庫存信息

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庫存信息(Inventory information)

目錄

什麼是庫存信息[1]

  庫存信息是指庫存的收發貨、指定貨位和調整庫存的信息。其作用是明確計劃需求、管理製成品庫存以及安排配送渠道。庫存信息是物流信息系統的中心,是計劃與協調作業之間最基本的界面。

庫存信息的內容[2]

  庫存信息是伴隨著庫存管理活動而產生的信息。相對應於訂購、預測、計劃和執行等管理活動,庫存信息有訂貨、訂貨商品的出庫和商品採購反饋的信息。庫存信息管理需要從這些信息中篩選出有效的信息並迅速加以處理。銷售管理最重要的是嚴格地按照顧客要求的送貨時間、地點和數量進行送貨庫存管理則在服務水平和成本平衡的基礎上確定如何訂貨、訂貨多少及何時訂貨。為此,就必須建立一個能迅速地處理大量信息的庫存信息系統,以便能迅速地開展物流活動並有效地管理庫存。

庫存信息的作用[3]

  庫存信息是物流計劃、協調作業之間最基本的界面,其作用是在從生產到顧客裝運的期問為明確計劃需求和管理製成品庫存提供決策服務。庫存信息的第一個作用是預測。預測內容是每一個配送中心顧客對產品的需求,從而支持物流企業作出決策計劃。

  決策支持是庫存信息管理的另一個功能。決策支持是指導庫存計劃人員在決定何時訂貨、訂多少貨時所必需的。決策支持的工具較多,覆蓋了從簡單的反應模型到複雜的計劃工具等諸多內容。反應模型是根據再訂貨點和訂貨數量參數對當前的需求和存貨環境作反應。有效的庫存管理可以大大地降低滿足特定服務目標所需的存貨資產水平。庫存管還包括監督庫存水平、周轉期和生產率等。

庫存信息的分析[4]

  從各種角度對庫存物料信息做分析,例如日常的物料進、出、存的業務數據分析,物料占用資金分析,物料來源和去向分析,物料分類構成分析等,並可以分析各種庫存管理指標,如上節討論過的庫存管理策略中的各種周轉率、可供應時間等。這些信息對企業庫存與其他管理工作有監督和促進作用。

  庫存管理子系統通過對庫存物品的入庫、出庫、移動和盤點等操作進行全面的控制管理,幫助企業的倉庫管理人員管理庫存物品,以達到降低庫存,減少資金占用,杜絕物料積壓與短缺現象,提高客戶服務水平,保證生產經營活動順利進行的目的。庫存管理子系統從級別、類別、貨位、批次、單件、ABC分類等不同角度來管理庫存物品的數量、庫存成本和資金占用情況,以便用戶可以及時瞭解和控制庫存業務等各方面的準確數據。對庫存管理子系統與採購、生產、銷售成本總賬等於系統之間密切的數據傳遞進行管理。例如,採購物料通過庫存接受入庫,生產所需原材料和零部件通過倉庫發放,銷售產品由成品倉庫發貨,庫存物料成本及占用資金有成本和總賬管理來核算等。

庫存信息的利用[5]

  在進銷存系統中,倉庫控制是一個重要的環節。它是聯繫進貨和銷售的紐帶,許多重要的進貨信息通過倉庫傳遞給銷售和財務,同時銷售的信息也反饋給出庫。

  庫存信息起到紐帶作用,是整個信息系統順暢完整的關鍵。各部門都需要庫存信息來決定其運作,比如採購需要以它為基礎決定訂貨數量和時間;銷售需要以它為基礎決定是否能夠進行銷售,指導銷售價格和交貨時間;財務需要從中計算庫存資金占有和資金周轉時間。總之,不同的業務需要從庫存中獲得不同的信息使其業務更有序地開展。同時各業務部門也會對庫存信息加以修正,改變其數據,用以指導和制約其他業務的進行。具體地說,一個系統中的採購、銷售、倉庫保管和財務四大業務對庫存信息的需求和修改是各不相同,但是又互相聯繫、互相制約的。

