省、自治區、直轄市人民政府,國務院各部委、各直屬機構:

  根據國務院《關於修改<全國年節及紀念日放假辦法>的決定》,為便於各地區、各部門及早合理安排節假日旅游、交通運輸、生產經營等有關工作,經國務院批准,現將2011年元旦、春節、清明節、勞動節、端午節、中秋節和國慶節放假調休日期的具體安排通知如下。

  一、元旦:1月1日至3日放假公休,共3天。

  二、春節:2月2日(農曆除夕)至8日放假調休,共7天。1月30日(星期日)、2月12日(星期六)上班。

  三、清明節:,4月3日至5日放假調休,共3天。4月2日(星期六)上班。

  四、勞動節:4月30日至5月2日放假公休,共3天。

  五、端午節:6月4日至6日放假公休,共3天。

  六、中秋節:9月lO日至12日放假公休,共3天。

  七、國慶節:10月1日至7日放假調休,共7天。10月8日(星期六)、10月9日(星期日)上班。

  節假日期間,各地區、各部門要妥善安排好值班和安全、保衛等工作,遇有重大突發事件發生,要按規定及時報告並妥善處置,確保人民群眾祥和平安度過節日假期。

                                    (印章)

                                  二0一0年十二月九日

  【評析】

  這是一篇告知性通知,告知事項為2011年全年節假日放假安排。正文第一段為發文緣由,指出理論依據和事實依據,然後以過渡語引出發文事項。這份通知發文事項簡單,以分條列項的形式告知公眾主要節假日的放假安排,最後一段提出要求。

【告知性通知參考格式】
××××關於××××××的通知

  ××××(主送機關):

  根據××× × × ×,……(依據),現決定× × × × ××,……(主旨)為了××× × × × × × × ×××××××××,……(目的主旨),現將××××通知如下:

  一、××××××××××××××(分旨一)

  二、××××××××××××××(分旨二)

  三、××××××××××××××(分旨三)

                                  (印章)

                              ××××年××月××日

  會議通知是告知性通知的一種。在正文中要寫明會議召開的依據及有關會議事項,即緣由部分和事項部分,有關事項是主體部分。一般包括:會議時間和地點、會議內容、與會人員、參加會議的準備工作(如發言材料、送交會議的資料和樣品等),以及其他事項(如伙食開支、會議其他活動等)。會議通知正文撰寫要求各項內容寫得要簡要、準確、規範,絕不可丟三落四、隨意省略,以免影響會議的順利召開。

  下文是會議通知的例文:
××市人民政府關於召開全市人民調解工作會議的通知

各縣(市)、區人民政府:

  為了總結全市人民調解工作的經驗,部署今後的工作任務,表彰在跋法工作第一道防線上作出突出貢獻的先進集體和先進個人,推動全市人民調解工作的開展,根據國務院《人民調解委員會組織條例》和河北省第八次人民調解工作會議精神,市政府決定召開全市人民調解工作會議。現將有關事宜通知如下:

  一、會議內容:表彰先進、總結工作、交流經驗、部署今後的工作。

  二、參加人員:各縣區主管縣長、區長一人,司法局長一人,基層科長一人及防止民間糾紛激化先進集體代表、先進調解委員會代表、先進調解人員代表各一人,請各縣區政府負責通知所屬各有關部門。

  三、會議時間:7月3日上午9時,會期半天。

  四、會議地點:××賓館三樓會議廳。

  五、其他事項:各單位接此通知後,請將與會人員的名單於6月25日前報會議籌備組。

  聯繫人:陳軍、王麗

  電話:5850400、4043034

  郵箱:slajf@163.corn

                                (印章)

                              二0一0年六月十八日

  【評析】

  這是一份會議通知。正文第一段指出發文的目的、事實依據、理論依據,以過渡語引出發文事項。事項部分以會議內容、參加人員、會議時間、會議地點、其他事項等內容通知與會單位和個人,具體明確,併在最後附上聯繫人和聯繫方式,方便與會者聯繫,是一篇要素齊全的會議通知。

  【會議通知參考格式】
××××關於召開××××××會議的通知

××××(主送機關):

  根據××××××,……(依據),為了××××××× ××××××,……(目的主旨)× ×××決定召開××××××會議(意圖主旨),現將××××通知如下:

  一、會議時間:××××××××××××××

  二、會議地點:××××××××××××××

  三、會議內容:××××××××××××××

  四、會議日程:××××××××××××××

  五、與會議人員:××××××××××××××

  六、與會議要求:××××××××××××××

  ……(分旨)

                                (印章)

