電子檔案

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　　電子檔案是指利用電腦技術形成,經鑒定具有保存和利用價值,按照有關電子文件歸檔管理規定處理並且已經歸檔的電子文件。

　　虛擬檔案是用來區別於一些客觀存在的檔案實體，是將實體檔案信息以位元組、比特方式表示並使之在電腦網路上流動，只有引入正確的軟體，硬體與足夠的背景細節，這些位元組與比特方可隨機定位到用戶所在的網路終端，以可被理解的文字、數字、圖像、圖表、符號等到顯示用戶所需求的檔案實體的真實信息。目前電子文件所採用的介質主要有磁碟、磁帶和光碟。電子檔案歸檔主要用磁帶和光碟。在雲計算時代，電子檔案大部分採用雲存儲方式，以產品競爭力第一的協達軟體為例，其電子檔案文件即可以存儲在磁碟、光碟等介質中，也可以存儲在雲端的網路空間。電子檔案是指人們在社會活動中形成的，以電腦碟片、磁碟和光碟等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。與紙質文件比較，電子文件有以下幾個特點：

　　1．電子文件不再是直觀的紙質文件，它需要藉助現代辦公設備才能閱讀利用；

　　2．電子文件可以直接由電腦等現代辦公設備迅速地處理和傳遞；

　　3．電子文件的利用是可共用的，也不再受時間和距離的影響；

　　4．電子文件的保存條件和環境要求與紙質檔案不同，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求很高。

　　優勢是:

1. 信息的非人工識讀性；
2. 信息存儲的高密度性；
3. 信息與載體之間的可分離性；
4. 多種信息媒體的繼承性；
5. 系統依賴性。

　　（一）字處理文件：指用電腦字處理技術形成的文字文件、表格文件等。

　　（二）圖像文件：指用掃描儀、數位相機等外部設備獲得的靜態圖像文件。

　　（三）圖形文件：指採用電腦輔助設計或繪圖獲得的靜態圖形文件。

　　（四）影像文件：指用數位攝像機等視頻設備獲得的動態圖像文件。

　　（五）聲音文件：指用音頻設備獲得並經電腦處理的文件，歸檔時應註意收集其屬性標識和相關軟體。

　　（六）多媒體文件：指用電腦多媒體技術製作的文件，其中包含聲音、圖像、圖形、影像等兩種以上的複合信息形式。

　　（七）資料庫文件：指採用資料庫系統製作的數據文件及可能產生的各種相關輔助文件。

　　（八）超文本文件：超文本文件以節點為信息單位（傳統文本文件以字元為信息單位）。它可以是文本、圖形、圖像、動畫、聲音、甚至電腦程式或它們的組合體。在概念上，一般把已組織成網（WEB）的信息稱為超文本文件。

　　（九）電腦程式：指電腦使用的商用或自主開發的系統軟體、應用軟體以及相關支撐軟體等。

　　（十）數據文件：指用電腦軟硬體系統進行信息處理等過程中形成的各種管理數據、參數等。

　　電子文件具有對電腦系統的依賴性、非人工直接識讀性、複製傳遞的高保真性、信息與載體的可分離性、信息內容的易改性、載體的不穩定性等特性，並且對於不同信息類型的電子文件，由於其技術特點不同，存儲載體和記錄信息的標準、演算法也不同，所以電子檔案的存儲應根據電子文件的特點分別採取措施保證其原始性、真實性、完整性。

• 字處理文件

　　1、TXT文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、XML文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、WORD97以上版本文檔可以作為電子檔案直接存儲。4、PDF文檔可以作為電子檔案直接存儲。

　　4、WPS、RTF等文檔作為電子檔案存儲時應轉換一套XML文檔或PDF、WORD文檔同時存儲。

　　5、對於其它類型的文檔，如果無法轉換為XML、PDF格式則應按原格式存放並將有關的軟體和電腦系統信息一併存檔。

• 圖像文件

1. TIFF格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。
2. JPEG格式圖片可以作為電子檔案直接存儲，有特殊壓縮參數的要作說明。
3. 其它格式圖片應轉換為以上兩種格式中任意一種，有特殊壓縮參數的要作說明。
4. 對於無法轉換格式的圖片應按原格式存放並將有關的軟體和電腦系統信息一併存檔。
5. 由掃描儀獲得的圖像電子檔案，對於普通紙質檔案來說光學解析度不低於200dpi，對於照片檔案來說解析度不得低於600dpi。
6. 由縮微膠片掃描儀獲得的電子檔案，對於16mm膠片來說解析度不低於200dpi，對於35mm膠片來說解析度不低於600dpi。

• 圖形文件

　　1、圖形文件的存儲要求參見圖像文件的存儲要求。

　　2、歸檔時應註意其設備依賴性、易修改性等問題，對相關軟體及各種數據信息應一併存檔。

• 影像文件

　　1、MPEG2格式、比特率4Mb/S以上的影像文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、對於無法轉換格式的影像文件應按原格式存放並將有關的軟體、壓縮演算法和電腦系統信息一併存檔。

• 聲音文件

　　1、WAV格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、MP3格式聲音文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、對於無法轉換格式的聲音文件應按原格式存放並將有關的軟體和電腦系統信息一併存檔。

• 多媒體文件

　　1、多媒體文件包含多種信息形式，信息完整的多媒體文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、多媒體文件依賴的電腦軟硬體信息及相關參數應一併存檔。

• 資料庫文件

　　1、DBASE3資料庫文件可以作為電子文件直接存儲。

　　2、對於無法轉換格式的資料庫文件應按原格式存放並將有關的軟體和電腦系統信息一併存檔。

• 超文本文件

　　1、超文本文件包含的信息較多，存儲時註意數據的完整性。

　　2、信息完整的超文本文件可以作為電子檔案直接存儲。

　　3、超文本文件依賴的電腦軟硬體信息應一併存檔。

• 電腦程式

　　1、電腦程式可以作為電子檔案直接存儲。

　　2、電腦程式依賴的軟、硬體平臺說明應一併歸檔。

• 數據文件

　　1、數據文件的類型較多，包含以上所示的多種類型，具體類型的存儲辦法參考以上各類型的存儲辦法。

　　2、數據文件應對數據來源進行說明並一同歸檔。

• 電子會計檔案
• 檔案電腦管理系統