手工會計

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手工會計(Hand Accounting)

　　手工會計是指以手工為主的會計，它是一個手工數據處理系統。

　　一、手工會計和電算化會計的相同點

　　(一)、目標一致。無論是手工會計還是電算化會計，其最終目標仍然是為了加強經營管理，提供會計信息，參與經營決策，提高經濟效益。

　　(二)、都要遵循基本的會計理論和會計方法。會計理論是會計學科的結晶，會計方法是會計工作的總結。電算化會計會引起會計理論和會計方法上的變化，但這種變化是漸進型的，而不是突變型的。目前的電算化會計必須遵循基本的會計理論和會計方法。

　　(三)、共同遵守會計法規和會計準則。會計法規是進行會計工作的法律依據。會計準則是指導會計工作的規範，電算化會計不能置會計法規和會計準則於不顧，相反應當更嚴格地執行，從措施上、技術上杜絕可能的失誤。

　　(四)、基本工作要求相同。兩者都有以下的基本工作：

　　1、採集數據，予以輸入；

　　2、存儲數據或資料

　　3、數據的加工處理，如排序、分類、計算和統計；

　　4、信息和數據的傳遞；

　　(五)、複式借貸記賬的原理相同。不管是手工會計還是電算化會計，對發生的經濟業務都要運 用借貸平衡原理，編製會計分錄，記入賬戶，再進行排序、分類、計算、記錄、判斷等加工處理，然後編製會計報表。電子電腦可以輸入的原始資料按照事先編好的程式自動地產生會計分錄，併在棋盤式賬戶(矩陣簿記)中記賬，它所遵循的依然是複式借貸記賬原理。

　　(六)、都必須保存會計檔案。會計檔案是會計的重要歷史資料，必須按照規定妥善保管。實行電算化會計，大部分會計檔案的物理性質發生了變化，由手工會計下紙質的會計檔案變為磁性介質的會計檔案，備份消失而複製很容易，這就要求用更科學的方法，加強對會計檔案的保管。

　　二、手工會計和電算化會計的區別

　　會計數據電算化處理和手工處理，其處理過程發生了下列變化：

　　(一)、所用的計算工具不同。手工會計使用的計算工具是算盤，計算器等，電算化會計所使用的計算工具是電子電腦及一些輔助設備。

　　(二)、數據載體不同。手工會計的所有信息主要以紙張為載體，電算化會計的數據載體除必要的原始憑證外，記賬憑證、賬簿均可用磁性介質作為信息載體。

　　(三)、賬簿形式和錯誤更正方法不同。手工會計中規定日記賬，總分類賬要用訂本式賬簿，明細賬可以用活頁賬冊；賬簿記錄的錯誤要用劃線更正法或紅字沖正法更正。電算化會計列印輸出的賬頁是捲帶狀的，可裝訂成活頁式，不可能是訂本式，只有到一定時期，再裝訂成一本訂本式賬冊，作為會計檔案保管；電算化會計中，輸入數據要經過邏輯性校驗(例如，會計科目邏輯校驗、借貸金額平衡校驗)，因此不需要用劃線更正法來更改賬簿記錄，如果賬簿記錄有問題，那麼一定是合法性問題，往往採用輸入“更正憑證”，加以更改，類似於紅字沖正法，以便留下改動痕跡。

　　(四)、賬務處理程式不同。手工會計在進行會計數據處理時，根據會計業務的繁簡和管理上的需要，選用其中一種，規定憑證、賬簿、報表之間的關係，以及怎樣來進行記賬，但無論採取何種方式，都避免不了重覆轉抄的根本弱點，伴之而來的是會計人員和處理環節增多，不加強內部牽制和相互核對，免不了出現錯誤和舞弊。在電算化會計賬務處理中，整個處理過程分為輸入、處理、輸出三個環節，其控制的重點是在輸入這個環節，從輸入會計憑證到輸出會計賬表，一氣呵成，一切中間過程都在機內操作，是肉眼看不見的，而需要的任何中間資料，都可以通過查詢得到滿足，因此，在電算化會計中有數據處理業務一體化的傾向，這樣就廢除了手工會計中不同的賬務處理程式。

　　(五)、賬戶設置方法和賬簿登記方法的不同。在手工會計中，要為會計六大要素分別設置資產、負債、所有者權益、利潤、收入、費用等六大類賬戶，並要設置總分類賬和不同的明細分類賬。而在電算化會計中，把設置賬戶定義為：為了將來取得某種信息，預先設置好塑造該種信息的模型(亦稱房間)。所有的賬戶都給予一個科目號(房間號)，這個科目號的第一位，就標誌這個會計科目的大類別，前三位標誌了總賬的會計科目，這樣就可以很方便地進行總賬、明細賬、日記賬等各種處理，它完全打破了手工會計下各種賬簿的不同處理方式和核對方法，它已實現了數出一門(都從憑證上來)，數據共用(同時產生日記賬、特種日記賬、總分類賬、明細分類賬、報表等等)。

