報告

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什麼是報告

  報告是向上級機關彙報工作、反映情況、提出意見或者建議,答覆上級機關的詢問時使用的公文。報告使用範圍很廣。按照上級部署或工作計劃,每完成一項任務,一般都要向上級寫報告,反映工作中的基本情況、工作中取得的經驗教訓、存在的問題以及今後工作設想等,以取得上級領導部門的指導。

報告的特點

  報告主要有三個特點:

  1.內容的實踐性。這一特點集中表現在工作報告上。工作報告是對本單位所做過的工作的回顧和總結,只有做過的工作,才能寫進報告,沒有做過的、只停留在計劃里和口頭上的豪言壯語,不能作為報告的材料。怎樣做就怎樣寫,做得好的總結經驗,做得不好的吸取教訓,不能弄虛作假,也不能抄幾段文件搪塞。其他類型的報告實際上也以實踐為依據。

  2.表述的概括性。這是報告的文體特點。報告是以敘述和說明為主要表達方式的文種,但它的敘述和說明是概括性的,要求作粗線條的勾勒,而不必詳述過程,更不要求鋪排大量的細節,製作者只有領會了這個特點,才能寫出篇幅短小而又有分量的報告來。

  3.選材的靈活性。報告選材的自由度很大,寫什麼、不寫什麼,選擇權掌握在發文單位手裡。瞭解了這個特點,發文單位就可以根據實踐挑選最有特色、最有價值、最有新意的題材和材料來寫。當然,答覆報告必須按上級的要求實事求是地寫。

報告的主要類型

  1.工作報告。指彙報工作的報告。例如,下級機關向上級機關彙報某一階段工作的進展、成績、經驗、存在問題及打算,彙報上級交辦事項的結果,彙報對某一指示傳達貫徹的情況,等等。

  2.情況報告。指向上級機關反映情況的報告。例如,及時彙報本地區、本單位發生的重大事件,在一定範圍內帶有傾向性的情況,包括會議的情況等。

  3.建議報告。指彙報或提出工作建議、措施的報告。下級機關或主管部門向上級領導機關提出工作意見,或貫徹某文件、指示的意見,或解決問題的措施、工作方案等。有的建議報告一般只要求上級機關認可,這類建議報告稱為呈報性建議報告。有的建議報告要求上級機關批准轉發給下級機關執行,這類報告稱為呈轉性建議報告。

  呈轉性建議報告的特點是政策性強。工作意見或解決問題的辦法措施,一旦經上級批准轉發,就變成了上級機關的意志,體現了上級機關的意圖,能領導和指導下級的工作。起草報告的機關要從全局出發,才能把報告寫好,以求獲得上級機關批轉,發揮公文的效用

  4.答覆報告。答覆報告是指答覆上級詢問事項的報告。例如,上級領導對群眾來信來訪中反映的問題或文件材料中反映的問題,批示下級機關查辦,或詢問有關情況,下級機關辦理完畢,需用書面形式答覆上級機關,此時使用的公文就是答覆報告。

  5.報送報告。指向上級機關報送物件或有關材料的報告。

報告的結構及寫法

  報告有多種寫法,這裡只介紹一般的結構和寫法,同時指出實際寫作中常見的一些毛病。報告的結構包括標題、正文、落款三部分。報告的正文一般包括原由、事項和結尾三部分。

  1.標題。報告的標題可根據需要省略發文機關。事由和文種不能省略。另外,報告的標題容易出毛病的部分是事由,對事由要註意概括、提煉。

  2.各類報告正文的寫作要點。

  (1)工作報告。正文內容一般包括基本情況、主要成績、經驗體會、存在問題、基本教訓、今後意見等幾部分。這類報告篇幅較其他類型報告長,應恰當安排其層次結構。可標出序數,分條分項陳述,也可列小標題分部分或分問題寫。

  基本情況可簡要交代時間、背景和工作條件;寫主要成績應把工作的過程、措施、結果和成績敘述清楚;經驗體會主要是指對工作實踐的理性認識,要從實際工作中概括出規律性的東西來,以便指導今後的工作;寫存在問題要寫出工作中的缺點與不足;基本教訓是指工作失誤的原因和值得吸取的教訓;今後意見指改進工作的意見,或者提出今後開展工作的建議。不同類型的工作報告,在這些內容上各有不同的側重點。

  (2)情況報告。情況報告常用於向上級彙報下列事項:

  1)嚴重的災害、事故、案情、敵情;

  2)重要的社情、民情,如社會生活中的新動態和上級某項有關國計民生的新政策、新規定的貫徹執行情況及群眾的反映等;

