文書管理

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什麼是文書管理

  文書管理是指對文書從發生到廢除或歸檔的一連串過程,按一定的基準進行管理

  從文書的流轉過程或文書的管理過程可以看出,文書管理體系分為兩個部分,一是“文書處理”,二是“文書檔案”,可以用“文書管理體系圖”表示。

文書管理的目標

  與任何行政職能一樣,文書管理應該有既定的目標,以作為衡量的標準。另一方面,文書管理體系必須為各個部門提供有效的服務

  1、不管何時何地,只要公司需要,就儘可能提供準確、及時的信息

  2、發展和維持一個能保證公司信息形成、存貯、檢索、留存和處置的有效系統。

  3、保證公司的信息要求,進行有關文書、設備與程式的管理,制定標準和定期評價方法。

  4、有效地控制和處理公司文書,幫助公司對其職員進行教育。

  這是文書生命周期的每一特定階段,以及每一階段最重的目標與文書管理真正的使命。準確地講,文書管理在現代組織中是信息“衛士”。

文書管理的組織

  因為文書管理是行政管理中幾種信息服務的職能之一,所以這種職能應該和其他相關的服務一起表現在組織圖顯示文書管理在一個大型組織中的突出地位。在這樣一種環境中,行政辦公室主任經常處在副總經理的位置上,他對數據處理、行政系統、文書管理和辦公室服務這種主要的信息職能有管理權。在這種情況下,文書管理經理負責實現前面所說的文書管理方案的目標,同時管理其他的技術服務

  在小公司不會看到這種專門化的分工;但是相同的一般行政職能是存在的。例如,人事主任可能被要求去處理服務活動,如系統分析和數據處理。而在另一個公司,辦公室服務經理可能處理人事選拔、安置、培訓文書和報表控制以及一般辦公室管理職能;系統和數據處理服務可能是另一個的職責。最重要的是,相關的工作應該集中分組,並且根據能力、興趣和受訓情況,分配給那些最有資格承擔這項任務的人員。

  文書管理中的一個重要內容是,為該部門配備有能力的人員。一旦人員選拔出來了,這些工作人員應該負責有效地計劃和利用現有的空間,同時根據目標配備必須的設備。

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