　　(六)、對賬、結賬和期末賬項調整的方式、方法不同。在手工會計中，填制記賬憑證的差錯、記賬或過賬的差錯、數量或金額計算上的差錯，以及財產物資的盤盈盤虧等，都難免發生，因此，在結賬前進行對賬，確保賬證相符、賬賬相符和賬實相符。在電算化會計中，同樣需要對賬，但對賬的形式和方法都發生了變化，例如：在電算化會計中不存在記賬和過賬上的差錯，輸入的憑證都經過電腦的邏輯校驗，所有的日記賬、明細賬、總賬都出於同一數據源，不會發生賬證、賬賬不符的情況，如果要確保輸入憑證本身的正確性，那麼控制重點應該放在輸入憑證的審核上。至於財產物資的盤盈盤虧，那麼只能依靠手工盤點，作成盤點表，輸入電腦，和機內的賬存數進行核對，以確定盤盈或盤虧。

　　在應計制情況下，手工操作的期末結賬通過一系列的賬項調整，把應歸屬本期的收入和費用完全登記入賬，以計算確定本期的利潤或虧損，把經營成果在賬上揭示出來；還要分別結算出每個賬戶的本期發生額及期末餘額，並將期末餘額轉為下期的期初餘額。這一系列工作都要通過手工編製各種轉賬憑證來進行。在電算化會計中，這些工作都由電腦根據預先編好的程式來完成。只要給了結賬的指令，電腦就自動完成這一系列工作，並自動產生各種有規律的轉賬機制憑證，並列印輸出。一旦結賬完畢，電腦能完全擯棄修改，已結的賬就不能再任意更改。

　　(七)、內部控制制度不同。在手工會計中，內部控制是通過憑證傳遞程式(規定每個工作點應完成的任務，併在傳遞程式中選擇控制點)，相互校驗、核對來實現的，此外，還通過對賬，檢查是否賬證相符、賬賬相符、賬實相符等等內部控制方式來保證數據的正確性，堵塞漏洞。而在電算化會計中由於賬務處理程式和會計工作組織體制的變化，除原始數據的收集、審核、編碼仍由原會計人員手工操作外，其餘的處理都由電腦部門負責。很明顯，原來的內部控制方式部分地被電腦所代替，由人工控制轉為人機控制，後者的控制要求更為嚴密，範圍更擴大，因此，必須加強電算化會計中的內部控制。

　　(八)、會計工作的組織體制不同。手工會計中，會計工作組織體制以會計事務的不同性質作為主要依據。一般手工會計中劃分如下專業組：材料組、成本組、工資組、資金組、綜合組等等，它們之間通過信息資料傳遞、交換、建立聯繫，相互稽核牽制，使會計工作正常運行，在電算化會計中，會計工作的體制以數據的不同形態作為主要依據，一般電算化會計中劃分如下的專業組：數據(信息)收集組、憑證編碼組、數據處理組、信息分析組、系統維護組等等。很明顯，這兩種工作組織體制是截然不同的。電算化會計將手工會計對數據分散收集，分散處理，重覆記錄的操作方式，改變成集中收集，統一處理，數據共用的操作方式，使會計信息的提取，就用更適應於現代化管理的要求。

　　(九)、會計人員素質不同。手工會計中的人員均是會計專業人員，其骨幹是會計師，在電算化會計中人員應由會計專業人員，電子電腦軟體，硬體和操作人員組成，會計人員不但精通本專業，還要熟悉電子電腦，形成複合型人才，其中骨幹應為瞭解電子電腦的高級會計人員。

　　(十)、會計系統的設計方法不同。在手工會計中，會計系統一般由會計師根據會計法規、會計準則、上級主管機構制定的統一的會計制度，並參考同行業的經驗，針對企業工作的需要，擬訂撰寫而成。有了電腦，會計數據處理高度自動化，賬冊、報表都要根據印表機的要求，重新設計，不但要遵循手工情況下的會計準則和會計制度，還要遵循電算化下的些特定的電算化制度，區別更大的是電算化會計系統是通過一系列相當複雜的過程開發出來，預先要編製好指令(程式)，然後才能指揮電腦按照指令，一步步完成會計工作的要求，這樣一個過程，稱為系統開發過程。系統開發就是在對原手工會計系統分析的基礎上，進行系統設計、系統編程和調試，從而建立一個新的電算化會計系統。