會計電子檔案

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(重定向自电子会计档案)

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什麼是會計電子檔案

  會計電子檔案是指以磁性介質形式儲存會計核算的專業材料,是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。它包括電子憑證、電子賬簿、電子報表、其他電子會計核算資料等。

會計電子檔案的特征[1]

  1.會計電子檔案對環境的依賴性強。會計電子檔案的使用依賴於電腦的硬體和軟體系統,會計電子檔案的儲存對周圍環境要求苛刻。磁性介質對環境的要求較高,不僅要防水、防火,還要防塵、防磁,而且對溫度還有一定要求,從而增加了數據的脆弱性。如果不在數據安全方面加強管理,則數據丟失和毀損的可能性較之手工會計系統大大提高。

  2.會計電子檔案缺乏直觀可視性。傳統的會計檔案具有直觀可視性,而存儲在磁性介質上的會計電子檔案必須在特定的電腦硬體和軟體環境中才能可視。數字化的特征使會計電子檔案缺乏視覺的直接感染力,導致會計電子檔案與會計信息使用者之間缺乏人性化的和諧關係。

  3.會計電子檔案具有技術性。技術文檔主要是指與會計電子檔案的設計和使用密切相關的技術性文檔,解釋會計電子檔案的設計和運行情況。技術文檔主要分為開發性技術文檔和使用性技術文檔。開發性技術文檔主要描述會計電子檔案系統開發過程中的各種分析、設計情況。使用性技術文檔主要用來指導用戶對會計電子檔案系統進行操作、利用。

  4.會計電子檔案控制的複雜性。一般來說,信息化程度越高,採用的程式化控制要求也越多。目前我國常用的程式化控制有電腦軟體控制、輸入數據的機內檢驗等。會計電子檔案系統控制技術的複雜性表現在系統人工控制與各類程式化控制相結合。

  5.會計電子檔案管理缺乏有效的安全與保密措施。從電子數據的數據結構來看,電子數據具有數據高度集中的特點,因而非常容易泄密。傳統會計實行紙質檔案管理,在網路時代,新型磁性介質檔案管理將取代紙質檔案管理成為新的管理方式。電子數據是以數字編碼的形式存儲在各種磁性介質上的,而磁性介質不但體積小而且存儲容量大,因此電子數據資料非常容易泄密,並且泄密的危害性大、範圍廣、涉及的時間長。

會計電子檔案的保管原則[1]

  1.會計電子檔案的整理一般採用“三統一”的原則。即分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一,並分門別類按各捲順序編製電子檔案順序號。電子檔案順序號應包含儘可能多的信息特征,具有規範性、通用性和合理性。此外,電子檔案順序號的容量應具有超前性,能滿足未來會計電子檔案業務發展的需要。

  2.嚴密的監察。會計電子檔案保管的標準操作規程應要求對操作活動進行嚴密的監察和檢查。其包括定期地對控制台記錄、作業記錄和實施記錄加以審查和比較。

  3.應急規則。應制定適宜的計劃和規程來應對程式、文件和設備遭受火災、水災、斷電、通訊中斷、盜竊等突然事故和緊急情況。典型的應急措施包括文件備份、程式備份、備份與原件分開存放等方面的要求。

  4.數據文件標準控制。文件的處置規則是用來防止數據文件被誤用、損毀等情況的,包括文件名、保留日期、文件重建、存放地點等方面的規則。所有的文件均應由保管員在檔案室加以保管,並嚴格限制別人接觸文件。

會計電子檔案的保管要求[1]

  1.建立嚴格的內部控制制度

  內部控制制度是指一個企業或單位為了保護資產的安全性、會計資料的準確性和可靠性、提高經營效率以及貫徹執行其規定的管理方針而在組織內部採取的一系列制度、方法和手續。與傳統內部控制相比不同的是,會計檔案信息化要求內部控制的範圍相應擴大,其中包括一些手工會計系統中沒有的控制內容,如對系統開發過程的控制、數據編碼的控制以及對調用和修改程式的控制等。會計檔案信息化要求內部控制的手段更加多樣化,程式化控制是其主要的控制手段。不難看出,保證資料準確、可靠是內部控制的主要目的,內部控制制度可有效地保證會計電子檔案的安全和可靠。

