文书管理

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什么是文书管理

  文书管理是指对文书从发生到废除或归档的一连串过程,按一定的基准进行管理

  从文书的流转过程或文书的管理过程可以看出,文书管理体系分为两个部分,一是“文书处理”,二是“文书档案”,可以用“文书管理体系图”表示。

文书管理的目标

  与任何行政职能一样,文书管理应该有既定的目标,以作为衡量的标准。另一方面,文书管理体系必须为各个部门提供有效的服务

  1、不管何时何地,只要公司需要,就尽可能提供准确、及时的信息

  2、发展和维持一个能保证公司信息形成、存贮、检索、留存和处置的有效系统。

  3、保证公司的信息要求,进行有关文书、设备与程序的管理,制定标准和定期评价方法。

  4、有效地控制和处理公司文书,帮助公司对其职员进行教育。

  这是文书生命周期的每一特定阶段,以及每一阶段最重的目标与文书管理真正的使命。准确地讲,文书管理在现代组织中是信息“卫士”。

文书管理的组织

  因为文书管理是行政管理中几种信息服务的职能之一,所以这种职能应该和其他相关的服务一起表现在组织图显示文书管理在一个大型组织中的突出地位。在这样一种环境中,行政办公室主任经常处在副总经理的位置上,他对数据处理、行政系统、文书管理和办公室服务这种主要的信息职能有管理权。在这种情况下,文书管理经理负责实现前面所说的文书管理方案的目标,同时管理其他的技术服务

  在小公司不会看到这种专门化的分工;但是相同的一般行政职能是存在的。例如,人事主任可能被要求去处理服务活动,如系统分析和数据处理。而在另一个公司,办公室服务经理可能处理人事选拔、安置、培训文书和报表控制以及一般办公室管理职能;系统和数据处理服务可能是另一个的职责。最重要的是,相关的工作应该集中分组,并且根据能力、兴趣和受训情况,分配给那些最有资格承担这项任务的人员。

  文书管理中的一个重要内容是,为该部门配备有能力的人员。一旦人员选拔出来了,这些工作人员应该负责有效地计划和利用现有的空间,同时根据目标配备必须的设备。

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