采购量

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采购量(Amount Purchased)

目录

什么是采购量[1]

  采购量是指经过内部平衡之后,需要组织采购的物资数量。采购量的大小及准确程度受需求量、储备量和库存量等因素的影响,它是通过对需求量、储存量、库存量和其他内部资源量的数学运算而得到的。

采购量的确定[2]

  采购量的确认,必须经过采购人员审慎考虑与计算过各种因素。确认采购数量的方法,一般有以下几种:

  1.按照预计的营业额

  营业额的高低直接对物品的使用量产生影响。在订货时,首先要预估营业额,以此来反推出需要准备的原材料的数量。估算时,可以每万元或一固定金额的营业额所耗用之物料的平均数作为参考依据,再算出要达成预估营业额时的物料需求量。

  2.按照物品贮存的有效期

  餐饮业食品类有效期限的控制,是确保品质的重要方法之一,所以订货时,不可轻视贮存有效期限,即订货量的可使用期限不可超过贮存的有效期限。

  3.按照原材料过去的使用状况

  一家餐馆的各项原物料过去的使用情况,可作为订货的一项重要参考资料。一般情形下,应以前一期使用量作为下一期订货的依据。或者长期性地累积记录各项物料的耗用情形。

  4.按照盘点结果

  盘点可让采购人员清楚了解现在店内还剩余多少物料;有哪些需要订货。所以盘点的正确与否,是影响订货准确性的重要因素之一。

  5.按照促销广告

  为了提高营运绩效,或增强竞争能力,或刺激消费等等特定的目的,现今餐饮店愈来愈重视广告促销。促销常常会打破原有物品耗用的正常比例,订货人员要对促销的内容、对象及企业部门的预期目标加以详细了解,并适度调整订货量,以配合促销活动的进行。

  6.按照地区特点

  连锁经营的餐馆,每家分店可以根据其具体的不同商圈特点,作为预估、订货的依据,或作为管理上的指标。然而一个好的采购人员对异常情况必须具有高度的警觉性。要定期了解重要原物料的盘存量、作用量与进量,确定采购的数量。异常情况发生后要尽快了解原因、追踪后果,并加以记录,做为未来参考的依据。

  7.按照天气及季节的变化

  天气的变化、季节的更迭,也会影响到菜式及原材料使用量,同时更重要的是,这些变化是生鲜食品供应期间、产量多寡、品质好坏与价钱高低的最主要指标。

  8.按照供货期的长短

  订货时,要考虑供货商供货期的长短,即接受订单后要多久才能将货品送到;下一次送货是什么时候。由于各供应商提供物品的到货时间或送货期间不尽相同,订货时必须依据供货期间订足够的量。

  9.按照食品的包装数量和规格

  订货量必须考虑此项物品的包装内容量而做适当的调整。并不是所有商品的采购都可以直接由采购人员主导,有些商品限于专业或其他原因,可能由使用单位或仓库依其需要量与安全库存量提出请购单,经过总经理或指定的主管核准其请购单,最后才由采购人员直接办理订货。

  10.确定采购周期

  理论上采购周期是越短越好,但考虑到鲜度、耗用量、供货期及库存空间等,不同原材料的采购周期也不尽相同,以下为一般餐饮店普遍采用的采购周期:

  (1)生鲜肉晶、蔬果每日采购。
  (2)冷冻食品每周或每20天采购一次。
  (3)一般用品每月采购(单店则为每周采购一次)一次。

采购量的计算方法[3]

  (一)材料定额法

  此方法在化工行业用得很普遍。如制药厂属于精细化工业,生产每公斤药需要多少化工原料可以精确计算得到,再适当考虑加工中的正常损耗,就可以制订出每种药的原料定额。根据生产计划就可以很方便地计算出每种原料的需求量,制定出采购计划。可以用于计算年采购计划,也可以用来计算月度采购计划。这是一种最基本的计算方法,适用于任何加王制造企业。

