檔案數字化

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　　檔案數字化是隨著電腦技術、掃描技術、OCR技術、數字攝影技術(錄音、錄像)、資料庫技術、多媒體技術、存儲技術的發展而產生的一種新型檔案信息形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網路化的形式互相連接，利用電腦系統進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現資源共用。

　　檔案數字化是數字檔案建設最基礎的工作，傳統載體的檔案經高科技技術加工成數字檔案形式，通過區域網、政務網、互聯網進行電腦檢索、閱讀電子檔案，為迎接檔案信息服務新環境的挑戰，提高管理水平、提高效率，增強檔案業務部門的服務水平，為檔案內部管理及面向客戶服務提供高效率的全面服務。

　　檔案工作的數字化建設是順應潮流、適應時代發展的新舉措、新要求。檔案作為一種原生信息資源，其重要性正日益凸顯出來，逐步掌握信息技術為檔案工作服務，為社會主義經濟建設服務，為社會主義精神文明建設服務。

　　檔案數字化較之傳統檔案管理有不可替代的先進性：

　　一、提高經濟效益

　　過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數字化管理檔案使傳統的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節約了保管費用，節省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反覆印製資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　二、提高辦公效率

　　數字化檔案管理使資料能及時歸檔，並儘快提供利用。以組織部門為例，幹部的任用、幹部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數字化管理變可提供詳細、即時的數據信息，為領導決策提供服務。與此同時，數字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由於信息的超時空流動，數字化檔案事實上成為“無牆界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　三、增強檔案原件保護

　　將紙制檔案轉變為數字化電子檔案後，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數字化處理後無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數字化處理後，防止了部分檔案篡改的行為。

　　檔案數字化管理：

　　數字化幹部人事檔案管理系統是對傳統幹部人事檔案管理工作的一次創新，能夠實現對檔案和檔案材料收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統計、查閱等日常工作的數字化管理，並可通過組織系統專網實現幹部檔案的網上瀏覽和遠程查借閱功能。按照幹部檔案業務工作流程，經過系統管理員的授權，單位內部領導和有關科室可以在各自辦公室查閱幹部檔案，外來查檔單位可以在閱檔室通過電腦查閱電子檔案，也可以通過網路實現遠程閱檔。系統全面運行後，可以大大提高工作效率，提升幹部工作服務的水平和質量，實現幹部檔案由管理向幹部信息研究與利用的質的轉變。

　　檔案數字化採集：

　　從檔案實體庫提捲後，首先拆捲、校對檔案頁數、區分高掃、平掃材料，然後進行數據採集。檔案採集同時對圖像進行糾偏、去污、去黑邊等處理，校對檔案目錄、核對電子材料，完成初步審核。然後由專人再次對檔案原件及數據進行審核，確認無誤後，完成檔案裝訂還原，對電子數據進行歸檔。為檔案的利用提供準確可靠的數據信息。在整個過程中，各環節相互配合，協同操作，以流水線方式完成信息的採集、審核工作。

　　檔案數字化查閱：

　　以組織系統專用資源網為網路基礎，採用B/S(瀏覽器/伺服器)模式架構，在組織系統內部實現了本地及遠程查檔、閱檔功能。系統在安全方面進行了方考慮:可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權；閱檔過程進行詳細的日誌記錄；信息採用加密通道傳輸等多種方式，使系統運行更加安全可靠。

　　1、數字信息資源的建設

　　一方面通過網路直接歸檔。電子文件檔案可以在文件辦理結案後隨時歸檔，或在某一時間周期定時統一歸檔，由文件形成部門通過登錄系統登錄，登錄系統調用身份鑒別技術核對身份，確認正確後同意接收。經採集系統接收文件目錄和全文，再經檢查系統檢查確認正確後發送消息給歸檔單位，將目錄與全文分別導入至目錄資料庫和文件存儲系統保存。由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號，設定訪問限制級別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時歸檔，

• 一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率

• 另一方面也符合電子文件自身的特點，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

• 另一方面通過移交電子文件載體的形式歸檔。

　　這種歸檔方式必須有移交憑證，每份電子文件均應在《電子文件登記表》中登記，用於確認電子文件的完整性和原始性，電子文件登記表應與電子文件同時保存。如果對其內容進行更改，還需要有更改通知單。更改通知單上生產單位、電腦系統、軟體名稱、盤帶規格、更換原因、更換內容、更換人及批准人的詳細項目，都需要受到嚴格的電子文件管理制度的制約。此外，在管理中建立必要的備份，防止信息的丟失和失真，維護電子檔案的可靠性。

　　電子文件由於採用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定某些鑒定文件原始憑證性的關鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得複雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時進行數字簽名、信息認證、身份驗證和加密保護，保證文件在傳輸、處理過程中不會出現錯誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實性和準確性，保證電子文件的法律憑證地位。

　　對電子文件的著錄也是信息資源建設的重要內容。通過獲取、核對、分析、組織和記錄關於文件內容、結構、背景以及文件系統的信息，才能準確描述電子文件的形成過程和成果。就著錄內容而言，涉及文件形成過程中的各個要素，包括文件形成背景、內容和結構，而且著錄的重點也從文件內容轉移到文件的形成背景上。

