通用公文

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(重定向自行政公文)

目錄

什麼是通用公文[1]

  通用公文是指黨政機關、人民團體、企事業單位及部隊普遍使用的公文,它既包括各種法定公文(其中黨的機關有14種,國家行政機關有13種,軍隊機關有13種),也泛指各種常用應用文,與廣義的公文相同。

通用公文的文種[2]

  文種,又稱公文名稱,用以概括表明公文內容、性質、作用及作者許可權、制發公文的目的、要求等。文種是公文的必要組成部分。在公文中正確標明文種,有利於維護公文的嚴肅性、權威性、有效性,能為公文的撰寫、處理提供便利。行政機關通用公文,通常稱為行政公文。

  (1)命令(令)命令(令)適用於高級別的行政機關依照有關法律法規發佈行政法規和規章;宣佈施行重大強制性行政措施;獎懲有關人員;撤銷下級機關不適當的決定。

  (2)決定。決定適用於對重要事項或者重大行動做出安排,獎懲有關單位人員,變更或者撤銷下級機關不適當的決定的事項。

  (3)公告。公告適用於向國內外宣佈重要事項或者法定事項。

  (4)通告通告適用於公佈社會各有關單位應當遵守或者周知的事項。

  (5)通知。通知適用於發佈黨內法規、任免幹部、傳達上級機關的指示、轉發上級機關和不相隸屬機關的公文、批轉下級機關的公文、發佈要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項。

  (6)通報通報適用於表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。

  (7)議案。議案適用於各級人民政府按照法律程式向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項。

  (8)報告。報告適用於向上級機關彙報工作,反映情況,答覆上級機關的詢問。

  (9)請示請示適用於向上級機關請求指示、批准。

  (10)批覆批覆適用於答覆下級機關的請示事項。

  (11)意見。意見適用於對重要問題提出見解和處理辦法。

  (12)函。函適用於不相隸屬機關之間相互商洽工作,詢問和答覆問題,請求批准和答覆審批事項。

  (13)會議紀要會議紀要適用於記載、傳達會議情況和議定事項。

通用公文的分類[3]

  關於通用公文的分類,因為標準不同,分法也就各異。例如,按公文的來源分,通用公文可分為自製公文和外來公文(即發文和收文)兩大類;按秘密等級或者閱讀範圍分,可分為絕密件、機密件、秘密件、普件、公佈件五大類;按性質分,可分為法規公文、行政公文、黨務公文、專用公文四大類,按行文方向或行文關係分,可分為上行文、平行文、下行文三大類。上行文包括報告、請示、意見,平行文包括議案、函,其他屬於下行文(也包括意見)。這種分類法,即按行文方向或行文關係分,最為常見。但也是這種分類法缺陷最為明顯。

  實際上,上行、平行、下行並沒有涵蓋所有的行文關係。通常所說的上行文,是指有直接上下級組織關係的下級向上級的行文;平行文,是指同級或互相沒有隸屬關係的機關部門間的行文;下行文所指與上行文相反。這樣一來,還有一種行文方向或行文關係,就被遺漏了,即斜向的行文。因為通常說“行文關係”多是指領導關係,也就是縱向(上下)和橫向(平行)的級別高低,而對以職權範圍為根據的管理關係下的行文(多為斜向)缺乏充分的、足夠的考慮和重視。現在也有主張以上行、平行、下行、斜行來理順行文關係構建行文方向整一體系的,這種觀點很有建設性。平級或不相隸屬,這本是矛盾的,即“不相隸屬”指的應是非平級,平級和非平級都使用平行文,這很難讓人理解。如果“斜行”的概念能被學術理論界認同,那麼依據行文方向和行文關係進行分類或者選用文種,將不再存在缺陷或不再有難題。

  依據文種的性質和功能,我們將通用公文分為六類。

  指揮性公文:命令(令)、決議、決定、指示、批覆

  規範性公文:條例、規定、辦法

  告曉性公文:公報、公告、通告、通知、通報

  報請性公文:報告、請示、議案、意見

  商洽性公文:函

  記錄性公文:會議紀要

通用公文的行文規則[3]

