會計主管

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會計主管(Accounting Manager)

目錄

什麼是會計主管

  會計主管是指單位會計機構的負責人,是各單位會計工作的具體領導者和組織者。

會計主管的主要職責

  (1)遵守國家法規,制定企業財務制度。具體領導本企業的財務會計工作,對各項財務會計工作要定期研究、佈置、檢查、總結。要積極宣傳、嚴格遵守財經紀律和各項規章制度。要把專業核算與經營管理緊密結合起來,不斷改進財務會計工作。組織制定本單位的各項財務會計制度,並督促貫徹執行。根據《企業財務通則》《企業會計準則》,結合本企業的生產經營特點,制定適合本企業的各項財務會計制度,要貫徹經濟核算的原則,以便提高經濟效益。要隨時檢查各項制度的執行情況,發現違反財經紀律、財務會計制度的情況,要及時制止和糾正,重大問題並向領導或有關部門報告。要及時總結經驗,不斷地修訂和完善本企業各項財務會計制度。

  (2)組織籌集資金,節約使用資金。組織編製本單位資金的籌集計劃和使用計劃,並組織實施。資金的籌集計劃和使用計劃要結合本單位的經營預測經營決策以及生產、經營、供應、銷售、勞動、技術措施等計劃,按年、按季、按月進行編製,並根據企業的經濟核算責任制將各項計劃指標分解下達落實,督促執行。根據生產經營發展和節約資金的要求,組織有關人員,合理核定資金定額,加強資金的使用管理,提高資金使用效果。根據管用結合和資金歸口分級管理的要求,擬定資金管理與核算實施辦法,並組織有關部門貫徹執行。

  (3)認真研究稅法,督促足額上繳。對於應該上繳的稅金費用等款項,要按照國家稅法等規定進行嚴格審查,督促辦理解繳手續,做到按期足額上繳,不擠占、不挪用、不拖欠、不截留。積極組織完成各項上繳任務。

  (4)組織分析活動,參與經營決策。按月、按季、按年分析計劃的完成情況,找出管理中的漏洞,提出改善經營管理的建議和措施,進一步挖掘增收節支的潛力。參加生產經營管理會議,參與經營決策。充分運用會計資料,分析經濟效果。提供可靠信息,預測經濟前景,為領導決策當好參謀助手。

  (5)參與審查合同,維護企業利益。審查或參與擬定經濟合同、協議及其他經濟文件。對於違反國家法律和制度,損害國家和集體利益,以及沒有資金來源的經濟合同和協議,應拒絕執行,並向本單位領導報告。對重要的經濟合同和協議,要積极參与擬定,加強事前監督

  (6)提出財務報告,彙報財務工作。負責按規定定期或不定期地向企業管理當局、職工代表大會報告或股東大會報告財務狀況經營成果,以便高層管理人員進行決策。要按照會計制度和上級有關規定,認真審查對外提供的會計報表,保證會計資料的真實可靠,並及時按規定報送給有關部門。

  (7)組織會計人員學習,考核調配人員。要建立學習制度,組織會計人員學習業務技術,不斷提高會計人員的業務水平。定期召開專業研討會,研究工作問題。要制定對會計人員的考核辦法,按期進行考核。參與研究會計人員的任用和調配。對不適合做會計工作的人員,要提出建議,進行調整;對不能勝任會計工作的人員,要幫助培養提高,或者另行安排適當的工作。

會計主管的報銷單據審核

  對報銷單據進行審核是會計主管工作的必經程式和重要環節,審核細緻、到位可有效提高工作效率。總的來說,主管會計審核的重點主要有:

  1、審核收入行為和內容是否合法、收入數額是否全部上繳。收入數額、進度是否執行了有關合同和協議規定。

  2、支出行為是否經批准,支出項目是否超授權範圍。

  3、支出內容是否真實、合法,是否有預算和用款計劃,支出金額是否超預算、超計劃。

  4、支出單據是否合規。

  5、核准經手、初審、審批、審定的程式和手續是否完備,有關人員是否簽字。

  在實際工作中應具體從以下幾個方面把握:

