物理過程方法
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什麼是物理過程方法[1]
物理過程方法是指基於信息生命周期的相關理論和原則而提出的一種有關信息管理的方法。如同其他事物一樣，信息有其發生、發展、成熟和死亡的過程。信息生命周期是信息運動的自然規律。從信息的產生到最終被使用發揮其價值，一般可以分為信息的收集、傳輸、加工、存儲和維護等多個階段。
物理過程方法的內容[1]
信息管理就是基於這種信息生命周期的一種管理活動。在這種管理活動中，需要識別使用者的信息需求，對數據進行收集、加工、存儲，對信息的傳遞加以計劃，並將這些信息及時、準確、適用和經濟地提供給組織的各級主管人員以及其他相關人員。
在生命周期的每一階段都有其具體工作，需要進行相應的管理。這裡將信息生命周期的管理概括為以下4個方面。
這一階段，不僅要明確信息的用途、範圍和要求，還要為用戶提供信息，支持他們利用信息進行管理決策。
用戶的信息需求是發展變化的，並且受到時空的限制。這說明，用戶的信息需求狀態是一種“運動狀態”，用戶不同的信息需求狀態決定了用戶的不同類型。科亨(Kochen)曾經將用戶的信息需求狀態劃分為如圖1所示的3個層次。
進一步的研究表明，在一定社會條件下，具有一定知識結構和素質的人在從事某一職業活動中有著一定的信息需求結構。這是一種完全由客觀條件決定的，不以用戶主觀認識為轉移的需求狀態。但是，在實際工作中用戶對客觀信息需求並不一定會全面、準確地認識，由於主觀因素和意識的作用，他們所認識到的可能僅僅是其中的一部分，或者全然沒有認識到，甚至有可能對客觀信息需求產生錯誤的認識。但無論是何種認識，都可以概括為信息需求的不同主觀認識狀態，其認識的信息需求都可以用一定方式加以表達，這便是信息需求的表達狀態。顯然，這一狀態與用戶的實際體驗和表示有關。
由於用戶的信息需求具有主觀性和認識性，因而存在著3個基本層次：用戶信息需求的客觀狀態——認識狀態——表達狀態。
(1)客觀信息需求與主觀信息需求完全吻合，即用戶的客觀信息需求被主體充分意識，可準確無遺漏地認識其信息需求狀態。
(2)主觀信息需求包括客觀信息需求的一部分，即用戶雖然準確地意識到部分信息需求，但未能對客觀信息需求產生全面認識。
(3)主觀信息需求與客觀信息需求存在差異，即用戶意識到的信息不儘是客觀上真正需求的信息，其中有一部分是由錯覺導致的主觀需求。
(4)客觀信息需求的主體部分未被用戶認識，即用戶未對客觀信息需求產生實質性反應，其信息需求以潛在的形式出現。
以上第一、二種情況是正常的，其中第一種是理想化的；第三種情況是用戶力求從主觀上剋服的；第四種情況必須由外界刺激，使信息需求由潛在形式轉為正式形式。
用戶信息需求機理研究表明，用戶的心理狀態、認識狀態和素質是影響用戶信息需求的主觀因素。除主觀因素之外，信息需求的認識和表達狀態還受各種客觀因素影響，這些客觀因素可以概括為社會因素作用於用戶信息認知的各個方面，主要包括用戶的社會職業與地位、所處的社會環境、各種關係、接受信息的條件以及社會狀況等。概括各種因素，不難發現用戶的信息需求具有如下特點：
(1)信息需求歸根到底是一種客觀需求，由用戶(主體)、社會和自然因素所決定，但需求的主體(即用戶)存在對客觀信息需求的主觀認識、體驗和表達問題。
(2)信息需求是在用戶主體的生活、職業工作和社會化活動基礎上產生的，具有與這些方面相聯繫的特征。
(3)信息需求是一種與用戶的思想行為存在內在聯繫的需求，其需求的滿足必然使用戶展開思維活動並由此產生。