  1.補貨與訂貨對庫存信息的利用

  無論採用哪一種補貨模型,都需要準確地知道當前的庫存數量。通常,進行補貨時,需要瞭解的當前庫存數量,但並不是倉庫中的實際數量。在配送中,往往實際可以支配的庫存數量與倉庫中的實際數量不一致。這主要是由於一些貨物雖然還在倉庫中,但是已經被預配或銷售掉了,這部分的庫存應當從作為補貨根據的庫存數量中減去,稱為已分配的庫存。同樣在採購訂貨時,並不是僅按倉庫中的實際數量,還需要考慮已發出的訂單。發出的訂單上的貨有時還未入庫,但這部分的庫存也應該從作為補貨根據的庫存數量中減去,防止重覆訂貨。所以,從採購業務的角度來看,庫存信息應該是能夠用以指導正確下訂單的庫存,由採購在單量、實際庫存量和己分配的庫存數量三者組成,並且由訂貨作業和入庫作業來修改採購在單量和實際庫存量。

  2. 銷售業務對庫存信息的利用

  對銷售來說,需要從庫存信息中提取可銷售的數量、銷售價格和交貨時間三個數據。可銷售的數量包括現貨和訂貨兩種。對於現貨來說,交貨時間可能是即時的,也可能是安排幾天後提貨。假設安排在比如說三天之後提貨,那麼,就可以動用庫存中三天後到達的入庫貨物,而把當前的現貨分配給需要即時提貨的顧客。所以在記錄因銷售而產生的已分配庫存數量時,如果能夠記錄需求時間,就可以實現上述的動態庫存需求調配。當然,這需要將庫存中將入庫的產品也記錄預計到貨時間,並且這種預計是有保證的。使用動態庫存調配後,庫存系統能夠告訴銷售人員的,就不僅僅是可銷售庫存一個簡單的數字,而是當前可供應的數量,一天後可供應的數量,兩天後可供應的數量等。

  除了數量以外,銷售中需要知道的另一個重要信息就是價格

  當商品價格浮動較頻繁時,銷售價格必然要隨著採購價格的變化而變化,因此,就需要知道當前銷售的這些商品的採購價格的組成是什麼,才能決定一個合理的銷售價格。採購價格並非在採購完成後就一成不變,還會隨著諸如供應商讓價之類的各種因素的變化而變化。於是,在庫存信息中就需要保留貨品的價格和該價格下的數量等信息。

  所以,對銷售業務來講,它需要使用庫存信息中的將要入庫量、實際庫存量、已分配數量、庫存價格來決定銷售數量、銷售價格和交貨日期,同時銷售作業又改變了庫存中已分配數量和實際庫存量。

  3.倉庫保管對庫存信息的利用

  在有多個不同倉庫的情況下,無論是採購還是銷售,都可以把整個企業,或者是一個地區的所有倉庫當成一個邏輯倉庫宋處理。採購業務和銷售業務可以不關心最終是哪個物流倉庫收貨和發貨。但是對於倉庫保管員來說,就需要區分每個物流倉庫的庫存情況。他並不關心所謂的採購在單數量和已分配的數量,他只關心實際庫存數量。當倉庫足夠大時,通常被劃分成貨位。這就需要掌握貨位容量和商品存量的信息,以決定收貨時應該放到哪個貨位,發貨時應該從哪個貨位取貨。所以,只知道倉庫存量對倉庫保管員來說是不夠的,他還需要更詳細的貨位存量的信息。商品在不同的倉庫和貨位之間移動的作業會影響這些數據。此外,貨晶的有效期也是倉庫保管員所關心的一個數據。

  4.財務對庫存信息的利用

  財務所關心的庫存和業務所關心的庫存有所不同,這也就是經常提到的財務庫存業務庫存。對業務庫存來說,主要關心的是數量。如果使用嚴格的庫存管理方法,應該管理到每個商品的數量,而不是庫存金額。只有在粗略的庫存管理中,才使用金額來表示有多少庫存。這個金額一般使用指定的價格來計算,這要比使用精確的價格來計算方便。而對財務來說,更關心的是金額。可以使用售價金額,更精確的是以進價金額來計算庫存。由於進價會不斷地變化,同樣的商品在庫存中也會有不同的價格。這樣,銷售出庫後所要減少的庫存金額也不是完全一樣的。這就有了所謂的使用諸如“先進先出”的方法計算庫存金額和銷售進價金額等核算方法。