  公文的行文規則,是指公文使用、公文運行應遵守的各項規定。這是秘書人員在撰制公文時必須遵守和正確執行的。實際工作中違反行文規則的現象至今仍很普遍,以至於一些秘書學和秘書寫作、公文寫作著述也出現了向實際工作妥協的現象,提到行文規則的具體規定和要求時慣於以“一般”或者“通常”一類字眼留出靈活掌握和處理的餘地。這無疑有礙於公文寫作的科學化和規範化。這裡,我們綜合《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產黨機關公文處理條例》中關於行文規則的具體條文規定,將公文的行文規則概括為以下幾個主要方面。

  (一)黨政分開,逐級行文

  這項規則的具體內容包括:凡屬行政方面的工作,應以政府名義行文;凡屬黨務方面的工作,則應以黨委名義行文。黨的各級領導機關和政府的各級領導機關,應根據各自的隸屬關係和職權範圍行文。必要時,政府及其部門可與同級黨委、軍隊機關及其部門聯合行文。根據工作需要,黨的領導機關可以向同級或下級政府部門行文。但政府機關和群眾團體不能對黨的組織髮指示、交任務。

  應堅持逐級行文的原則。上級給直屬的下一級機關行文髮指示、交任務、實行領導;下級向直屬的上一級機關行文請示、報告、接受領導。特殊情況必須越級行文時,應抄報或抄送被越過的機關。

  (二)弄清範圍,明確關係

  這項規則指的是撰擬、制發公文,必須弄清本機關本單位的隸屬關係,並明確職權範圍。具體內容包括:政府各部門、各級黨委的職能部門,在自己的職權範圍內,可以相互行文,可以向下級機關的業務部門行文;也可以根據黨委、本級政府的授權和有關規定,對下級機關行文。一般情況下,黨委的職能部門不能對下一級黨委髮指揮性公文。

  同級機關可以聯合行文;上級機關部門與下級機關可以聯合行文;機關各部門可以聯合行文;政府部門與同級人民團體以及行使行政職能的事業單位可以聯合行文。黨政軍機關聯合行文應儘可能減少。

  同級機關之間可協商解決的問題,應直接行文,不應報上級機關轉辦。

  部門之間對有關問題未經協商一致,不得各自向下行文;向上行文,涉及其他部門或地方職權範圍的,也應經協商一致。

  (三)分清主次,講究方式

  這項規則包括明確主送機關和正確選用文種兩項主要內容。明確主送機關,即要明確負責受理和答覆該公文的機關,至於其他需要瞭解該公文內容的機關則是抄送機關。分清主次,其實也有個講究方式的問題,應該註意:請示性公文,主送一個機關,不能多頭請示,以免造成互相推諉或批覆意見不一致而失去請示的意義,受雙重領導的機關,上報的公文應根據內容明確主送、抄送機關,由主送機關負責答覆,顛倒了主次,上級機關就無法答覆;上級機關向受雙重領導的下級機關行文,應同時抄送另一上級機關,以利溝通協調;向下級機關的重要行文,應及時抄送直接上級機關,但向上級機關的請示性公文卻不能同時抄送(發)下級機關。

  正確選用公文文種,也是公文寫作中的一個難題。要註意的是,講究方式還包括:除領導直接交辦的事項外,不要向領導者個人行文。

  (四)一文一事,註重實效

  這項規則也包括兩項既有聯繫又有區別的內容。一文一事,是指公文內容而言,一份公文應保持內容的單一性,只講一件事,避免內容繁複。《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產黨機關公文處理條例》中一文一事的要求都是針對請示而言的。實際上,除綜合性報告等少數公文外,其他的公文都應該做到一文一事。

  註重實效,是指公文必須本著精簡、有效的原則行文。一文一事的要求與此有密切聯繫。如果請示中請求指示、批准的事項多,勢必影響效果,因為多項事扯在一起上級很難及時處理,甚至不是主送機關一方能作出批覆的,這樣就很可能出現公文旅行現象,顯然也就失去了實效。當然,註重實效主要還是指應嚴格控制公文制發的數量和發送範圍,剋服“文山會海”的“文山”現象。簡單地說就是一個電話能解決的問題就不要再行文,解決個別單位沒有普遍性問題的公文就不要濫發至所有單位,報刊公開刊載的公文可不必再另行文。