(4)信息需求雖然具有一定的複雜性和隨機性，然而卻具有有序的層次結構。從全面掌握用戶信息需求的狀態和規律的角度看，這4個特點應該是我們展開用戶信息需求調查與分析的出發點，以此可以進行綜合性研究，以便在掌握用戶狀況的基礎上開展信息工作。
與其他社會化服務相比，信息服務是一項更具社會性的服務。無論是工農業生產、科研開發、商業流通，還是文化藝術、軍事、社會管理與服務等活動，都離不開信息的發佈、傳遞、搜集、處理與利用，都需要有相應的“信息服務”為其提供信息保障。從信息的功能與作用上看，信息的客觀存在狀態、形式以及信息與社會組織和成員的關聯作用，決定了其基本的信息服務。
信息服務是以信息為服務的內容，其服務對象是對服務具有客觀需求的社會主體(包括社會組織和社會成員)，我們把這些主體稱為用戶。鑒於信息服務的普遍性和社會性，開展信息服務應從社會組織和社會成員的客觀信息需求出發，以滿足其全方位信息需求作為組織信息服務的基本出發點。這說明，信息服務用戶與信息用戶具有同一性，即一切信息用戶都應成為信息服務的用戶。
在圖書館和情報部門開展的文獻信息服務中，用戶通常指科研、技術、生產、管理、文化等各種活動中一切需求與利用信息的個人或團體。前者稱為個體用戶，後者稱為團體用戶。在信息傳播與交流服務中，用戶系指具有信息傳播與交流需求和條件的社會組織及成員。在其他專門化的信息服務中，“用戶”還具有新的含義。
考察社會信息的產生、傳播、吸收和使用過程，任何社會組織和社會成員，既是信息的創造者和傳播者，又是信息的接收者和利用者，其客觀信息需求為他們的社會需求所引發，表現為信息接收、交流、發佈、傳送、吸收、利用和創造的綜合需求。社會中的人員只要有和社會他人的交往需求，就必然成為信息用戶。這是因為社會組織或成員在獲取和利用信息的同時，必然伴隨著新的信息產生和傳播，表現為信息與用戶的交互作用機制。因此，可以說凡是具有一定社會需求和社會信息交互作用條件的社會成員(包括團體和個人)皆屬於信息用戶的範疇。
從信息所處狀態分析中可以明確，信息是具有時間和空間結構的。這種時空結構可以在布魯克斯所構造的“認知空間”中作出理論表示，以此討論信息3種狀態的轉變。如果某一信息與某個用戶在“認識空間”是關聯的，則在傳遞條件具備的情況下這一信息便會與該用戶發生作用，從記錄、傳遞狀態轉變為用戶接受狀態，且通過“用戶吸收”產生新的信息。如果將信息作用看做一種“運動”，則可以發現，“運動”是信息的基本屬性之一，人類的信息活動與信息服務是以信息用戶為中心的“信息運動”過程。任何信息都是由於“用戶利用”而產生的，而用戶“創造”的信息則將在社會中以新的渠道傳遞和被利用，並由此產生信息的社會效益和作用。
通過對信息服務本質的分析，不難發現它是從社會現實出發，以充分發揮信息的社會作用、溝通用戶的信息聯繫和有效組織用戶信息活動為目標，以“信息運動”各環節為內容的一種社會服務。從綜合角度看，信息服務具有以下一些主要特性。
(1)社會性。信息服務的社會性不僅體現在信息的社會產生、傳遞與利用方面，而且還體現在信息服務的社會價值與效益上，它決定了信息服務的社會規範。
(2)知識性。信息服務是一種知識密集型服務，不僅要求服務人員具有綜合知識素質，而且還要求用戶具有相應的知識儲備。只有在用戶知識與信息相匹配時才能有效地利用信息服務。
(3)關聯性。信息、信息用戶與信息服務者之間存在必然的關聯關係，三者之間的內在聯繫是組織信息服務的基本依據，這種依據客觀地決定了信息服務的組織形式、用戶管理與工作模式。
(4)時效性。信息服務具有鮮明的時間效應，關於某一件事的信息只有在及時使用的情況下才能獲得理想的使用價值，過時的信息將產生負面效應，因而在服務中存在信息的“生命期”問題。
(5)指向性。任何信息服務都指向一定的用戶和用戶信息活動，由此決定服務中的信息可定向傳播、組織、獲取和利用，即信息服務的定向組織模式。
