电子档案管理系统

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电子档案管理系统（Electronic Archives Management System）

　　电子档案管理系统是指将具有归档电子文件的接收、电子档案的整理组卷、电子档案的案卷变动处理、电子档案检索目录的编制、电子档案阅览等功能的对电子档案进行全程管理的计算机网络系统。

　　电子档案管理系统是企事业单位信息化建设的需要,它能够极大地增强档案的处理效率，并且能够实现高效归档和检索以及借阅档案信息。电子档案管理系统，是指把当前的档案信息录入电脑，在电脑中构建档案数据库，并把各种档案信息在电脑页面中显示，以方便用户的查询和借阅，实现对档案资源的科学、规范和有效的管理，为用户提供高效率的档案利用服务。

　　电子档案管理系统,通过建立统一的标准，规范整个电子文件管理，包括规范各业务系统的电子文件管理；构建完整的电子档案资源信息共享服务平台，支持档案管理全过程的信息化处理，包括：采集、移交接收、归档、存储管理、借阅利用和编研发布等等，同时逐步将业务管理模式转换为服务化管理模式，以服务模型为业务管理基础，业务流和数据流建立在以服务为模型的系统平台之上。

　　电子档案管理系统的开发涉及人、技术和管理等多方面的因素，是一个复杂的系统工程，运用系统工程的组织管理方法可以更好地处理其开发过程中诸多方面的复杂关系。概括起来，用系统工程方法组织管理电子档案管理系统开发的优势有以下5个方面：

1. 强调管理的整体性 系统工程方法强调把研究对象和研究过程作为一个有机整体，这样才能达到系统效率最优化。
2. 降低管理过程的复杂性。#电子档案管理系统所研究的对象在规模、结构、层次、相互联系等方面都比较复杂，其管理不仅涉及计算机工程技术，且包括档案数字化过程中的很多问题，如数字化文件的格式标准、知识产权保护等，还牵涉到和“电子档案工程”项目以及电子政务大系统的关系，甚至投资预算等方面，各方面之间的关系错综复杂。
3. 重视组织管理的科学化 一个复杂系统的研制有两个并行的过程，即工程技术过程和管理控制过程，有时管理控制过程甚至更重要。
4. 减少投资决策的不确定性：电子档案管理系统的技术结构复杂、涉及面广，且影响投资建设的因素较多，其管理中的经济计算所采用数据大部分来自预测和估计。

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