文书

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什么是文书

  本来意义上的文书是指“文章”和“书籍”。随着工业化进程、社会分工协作体系深化,企业内外的“文件”与“信函”也归入“文书”范畴,并成为文书管理的主体内容。

  从“文书”的形态上看,原本的“文书”主要指“写有文字与符号的纸质书类”;随着科技进步,文书的载体和记载的内容,不再限于纸类或更原始的载体,不再限于文字与符号。有了胶卷、照片、录音带、录像带和光盘;有了声音、画面与图像。

  所以,对“文书”概念的理解,只能从它的机能上去把握。我们可以把“企业经营活动的信息传递信息保存的载体”,统称为“文书”。它有两层涵义,一是,记载企业经营活动信息的载体;二是,记载的信息能够跨越时间和空间异地传递与保存。

文书的分类整理方法

  对所有经手文件都需要进行分类整理,不需要的文书应予以废除。分类的方法很多,可以根据经手文书的内容进行选择。

  1、人名分类法

  人名分类法,就是按“姓名”进行分类。这种分类多用于来往信件、人事关系文书等等。其实,人名分类法不仅限于人名,还有“地名”、“公司名”、企业内部的“部科名称”,以及与这些名称或称谓相联系的“字母分类法”,“代码分类法”等等。

  所有称谓都可以用“拼音字母”或者“英文字母”的顺序进行排列,以便查找。代码分类就是把所有称谓转化成“数字代码”,然后按代码顺序进行排序

  2、主题分类法

  主题分类法,就是按一个个专题进行分类,诸如财会营销生产科技法律教育等专题;或者政治机构,社会团体,各类协会,咨询单位,教培中心等等。当然还可以细分各类专题,根据行政事务或行政办公人员所从事的工作内容决定。

  3、形式分类法

  形式分类法,就是按文书的形式进行分类,诸如按信件、公文、摘要、手迹、批文、调研报告、契约、协议等各种形式进行分类。

  4、旧期分类法

  日期分类法,就是按文书发生的日期,或者按文书处理的日期进行分类。可以按年、按月、按日进行分类。

  5、事项分类法

  事项分类法,就是按一件事情进行分类,即从事情发生到结束,所有往来处理的文件,都归在一类中。譬如一项调查,从收集资料,访谈交涉,到出调研报告,所有文书都集中起来,归于一类。再如诉讼、公关、策划、工程项目等等,都可以一事一议,归在单个类别中。

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