财务信息系统

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财务信息系统(Financial information system)

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什么是财务信息系统

  财务信息系统以合理的部门合作、疏通的信息渠道为依托,以计算机、internet网络、网络财务软件为手段,建立的财务信息服务系统。是管理信息系统的一个子系统,是专门用于收集、存储、传输和加工会计数据,输出财务信息信息系统。它运用本身所特有的一套方法,从价值方面对事业、机关团体的经营活动和经营成果,进行全面、连续、系统的定量描述。财务各项活动都与信息有关,收集原始凭证是获取用于生成财务信息的会计数据;设置账户是对财务数据进行分类;填制记账凭证登记账簿是把财务数据转化成财务信息并进行信息的传递和存储;账簿和报表的查阅则是财务信息的输出。财务活动的各个环节相互联系、相互衔接,实现了由财务数据到财务信息的转换过程。

财务信息系统的功能模块

Image:财务信息系统.jpg

财务信息系统的特征

  财务信息系统作为管理系统的一个组成部分,与管理信息系统的其他子系统相比,具有许多共同之处,如可分割性,能把财务信息系统划分为若干个更小的子系统;联系性,财务信息系统可与其他子系统相互联系;财务信息系统能扩展、能压缩、能根据管理要求加以变换等,但同时财务信息系统又有其本身特有的一些特征。从系统设计的角度看,一般要有以下几个方面的特征:

  • 数据量大
  • 数据结构复杂
  • 数据的全面性、完整性、真实性、准确性要求高
  • 数据要具有可验证性
  • 财务信息系统具有监督的功能

  以上这些特征,是在财务管理工作中经实践逐步形成的,在实现财务管理电算化过程中,仍然应该充分体现这些特征。

财务信息系统的设计原则

  要成功地设计一个满足企业需要,促进企业提高生产经营和管理水平的财务信息系统,除了应充分考虑上述几个方面的特征外,还应遵循以下几个设计原则:

  1.有明确的目的,确保企业的要求要建立一个有效的财务信息系统,必须有明确的目的 信息系统的有效性,主要看其是否能最大限度地满足企业的要求。这是评价一个信息系统质量高低的主要标志,也是协调和解决各种矛盾的原则。

  2.要有明确的使用范围,确保实施条件财务信息系统数据量大,结构复杂,要求高,数据处理方法要求严。

  3.要求各个组成部分协调~ 致,形成统一整体财务信息系统是一个规模大、内容复杂、技术性强的管理信息系统。信息内部包括许多个子系统系统的设计往往需要由许多人共同完成。因此,必须要求财务信息系统内部各个组成部分协调一致,形成统一的整体,协同运转。

  4.要有较强的应变性,财务信息系统设计完成投入使用后,往往会出现企业主客观条件发生变化,或者发现原计划不尽完善等情况。为了提高系统的优化水平和增强系统的功能等,需要经常进行修改和维护。因此,在设计中要采取必要的措施,增强系统的应变性。要尽可能把修改工作压缩在最小范围内进行,防止出现推倒重建。

  5.要有实用性和经济性,财务信息系统有实用性和经济性 设计中要尽量使系统简便、灵活、效率高,并力求以实用为前提,尽可能减少开支,取得尽可能大的功能。

  6.要有充分的安全可靠性,安全可靠是财务信息系统的重要特征。财务管理电算化虽然比手工操作或机械操作具有较大的优越性,但如何保证其安全可靠性,是应予高度重视的问题。因此,在财务信息系统设计中必须采取多 方面的防范措施,最大限度地保证系统的安全可靠。

财务信息系统在ERP中的演进

  从90年代中后期开始,为了确立竞争优势,各国企业更加关注进入市场的时间、产品的质量、服务的水平和运营成本的降低,并且为适应市场全球化要求,组织结构投资结构也趋向于分布式和扁平化。企业家们意识到,企业不仅需要合理规划和运用自身各项资源,还需将经营环境的各方面,如客户、供应商分销商和代理网络、各地制造工厂和库存等的经营资源紧密结合起来,形成供应链,并准确及时地反映各方的动态信息,监控经营成本和资金流向,提高企业对市场反应的灵活性和财务效率。

  与此相对应,一方面企业开始重组组织结构和管理模式,即所谓业务流程重组(BPR);另一方面重视利用先进信息技术的促进作用,在MRPⅡ的基础上,实施ERP系统,以求更有效地支持新的供应链和战略决策。可以说,供应链的概念和集成的财务管理是ERP对传统的MRPⅡ进行改造和超越的两个核心。  