  (二)EOQ法

  在EOQ方法的假定前提下,库存量的动态曲线如图所示。

Image:EOQ模型库存量动态曲线图.jpg

  如图所示,模型所描述的消耗是连续均匀的,图中a,c,e为采购时间,b,d,f为到货时间,采购提前期是固定值。设消耗速度(消耗量/天)为D;采购物品集中到货;单位库存费(计划期内单位库存物资的库存费用)为C;采购费(每采购一次的固定费用)为A;物品(库存物资)单价为p;每次采购量(订货量)为Q;设某物品一年的总需求量为N。则有:

  采购次数=N/Q

  采购活动费用=A×N/Q

  平均库存量=Q/2

  平均库存管理费用=C×Q/2

  库存物品价值=P×N

  年采购总费用=库存物品价值+采购费用+平均库存费用

  =PN+A\frac{N}{Q}+C\frac{Q}{2}

  年采购总费用是采购量Q的函数,对Q求导,令导函数等于O,得下式:

  -\frac{AN}{Q^2}+\frac{C}{2}=0

  解得经济订购批量为:

  Q=\sqrt\frac{2AN}{C}

  上述模型的条件过于理想化,实际应用中需求不是均匀的,还要考虑防止缺货损失而建立保险库存。某些行业的实际情况接近模型条件,本模型还是有使用价值的。

  (三)Q/R模式

  当采购对象明确后,采购决策主要包括采购数量和采购时间,Q/R模式中的Q代表采购数量,R表示采购点,即库存量降低到R时启动采购程序。由于大多数情况下需求是不稳定的,因此库存量的消耗也不是稳定的,为了使采购决策得以简化,实际运用较为普遍的方法是把采购量和采购时间两个量中固定其中一个,只须计算另一个量。这样就形成两种计算采购量的不同方法:定量采购定期采购

  定量采购指固定采购数量,只要库存量到达R时就发出订单,采购量为固定不变的Q。Q的决定可采用EOQ方法,也可根据企业的生产特点和库存控制策略确定,有必要的话应该与供应商共同商定一个双方都感到合理的批量。R的确定取决于采购提前期和日平均消耗量。此方法的优点是一旦把采购量确定,则在计划期内有效,日常工作只要观察库存量是否到达尺点,决策变得十分简单。但如果是人工库存管理系统,需要经常观察、统计库存量,管理工作量较大。所以比较适合于品种数目小,价值量大的物品。这时把Q设定得小一些,可以有效控制库存资金。相对应的库存量动态曲线如图。

Image:定量采购库存动态曲线.jpg

  图中的订货间隔时间明显是不相等的,L为采购提前期,B为保险库存。定期采购法则是把计划期内的采购时间固定,到时间再临时计算采购量,它的模型如图9.4所示。系统不存在固定的订货点,但有固定的订货周期丁,每次订货没有固定的订货量。以固定的间隔周期丁订货时,需要根据某种规则计算采购数量。通常的做法是设定库存最高目标量S,为库存控制限额。采购量由以下规则确定:

  设订货时的实际库存为I,则:

  当I大于S时,不订货;当I小于S时,需要订货,订货量Q=S—J+R,R为采购提前期内预计的库存消耗量。

Image:定期采购库存动态曲线.jpg

  S和采购时间间隔根据物品重要性选定,重要性大的S定得小些,间隔短些。反之,S可大一些,间隔长些。

  这种方式可以省去许多库存检查工作,在规定采购的时候检查库存,简化了工作,缺点是如果某时期需求量突然增大,有可能发生缺货,所以这种方式主要用重要性较低的物资。这时候间隔可长些,如半年,甚至一年采购一次。

  随着库存管理信息化的普及,检查库存量变得十分容易,费用也很低时,定量采购的优势较明显。库存品种达到成千上万的企业,一般选择了定量采购法。如捷强集团对数干种的物品采购采用定量采购法,系统运转十分平稳,得心应手。品种达到上万的汽车零部件配送中心也采用定量采购法。要注意的是当某些物品具有明显季节波动,并且波动很大时,要注意对采购量作修正,不同季节采用不同的采购量。

参考文献

  1. 窦孟华,郭俊伟.现代企业供应物流管控.中国矿业大学出版社,2002年05月第1版
  2. 餐饮店经营管理一点通.中国经济出版社,2004年01月第1版.
  3. 龚国华.吴嵋山.王国才编著.采购与供应链.复旦大学出版社,2005年05月第1版.
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