通用公文
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什么是通用公文[1]
通用公文是指党政机关、人民团体、企事业单位及部队普遍使用的公文，它既包括各种法定公文(其中党的机关有14种，国家行政机关有13种，军队机关有13种)，也泛指各种常用应用文，与广义的公文相同。
通用公文的文种[2]
文种，又称公文名称，用以概括表明公文内容、性质、作用及作者权限、制发公文的目的、要求等。文种是公文的必要组成部分。在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、权威性、有效性，能为公文的撰写、处理提供便利。行政机关通用公文，通常称为行政公文。
(1)命令(令)。命令(令)适用于高级别的行政机关依照有关法律法规发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。
(2)决定。决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定的事项。
(3)公告。公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(4)通告。通告适用于公布社会各有关单位应当遵守或者周知的事项。
(5)通知。通知适用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(6)通报。通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
(7)议案。议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(8)报告。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
(9)请示。请示适用于向上级机关请求指示、批准。
(10)批复。批复适用于答复下级机关的请示事项。
(11)意见。意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(12)函。函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
(13)会议纪要。会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
通用公文的分类[3]
关于通用公文的分类，因为标准不同，分法也就各异。例如，按公文的来源分，通用公文可分为自制公文和外来公文(即发文和收文)两大类；按秘密等级或者阅读范围分，可分为绝密件、机密件、秘密件、普件、公布件五大类；按性质分，可分为法规公文、行政公文、党务公文、专用公文四大类，按行文方向或行文关系分，可分为上行文、平行文、下行文三大类。上行文包括报告、请示、意见，平行文包括议案、函，其他属于下行文(也包括意见)。这种分类法，即按行文方向或行文关系分，最为常见。但也是这种分类法缺陷最为明显。
实际上，上行、平行、下行并没有涵盖所有的行文关系。通常所说的上行文，是指有直接上下级组织关系的下级向上级的行文；平行文，是指同级或互相没有隶属关系的机关部门间的行文；下行文所指与上行文相反。这样一来，还有一种行文方向或行文关系，就被遗漏了，即斜向的行文。因为通常说“行文关系”多是指领导关系，也就是纵向(上下)和横向(平行)的级别高低，而对以职权范围为根据的管理关系下的行文(多为斜向)缺乏充分的、足够的考虑和重视。现在也有主张以上行、平行、下行、斜行来理顺行文关系构建行文方向整一体系的，这种观点很有建设性。平级或不相隶属，这本是矛盾的，即“不相隶属”指的应是非平级，平级和非平级都使用平行文，这很难让人理解。如果“斜行”的概念能被学术理论界认同，那么依据行文方向和行文关系进行分类或者选用文种，将不再存在缺陷或不再有难题。
依据文种的性质和功能，我们将通用公文分为六类。
指挥性公文：命令(令)、决议、决定、指示、批复
规范性公文：条例、规定、办法
告晓性公文：公报、公告、通告、通知、通报
报请性公文：报告、请示、议案、意见
商洽性公文：函
记录性公文：会议纪要
通用公文的行文规则[3]