  2.建產嚴格的認證制度,引入加密技術。

  在手工會計系統中,數據的處理和存儲均分散於各個部門和人員,而會計電子檔案系統的突出特點是數據的處理和存儲的集中化,由此給數據安全帶來一定的威脅。如未經授權的人員可以利用電腦輕而易舉地瀏覽大部分文件和數據,從而使得機密數據被泄露。而嚴格的認證制度可以防止未經授權的人員進入會計電子檔案系統。認證技術包括不同許可權的口令認證、指紋認證、全息認證等。加密技術的引入可有效保證數據的安全性。密碼學就是在破譯和反破譯的過程中發展起來的。加密演算法就是用基於數學計算方法與一串數字(密鑰)對普通的文本(信息)進行編碼,產生不可理解的密文的一系列步驟。發送方在信息發送到公共網路或互聯網之前將消息進行加密,接收方收到消息後對其解碼(亦稱為解密),所用的程式稱為解密程式,這是加密的逆過程。

  3.建立授權操作制度,實行崗位專人專職制度,避免越權操作。

  根據責、權、利、效相結合的原則,對不同的崗位賦予不同的許可權,可設立系統主管、管理員、操作員等崗位。不同的崗位有不同的職責,在會計電子檔案管理中肩負不同的責任,同時,同級崗位之間電有一定的牽制和監督作用。崗位的職責應明確,既不能出現管理的盲點,也不能出現職責的交叉和重覆。採取不相容職責相分離的措施,嚴格崗位責任制。設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱登記簿,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。

  4.降低會計電子檔案毀損和丟失的風險。

  數據大量集中地存儲於磁帶、磁碟、光碟、微縮膠片等磁性介質中,一旦發生火災、水災、盜竊這類突發事件,就可能使全部數據丟失和毀損。會計電子檔案室應滿足防磁、防火、防潮、防塵、防蟲、避光、恆溫、防變形、防磨損、防強震等要求,保證存儲介質的物理性能不改變,以提高電子數據的穩定性。會計電子檔案室應安裝監控和報警防盜設備,配備專門的安全保衛人員。會計電子檔案室應安裝溫度感應設備,一旦有火災發生,可及時報警。會計電子檔案室應安排在地理位置較高的樓層,應選擇在乾燥防水的地方,並遠離易燃品堆放地,周圍應配備相應的防火器材,防止水災、火災的發生。會計電子檔案室應採用透明塑料膜作防塵罩、防塵布,遮蓋所有檔案架。會計電子檔案室應遠離磁場,防止電子數據被磁化,導致會計電子檔案的丟失和毀損。會計電子檔案室應經常用消毒藥劑噴灑,保持清潔衛生,以防蟲蛀。會計電子檔案室應保持通風透光,並有適當的空間、通道和查閱的地方,以利於查閱。採用電子電腦進行會計核算的單位,應當將列印出的紙質會計檔案和會計電子檔案一起保存。

  5.實現會計電子檔案多備份管理的規範化和制度化。

  會計電子檔案的備份和恢復是保證會計數據安全、準確、真實的重要措施。會計電子檔案管理人員應養成數據備份的習慣,同時註明備份時間和操作員的編號;會計電子檔案管理人員應根據會計數據業務量的多少定期對這些檔案進行檢查和拷貝,以防止因磁性介質的毀損而使信息丟失。對會計電子檔案應定時進行雙備份或多備份,備份數據和原件數據不能存放在同一地點,應設立兩個會計電子檔案保管室,並且分別設在不同的存放地點。實現會計電子檔案多備份管理的規範化和制度化,設立信息備份員,專門負責會計電子檔塞的備份工作。同時,由專人進行檢查和監督,以保證會計電子檔案的絕對安全。所有備份的會計檔案數據最好用質地優良的光碟刻錄,以保證數據的安全。年終要將當年形成的所有會計電子檔案信息整理歸類,並標明日期、內容目錄、備份人姓名等內容,用於存檔的光碟還需系統管理員和財務負責人簽名。對系統日誌文件要特別重視。系統日誌文件是指系統以文本的形式將每天的財務系統操作人員和操作時間記錄下來所形成的文件。它一方面可以用來考核各會計人員工作業績,另一方面一旦出現系統故障,能夠及時查明故障原因,追查操作人員的責任。

  6.將會計電子檔案的格式隨技術的發展不斷升級,使不同時期的會計電子檔案具有兼容性。

  會計電子檔案存放的格式應具有通用性、易識別性,隨著文檔技術的不斷升級,作為會計電子檔案應保證不同時期數據的兼容性和數據處理的方便性。由於當前軟體技術的局限性,由低版本操作系統生成的會計信息在新系統中不能正常運行,如不能及時將備份數據歸檔和保留形成會計文件數據的背景信息,勢必導致舊系統中形成的文件在新系統中不能被解讀,將造成大量數據資源的浪費和信息管理活動的盲區,帶採巨大的損失。