  3)督促辦理或檢查某項工作的情況,如財務稅收、物價、質量、安全、衛生等項工作的檢查結果;

  4)舉辦重大活動、召開重要會議的基本情況,各級各類代表會議的選舉結果等;

  5)對某項工作造成失誤和問題的檢討與反思;

  6)其他重要的、特殊的、突出的新情況。

  情況報告寫法不強求一律,但都要力求做到

  1)內容集中、單一,突出重點,抓住事物本質,實事求是地反映情況;

  2)把情況和問題講清楚,把事情的經過、原委、結果、性質寫明白;

  3)提出處理意見和建議,要寫得具體、明確、簡要,尤其要註意提出意見、建議的角度,不能在報告中夾帶請示事項;

  4)理順文章的思路和結構,無論是縱式結構還是橫式結構,都要脈絡清楚,層次分明;

  5)寫作要及時,以便讓上級機關和有關領導儘快瞭解重大、特殊、突發的種種新情況。

  (3)建議報告。建議報告的內容一般比較集中,它的正文可分為情況分析和意見措施兩部分。情況分析部分或者介紹情況,分析問題;或者肯定成績,指出不足,總結經驗教訓;或者說明提出意見、建議的目的、原因和依據。這部分一般寫得比較簡明扼要。其後常以“特提出如下意見(或建議)”、“擬採取如下措施”等語領起下文。意見措施部分是在前一部分的基礎上切合實際地提出做好某項工作的意見、措施、建議,這是這類報告的重點部分,也是建議報告在寫法上有別於情況報告、工作報告的地方。意見措施部分往往採取條文式的寫法,要求寫得脈絡清楚,邏輯嚴謹,主次分明。

  有些建議報告需上級機關批轉。有些則只對上級機關的某項工作、某一征求意見的文稿等提出看法、建議,不需要上級表態或批轉。

  (4)答覆報告。答覆報告的內容要體現針對性,有問必答,答其所問,以示負責。表述要明確、具體,語言要準確、得體,不可含糊其辭、模棱兩可。答覆報告的正文包括答覆依據和答覆事項兩部分內容。答覆依據指上級要求回答的問題,要寫得十分簡要,有時一兩句話即可。答覆事項指針對所提問題答覆的意見或處理結果,既要寫得周全,又要註意不要節外生枝,答非所問。

  (5)報送報告。這類報告正文極為簡單,有的甚至只有三言兩語,把報送物件、材料的名稱、數量說明就行。

  3.報告的結尾。一般報告結尾都有提出要求的習慣用語,根據報告的不同內容使用不同的習慣用語。除呈轉性建議報告常以“如無不妥,請批轉有關單位執行”的請求式用語作結外,其他各類報告常以“特此報告”、“專此報告”、“請審閱”、“請批示”等用語作結。

報告的寫作要求

  報告寫作一般要求在掌握充分材料的基礎上,進行綜合分析,提煉出正確的主題和新穎的觀點,然後用簡潔的語言來表述。具體要求做到:

  1.立意要新。提煉主題,應該在占有大量材料的基礎上進行分析研究,歸納出新穎的觀點,從而提煉出能反映出本質的、帶規律性的主題。

  2.內容要真實、具體。報告的內容必須是真實的,儘管選材具有靈活性,但也要實事求是,一是一,二是二,有喜報喜,有憂報憂,絕不能編造假情況,欺騙上級。所以,起草報告的人員,要深入調查研究,儘可能親自調查瞭解,掌握第一手材料,然後進行分析歸納,去偽存真。材料要具體,既有概括性的材料,也有典型的具體事例。

  3.重點突出。報告的內容要根據主題的要求來安排,分清主次輕重。重點的、主要的內容,要安排在前面,應詳寫;非重點的、次要的內容,可略寫;可寫可不寫的內容就不寫。同時,要註意處理好點和麵的關係,比如既要有典型的事例,又要有面上的綜合性的情況,做到點面結合,眉目清楚,說服力強。

  4.報告中不能夾帶請示事項。對於報告,受文單位不用答覆,如果夾帶請示事項,不但不便處理,甚至還會貽誤工作。

  對呈轉性建議報告中所提請求上級機關批轉有關單位執行的意見,其實也是下級機關提出的建議,不應看做是一種請示。上級機關對此建議也不必向報告作者機關批示表態。

  5.註意情況報告與工作報告的區別。工作報告反映的是經常性的常規工作情況,而情況報告彙報的是偶發性的特殊情況;工作報告的內容相對確定,而情況報告的內容多不確定,因時因事而異;工作報告的寫法基本穩定,而情況報告的寫法靈活多樣;有的工作報告有不同程度的說理,而情況報告重在敘述、說明有關情況。

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