公文的行文规则，是指公文使用、公文运行应遵守的各项规定。这是秘书人员在撰制公文时必须遵守和正确执行的。实际工作中违反行文规则的现象至今仍很普遍，以至于一些秘书学和秘书写作、公文写作著述也出现了向实际工作妥协的现象，提到行文规则的具体规定和要求时惯于以“一般”或者“通常”一类字眼留出灵活掌握和处理的余地。这无疑有碍于公文写作的科学化和规范化。这里，我们综合《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中关于行文规则的具体条文规定，将公文的行文规则概括为以下几个主要方面。
(一)党政分开，逐级行文
这项规则的具体内容包括：凡属行政方面的工作，应以政府名义行文；凡属党务方面的工作，则应以党委名义行文。党的各级领导机关和政府的各级领导机关，应根据各自的隶属关系和职权范围行文。必要时，政府及其部门可与同级党委、军队机关及其部门联合行文。根据工作需要，党的领导机关可以向同级或下级政府部门行文。但政府机关和群众团体不能对党的组织发指示、交任务。
应坚持逐级行文的原则。上级给直属的下一级机关行文发指示、交任务、实行领导；下级向直属的上一级机关行文请示、报告、接受领导。特殊情况必须越级行文时，应抄报或抄送被越过的机关。
(二)弄清范围，明确关系
这项规则指的是撰拟、制发公文，必须弄清本机关本单位的隶属关系，并明确职权范围。具体内容包括：政府各部门、各级党委的职能部门，在自己的职权范围内，可以相互行文，可以向下级机关的业务部门行文；也可以根据党委、本级政府的授权和有关规定，对下级机关行文。一般情况下，党委的职能部门不能对下一级党委发指挥性公文。
同级机关可以联合行文；上级机关部门与下级机关可以联合行文；机关各部门可以联合行文；政府部门与同级人民团体以及行使行政职能的事业单位可以联合行文。党政军机关联合行文应尽可能减少。
同级机关之间可协商解决的问题，应直接行文，不应报上级机关转办。
部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文；向上行文，涉及其他部门或地方职权范围的，也应经协商一致。
(三)分清主次，讲究方式
这项规则包括明确主送机关和正确选用文种两项主要内容。明确主送机关，即要明确负责受理和答复该公文的机关，至于其他需要了解该公文内容的机关则是抄送机关。分清主次，其实也有个讲究方式的问题，应该注意：请示性公文，主送一个机关，不能多头请示，以免造成互相推诿或批复意见不一致而失去请示的意义，受双重领导的机关，上报的公文应根据内容明确主送、抄送机关，由主送机关负责答复，颠倒了主次，上级机关就无法答复；上级机关向受双重领导的下级机关行文，应同时抄送另一上级机关，以利沟通和协调；向下级机关的重要行文，应及时抄送直接上级机关，但向上级机关的请示性公文却不能同时抄送(发)下级机关。
正确选用公文文种，也是公文写作中的一个难题。要注意的是，讲究方式还包括：除领导直接交办的事项外，不要向领导者个人行文。
(四)一文一事，注重实效
这项规则也包括两项既有联系又有区别的内容。一文一事，是指公文内容而言，一份公文应保持内容的单一性，只讲一件事，避免内容繁复。《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》中一文一事的要求都是针对请示而言的。实际上，除综合性报告等少数公文外，其他的公文都应该做到一文一事。
注重实效，是指公文必须本着精简、有效的原则行文。一文一事的要求与此有密切联系。如果请示中请求指示、批准的事项多，势必影响效果，因为多项事扯在一起上级很难及时处理，甚至不是主送机关一方能作出批复的，这样就很可能出现公文旅行现象，显然也就失去了实效。当然，注重实效主要还是指应严格控制公文制发的数量和发送范围，克服“文山会海”的“文山”现象。简单地说就是一个电话能解决的问题就不要再行文，解决个别单位没有普遍性问题的公文就不要滥发至所有单位，报刊公开刊载的公文可不必再另行文。
严格按公文的行文规则制发公文，是实现公文法定效力的可靠保证，也是维护公文的严肃性、权威性的有力措施，这是秘书人员撰拟、制发公文时必须牢记的。理解或者记住这些行文规则，比起严格遵守这些行文规则要容易得多，这就有必要提请注意实际工作中违反公文行文规则的常见现象，以引起足够重视，并力求在实际操作中避免这些失误。
实际工作中违反行文规则的现象，除文种选择、使用不当以外，常见的还有：
主送机关不当。这种违规现象有多种表现形式：缺主送机关；多头主送，或同时向上级党政两方面主管机关行文，或同时主送双重领导机关，或一份请示同时送几个上级部门；主送机关不规范，本应主送上级机关的公文却主送到上级机关的职能部门。
抄送机关不当。这表现为乱抄滥送或漏抄漏报，即抄送到不应抄送也不必抄送的机关，或者应该抄送也必须抄送到的机关却没有抄送到。