  財務所關心的和庫存有關的第二件事情,是目前庫存中有多少金額是開具了發票,有多少是暫估的。開具了發票的進貨在一定程度上是確定了精確的進貨價格,但仍然不能排除在此之後的價格調整。未開具發票的進貨,即暫估進貨的金額通常是不甚準確,以後需要調整的。在進貨價格發生變化時,財務要求庫存金額隨之調整,甚至銷售進價金額也要隨之調整。所有的這一切,都只有在庫存系統能夠提供當前庫存的價格結構的前提下才能達到。

  財務所關心的另一和銷售有關的數據也要從庫存中得到,那就是供應商的銷售業績。在一種商品只由一個供應商供貨,並且只使用經銷或代銷一種營銷方式的情況下,這個數據可以跟隨商品屬性。但在實際中,一種商品同時有兩個供應商,並且經銷一個供應商的商品,同時代銷另一個供應商的同一種商品的情況也可能出現。甚至對於同一個供應商的同一種商品,在一個時刻既有經銷的庫存,又有代銷的庫存。這個時候就需要由庫存系統提供信息,使銷售能夠被精確地統計到對應的供應商賬戶上去。

  一個良好的庫存系統要能夠為進、銷、存、財務系統及時準確地提供必要的信息,並且這些信息在本質上相容,但在表現上又是各異的。同時,不同的系統,不同的使用者所能獲取和修改的信息也要有限制,這是對庫存信息安全性的要求。

庫存信息的重要數據[3]

  有關庫存信息的重要數據是衡量物流企業的服務水平、運營狀況的重要參考信息,具包括以下幾個方面的數據。

  (1)需求滿足率。一般說來,一個物流企業的服務水平是用供應量占需求量的百分比來衡量的。供應量大,服務水平越高。但這並不意味著為了提高服務水平而一味地增加供應量。因為盲目增大庫存量會增加庫存管理成本。所以必須重點掌握動態的安全庫存量(保險儲備)的庫信息,保證供應。對於某些季節性波動的生產和供應,則更應該確定合理的庫存量,從保證生產和供應的均衡性和連續性。所以服務水平是庫存信息的一個重要數據。

  (2)缺貨率。缺貨率是從另一個角度衡量服務水平高低的指標。它是用缺貨量與需求量的比值來計算的。

  (3)平均供應費用。平均供應費用是指為供應每單位庫存物資所消耗的活勞動物化勞動

  (4)庫存資金周轉率庫存資金周轉率是指單位庫存資金用於供應的效率。為了提高庫存資金周轉率,要正確地掌握其相關的變動的信息數據,以便調整及確定合理的儲存金額,處理積壓和提高服務水平。

  需求滿足率、缺貨率、平均供應費用和庫存資金周轉率4個指標是相互聯繫、相互制約的。庫存信息的作用在於為庫存管理提供服務,權衡輕重,分清主次,全面考慮,作出最佳的決策

庫存信息的收集[2]

  (一)庫存信息收集的重要性

  庫存信息的收集是庫存信息管理的基礎,所有有關訂購數量的決策都是以該項物品的庫存餘額為依據的。誇大或縮小庫存餘額會造成缺貨或超儲,並且錯位的庫存信息收集會引起許多問題的連鎖反應,如:失銷、欠銷、生產率低下、交貨延誤、大量支付交貨費用和保險運輸費。

  準確的庫存信息收集是財務會計的一個重要方面和庫存管理的基礎,任何庫存管理系統的基礎就是在信息收集中所獲得的信息,決策都是以其為依據而作出的。沒有信息收集的完整性和準確性,就不可能構建一個實用的庫存管理系統。所以,庫存信息收集的準確性是任何庫存系統的基本要求。

  (二)庫存信息收集的要點

  1.充分利用電腦網路簡單的庫存收集系統應用於單個倉庫,利用“增減法”即可實現。在記錄單上記下所有不同的庫存項目,使用符號(打勾或畫線等)進行記錄。收到一件,就增加一個符號;發出一件,就劃掉一個符號。記錄單上的符號數應與倉庫中貨物的件數相同,必要時帶著記錄單與倉庫庫存實際數量進行核對。

  複雜的庫存收集系統應用於存貨分散的倉庫系統。通過電腦管理軟體,對出入庫的貨物進行登記和刪除,資料庫中存儲貨物的數量與實際倉庫的存儲貨物的數量應當一致。但是由於貨物存儲分散,利用簡單的庫存收集方法很難做到庫存信息收集正確與高效。所以應當充分利用電腦網路,對分散的倉庫的庫存信息進行統計