  这种趋势对财务信息管理系统的挑战则体现在:对全球市场信息的快速反馈;在降低各类经营成本和缩短产品进入市场的周期间寻求平衡;提高对企业内部其他部门和外部组织的财务管理水平;提供更丰富的战略性财务信息;更强的财务分析和决策支持能力。

  传统的会计信息系统,包括MRPⅡ中的会计和财务模块,主要的特点是用于事后收集和反映会计数据,在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱。另外,系统的信息处理一般都是对手工会计职能的自动化,系统的结构是面向任务和职能的,这对满足会计核算的要求来说已经足够,但在业务流程的监控和与其他系统的集成性上还需要加以完善。

  进入到实现企业信息化管理的ERP阶段,要求企业的财务信息系统能够适应这些变化,进行全面的结构调整,满足企业更高的财务管理需求。

ERP中财务信息系统的结构

  ERP的应用系统实现了很好的集成性和层次丰富的功能,其应用系统一般分为财务系统、供应链管理系统、制造资源管理系统、项目管理系统人力资源管理系统等几大系列。其中,财务信息系统已经涵盖了企业会计和财务管理的主要职能。  

  1.财务计划的核心作用在于分析预算和实际执行情况的差异并做出必要的调整。这在传统财务系统中是比较薄弱的环节,利用总账和财务分析模块,可以做到对公司级和部门级的预算和预测,并且能支持自上而下、自下而上以及分布式的预算生成。

  2.ERP能支持企业集团跨国公司内不同类型企业的财务报表合并。能对多级次帐套,多币种和多会计日历的报表进行合并,并可以对科目的余额进行追溯至原始业务的凭证。

  3.利用Financial Analyzer模块,企业各层次员工及外部有关人员在得到授权的前提下,可以对财务数据进行建模分析。更复杂的财务分析可以利用在线数据分析处理工具(OLAP)进行多种角度的数据建模。例如,可以将销售数据分别按照地区、产品类和销售员进行比较,并对影响销售的各因素如价格进行敏感性建模分析,从而得到科学的决策。

  4.财务管理和控制集中体现在对费用的管理上。ERP采购、应付账款固定资产模块的集成性既减少了费用数据的重复录入,也能自动地收集,形成报表供有关人员分析和评估。

  5.应收账款模块可以处理多币种和多国税制以及多种付款方式,使得应收账款的管理实现了对全球化经营的支持。

  6.企业的现金管理涉及到财务的各个方面。现金管理模块与应收账款模块、应付账款模块和总账模块是集成的,并提供与银行的数据接口,从而形成了一个能支持多币种、自动银行对帐的现金管理体系。

  7.固定资产与采购、库存、总账等模块相互传递有关资产和设备库存的信息,保证在系统中维护准确的资产数据。系统能支持各种资产的折旧、重估、清理的会计处理和财务报表,为企业确定有利的资产管理策略提供服务。

财务信息系统在ERP应用中完善

  新一代ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、全球化财务管理支持的转变。这些转变具体体现在:

  1、吸收并内嵌了国际先进企业的财务管理实践,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程,如支持凭证的集中式审核,加快了期末关封帐的速度,使得财务管理的效率得到提高;

  2、财务系统不仅在内部的各模块充分集成,与供应链和生产制造等系统也达到了无缝集成。使得企业各项经营业务的财务信息能及时准确地得到反馈,从而加强了资金流的全局管理和控制;

  3、强调面向业务流程的财务信息的收集、分析和控制。使财务系统能支持重组后的业务流程,并做到对业务活动的成本控制(如基于作业的成本控制,即ABC);

  4、更全面地提供财务管理信息,为包括战略决策和业务操作等各层次的管理需要服务。除了提供必须的财务报表外,能提供多种管理性报表和查询功能,并提供了方便于最终用户使用的财务建模和分析模块(如Oracle公司的Financial Analyzer和OLAP);

  5、支持企业的全球化经营。为分布在世界各地的分支结构提供一个统一的会计核算和财务管理平台,同时也能支持各国当地的财务法规和报表要求。如提供多币种会计处理能力,支持各币种间的转换;支持多国会计实体的财务报表合并等;支持基于Web的财务信息处理。

  总之,正是在适应企业全面信息化管理和开展电子商务的应用过程中,财务信息管理系统也得到了不断的发展和完善,实现了更好地服务于企业管理的目标。

参考文献

  • 《财务信息系统的特征和设计原则》 作者:冯艳
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