越职越权行文。常见失误有：党政公文不分；上级业务部门对并无业务指导关系的下级业务部门行指挥性公文；上级业务部门向下级机关行指挥性公文。
行文方式不当。表现为：应联合行文的却单独行文；无特殊情况越级行文。
通用公文的规范格式[3]
通用公文的规范格式，包括用纸、印装格式和文面格式两部分。说它规范，是因为《国家行政机关公文处理办法》(2001年施行)、《中国共产党机关公文处理条例》(1996年实施)和国标《公文格式》(GB9704--1999)都有明确规定，是有国家标准的。
(一)通用公文的用纸、印装格式
书写、排版：使用的汉字按国家规定的标准方案执行并从左至右书写、排版；少数民族文字按其习惯书写、排版。计量单位，采用国家法定计量单位。标点符号使用，以1990年3月国家语委发布的新《标点符号用法》为准。正文选用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28字；公文大小标题分别推荐采用2号和3号小标宋体字。发文机关名称标识推荐采用红色小标宋体字，字号按醒目美观原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。
用纸、装订：公文要选用经久耐磨的纸张，幅面规格为国际标准A4型(210mm×297mm)，党的文件也可以采用16开型(260mm×184mm)。张帖的公文，用纸幅面可根据实际需要确定。公文一律在左边装订。国标《公文格式》规定，公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm；公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm。版心尺寸为156mm×225mm。
通用公文的用纸、印装，与秘书写作中的公文撰拟关系不大。这部分另有一些规范，如数字用法、结构层次标识等，因在公文拟稿过程中就应遵照执行，故在相关内容中介绍。
(二)通用公文的文面格式
文面格式指的是公文的结构项目及其标识次序和位置。通用公文一般由眉首、主体、版记三部分组成，每部分均包括若干项内容。
1．眉首部分
通用公文的眉首部分指的是公文首页的上端，约占首页的1／3页面，俗称“红头”，由一条与版心等宽的细实红线(国标《公文格式》中称红色反线)与主体部分区分开。眉首部分由发文机关、发文字号、签发人、份号、密级、急度组成。这些内容的标识次序和位置如图1：
份数序号：公文的印制顺序号，用七位阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第一行。绝密、机密公文应标注份号。
密级：机密等级。分绝密、机密、秘密三级，没有密级要求的公文不标注。国标《公文格式》规定：如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
急度：紧急程度，即公文送达和处理的时间限度。紧急公文标注“特急”、“急件”；紧急电报分“特急”、“加急”、“平急”标注。非紧急时不标注。国标《公文格式》规定：如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第l行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
发文机关标识：位于眉首部分正中，由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，多为套红大字，故文头有“红头”俗称。国标<公文格式》规定，发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。
需要明确的是，此项还有惯用形式。行政公文，有发文机关名称后加或不加“文件”两种形式，实际工作中前者多用于下行文，后者多用于上行文、平行文及斜行文。《中国共产党机关公文处理条例》中明确，党的文件，有四种形式：
(1)《中共××文件》用于各级党委发布、传达贯彻党的方针、政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示。
(2)《中国共产党××委员会(××)》用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作。
(3)《中共××办公厅(室)文件》、《中共××办公厅(室)(××)》用于各级党委办公厅(室)根据授权，传达党委的指示，答复下级党委的请示，转发上级机关的文件，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作。