                            ××××年××月××日

  4.結尾

  事項性通知的結尾語,可以寫明貫徹執行的意見或要求,通常有如下寫法:“特此通知,請認真貫徹執行”“請照此執行“請遵照執行”“按照執行”;也有的可以酌情變通執行,提出“請結合實際情況貫徹執行”;有的用“特此通知”結尾;也有的無結尾語。

  “執行要求”部分“嚴格執行”“認真執行”“遵照執行”“貫徹執行”“參照執行”“研究執行”辨析:

  “嚴格執行”:對提出的政策、制度或標準認真遵守不放鬆。

  “認真執行”:對提出的事項嚴肅對待不馬虎。

  “遵照執行”:以規定的各項規定為依據,遵守並依照執行。

  “貫徹執行”:要按照文件所提出的規劃、方案徹底地去辦。例如:“現將《玉樹地震災後恢復重建總體規劃》印發給你們,請認真貫徹執行”。

  “參照執行”:對提出的規定、方法等參考並仿照執行。

  “研究執行”;對提出的規定、辦法等結合本地區、本單位、本部門實際商討執行的標準。

  5.成文時間

  成文時間標註在正文部分右下方。

  6.印章

  通知正文完成後,加蓋發文單位印章。

通知寫作的註意事項[4]

  (一)內容要具體明確

  通知與實際工作關係非常密切,因此通知的內容要具體明確,便於理解與執行,充分保證日常工作的正常開展。

  (二)制發要迅速及時

  通知具有很強的時效性。及時行文,不僅僅是在部署安排重大工作,大量的日常工作也必須及時處理,所以通知應撰制及時,傳遞及時,執行、辦理及時,力求高效益。

  (三)用語要準確具體

  通知的適用範圍不同,行文方向不同,因此必鬚根據實際的需要,區別使用不同的公文用語。

通知語體的特點[3]

  通知的行文比較靈活、自由,既沒有指示那麼抽象、巨集觀,也沒有決定那麼嚴肅、莊重;但它們的法定效力是一樣的,都是要收文者貫徹執行的。所以在通知的寫作過程中,形式和格式上要具有規範性;在行文過程中,觀點要具有嚴謹性,態度要具有鮮明性。

  由於通知種類眾多,所以在寫作時既可以是事務性語體,也就是重點使用明確的語言來表達出通知中的要求及態度的語體;也可以是政論性語體,也就是表達中多採用社會政治辭彙,並對其他各種辭彙成分加以協調運用的語體。特別是在告知性通知中,政論性語體使用得較多。

  在通知的具體寫作中,要根據通知的不同行文對象,恰當地選擇合適的語體風格,靈活運用修辭、句式搭配。比如,指示性和事項性通知就要求權威性強,要求下級機關嚴格遵守和執行;而告知性通知和會議通知就要求語言平易、簡潔,使行文對象容易理解。

  通知的內容往往長短不一,但是無論長短,都要做到層次分明,條理清晰,使行文對象可以很快地抓住中心和重點,以便掌握通知的主題思想。

通知的遣詞造句技巧[3]

  通知的語言重在表達“知”性,闡明有關機關就某些事項做出的安排,要求下級機關或者相關人員知道並執行,因此,它的遣詞造句的技巧相對簡單。

  首先,要用詞準確。漢語辭彙豐富,特別是同義詞和近義詞眾多,都可表達精確的含義,其詞義只有細微的差別,所以在起草和審核通知時,要根據其具體內容,準確地選用詞語,使其重點恰如其分地表達出來。

  其次,要適當地運用修辭。通知適當運用對偶、對比、排比等修辭方式,既可以使其內容層層展開,層次清晰,結構完整,也可以使其文采斐然,血肉豐滿。

通知與指示的區別[4]

  通知和指示都可以用來向下級機關佈置工作,其區別在於:

  (1)通知的內容比較具體,側重於要求下級機關知曉、辦理或執行某些事項;指示的內容具有很強原則性,側重於向下級機關闡明工作活動的指導原則,一般要求下級機關結合實際情況貫徹執行。

  (2)通知行文具有廣泛性,國家領導機關、企事業單位都可以用;而指示一般只能由黨政領導機關發出,而且必須是重大事項才能使用,一般行政機關及企事業單位不可以使用。

  (3)通知屬於行政公文的一個文種,而指示則不屬於,它是中國共產黨黨機關所使用的公文。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 岳文強,崔雨峰主編.第七章 行政公文 應用寫作.北京理工大學出版社,2011.08.
  2. 孫有康主編.第二十八章 公文的寫作(下) 大學寫作.北京師範大學出版社,2010.08.
  3. 3.0 3.1 3.2 3.3 楊洪峰編著.第十二章 通告 公文寫作大全.鷺江出版社,2011.08.
  4. 4.0 4.1 賈勇主編.第七章 行政公文 應用文寫作.北京理工大學出版社,2012.01.
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