(6)伴隨性。社會信息的產生、傳遞與利用伴隨用戶的主體活動而發生，這種伴隨性決定了必須按用戶主體活動的內容、目標和任務組織信息服務，輔助用戶主體活動的進行。
(7)公用性。除單一性的面向某一用戶的專門服務外，面向大眾的公共信息服務可以為多個用戶同時使用，這一特征與物質供給的唯用模式具有本質區別。
(8)控制性。信息服務的開展關係到社會的運行、管理和服務對象的利益，因而是一種置於社會控制之下的社會化服務，服務業務的開展受國家政策的直接導向和法律的嚴格約束。
從信息用戶和社會信息源與信息流的綜合利用角度看，社會化信息服務包括以下內容：信息資源開發服務、信息傳遞與交流服務、信息加工與發佈服務、信息提供與利用服務、用戶信息活動組織與信息保障服務等。
根據信息服務的不同內容和形式，存在著一定的社會信息服務體系和規範，並隨著社會的發展和信息技術的進步而變化。信息服務的發展提出了信息服務管理中的研究問題，促進了“管理研究”的實際應用。
信息收集是指在課題規定的範圍內從事所需信息的獲取活動，它根據特定目的和要求將分散蘊涵在不同時間、空間的有關信息採掘和積聚起來的過程。信息收集是信息資源得以充分開發和有效利用的基礎，也是信息產品開發的起點。沒有信息收集，信息產品開發就成了無米之炊；沒有及時準確、先進可靠的信息收集工作，信息產品開發的質量也得不到必要的保證。由此可見，信息收集這一環節工作的好壞，對整個信息管理活動的成敗將產生決定性影響。
(1)信息收集原則
信息技術的發展，使新信息層出不窮，社會信息數量猛增，龐雜的信息形成了“信息海洋”，但隨之也出現了很多信息老化、污染與分散等問題。而且信息用戶的需求是特定的，所以在信息收集工作中必須堅持以下原則。
①全面系統性。所謂“全面系統”，既包括空間範圍上的橫向擴展，又包括時間序列上的縱向延伸。所以信息的收集要做到全面系統，就是指空間上的完整性和時間上的連續性。從橫向角度看，要把與某一問題有關的散佈在各個領域的信息收集齊全，才能對該問題形成完整、全面的認識；從縱向角度看，要對同一事物在不同時期和不同階段的發展變化情況進行跟蹤收集，才能反映事物的真實全貌。
信息分析活動大量占用原始信息，需要收集的信息十分廣泛，應針對所選課題的特點，全面收集各種相關信息。只有擁有足夠的信息，才能進行全面的信息分析。這裡的“全面”有3層含義：第一，所收集的信息不僅要有強相關的，而且還要有一般性相關的，如果這些信息還不能充分解決問題，某些弱相關的信息也可以考慮收集；第二，在收集過程中，不能為了迎合他人的觀點或自己的主觀願望而僅僅收集正相關的信息，一些負相關的信：息只要有可能被證明是真實可靠的，也應該積極收集，併在後續工作中加強跟蹤分析與研究；第三，所收集的信息不僅要有國內的，還要有國外的，不僅要有本地區、本部門和本單位的，還要有相關地區、相關部門和相關單位的。
②針對適用性。由於信息數量龐大、內容繁雜，任何個人或組織都不可能全部收集。對於某一特定的信息收集課題，信息分析人員的信息需求總是特定的。所以要根據實際需要有目的、有重點、有選擇地收集利用價值大、相關性強的信息，做到有的放矢。收集信息應針對課題研究需要，有針對性地加以精選，有所取捨。而那些缺乏針對性的信息應被視作“信息垃圾”，是不應收集的，否則會擾亂信息人員的視線，浪費人力、物力、財力和時間，甚至偽化信息分析結果。
③真實可靠性。信息分析的最終目的是正確地決策，而真實可靠的信息則是正確決策的重要途徑。在信息收集過程中，必須堅持嚴肅認真的工作作風、科學嚴謹的收集方法，保證信息源的真實可靠，認真收集真實信息，併進行嚴格分析、判斷、鑒別、去偽存真、去粗取精，否定錯誤信息，杜絕傳播虛假信息。切忌夾雜信息收集人員的主觀意志和個人感情因素，不要把主觀當客觀，把個別當普遍，把局部當整體。