(4)《中共××部文件》、《中共××部(××)》用于除办公厅(室)以外的党委各部门发布本部门职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作。
发文字号：这是公文的特殊标志，发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字居中排列。不使用固定版头时，标在标题下正中。由发文机关代字、年份、序号依次组成，三者缺一不可，且次序不可颠倒。年份应写完全并加六角括号，如[2010]不能写成(2010)或[10]。序号是该机关年度发文次序号，有“大流水编号”和“小流水编号”之分，即年度所发所有公文统一编次序号或者机关内各部门、各系统分别编号。应该注意的是，同一机关应只采用一种编号法。联合发文，标明主办单位的发文字号即可。序号不编虚位，即1不编为001，不加“第”字。发文字号的完整形式如：国发[2009]19号，“国发”为国务院代字。机关代字后不加“字”，如省教字[2006]01号、省教发[2009]第11号，都是不合规范的。至于“湘邮(1996)局字第120号”则错误惊人。
发文字号下4mm处有一条与版心等宽的红色反线，分开眉首部分与主体部分。
签发人：上报的公文，需标明签发人及其姓名，位置在发文字号右侧同一水平线上，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，形式为“签发人：×××”。参见图2。
2．主体部分
通用公文的主体部分，也称行文部分，紧接眉首部分，由公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关及公章、成文时间、阅读范围、附注组成，下以一条与版心等宽的细实黑线与版记部分间隔开。主体部分各项内容的排列次序和位置如图3。
公文标题：要求简明准确地概括公文的主要内容。完整的公文标题由发文机关、事由、文种三项构成。公文标题位置在间隔红线下正中央，国标《公文格式》要求为：红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。实际工作中，根据情况和需要，公文标题有省略形式，或省略发文机关，或省略事由，或省略发文机关和事由，但文种无论如何不能省略掉。我们认为应该提倡公文有完整的标题，让人一看标题就能明确是何机关部门关于何事所发的何种公文，以利于理解、把握和处理。公文标题的一般完整形式为：发文机关+关于+事由+文种。省略发文机关的形式，不能省略介词“关于”。注意，除批转(含转发、印发、颁布)法规性公文要加书名号外，公文标题中不使用标点符号。会议通过的公文，标题下用括号注明会议名称和通过日期。
主送机关：指受文机关，即公文的接受者。其位置在标题左下、正文之上，版心顶格书写，后有冒号。除联合发文和普发性公文外，一份公文只能有一个主送机关，并应使用机关全称或规范化简称。国标《公文格式》规定：标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。主送机关过多，影响到公文首页不能显示正文时，应将主送机关移到版记中抄送机关之上，保证首页显示正文。
正文：它是公文的主体，公文的具体内容，是传达发文机关意图的主要文字。在主送机关下行(另起)，前空2字书写。正文的结构层次序数，标写规范是：第一层为“一”，“一”层中的第一层为“(一)”，“(一)”层中的第一层为“1”，“1”层中的第一层为“(1)”。
附件：指附属于正文的公文或资料，或是对正文内容的补充、说明、证明，或是公文所颁布、转发的公文，总之是某些公文的重要组成部分。附件标注位置在正文之后下一行(即发文机关及成文时间之前)，左空2字书写“附件：”，接下分列附件标题或名称并注明顺序。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上首行顶格标注“附件”及序号。
