文書

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什麼是文書

  本來意義上的文書是指“文章”和“書籍”。隨著工業化進程、社會分工協作體系深化,企業內外的“文件”與“信函”也歸入“文書”範疇,併成為文書管理的主體內容。

  從“文書”的形態上看,原本的“文書”主要指“寫有文字與符號的紙質書類”;隨著科技進步,文書的載體和記載的內容,不再限於紙類或更原始的載體,不再限於文字與符號。有了膠卷、照片、錄音帶、錄像帶和光碟;有了聲音、畫面與圖像。

  所以,對“文書”概念的理解,只能從它的機能上去把握。我們可以把“企業經營活動的信息傳遞信息保存的載體”,統稱為“文書”。它有兩層涵義,一是,記載企業經營活動信息的載體;二是,記載的信息能夠跨越時間和空間異地傳遞與保存。

文書的分類整理方法

  對所有經手文件都需要進行分類整理,不需要的文書應予以廢除。分類的方法很多,可以根據經手文書的內容進行選擇。

  1、人名分類法

  人名分類法,就是按“姓名”進行分類。這種分類多用於來往信件、人事關係文書等等。其實,人名分類法不僅限於人名,還有“地名”、“公司名”、企業內部的“部科名稱”,以及與這些名稱或稱謂相聯繫的“字母分類法”,“代碼分類法”等等。

  所有稱謂都可以用“拼音字母”或者“英文字母”的順序進行排列,以便查找。代碼分類就是把所有稱謂轉化成“數字代碼”,然後按代碼順序進行排序

  2、主題分類法

  主題分類法,就是按一個個專題進行分類,諸如財會營銷生產科技法律教育等專題;或者政治機構,社會團體,各類協會,咨詢單位,教培中心等等。當然還可以細分各類專題,根據行政事務或行政辦公人員所從事的工作內容決定。

  3、形式分類法

  形式分類法,就是按文書的形式進行分類,諸如按信件、公文、摘要、手跡、批文、調研報告、契約、協議等各種形式進行分類。

  4、舊期分類法

  日期分類法,就是按文書發生的日期,或者按文書處理的日期進行分類。可以按年、按月、按日進行分類。

  5、事項分類法

  事項分類法,就是按一件事情進行分類,即從事情發生到結束,所有往來處理的文件,都歸在一類中。譬如一項調查,從收集資料,訪談交涉,到出調研報告,所有文書都集中起來,歸於一類。再如訴訟、公關、策劃、工程項目等等,都可以一事一議,歸在單個類別中。

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