  嚴格按公文的行文規則制發公文,是實現公文法定效力的可靠保證,也是維護公文的嚴肅性、權威性的有力措施,這是秘書人員撰擬、制發公文時必須牢記的。理解或者記住這些行文規則,比起嚴格遵守這些行文規則要容易得多,這就有必要提請註意實際工作中違反公文行文規則的常見現象,以引起足夠重視,並力求在實際操作中避免這些失誤。

  實際工作中違反行文規則的現象,除文種選擇、使用不當以外,常見的還有:

  主送機關不當。這種違規現象有多種表現形式:缺主送機關;多頭主送,或同時向上級黨政兩方面主管機關行文,或同時主送雙重領導機關,或一份請示同時送幾個上級部門;主送機關不規範,本應主送上級機關的公文卻主送到上級機關的職能部門。

  抄送機關不當。這表現為亂抄濫送或漏抄漏報,即抄送到不應抄送也不必抄送的機關,或者應該抄送也必須抄送到的機關卻沒有抄送到。

  越職越權行文。常見失誤有:黨政公文不分;上級業務部門對並無業務指導關係的下級業務部門行指揮性公文;上級業務部門向下級機關行指揮性公文。

  行文方式不當。表現為:應聯合行文的卻單獨行文;無特殊情況越級行文。

通用公文的規範格式[3]

  通用公文的規範格式,包括用紙、印裝格式和文面格式兩部分。說它規範,是因為《國家行政機關公文處理辦法》(2001年施行)、《中國共產黨機關公文處理條例》(1996年實施)和國標《公文格式》(GB9704--1999)都有明確規定,是有國家標準的。

  (一)通用公文的用紙、印裝格式

  書寫、排版:使用的漢字按國家規定的標準方案執行並從左至右書寫、排版;少數民族文字按其習慣書寫、排版。計量單位,採用國家法定計量單位。標點符號使用,以1990年3月國家語委發佈的新《標點符號用法》為準。正文選用3號仿宋體字,一般每頁排22行,每行排28字;公文大小標題分別推薦採用2號和3號小標宋體字。發文機關名稱標識推薦採用紅色小標宋體字,字型大小按醒目美觀原則酌定,但最大不能等於或大於22mm×15mm。

  用紙、裝訂:公文要選用經久耐磨的紙張,幅面規格為國際標準A4型(210mm×297mm),黨的文件也可以採用16開型(260mm×184mm)。張帖的公文,用紙幅面可根據實際需要確定。公文一律在左邊裝訂。國標《公文格式》規定,公文用紙天頭(上白邊)為37mm±1mm;公文用紙訂口(左白邊)為28mm±1mm。版心尺寸為156mm×225mm。

  通用公文的用紙、印裝,與秘書寫作中的公文撰擬關係不大。這部分另有一些規範,如數字用法、結構層次標識等,因在公文擬稿過程中就應遵照執行,故在相關內容中介紹。

  (二)通用公文的文面格式

  文面格式指的是公文的結構項目及其標識次序和位置。通用公文一般由眉首、主體、版記三部分組成,每部分均包括若幹項內容。

  1.眉首部分

  通用公文的眉首部分指的是公文首頁的上端,約占首頁的1/3頁面,俗稱“紅頭”,由一條與版心等寬的細實紅線(國標《公文格式》中稱紅色反線)與主體部分區分開。眉首部分由發文機關、發文字型大小、簽發人、份號、密級、急度組成。這些內容的標識次序和位置如圖1:
Image:通用公文的文面格式.jpg

  份數序號:公文的印製順序號,用七位阿拉伯數字頂格標註在版心左上角第一行。絕密、機密公文應標註份號。

  密級:機密等級。分絕密、機密、秘密三級,沒有密級要求的公文不標註。國標《公文格式》規定:如需標識秘密等級,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級和保密期限,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,秘密等級和保密期限之間用“★”隔開。

  急度:緊急程度,即公文送達和處理的時間限度。緊急公文標註“特急”、“急件”;緊急電報分“特急”、“加急”、“平急”標註。非緊急時不標註。國標《公文格式》規定:如需標識緊急程度,用3號黑體字,頂格標識在版心右上角第1行,兩字之間空1字;如需同時標識秘密等級與緊急程度,秘密等級頂格標識在版心右上角第l行,緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

