電子文件

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什麼是電子文件

  電子文件是指在數字設備及環境中生產,以數位形式存貯於磁帶、磁碟、光碟等載體,依賴電腦等數字設備閱讀、處理,並可在通信網絡上傳送的文件

電子文件特點

  信息的非人工識讀性

  系統依賴型

  信息與特定載體的可分離性

  信息的易變更性

  信息存貯的高密度性

  多種信息媒體的集成性

  信息組織的多維性

  物理結構與邏輯結構的分離性

  信息的可操作性

電子文件的種類

  按電子文件的信息存在形式劃分:

  文本文件、數據文件、圖形文件、圖像文件、影像文件、聲音文件、程式文件、多媒體文件、超文本文件。

  按電子文件的功能劃分:主文件、支持性文件、輔助性、工具性文件。

  按電子文件的生成方式劃分:原生的電子文件、數字化電子文件。

電子文件的管理原則

  全程管理原則

  從文件產生到永久保存或銷毀的整個生命周期中進行全程管理

  全程管理是一種全面管理。

  全程管理是一種過程管理

  前端控制原則

  前端指文件的形成階段。

  檔案人員從文件的最初形成就要介入。

  前端控制是保證文件真實可靠、完整安全、長期可讀的有效策略。

  前端控制是優化管理功能,提高管理效率的科學理念。

  集成管理原則

  集成管理是全程管理思想的延伸和深化,不僅要求關註文件流,也要關註與文件流相關的業務流。包括:文件流與業務流的集成;文件流與其他信息流的集成;文件流內部管理活動的集成。

  動態管理原則

  動態管理是指對電子文件全程加以監控,以動態適應性管理措施實時應對電子文件生成、運轉、利用過程中發生的變化和對管理工作提出的新要求,以保證管理目標的實現。

電子文件的鑒定與歸檔

  確認哪些文件需要開展鑒定工作,將文件從非文件信息中挑選出來,其實質是明確機構需要形成哪些電子文件。

  鑒別的步驟一般包括兩步:

  第一,確定電子文件的生成節點;第二,設計文件登記模塊,賦予每份文件唯一的文件號。

  電子文件的內容鑒定和技術狀態鑒定;

  判斷電子文件信息的有用程度(內容鑒定);

  檢查電子文件的技術狀況(技術鑒定)。

  電子文件的處置:根據確定或調整了的保管期限對電子文件所作的處理工作,如銷毀、繼續保存在文件系統中、離線保存、遷移等。

  對電子文件鑒定過程的記錄:可通過一定的系統設計,內容鑒定和部分處置工作的過程及結果可以自動記錄在系統中。技術鑒定及另外一些處置工作(如縮微)的過程及結果一般由人工記錄在紙張上。

電子文件鑒定的基本方法

  內容鑒定法

  通過審閱電子文件的內容判斷其價值。

  職能鑒定法

  以判斷電子文件的職能活動為中心,通過確定職能活動的重要性來判斷相關電子文件的價值

  職能鑒定法是電子文件鑒定的基本方法,內容鑒定法是電子文件鑒定的輔助方法。

  職能鑒定法側重巨集觀鑒定,明確有保存價值文件與無保存價值文件的界線;內容鑒定法側重於對有保存價值文件的進一步去蕪存精,形成於同一職能活動的不同文件可能具有不同的保存價值。

電子文件的歸檔

  電子文件歸檔範圍

  將反映機構主要活動、具有查考利用價值的電子文件,納入歸檔範圍。

  電子文件歸檔方式

  邏輯歸檔與物理歸檔。

  在電腦網路上進行,不改變原存貯方式和位置而實現的將電子文件的管理許可權向檔案部門移交的過程。

  物理歸檔是指以網路傳輸方式(線上)或以介質傳遞方式(離線)將文件移交給檔案部門的過程。

  線上歸檔與離線歸檔。

電子文件的檢索與利用

  電子文件檢索的概念:廣義上應包括電子文件的著錄、查找兩方面內容。

  目前存在兩種類型的電子文件檢索工作:現行機構電子文件檢索、檔案館電子文件檢索。

  電子文件著錄:範圍——全面性;時間——全程性;手段——綜合性;關係——多級性;

  電子文件的利用:復用性、利用形式多樣性、系統依賴性、便於傳輸。

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