電子檔案管理系統

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電子檔案管理系統（Electronic Archives Management System）

　　電子檔案管理系統是指將具有歸檔電子文件的接收、電子檔案的整理組捲、電子檔案的案卷變動處理、電子檔案檢索目錄的編製、電子檔案閱覽等功能的對電子檔案進行全程管理的電腦網路系統。

　　電子檔案管理系統是企事業單位信息化建設的需要,它能夠極大地增強檔案的處理效率，並且能夠實現高效歸檔和檢索以及借閱檔案信息。電子檔案管理系統，是指把當前的檔案信息錄入電腦，在電腦中構建檔案資料庫，並把各種檔案信息在電腦頁面中顯示，以方便用戶的查詢和借閱，實現對檔案資源的科學、規範和有效的管理，為用戶提供高效率的檔案利用服務。

　　電子檔案管理系統,通過建立統一的標準，規範整個電子文件管理，包括規範各業務系統的電子文件管理；構建完整的電子檔案資源信息共用服務平臺，支持檔案管理全過程的信息化處理，包括：採集、移交接收、歸檔、存儲管理、借閱利用和編研發佈等等，同時逐步將業務管理模式轉換為服務化管理模式，以服務模型為業務管理基礎，業務流和數據流建立在以服務為模型的系統平臺之上。

　　電子檔案管理系統的開發涉及人、技術和管理等多方面的因素，是一個複雜的系統工程，運用系統工程的組織管理方法可以更好地處理其開發過程中諸多方面的複雜關係。概括起來，用系統工程方法組織管理電子檔案管理系統開發的優勢有以下5個方面：

1. 強調管理的整體性 系統工程方法強調把研究對象和研究過程作為一個有機整體，這樣才能達到系統效率最優化。
2. 降低管理過程的複雜性。#電子檔案管理系統所研究的對象在規模、結構、層次、相互聯繫等方面都比較複雜，其管理不僅涉及電腦工程技術，且包括檔案數字化過程中的很多問題，如數字化文件的格式標準、知識產權保護等，還牽涉到和“電子檔案工程”項目以及電子政務大系統的關係，甚至投資預算等方面，各方面之間的關係錯綜複雜。
3. 重視組織管理的科學化 一個複雜系統的研製有兩個並行的過程，即工程技術過程和管理控制過程，有時管理控制過程甚至更重要。
4. 減少投資決策的不確定性：電子檔案管理系統的技術結構複雜、涉及面廣，且影響投資建設的因素較多，其管理中的經濟計算所採用數據大部分來自預測和估計。

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