  7.定期對會計電子檔案進行檢測,及時做好數據維護工作。

  要採用等距抽樣或隨機抽樣的方式定期對會計電子檔案進行檢測。檢測的主要內容為:

  ①進行外觀檢查,確定存儲介質錶面是否有損壞或變形,外表塗層是否清潔以及有無霉斑出現等。

  ②進行邏輯檢測,採用專用檢測軟體對會計電子檔案進行讀寫校驗。對於在檢測中發現有差錯的存儲介質,要及時進行修正或更新。

  ③要健全檢測、維護的審批、登記管理工作,進行檢測、維護要經過審批,審批、檢測、維護等資料要歸檔保留,嚴禁隨意進行數據恢復和拷貝。

  8.提高會計電子檔案保管人員的素質。

  保管人員的素質在會計電子檔案保管中起核心和關鍵作用,具體表現為保管人員的素質要滿足會計電子檔案保管工作的要求。保管人員應掌握會計學、檔案學、管理學信息系統的基本理論、基本方法和基本技能,還應瞭解電腦通訊技術、網路技術軟體工程、軟體設計技術等。在會計電子檔案系統中,不僅對保管人員的專業知識、基本技能有了新的要求,而且在道德標準、工作態度上也有了更高的要求。因此,為了提高保管人員的素質,必須在保管人員招聘、選拔、提升等環節建立起嚴格長效的控制制度。對現有的會計檔案保管人員可與會計信息系統開發、維護和使用人員進行崗位交叉培訓,在當前高等教育專業設置過於狹窄、畢業生知識單一的情況下,這無疑是快速培養複合型會計電子檔案保管人才的有效途徑。在聘用環節,要進行必要的考試以確定其知識、技能狀況;要進行有效的履歷審查以確定其在道德品質上是否存在不良記錄和誠信水平。在保管人員的使用中,要進行嚴格和定期的工作成果考核,要建立相應的激勵和約束管理機制,要明確崗位晉升的條件併為保管人員提供繼續教育的機會。

會計電子檔案管理存在的問題及成因[2]

  1.會計檔案載體:電算化會計雖已實施,但因為實施時間不長,財會人員和單位領導對會計電算檔案的組成內容不甚瞭解,缺乏管理會計檔案的經驗,很多單位只是將列印出的紙質檔案存檔,而沒有將存儲在電腦中的會計信息備份在磁性介質上歸檔保存,未選擇質量優良的磁碟介質進行會計檔案數據備份,未實行備用盤與存儲盤分離存放,導致電子數據因此損壞或丟失。沒有建立專門的電算化會計檔案保護制度;從而影響會計檔案的完整性。

  2.缺乏必要的電腦維護、網路安全人才:電算化下的檔案管理涉及到軟體、系統安全、維護等一系列專業的問題,但目前一般單位都僅僅對以前的會計人員進行一定的培訓,然後就去操作系統,在一定層面上而言,會計人員僅學會了操作,而管理與維護對他們而言就非常陌生,由此導致的結果與損失也非同小可。

  3.對會計電算化本身理解的偏差多數企業的會計人員,僅僅將電算化看成自動運算做帳的工具,而忽視了它本身所應包含的管理會計分析、預測、決策等功能,從而心理上缺乏對會計電算化檔案管理的重視。檔案管理工作尚未引起有關領導的重視,對歸檔工作重視不夠,檔案部門缺乏必要的措施及相應的業務指導,妨礙了電子文件、數據的歸檔。

  4.會計檔案管理制度不完善:由於電算化會計檔案更易在不知覺的情況下被修改,因此在沒有及時修訂單位的會計檔案管理制度,沒有制定相應的會計電算檔案保管人員職責情況下,會計檔案的人為破壞和自然損壞現象在所難免。同時由於沒有完善的、針對電子文件的制度規範,電算化會計檔案的歸檔工作處於無序狀態。歸檔時仍舊沿襲手工管理時的老做法,只歸檔紙質文件,而且是將原來用手工記錄的賬簿、報表,改成了用電腦列印出來的賬簿、報表。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 葛桂玲,胡小玲.談會計電子檔案的保管.華中農業大學.財會月刊:理論版2006年3期
  2. 譚明梅.淺談會計電子檔案的保管.現代商業2008年5期
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