发文机关、成文时间(日期)、印章：这也就是落款，位于附件的右下方，不宜在页面当中或超出右半页。如落款部分是另起页，即正文和附件占满了前页，出现落款需单独另起一页的情况时，则应调整正文行距、字距，务使印章与正文同处一页，不能采取括号注明“此页无正文”字样处理(这种处理办法曾经很常见)，这是新版国标《公文格式》的规定。落款三项的次序是：发文机关在上，下为成文时间，最后加盖印章。发文机关应用全称。单一发文机关，在落款处不署发文机关名称。成文时间(日期)，以领导签发日期为准，会议通过的公文以通过日期为准，位置是右空4字，用汉字标注完全，零写成O。如，二O0九年五月四日不能标成“2009年5月4日”、“零九·五·四”或“2009．5．4”等形式。加盖印章，要求是“骑年盖月”，即上不压正文，下要略压年月日。会议纪要的落款部分可不加盖印章。国标《公文格式》明确了两种套印方式：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。联合发文，所有单位均应盖章，用印要求与规范，请参见本书附录中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》。
阅读范围：指公文阅读和传达的控制范围，如“此件发至××级”。阅读范围标注在成文时间的左下方，前空2字，占行。
附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。
3．版记部分
版记部分位于主体文之后，页面的下部，由主题词、抄送范围、印发机关和印发时间、印制份数等组成。版记部分的具体内容和格式如图4。
主题词：反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。位于阅读范围下行，与阅读范围的标注文字齐左。所有公文均应标注主题词，词目之间空一格，不用标点符号。上报的公文，应按上级要求标注主题词，国务院及各省人民政府等都有正式公布的“公文主题词表”供选用。
抄送范围：指一份公文需要抄送到的机关、单位及有关个人。《国家行政机关公文处理办法》和《中国共产党机关公文处理条例》规定，除主送机关以外的其他所有需要了解该公文内容的机关、单位等，均用“抄送”，并标注机关全称或规范化简称。
印发标识：公文的制发、印刷标识，包括公文制发(含翻印)部门名称、制发(或翻印)日期、印制份数三项。印刷份数置于页码标注之上、最后一条间隔横线之下，右半页面适当位置，形式为“共印××份”。印发机关名称位于最后一条间隔线之上、抄送范围之下，与印发时间处同一栏，前者左空1字，后者右空1字，与抄送范围间也有一条间隔线。印发机关指的是机关的秘书部门，如印发《中国共产党机关公文处理条例》的“通知”中此项为“中共中央办公厅秘书局”，又如广东海洋大学一份下行文件中此项为“校长办公室”。印发时间指完成本公文印刷的日期，要注意的是，印发时间是用阿拉伯数字标明。
上述三部分图示连成一体，即为一份公文完整的格式图示，使用时应视具体情况而定，并不是每份公文都具备规范格式图示中的所有内容项。如眉首部分，左上角右上角标识就是有固定要求的，普通公文没有密级也就不标份号，非紧急公文不标急度。签发人及其姓名，也只是上报的公文才标注。另外，像主体部分的“附件”，也是必要时才提供，阅读范围也是有限制时才标注的。这些都要求秘书人员在公文写作、撰制过程中灵活掌握，正所谓“格式是死的，现实是活的”，如果在写作中“削足适履”而不能“依足制履”，格式再规范也毫无意义。众所周知，如给通过广播、电视、报刊公开发布的或供张贴的公文都组接上眉首和版记，反而会使得它们不成其为公文，变得不伦不类。
通用公文构成的制约因素[4]
通用公文的构成，具有相对的稳定性，在一定的时间内没有什么变化，有少部分在很长时间内也没有变化。但这种稳定构成不是可以随意确定的。它是在公文运行的漫长历史中日渐形成、巩固和完备的。人们从社会组织及其成员在运用通用公文的实践中，逐步认识到：公文要有什么样的构成才能及时、有效地运转，切实、圆满地实现制文意图、达到制文目的，便于它的办理与保管。这也即是说，制文的意图与目的、行文的方向与对象、公文的发出与接收、公文的办理与实施、公文的归档与保管等因素，便是制约通用公文构成的因素。
(一)制文的意图与目的。
制文的意图与目的，是制约所有公文撰拟制作过程中各个环节、各个方面的根本因素，自然也是制约通用公文构成的根本因素。其他制约通用公文构成的因素皆由此派生而来。从根本上说，公文的构成全是为体现与实现制文意图、达到制文目的而设置和服务的。凡是为实现制文意图、达到制文目的所直接需要的，其构成项目决不可少；而有的则可以根据实际情况自行取舍。如标题、正文、制文机关名称、成文日期等项是最直接、最主要为体现制文意图和达到制文目的服务的部分，是决不可缺的；而像附件、附注等，虽也为实现制文意图、达到制文目的服务，但只是在有些公文中是需要的，而在另一些公文中则是不需要的。
(二)行文的方向与对象。
