採購量

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採購量(Amount Purchased)

目錄

什麼是採購量[1]

  採購量是指經過內部平衡之後,需要組織採購的物資數量。採購量的大小及準確程度受需求量、儲備量和庫存量等因素的影響,它是通過對需求量、儲存量、庫存量和其他內部資源量的數學運算而得到的。

採購量的確定[2]

  採購量的確認,必須經過採購人員審慎考慮與計算過各種因素。確認採購數量的方法,一般有以下幾種:

  1.按照預計的營業額

  營業額的高低直接對物品的使用量產生影響。在訂貨時,首先要預估營業額,以此來反推出需要準備的原材料的數量。估算時,可以每萬元或一固定金額的營業額所耗用之物料的平均數作為參考依據,再算出要達成預估營業額時的物料需求量。

  2.按照物品貯存的有效期

  餐飲業食品類有效期限的控制,是確保品質的重要方法之一,所以訂貨時,不可輕視貯存有效期限,即訂貨量的可使用期限不可超過貯存的有效期限。

  3.按照原材料過去的使用狀況

  一家餐館的各項原物料過去的使用情況,可作為訂貨的一項重要參考資料。一般情形下,應以前一期使用量作為下一期訂貨的依據。或者長期性地累積記錄各項物料的耗用情形。

  4.按照盤點結果

  盤點可讓採購人員清楚瞭解現在店內還剩餘多少物料;有哪些需要訂貨。所以盤點的正確與否,是影響訂貨準確性的重要因素之一。

  5.按照促銷廣告

  為了提高營運績效,或增強競爭能力,或刺激消費等等特定的目的,現今餐飲店愈來愈重視廣告促銷。促銷常常會打破原有物品耗用的正常比例,訂貨人員要對促銷的內容、對象及企業部門的預期目標加以詳細瞭解,並適度調整訂貨量,以配合促銷活動的進行。

  6.按照地區特點

  連鎖經營的餐館,每家分店可以根據其具體的不同商圈特點,作為預估、訂貨的依據,或作為管理上的指標。然而一個好的採購人員對異常情況必須具有高度的警覺性。要定期瞭解重要原物料的盤存量、作用量與進量,確定採購的數量。異常情況發生後要儘快瞭解原因、追蹤後果,並加以記錄,做為未來參考的依據。

  7.按照天氣及季節的變化

  天氣的變化、季節的更迭,也會影響到菜式及原材料使用量,同時更重要的是,這些變化是生鮮食品供應期間、產量多寡、品質好壞與價錢高低的最主要指標。

  8.按照供貨期的長短

  訂貨時,要考慮供貨商供貨期的長短,即接受訂單後要多久才能將貨品送到;下一次送貨是什麼時候。由於各供應商提供物品的到貨時間或送貨期間不盡相同,訂貨時必須依據供貨期間訂足夠的量。

  9.按照食品的包裝數量和規格

  訂貨量必須考慮此項物品的包裝內容量而做適當的調整。並不是所有商品的採購都可以直接由採購人員主導,有些商品限於專業或其他原因,可能由使用單位或倉庫依其需要量與安全庫存量提出請購單,經過總經理或指定的主管核准其請購單,最後才由採購人員直接辦理訂貨。

  10.確定採購周期

  理論上採購周期是越短越好,但考慮到鮮度、耗用量、供貨期及庫存空間等,不同原材料的採購周期也不盡相同,以下為一般餐飲店普遍採用的採購周期:

  (1)生鮮肉晶、蔬果每日採購。
  (2)冷凍食品每周或每20天採購一次。
  (3)一般用品每月採購(單店則為每周採購一次)一次。

採購量的計算方法[3]

  (一)材料定額法

  此方法在化工行業用得很普遍。如製藥廠屬於精細化工業,生產每公斤藥需要多少化工原料可以精確計算得到,再適當考慮加工中的正常損耗,就可以制訂出每種藥的原料定額。根據生產計劃就可以很方便地計算出每種原料的需求量,制定出採購計劃。可以用於計算年採購計劃,也可以用來計算月度採購計劃。這是一種最基本的計算方法,適用於任何加王製造企業。