  發文機關標識:位於眉首部分正中,由發文機關全稱或規範化簡稱加“文件”二字組成,多為套紅大字,故文頭有“紅頭”俗稱。國標<公文格式》規定,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。對於上報的公文,發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。

  需要明確的是,此項還有慣用形式。行政公文,有發文機關名稱後加或不加“文件”兩種形式,實際工作中前者多用於下行文,後者多用於上行文、平行文及斜行文。《中國共產黨機關公文處理條例》中明確,黨的文件,有四種形式:

  (1)《中共××文件》用於各級黨委發佈、傳達貫徹黨的方針、政策,作出重要工作部署,轉發上級機關的文件,批轉下級機關的重要報告、請示。

  (2)《中國共產黨××委員會(××)》用於各級黨委通知重要事項、任免幹部、批覆下級機關的請示,向上級機關報告、請示工作。

  (3)《中共××辦公廳(室)文件》、《中共××辦公廳(室)(××)》用於各級黨委辦公廳(室)根據授權,傳達黨委的指示,答覆下級黨委的請示,轉發上級機關的文件,批轉下級機關的報告、請示,發佈有關事項,向上級機關報告、請示工作。

  (4)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用於除辦公廳(室)以外的黨委各部門發佈本部門職權範圍內的事項,向上級機關報告、請示工作。

  發文字型大小:這是公文的特殊標誌,發文機關標識下空2行,用3號仿宋體字居中排列。不使用固定版頭時,標在標題下正中。由發文機關代字、年份、序號依次組成,三者缺一不可,且次序不可顛倒。年份應寫完全並加六角括弧,如[2010]不能寫成(2010)或[10]。序號是該機關年度發文次序號,有“大流水編號”和“小流水編號”之分,即年度所發所有公文統一編次序號或者機關內各部門、各系統分別編號。應該註意的是,同一機關應只採用一種編號法。聯合發文,標明主辦單位的發文字型大小即可。序號不編虛位,即1不編為001,不加“第”字。發文字型大小的完整形式如:國發[2009]19號,“國發”為國務院代字。機關代字後不加“字”,如省教字[2006]01號、省教發[2009]第11號,都是不合規範的。至於“湘郵(1996)局字第120號”則錯誤驚人。

  發文字型大小下4mm處有一條與版心等寬的紅色反線,分開眉首部分與主體部分。

  簽發人:上報的公文,需標明簽發人及其姓名,位置在發文字型大小右側同一水平線上,發文字型大小居左空1字,簽發人姓名居右空1字;簽發人用3號仿宋體字,簽發人後標全形冒號,冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名,形式為“簽發人:×××”。參見圖2。
Image:通用公文的文面格式2.jpg

  2.主體部分

  通用公文的主體部分,也稱行文部分,緊接眉首部分,由公文標題、主送機關、正文、附件、發文機關及公章、成文時間、閱讀範圍、附註組成,下以一條與版心等寬的細實黑線與版記部分間隔開。主體部分各項內容的排列次序和位置如圖3。
Image:通用公文的文面格式3.jpg

  公文標題:要求簡明準確地概括公文的主要內容。完整的公文標題由發文機關、事由、文種三項構成。公文標題位置在間隔紅線下正中央,國標《公文格式》要求為:紅色反線下空2行,用2號小標宋體字,可分一行或多行居中排列;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,間距恰當。實際工作中,根據情況和需要,公文標題有省略形式,或省略發文機關,或省略事由,或省略發文機關和事由,但文種無論如何不能省略掉。我們認為應該提倡公文有完整的標題,讓人一看標題就能明確是何機關部門關於何事所發的何種公文,以利於理解、把握和處理。公文標題的一般完整形式為:發文機關+關於+事由+文種。省略發文機關的形式,不能省略介詞“關於”。註意,除批轉(含轉發、印發、頒佈)法規性公文要加書名號外,公文標題中不使用標點符號。會議通過的公文,標題下用括弧註明會議名稱和通過日期。