为实现制文意图、达到制文目的，通用公文的行文都有一定的方向与对象，通用公文的构成必须也必然要在这一方面反映其行文的需要。所以行文的方向与对象也是制约通用公文构成的重要因素之一。主送机关名称、抄送机关名称、印发传达范围以及标题中的文种选择等构件，即是由此而定的。
(三)公文的发出与接收。
公文制成后，要使制文意图与目的得以实现或达到，必须按规定的线路与方式及时送到收文机关，不得延误送达时间，不得随便外传；受文机关在收到公文后，要能迅速判定所收公文的重要性、紧急性和机密性，及时进行处理，这都要求公文在构成上有必要的反映。紧急程度、秘密等级、保密期限、成文日期等项目的设立，即与此紧密相联。
(四)公文的办理与实施。
公文的办理与实施是具体实现其制文意图与目的之直接环节，对公文构成的制约作用极大。公文要怎么办理与实施，在公文的构成中有全面而集中的反映。发文机关标识、发文字号、标题、主送机关名称、正文、成文日期、印发传达范围、紧急程度、秘密等级等多数构成项目都受此因素制约。而公文的实施还对公文正文的内部结构等也有决定性的影响。
(五)公文的归档与保管。
公文办理、实施完毕后就要归档保管妥善。所以公文的归档与保管也制约着公文的构成。如公文的眉首各部分，主体、版记部分中的标题、正文、主题词等都与之密不可分。
上述因素对通用公文构成的制约有主有次，有大有小，有宽有窄。这些因素对公文构成的制约不仅限于项目的数量，还包括项目的规格尺码、所在位置、布局编排。而公文构成各项，有的主要接受一个因素的制约，有的则接受多个以至各个因素的制约。通晓了公文构成同它的制约因素之间的这种联系，也就是把握了通用公文构成的形成规律。
几种通用公文的撰写[5]
1．通知
通知是公关人员使用频率最高的公文，具有多种功能，其主要特点有：
1)应用广泛。
2)内容单纯，行文简便。一件通知一般只用于布置和知照一项工作与事项，在写作的格式上也较其他公文灵活简便。
3)具有执行性。通知常多用于下行文，要求下属单位予以办理和执行。
通知的结构包括标题、主送机关、正文、制发机关与行文日期。
通知在写作上要求主题集中，重点突出，讲究实效。
2．请示
请示属于下级机关向上级机关请求指示和批准的呈请性公文，其主要特点有：
1)请示属于上行文，应向直属的上级领导机关和直属的上级主管业务部门报送，而不能向同级机关或不相隶属的机关报送请示公文。
2)请示是要求领导机关予以回复的公文，具有强制回复的性质。要求批复是请示的显著特点之一。
3)请示的内容必须是属于本机关职权范围内无权或确实难以处理的问题与事项，自己经过努力能够解决也有条件解决的问题不应请示。
请示的结构包括标题、主送机关、正文、制发机关与行文日期。
请示的写作要求：观点明确，申请的理由与事项清楚；主题集中，一件请示就申请解决一个问题，以免由于内容复杂而拖延批复的时间；正确选择请示的主送机关与抄送机关。
3．函
函是一种比较常见的公文格式，使用的是公文的平行格式。函以形式为标准，可划分为公函和便函；以往来关系为标准，可划分为来函和复函；以内容为标准，又可划分为商洽函、请求批准函、询问函、通报函等类型。
函具有以下特点：
I)具有特定的对应性，函以双向对应的形式出现，有来函必须有复函，有问函就必有答函。
2)具有鲜明的商讨性，即发函双方具有平行的或不相隶属的公务商洽、询问答复、信息交流关系，不存在指挥与被指挥关系。
3)具有简便性，即大体应按照公文格式行文，但要求并不严格，如便函可不设文头、编号，不写标题，无主送、抄送等，行文自由。公函与便函在格式上的另一主要区别是：公函只能写给某个组织，不能将其主送给某个人，而便函却可以写给一个组织，也可以写给某一组织的负责人或某个人。
函的写作要求：明确具体，力求切实可行，切忌含糊不清，以免对方无法及时答复。复函内容要有针对性，同时要严格遵循“一文一事”的原则，议论说理适度，语气谦恭朴实。
4．会议纪要
会议纪要是在会议记录基础上概括、提炼写成的，是摘要反映会议精神和情况的纪实性和指导性公文。会议纪要有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用。会议纪要有议决性和周知性两种。
会议纪要的正文包括会议的基本情况、会议的主要精神和结尾三部分。会议纪要常见的写法有三种，即归纳法、概述法和发言记录式写法。
会议纪要的写作要求：须突出中心，抓住重点，真正地写出会议的“要”来。另外，要注意真实地反映出会议的情况和与会者的观点，条理要清晰，语言要准确，表达要简明扼要，防止含糊其辞，产生歧义。