  (二)EOQ法

  在EOQ方法的假定前提下,庫存量的動態曲線如圖所示。

Image:EOQ模型库存量动态曲线图.jpg

  如圖所示,模型所描述的消耗是連續均勻的,圖中a,c,e為採購時間,b,d,f為到貨時間,採購提前期是固定值。設消耗速度(消耗量/天)為D;採購物品集中到貨;單位庫存費(計劃期內單位庫存物資的庫存費用)為C;採購費(每採購一次的固定費用)為A;物品(庫存物資)單價為p;每次採購量(訂貨量)為Q;設某物品一年的總需求量為N。則有:

  採購次數=N/Q

  採購活動費用=A×N/Q

  平均庫存量=Q/2

  平均庫存管理費用=C×Q/2

  庫存物品價值=P×N

  年採購總費用=庫存物品價值+採購費用+平均庫存費用

  =PN+A\frac{N}{Q}+C\frac{Q}{2}

  年採購總費用是採購量Q的函數,對Q求導,令導函數等於O,得下式:

  -\frac{AN}{Q^2}+\frac{C}{2}=0

  解得經濟訂購批量為:

  Q=\sqrt\frac{2AN}{C}

  上述模型的條件過於理想化,實際應用中需求不是均勻的,還要考慮防止缺貨損失而建立保險庫存。某些行業的實際情況接近模型條件,本模型還是有使用價值的。

  (三)Q/R模式

  當採購對象明確後,採購決策主要包括採購數量和採購時間,Q/R模式中的Q代表採購數量,R表示採購點,即庫存量降低到R時啟動採購程式。由於大多數情況下需求是不穩定的,因此庫存量的消耗也不是穩定的,為了使採購決策得以簡化,實際運用較為普遍的方法是把採購量和採購時間兩個量中固定其中一個,只須計算另一個量。這樣就形成兩種計算採購量的不同方法:定量採購定期採購

  定量採購指固定採購數量,只要庫存量到達R時就發出訂單,採購量為固定不變的Q。Q的決定可採用EOQ方法,也可根據企業的生產特點和庫存控制策略確定,有必要的話應該與供應商共同商定一個雙方都感到合理的批量。R的確定取決於採購提前期和日平均消耗量。此方法的優點是一旦把採購量確定,則在計劃期內有效,日常工作只要觀察庫存量是否到達尺點,決策變得十分簡單。但如果是人工庫存管理系統,需要經常觀察、統計庫存量,管理工作量較大。所以比較適合於品種數目小,價值量大的物品。這時把Q設定得小一些,可以有效控制庫存資金。相對應的庫存量動態曲線如圖。

Image:定量采购库存动态曲线.jpg

  圖中的訂貨間隔時間明顯是不相等的,L為採購提前期,B為保險庫存。定期採購法則是把計劃期內的採購時間固定,到時間再臨時計算採購量,它的模型如圖9.4所示。系統不存在固定的訂貨點,但有固定的訂貨周期丁,每次訂貨沒有固定的訂貨量。以固定的間隔周期丁訂貨時,需要根據某種規則計算採購數量。通常的做法是設定庫存最高目標量S,為庫存控制限額。採購量由以下規則確定:

  設訂貨時的實際庫存為I,則:

  當I大於S時,不訂貨;當I小於S時,需要訂貨,訂貨量Q=S—J+R,R為採購提前期內預計的庫存消耗量。

Image:定期采购库存动态曲线.jpg

  S和採購時間間隔根據物品重要性選定,重要性大的S定得小些,間隔短些。反之,S可大一些,間隔長些。

  這種方式可以省去許多庫存檢查工作,在規定採購的時候檢查庫存,簡化了工作,缺點是如果某時期需求量突然增大,有可能發生缺貨,所以這種方式主要用重要性較低的物資。這時候間隔可長些,如半年,甚至一年採購一次。

  隨著庫存管理信息化的普及,檢查庫存量變得十分容易,費用也很低時,定量採購的優勢較明顯。庫存品種達到成千上萬的企業,一般選擇了定量採購法。如捷強集團對數乾種的物品採購採用定量採購法,系統運轉十分平穩,得心應手。品種達到上萬的汽車零部件配送中心也採用定量採購法。要註意的是當某些物品具有明顯季節波動,並且波動很大時,要註意對採購量作修正,不同季節採用不同的採購量。

參考文獻

  1. 竇孟華,郭俊偉.現代企業供應物流管控.中國礦業大學出版社,2002年05月第1版
  2. 餐飲店經營管理一點通.中國經濟出版社,2004年01月第1版.
  3. 龔國華.吳嵋山.王國才編著.採購與供應鏈.復旦大學出版社,2005年05月第1版.
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