  主送機關:指受文機關,即公文的接受者。其位置在標題左下、正文之上,版心頂格書寫,後有冒號。除聯合發文和普發性公文外,一份公文只能有一個主送機關,並應使用機關全稱或規範化簡稱。國標《公文格式》規定:標題下空l行,左側頂格用3號仿宋體字標識,回行時仍頂格;最後一個主送機關名稱後標全形冒號。主送機關過多,影響到公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關移到版記中抄送機關之上,保證首頁顯示正文。

  正文:它是公文的主體,公文的具體內容,是傳達發文機關意圖的主要文字。在主送機關下行(另起),前空2字書寫。正文的結構層次序數,標寫規範是:第一層為“一”,“一”層中的第一層為“(一)”,“(一)”層中的第一層為“1”,“1”層中的第一層為“(1)”。

  附件:指附屬於正文的公文或資料,或是對正文內容的補充、說明、證明,或是公文所頒佈、轉發的公文,總之是某些公文的重要組成部分。附件標註位置在正文之後下一行(即發文機關及成文時間之前),左空2字書寫“附件:”,接下分列附件標題或名稱並註明順序。附件應與公文正文一起裝訂,併在附件左上首行頂格標註“附件”及序號。

  發文機關、成文時間(日期)、印章:這也就是落款,位於附件的右下方,不宜在頁面當中或超出右半頁。如落款部分是另起頁,即正文和附件占滿了前頁,出現落款需單獨另起一頁的情況時,則應調整正文行距、字距,務使印章與正文同處一頁,不能採取括弧註明“此頁無正文”字樣處理(這種處理辦法曾經很常見),這是新版國標《公文格式》的規定。落款三項的次序是:發文機關在上,下為成文時間,最後加蓋印章。發文機關應用全稱。單一發文機關,在落款處不署發文機關名稱。成文時間(日期),以領導簽發日期為準,會議通過的公文以通過日期為準,位置是右空4字,用漢字標註完全,零寫成O。如,二O0九年五月四日不能標成“2009年5月4日”、“零九·五·四”或“2009.5.4”等形式。加蓋印章,要求是“騎年蓋月”,即上不壓正文,下要略壓年月日。會議紀要的落款部分可不加蓋印章。國標《公文格式》明確了兩種套印方式:當印章下弧無文字時,採用下套方式,即僅以下弧壓在成文時間上;當印章下弧有文字時,採用中套方式,即印章中心線壓在成文時間上。聯合發文,所有單位均應蓋章,用印要求與規範,請參見本書附錄中華人民共和國國家標準《國家行政機關公文格式》。

  閱讀範圍:指公文閱讀和傳達的控制範圍,如“此件發至××級”。閱讀範圍標註在成文時間的左下方,前空2字,占行。

  附註:公文如有附註,用3號仿宋體字,居左空2字加圓括弧標識在成文時間下一行。

  3.版記部分

  版記部分位於主體文之後,頁面的下部,由主題詞、抄送範圍、印發機關和印發時間、印製份數等組成。版記部分的具體內容和格式如圖4。
Image:通用公文的文面格式4.jpg

  主題詞:反映公文主要內容的規範化名詞或名詞性片語。位於閱讀範圍下行,與閱讀範圍的標註文字齊左。所有公文均應標註主題詞,詞目之間空一格,不用標點符號。上報的公文,應按上級要求標註主題詞,國務院及各省人民政府等都有正式公佈的“公文主題詞表”供選用。

  抄送範圍:指一份公文需要抄送到的機關、單位及有關個人。《國家行政機關公文處理辦法》和《中國共產黨機關公文處理條例》規定,除主送機關以外的其他所有需要瞭解該公文內容的機關、單位等,均用“抄送”,並標註機關全稱或規範化簡稱。

  印發標識:公文的制發、印刷標識,包括公文制發(含翻印)部門名稱、制發(或翻印)日期、印製份數三項。印刷份數置於頁碼標註之上、最後一條間隔橫線之下,右半頁面適當位置,形式為“共印××份”。印發機關名稱位於最後一條間隔線之上、抄送範圍之下,與印發時間處同一欄,前者左空1字,後者右空1字,與抄送範圍間也有一條間隔線。印發機關指的是機關的秘書部門,如印發《中國共產黨機關公文處理條例》的“通知”中此項為“中共中央辦公廳秘書局”,又如廣東海洋大學一份下行文件中此項為“校長辦公室”。印發時間指完成本公文印刷的日期,要註意的是,印發時間是用阿拉伯數字標明。