  2.識別號碼的應用。為了跟蹤一些特殊商品,往往採用標記系列號碼並同庫存信息一起收集的方法。例如汽車、藥品和食品等。一旦這些商品發現質量問題強制收回,就可以根據庫存信息按批號進行跟蹤,而且所有這些不合格產品都必須從倉庫中以及零售商店的貨架上全部撤走回收。

  3. 使用掃描器進行庫存信息收集。近年來,庫存管理的又一項發展是使用電子掃描器以閱讀條形碼。掃描器記錄下的數據直接與電腦連接在一起,登記庫存記錄。

  4.在途物資的庫存信息收集。庫存管理人員認為,庫存由現在儲存在倉庫中的和已經訂購而尚未收到的貨物兩部分組成。為避免缺貨,需要對已經訂購但尚未收到的貨物估計它們可能的收到時間。允許的最小時間限度是當庫存已降為零,而能及時得到補充。例如,銷售人員接待一位顧客,發現顧客所需要的貨物在倉庫中已無存貨,正在他想空手返回時,見到倉庫管理員及時從收貨台收到他所需要的貨物,在補充庫存。事實上,庫存包括一切已生產完成而尚未銷售出去的產成品,以及那些從生產地運到銷售地的在途產品。

  在途庫存包括由鐵路貨車、卡車掛車或輪船等運輸工具正在運輸中的產品。一些貨主常用鐵路貨車變更到站和重新托運的便利條件進行鮮活產品的銷售。

  (三)庫存信息收集方法

  1.定期盤點定期盤點信息收集法就是定期地檢查在庫的存貨餘額,以核對和保持準確的庫存記錄的方法。庫存信息收集可以人工過賬、機器過賬或者保存在電腦內。定期盤點法要求在一個短暫的時期內對各種庫存進行全面盤點。對大多數企業而言,一年或半年核查一次就足夠了。假如一年只作一次實物盤點,則它通常安排在每年生產和庫存水準處於最低點時進行。

  進行一年一度的實物盤點在準備工作中所花的時間在很大程度上能從最終結局中得到補償。還應準備好書面的標準程式,它還可作培訓材料之用。實物盤存的工作應包括以下幾個方面。

  (1)加以整理。把物品放置在它固有的位置,以便於盤存。

  (2)進行核對。按物品的編號和名稱正式核對所有物品。

  (3)定出細則。有關人員的盤存之前都要重新學習盤存的方式和方法。

  (4)建立班組。建立兩人或兩人以上的班組,並規定有關盤點、核對和記錄庫存數量的職責。

  在盤點日,應停止倉庫區的作業。應指定一個儲存場所來存放盤點期間內到達的所有物品,因為它們不在盤點之列。而且,除非緊急情況,所有內部的移動和搬運均應暫停。

  使用較普遍的記錄庫存水準的方法是標簽法。盤點班組要負責盤點,填好標簽,並將標簽貼在物品上。標簽機適用於人工系統,也適用於電腦系統。當某個盤點班組完成一個區域時,應對其進行檢查,以保證所有物品都加有標簽,然後再將標簽收集在一起。在裝卸碼頭、出口貨物存儲區、退回貨物區、展銷會等的物品也應包括在盤點之列。

  庫存信息收集和實物盤點應與存貨標簽相符。來自標簽的資料均要整理成存貨一覽表。在物品重新開始流動之前,檢查小組應核查任何重大的變異和調整誤差。對庫存信息收集和總賬應進行相應的修正,以使記錄上的餘額同實際存有數量相一致。

  實物盤點的次數通常是根據物品價值的大小和物品在公開市場上處理的難易程度來決定。貴重或值錢的物品較一般庫存物品盤點的次數就可能多一些。

  2.迴圈盤點迴圈盤點信息收集法是有順序而不是定期進行的一種實物盤點的庫存信息收集法,是控制庫存信息收集的準確性並將其保持在高水準的一種基本方法。通過有效的迴圈盤點,能縮減生產停工,改善對用戶的服務,減少陳舊,取消一年一次的實物盤存和減少存貨損耗,故可以達到增加主要收益的目的。同中斷生產的定期盤點法相比,通常迴圈盤點法所需費用較少。