  一、審核原始單據粘貼、填報是否規範

  1、原始單據需粘貼在原始憑證粘貼紙上,從裝訂線右邊開始粘貼,註意粘貼時保持左邊單據在上,右邊單據在下,順次粘貼。單據粘貼應平展、整齊,不能超出粘貼紙邊緣。

  2、列印費清單應貼於其對應發票之後;固定資產增加憑單、招待費和會議費呈請單等均需與所對應發票粘貼在一起。

  3、交通費報銷單、差旅費報銷單填報時應註意:①報銷日期、所附單據張數、起止日期、起止地點、報銷人簽名等是否填寫齊全;②大小寫金額是否一致;③交通費報銷單後附的路橋費是否在報銷單填寫的起止日期和起止地點範圍內;④差旅費報銷單後附的車票、餐費發票、住宿費發票是否在起止日期和起止地點範圍內;⑤外出開會和外出培訓差旅費支出還需附有會議通知或培訓通知。通知文件應另行粘貼在原始憑證粘貼紙上,附在差旅費報銷單據後面,差旅費報銷單上填寫的單據張數應包括通知文件張數;⑥一次出差涉及不同部門的,應由主要部門彙總統一填報(防止發生的共性費用分攤不均造成個別差旅費超標)。

  4、原始憑證彙總表填報時應註意:①按支出類別分類依次填報,並分類粘貼;②填報日期、填報單位(部門)、摘要、科目、附件張數等應填寫齊全;③大、小寫金額應一致;④註意單位領導審簽及報賬員簽名是否齊全。

  5、票據附件是對票據內容的重要補充和說明。主要包括一般性、消耗性支出的“清單”或“附表”,工程或設備支出的合同(協議)、監理付款憑證、驗收證明(書)、定案單(審核意見書、審核決定書),會議費支出的會議通知、會議呈請單、與會人員簽到表、酒店結算清單,接待費支出的接待費呈請單、接待用酒審批單,差旅費支出的外出人員審批單、參加會議的會議通知(邀請函、領導批示的電話記錄),撥款支出應附有經領導批示的資金或資金補助請示文件,政府採購支出應附政府採購申請表、協議供貨通知單(政府採購中心採購)、合同或協議(部門採購)、政府採購物品(工程)驗收單等,應一併附在相應的單據後面。原始憑證彙總表附件張數填寫時應註意:按每類支出單據張數和所對應的附件張數之和加計填列。

  例如:固定資產增加憑單、政府採購申請單、購買物品清單、招待費呈請單、會議費呈請單和會議通知文件、會議簽到單、會議消費清單,都應計入所對應支出類別的附件張數中。

  因差旅費報銷單和交通費報銷單上已填寫了後附單據張數,所以在計算原始憑證彙總表附件張數時不再加算差旅費和交通費報銷單後附的單據張數,而是將每個差旅費報銷單、交通費報銷單及其所附單據視為1張計入原始憑證彙總表附件。

  二、收費單據審核

  具有收費職能的單位或部門,對所開具的財政收費票據應註意審查:①是否有經收人或制單人簽名;②開票日期、執收單位、執收項目、繳款人、收費標準等欄目是否填寫齊全;③收費金額大小寫是否一致;④執收編碼、執收項目及收費標準是否對應一致;⑤收費標準是否符合收費許可要求,有無誤收、多收、少收等情況,發現錯誤應及時通知收費部門補正。

  三、支出單據審核

  1、對單位取得的外來支出單據應審核是否為合法、合規的票據。目前財政機關監製的票據有非稅收入收據(包括手寫和定額兩種)、非稅收入繳款書、罰沒收入票據、往來款結算收據、社團收費、醫療機構收費專用票據、接受捐贈統一收據等;稅務部門印製或監製的票據主要有國稅務部門的商業零售發票(包括機打和定額兩種)、工業銷售發票、商品批發發票、維修業專用發票、增值稅普通發票代開發票等,地稅務部門的服務業(適用加工承攬、建築、交通服務、租賃、餐飲住宿業務)統一發票(包括機打和定額兩種)、餐飲住宿專用發票(包括機打和定額兩種)、郵政通訊業專用發票、廣告業專用發票、報刊發行業專用發票、保險業專用發票等。