  上述三部分圖示連成一體,即為一份公文完整的格式圖示,使用時應視具體情況而定,並不是每份公文都具備規範格式圖示中的所有內容項。如眉首部分,左上角右上角標識就是有固定要求的,普通公文沒有密級也就不標份號,非緊急公文不標急度。簽發人及其姓名,也只是上報的公文才標註。另外,像主體部分的“附件”,也是必要時才提供,閱讀範圍也是有限制時才標註的。這些都要求秘書人員在公文寫作、撰制過程中靈活掌握,正所謂“格式是死的,現實是活的”,如果在寫作中“削足適履”而不能“依足制履”,格式再規範也毫無意義。眾所周知,如給通過廣播、電視、報刊公開發佈的或供張貼的公文都組接上眉首和版記,反而會使得它們不成其為公文,變得不倫不類。

通用公文構成的制約因素[4]

  通用公文的構成,具有相對的穩定性,在一定的時間內沒有什麼變化,有少部分在很長時間內也沒有變化。但這種穩定構成不是可以隨意確定的。它是在公文運行的漫長歷史中日漸形成、鞏固和完備的。人們從社會組織及其成員在運用通用公文的實踐中,逐步認識到:公文要有什麼樣的構成才能及時、有效地運轉,切實、圓滿地實現制文意圖、達到制文目的,便於它的辦理與保管。這也即是說,制文的意圖與目的、行文的方向與對象、公文的發出與接收、公文的辦理與實施、公文的歸檔與保管等因素,便是制約通用公文構成的因素。

  (一)制文的意圖與目的。

  制文的意圖與目的,是制約所有公文撰擬製作過程中各個環節、各個方面的根本因素,自然也是制約通用公文構成的根本因素。其他制約通用公文構成的因素皆由此派生而來。從根本上說,公文的構成全是為體現與實現制文意圖、達到制文目的而設置和服務的。凡是為實現制文意圖、達到制文目的所直接需要的,其構成項目決不可少;而有的則可以根據實際情況自行取捨。如標題、正文、制文機關名稱、成文日期等項是最直接、最主要為體現制文意圖和達到制文目的服務的部分,是決不可缺的;而像附件、附註等,雖也為實現制文意圖、達到制文目的服務,但只是在有些公文中是需要的,而在另一些公文中則是不需要的。

  (二)行文的方向與對象。

  為實現制文意圖、達到制文目的,通用公文的行文都有一定的方向與對象,通用公文的構成必須也必然要在這一方面反映其行文的需要。所以行文的方向與對象也是制約通用公文構成的重要因素之一。主送機關名稱、抄送機關名稱、印發傳達範圍以及標題中的文種選擇等構件,即是由此而定的。

  (三)公文的發出與接收。

  公文製成後,要使制文意圖與目的得以實現或達到,必須按規定的線路與方式及時送到收文機關,不得延誤送達時間,不得隨便外傳;受文機關在收到公文後,要能迅速判定所收公文的重要性、緊急性和機密性,及時進行處理,這都要求公文在構成上有必要的反映。緊急程度、秘密等級、保密期限、成文日期等項目的設立,即與此緊密相聯。

  (四)公文的辦理與實施。

  公文的辦理與實施是具體實現其制文意圖與目的之直接環節,對公文構成的制約作用極大。公文要怎麼辦理與實施,在公文的構成中有全面而集中的反映。發文機關標識、發文字型大小、標題、主送機關名稱、正文、成文日期、印發傳達範圍、緊急程度、秘密等級等多數構成項目都受此因素制約。而公文的實施還對公文正文的內部結構等也有決定性的影響。