　　2、實現掃描文件和已有目錄資料庫的掛接

　　通過檔案目錄資料庫和掃描文件的快速掛接，系統就可初步實現對目標檔案的全文檢索。然而，真正意義上的全文檢索，不僅應該構建功能完備的檔案全文資料庫，而且能夠集成資料庫檢索技術、全文檢索技術、圖像內容檢索技術以及數字化音頻和視頻信息的檢索技術等。由於數字化檔案要求必須與檔案原件完全一致，然而目前的數字轉換、識別技術又不能完全滿足這一要求，因此，要實現數字檔案全文檢索，還有待技術的進一步發展。

　　3、技術路線的優化選擇

　　檔案鑒定與數字化同步：從利用上講，解決制約檔案信息資源共用的主要瓶頸 --- 檔案開放鑒定問題是當務之急；從成本上講，檔案價值鑒定是避免失效檔案數字化的最佳方法。只有這樣，才能控制檔案數字化投入與產出比例失調、數量很大共用很少的問題。

　　多種檔案數據庫建設同步：一是首先建立文件級目錄資料庫。滿足一次檢索需要，建好文件級目錄資料庫。目前，絕大多數檔案館，因沒實現全部檔案的文件級目錄機檢，查檔不快、不准、不全的問題不可避免。所以，把文件級目錄資料庫建設作為基礎性工作，是提高檔案查全率、查準率必經之路。二是適時建立專題資料庫。隨著社會發展，對某一專題檔案集中需求時有發生，突擊建立專題資料庫，滿足社會需求是發揮檔案作用的最佳時機。三是優選建設全文資料庫。滿足檔案信息資源開發利用需要，優選建設全文資料庫。按照國家檔案局提出的利用頻繁檔案首先數字化的要求，遵循“二八”定律（即以 20%的努力達到80%的效果），同步開展檔案全文資料庫建設。

　　檔案數字化與上網利用同步：檔案數字化的根本目的是充分發揮其作用。通過電腦網路技術，實現檔案數字化與區域網上利用同步，開放檔案數字化與互聯網上利用同步。

　　4、開展檔案數字化問題的研究，及時解決數字化進程中的疑難問題。

　　檔案數字化是檔案工作中的一項新內容，不可避免地會遇到一些新情況、新問題。比如，數字化檔案信息壓縮及存儲的關鍵技術問題；數字化檔案信息安全、保密技術問題；數字化檔案信息的訪問形式與安全控制問題；數字化檔案信息知識產權問題；數字化檔案信息的法律地位問題。針對這些新情況、新問題，應在抓檔案原件數字化工作的同時，組織力量開展檔案數字化問題的研究，及時解決工作中的一些技術性問題，同時澄清和統一思想認識，確保檔案數字化工作的順利開展。

　　另外，必須加強檔案數字化和數字化檔案信息管理人才的培養。檔案數字化及數字化檔案信息管理，涉及到電腦軟硬體與掃描技術、數字影像處理技術、存儲技術和檔案管理的基礎知識，絕不是只懂得電腦技術或只懂得紙質等載體檔案管理知識的人所能勝任的，所以應加強這方面技術人員的培養。

　　檔案是企業開展業務活動的重要工具和憑證性信息記錄，是企業的核心信息資源與重要資產。集團企業具有機構龐大、下屬單位較多且層次複雜，各下屬單位分散等特點。對於集團企業，實現集中部署應用、分級管理，構建立體式企業數字檔案館，是集團企業數字檔案管理最佳解決之道。利用當前最先進的標準規範、信息技術，推出面向集團企業的數字檔案館解決方案。

　　企業版支持集中式、分散式部署和存儲，集中或分級管理模式。對於網路條件比較好的集團企業，推薦使用集中式部署模式，即採用總部集中建設模式，基於企業內部網路，將檔案信息資源集中存放在總部，如下圖所示。通過網路實現下屬分支機構之間、總部與各下屬分機構之間的檔案信息共用、彙總、移交和傳遞。通過通用的WEB查詢平臺和統一的許可權管理，在任何分支機構都可以進行跨部門、跨單位、跨地域的檔案檢索、瀏覽和下載利用，形成總部和下屬分支機構之間的虛擬檔案信息中心。

　　應用系統由基礎應用平臺、業務應用平臺、信息服務平臺、系統管理與維護、介面等五個部分組成：

　　基礎應用平臺

　　為系統功能提供基礎性的應用服務，如工作流引擎、OCR服務、文檔格式服務、全文檢索服務、報表引擎等等。

　　業務應用平臺

　　為檔案管理機構提供檔案管理的平臺，包括檔案工作管理、檔案收集整編、檔案管理、檔案保管、開發利用等業務。

　　信息服務平臺

　　為檔案利用者提供信息服務的平臺，包括檔案網站、多種檔案查詢模式、圖書資料信息的查詢、電子文件瀏覽等。

　　系統設置與維護

　　實現系統設置、業務建模兩大主要功能。系統設置主要用於配置系統運行環境的參數，包括伺服器集群、存儲系統（支持分散式和集中式）、基礎應用層各應用參數的配置等。業務建模系統主要包括全宗群、檔案門類、管理目錄樹、分類表、元數據、報表、表單等各基礎數據結構的定義。

　　介面

　　介面包括了兩個部分，一部分是本系統與其它系統集成的介面，一般包括了與OA系統等系統的集成介面；另一個介面是指系統提供二次開發的介面，系統可提供基礎應用、檔案業務管理、檔案信息服務等不同層面的SDK開發包。