  這種方法就是在全年內對存貨順次地加以盤點。對有限的少數物品則每天,或按照某一其他間隔期進行核查。人員可以根據是專職或兼職來分派迴圈盤點。要核查的存貨項目可隨機地或根據預定的計劃選定。迴圈盤點法並不需要像定期盤點法那樣中止作業。

  迴圈盤點法為許多企業廣泛地採用。它可以由專業人員或固定指派的倉庫管理人員來進行實物盤點。當由固定指派的倉庫管理人員來進行時,他們可根據各自的職責在工作間隙時間內完成迴圈盤點;當由專業人員進行時,由於他們都是專職人員,庫存物品的盤點便是順次完成的。由於專業人員熟悉物品的存放次序、物品保管制度和可能發生的特殊事項,所以大多數企業都樂於雇用他們。

  迴圈盤點能檢查庫存信息收集的狀況和得出信息收集準確程度的高低信息收集準確程度可由誤差物品的百分率和誤差的相對值來衡量,誤差的顯著性與物品的相對價值有關。一單位貴重物品的誤差是顯著的,而對於廉價物品而言,或許上下2%的誤差就是可以接受的。

  每個企業對物品的分類和盤點的次數都應仔細地加以規定。需考慮的一般原則如下所述。

  (1)在任一受控的存貨清單中,分類後的小部分物品要占存貨價值的大部分。

  (2)流動(交易)越頻繁的物品,信息收集誤差的可能性越大。

  (3)存貨控制所耗費的人力、時間和資金,應根據物品的重要性,按比例地在它們之間分配。

  迴圈盤點可以把重點放在年耗用金額高的庫存物品上(ABC原則)。“A”類物品(即年耗用金額最高的物品)應最經常地盤點,而“C”類物品則相反。“A”類物品可每一個月或兩個月盤點一次,“B”類物品每3個月或4個月盤點一次,“C”類物品每年盤點一次。由於“C”類物品雖然種類占存貨清單中的大部分,但所占投資少,故不值得把力量花在它們上面。每個企業都必鬚根據自身的特點來安排迴圈盤點。

  市面上已有多種程式來變化迴圈盤點的頻率,其中最為流行的系統如下所述。

  (1)ABC系統。物品按ABC原則劃分層次,其中“A”類物品頻率最高,“C”類物品頻率最低。

  (2)再訂貨系統。在再訂貨時盤點物品。

  (3)收貨系統。在收到補充訂貨時盤點物品。

  (4)無餘額系統。在庫存餘額為零或為負值(延期交貨)時盤點物品。

  (5)交易系統。在完成某一確定的交易後盤點物品。

  當然,也可以運用上述系統的不同組合。

  使用迴圈盤點時,在一定時間內,整個存貨中只有一小部分被審查,這就大大地縮減了問題的數量。每日的盤點可立即得到協調。迴圈盤點可以是為了使用所有庫存物品在一年內至少盤點一次,或按照某種統計抽樣來建立。使用統計方法時,是盤點給定類別中隨機抽取的那些物品,並要將其結果推廣到全體物品。

  迴圈盤點法是保持信息收集準確性的一種很好的方法,其比較突出的優點如下所述。

  (1)在迴圈盤點時不必停止工作,並可以取消一年一次的實物盤點。

  (2)能及時揭示誤差,隨時糾正庫存信息收集和排除產生誤差的原因。

  (3)能增進信息收集的準確程度,可得出更正確的資產報表,存貨盤點不是在急促的情況下進行的,故能得出更為準確的結果,可省去年末存貨的銷賬,並且隨時均可得到正確的資產報表。

  (4)專業人員在取得可靠的計數、調節誤差和尋求解決系統誤差的方法等方面可充分發揮作用。

  (5)可以把力量集中在有問題的區域。

參考文獻

  1. 吳彬,孫會良主編.物流學基礎.首都經濟貿易大學出版社,2006年1月.
  2. 2.0 2.1 崔炳謀主編.物流信息技術與應用.清華大學出版社,2005年10月第1版.
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  4. 傅德彬竺編著.ERP 實施寶典.國防工業出版社,2004年07月第1版.
  5. 汝宜紅主編 朱煜 鄭凱副主編.物流運作管理.清華大學出版社,2006年01月第1版.
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