收貨系統

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收貨系統(Receiving System)

　　收貨系統是指根據收貨預訂信息對收到的貨物進行檢驗，與訂貨要求進行核對無誤後，進行記入庫存、指定貨位等作業的收貨管理系統。

　　收貨系統包括入庫作業處理系統和庫存控制系統。

　　1.入庫作業處理系統

　　入庫作業處理系統包括預定入庫數據處理和實際入庫作業。

　　①預定入庫數據處理。預定入庫數據處理列印的定期入庫數據報表，為入庫月臺高度、入庫人力資源及機具設備資源分配提供參考。其數據來自採購單上的預定入庫日期、入庫商品、入庫數量等以及供應商預先通告的進貨日期、商品及入庫數量。

　　②實際入庫作業。實際入庫作業發生在廠商交貨之時，輸入數據包括採購單號、廠商名稱、商品名稱、商品數量等，可輸入採購單號來查詢商品名稱、內容及數量是否符合採購內容，並用以確定入庫月臺。然後由倉管人員指定卸貨地點及擺放方式，並將商品疊於托盤上，倉管人員檢驗後將修正入庫數據輸入，包括修正採購單並轉人庫存入庫資料庫並調整庫存資料庫。退貨入庫的商品也需檢驗，這種入庫數據既是訂單資料庫、出貨配送資料庫、應收賬款資料庫的減項，還是入庫資料庫及庫存資料庫的加項。

　　2.庫存控制系統

　　庫存控制系統主要完成庫存數量控制和庫存量規劃，以避免因庫存積壓過多造成的利潤損失。它包括商品分類分級、訂購批量及訂購時點確定、庫存跟蹤管理、庫存檔點作業。前三者只須讀取現有的數據文件，如庫存資料庫、貨位資料庫、廠商報價資料庫、採購批量計算公式資料庫等，作為內部運算。

　　①分類分級系統。分類分級就是按商品類別統計其庫存量，並按庫存量排序和分類，作為倉庫區域規劃佈置、商品採購、人力資源、工具設備選用的參考。商品分類分級還可按商品單價或實際庫存金額進行排序。此系統主要是以商品為主體生成各種排序報表。

　　②訂購批量與時點確定系統。由於採購時間和採購數量會影響資金的調度及庫存成本，因此採購前就需要制定商品經濟採購批量及採購時間。這就需要系統訪問產品資料庫、廠商報價資料庫、庫存資料庫、採購資料庫等來獲得商品名稱、商品單價、商品現有庫存量、採購提前期及運送成本等數據來計算經濟訂購批量及訂購時點，也可通過諸如案例庫存量、經濟採購量等其他方法來完成。系統要輸入的數據為商品名稱，並需要其他文件，如廠商報價資料庫、庫存資料庫、採購資料庫和運送成本資料庫等；主要輸出報表包括商品案例庫存報表、商品經濟批量報表、定期採購點查核報表、定期庫存量統計報表等。此外，還需建立採購量及採購時間資料庫。

　　③庫存跟蹤管理系統。庫存跟蹤管理系統主要是延續入庫作業處理中貨位的管理，該系統還需輸入大量的數據，主要是從現有的資料庫中調用現有庫存的儲存位置、儲存區域及分佈狀況，或由庫存資料庫中調用現有庫存數據查核庫存量等，系統生成的主要報表包括商品庫存量查詢報表、商品貨位查詢報表、積壓貨存量或貨位報表。

　　④庫存檔點作業。庫存數量的管理與控制及貨位的管理等作業依賴於數據和貨位數據的正確性，因此需要盤點作業。一般有兩種盤點方式：定期盤點及迴圈盤點。盤點作業系統主要包括定期列印各類商品報表，待實際盤點後輸入實際庫存數據並列印盤盈盤虧報表、庫存損失率分析等報表。定期盤點以季、半年或年度為盤點時段，迴圈盤點則在普通工作日針對某些商品進行盤點。倉庫管理員在盤點前調用盤存清單列印系統，輸入某類商品或某倉庫名稱、倉庫某區功能變數名稱稱，此時系統調用庫存資料庫或貨位資料庫來檢索商品儲放位置及數量或該區域所有商品的庫存數及貨位數據，列印盤點清單。然後倉管人員持該清單會同會計人員進行實際盤點，將盤點誤差修正在盤點清單上，盤點後可將此數據由盤點資料庫維護系統輸入庫存資料庫與貨位資料庫。此外盤點還可由倉管人員會同會計人員以手持式數據收集設備現場收集庫存數據，當某一區域盤點完畢或數據集滿後返回辦公室將數據輸入電腦中，以批量方式修正庫存資料庫；或採用射頻數據收集設備，在盤點的同時交數據同步電腦加以處理。若採用這些設備，系統需具備數據接收、傳送、轉換等功能。最後可由盤點報表列印系統列印盤盈盤虧報表、庫存損失率報表、呆廢料盤存報表等。

　　庫存控制系統必須具備按商品名稱、貨位、倉庫、批號等數據分類查詢的功能，並設有定期盤點或迴圈盤點時點設定功能，使系統在設定時間自動啟動盤點系統，列印各種表單協助盤點作業。當同一種商品有不同儲存單位時，系統應具備儲存單位自動轉換功能。在移庫整頓或庫存調整作業時，系統需具備大量貨位及庫存數據批量處理功能。