  對這部分外來原始單據應註意:①是否蓋有出票單位印章(註意與稅務局印章區分);②是否有經收人或開票人簽名;③日期、付款人名稱、品名或項目名稱、數量、單價是否填寫齊全;④金額大小寫是否一致;⑤註意經濟事項發生的時間順序與票據號碼順序排列是否一致;⑥註意區分國稅、地稅發票的適用範圍。例如:購買辦公用品、食品等取得的發票應是由國家稅務局監製的商品零售業統一發票(註意菏澤市內購物發票號碼應是“13717******”號段,濟南市購物發票號碼是“13701******”號段);列印、刻章、製作會議條幅、計程車票、賓館住宿費、招待餐費、會議費發票應是由地方稅務局監製的統一發票。可通過發票上端的橢圓型發票監製章和發票左端的發票印刷字型大小(豎行小字)進行辨別。

  2、對單位自製原始支出憑證的審核。內部自製憑證主要包括交通費報銷單、差旅費報銷單、領(付)款單、勞務報酬(咨詢、論證、評審、驗收等)發放表、會議費呈請單、接待費(工作餐)呈請單、原始憑證彙總表、收入(支出)彙總表等。審核這些單據時應註意:①加蓋單位公章或科室公章②註意日期、發放款項內容、領款人簽名是否齊全,③大小寫金額是否一致,④是否有製表人或經辦人簽名。⑤採用領款單領取款項的,還應寫明領款人住址,由領款人在簽名處簽字或蓋章並按手印。⑥對應代扣個人所得稅金的,還應按規定扣稅。

  3、凡開具概括性內容的購買、消耗性支出如“辦公用品”、“食品”、“勞保用品”、“電料”、“配件”、“維修費”、“印刷費”等票據,必須附蓋有出票人公章的清單,經辦人在清單上簽字確認。對大宗購物、非定點印刷等支出,還應附相關政府採購手續。確因客觀原因不能取得以上票據的零星支出如“裝卸費”、“零工費”、農貿市場購買農副產品等,應使用單位統一印製的領(付)款單,嚴禁白條報銷。

  4、註意審查招待費支出、會議費支出是否附有經單位審批的呈請單,呈請單中的日期、地點是否與消費清單中的日期、地點相符,會議費還要審查是否與會議通知上的日期、地點相符,是否附有會議通知文件和會議簽到單。

  5、註意審查差旅費報銷是否符合規定標準,有 無漏報或錯報公雜費、住宿費、伙食費、城市間交通費情況。

  6、註意財務支出單據不得塗改、挖補,發現原始憑證有錯誤的,應由開票單位重開或更正,更正處應加蓋出票單位印章。從外單位取得的財務支出票據如有遺失,應取得原開票單位蓋有公章的證明,並註明原票據的號碼、金額和內容等,由經辦單位報賬員、財務負責人和單位領導人批准後,才能代作原始憑證。如果確實無法取得證明的,如火車、輪船、飛機票等憑證,由當事人寫出詳細情況,由單位報賬員、財務負責人和單位領導人批准後,代作原始憑證。

  以上單據憑證都須經單位負責人、財務負責人簽字後才予以報銷。財務工作是一項很嚴謹的工作,財務體系、財務制度都具有嚴謹性,數字與數字之間存在許多勾稽關係,賬賬、賬表、賬實相符是對財務工作的基本要求。在做賬過程中,一處差錯往往會導致另一處差錯,財務人員必須具備查賬、找錯的基本功。俗話說:“做賬容易查賬難”。避免賬務差錯的產生,可以先從做賬及時性著手,對現金日記賬、銀行日記賬等資金類賬戶,做到日清月結,每日核對賬款是否相符,發現問題及時查找。對於月末彙總的如原材料出庫單、庫存商品出庫單等,在輸入各管理軟體或表格時,記載日期、單據號等原始信息,便於日後查找,對單據數量較多的分次分批輸入和核對,減少初次錄入時產生的差錯。出現差錯當月及時查找,縮小範圍, 找出重點,併在實際工作中註意不斷的總結,收集和積累經驗。

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