  (五)公文的歸檔與保管。

  公文辦理、實施完畢後就要歸檔保管妥善。所以公文的歸檔與保管也制約著公文的構成。如公文的眉首各部分,主體、版記部分中的標題、正文、主題詞等都與之密不可分。

  上述因素對通用公文構成的制約有主有次,有大有小,有寬有窄。這些因素對公文構成的制約不僅限於項目的數量,還包括項目的規格尺碼、所在位置、佈局編排。而公文構成各項,有的主要接受一個因素的制約,有的則接受多個以至各個因素的制約。通曉了公文構成同它的制約因素之間的這種聯繫,也就是把握了通用公文構成的形成規律。

幾種通用公文的撰寫[5]

  1.通知

  通知是公關人員使用頻率最高的公文,具有多種功能,其主要特點有:

  1)應用廣泛。

  2)內容單純,行文簡便。一件通知一般只用於佈置和知照一項工作與事項,在寫作的格式上也較其他公文靈活簡便。

  3)具有執行性。通知常多用於下行文,要求下屬單位予以辦理和執行。

  通知的結構包括標題、主送機關、正文、制發機關與行文日期。

  通知在寫作上要求主題集中,重點突出,講究實效。

  2.請示

  請示屬於下級機關向上級機關請求指示和批准的呈請性公文,其主要特點有:

  1)請示屬於上行文,應向直屬的上級領導機關和直屬的上級主管業務部門報送,而不能向同級機關或不相隸屬的機關報送請示公文。

  2)請示是要求領導機關予以回覆的公文,具有強制回覆的性質。要求批覆是請示的顯著特點之一。

  3)請示的內容必須是屬於本機關職權範圍內無權或確實難以處理的問題與事項,自己經過努力能夠解決也有條件解決的問題不應請示。

  請示的結構包括標題、主送機關、正文、制發機關與行文日期。

  請示的寫作要求:觀點明確,申請的理由與事項清楚;主題集中,一件請示就申請解決一個問題,以免由於內容複雜而拖延批覆的時間;正確選擇請示的主送機關與抄送機關。

  3.函

  函是一種比較常見的公文格式,使用的是公文的平行格式。函以形式為標準,可劃分為公函和便函;以往來關係為標準,可劃分為來函和復函;以內容為標準,又可劃分為商洽函、請求批准函、詢問函、通報函等類型。

  函具有以下特點:

  I)具有特定的對應性,函以雙向對應的形式出現,有來函必須有復函,有問函就必有答函。

  2)具有鮮明的商討性,即發函雙方具有平行的或不相隸屬的公務商洽、詢問答覆、信息交流關係,不存在指揮與被指揮關係。

  3)具有簡便性,即大體應按照公文格式行文,但要求並不嚴格,如便函可不設文頭、編號,不寫標題,無主送、抄送等,行文自由。公函與便函在格式上的另一主要區別是:公函只能寫給某個組織,不能將其主送給某個人,而便函卻可以寫給一個組織,也可以寫給某一組織的負責人或某個人。

  函的寫作要求:明確具體,力求切實可行,切忌含糊不清,以免對方無法及時答覆。復函內容要有針對性,同時要嚴格遵循“一文一事”的原則,議論說理適度,語氣謙恭朴實。

  4.會議紀要

  會議紀要是在會議記錄基礎上概括、提煉寫成的,是摘要反映會議精神和情況的紀實性和指導性公文。會議紀要有溝通情況、交流經驗、統一認識、指導工作的作用。會議紀要有議決性和周知性兩種。

  會議紀要的正文包括會議的基本情況、會議的主要精神和結尾三部分。會議紀要常見的寫法有三種,即歸納法、概述法和發言記錄式寫法。

  會議紀要的寫作要求:須突出中心,抓住重點,真正地寫出會議的“要”來。另外,要註意真實地反映出會議的情況和與會者的觀點,條理要清晰,語言要準確,表達要簡明扼要,防止含糊其辭,產生歧義。

相關條目

參考文獻

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  2. 羅昌巨集,徐艷蘭主編;敖亞萍,羅金沙副主編.第十章 公文 商務文書寫作 第2版.武漢大學出版社,2011.06.
  3. 3.0 3.1 3.2 汪東發,張鑫編著.第五章 政策性與權威性的寫作 現代秘書寫作.武漢大學出版社,2011.05.
  4. 周森甲著.第四章 中國現代通用公文的構成及其撰制規範要求 中國現代公文寫作原理與方法 增訂版.西安出版社,2006.9.
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