此外，要儘量縮簡訊息交流渠道，減少收集過程中受到的干擾。對一些模糊信息要進一步考察分析，一時無法確定則置之不用，以免虛假信息影響到信息分析的正確性。
④及時新穎性。因為信息具有很強的時效性，所以應以最少的時間和最快的速度及時搜求、收集、獲取信息，才能使信息的效用最大限度地發揮。同時，要求所收集的信息內容具有新穎性，儘量獲得課題領域內的最新研究成果，包括新理論、新動態和新技術成就等。
⑤計劃預見性。信息收集是一項規模巨大的長期工作，它既要立足於現實需要，滿足當前需求，又要有一定的超前性。考慮到未來的發展，這便要求信息收集要有計劃，即事先制訂一個比較周密而詳盡的計劃，而且還要求信息收集人員隨時掌握社會發展動態，對未來的工作有一定的前瞻和預見。
在信息收集過程中，一方面要註意廣闢信息來源，靈活、有計劃、有重點地收集對未來社會發展具有指導意義的預測性信息；另一方面又要持之以恆，日積月累，把信息收集作為一項長期的、連續的工作，切忌隨意調整收集方法，盲目變動收集任務。當然，應當在科學的預見性基礎上做到靈活性與計劃性的統一。
(2)信息收集方法
對於大量信息的收集，不僅要依靠科學的收集流程及收集原則，還要採用科學的收集方法，針對不同的信息源採用相適應的方法。
信息收集的方法因信息源類型的不同而有所不同，針對文獻信息、El頭和實物信息以及網路信息3種不同的信息源，可將信息收集方法大致分以下3類。
①文獻信息收集方法
文獻信息源的信息都是經過人工編輯DHI並用文字元號或代碼記錄在一定載體上的，通常有以下幾種收集方法。
·信息檢索法。信息檢索法是獲取文獻信息的最主要方法，主要有以下3種方式：系統檢索法，是根據文獻的內容特征(如學科、主題)或外部標識(如著者、題名)，通過檢索工具全面系統地獲得文獻的一種方法，有手工檢索和電腦檢索等形式。追溯檢索法，是指以已知文獻所應用的參考文獻為線索進行追溯查找，逐步獲取文獻的一種方法，另一種形式是通過引文索引進行檢索，獲取文獻。在追溯查找中，應特別註意綜述性文章，因為這類文章對某一問題進行了一定的歸納整理，所參考的文獻資料也比較全面，通過對綜述性文獻的瞭解可省去查找閱讀大量原始文獻。瀏覽檢索法，是指對各種相關文獻廣泛瀏覽以獲取所需文獻的方法，這種方法是對系統檢索法和追溯檢索法的重要補充。
·預定採購法。對於某些重要的科學期刊、科學報告、標準資料等，通常採用向信息服務部門有償獲取的方法。對於期刊種類繁多、內容龐雜，信息收集人員在預定採購時要註意核心期刊的確定，以期事半功倍地獲取所需文獻。
·交換索要法。信息收集者可用本單位和收集到的信息資料，同有關組織或個人進行文獻交換，或採用向信息擁有者索取的方式。採用交換的方式無需中間環節，可使信息收集快速而直接。而對於尚未公開發表或雖已發表但嫌簡略的信息資料，則適合於採取直接索要的方式。但要註意避免與預定採購重覆，以免造成浪費。
②口頭和實物信息收集方法
口頭和實物信息大多尚未經過系統化處理，未用文字元號或代碼記錄下來，所以難以收集，但卻有較高的價值。口頭和實物信息獲取一般要通過社會調查來獲得。社會調查通常有以下幾種方式。
·觀察法。是指信息收集者在現場直接利用感官和儀器對客觀事物進行仔細考察，從而獲得第一手信息的方法，它是信息收集人員必須掌握的最基本的方法之一。
·問卷調查法。是指信息收集者就某些問題向有關人員(被調查者)發放調查問卷，從回收的問卷直接獲取調查對象的有關信息的方法，它是社會調查的主要方法。
問卷調查是一項有目的、有計劃、有組織的信息收集活動，一般包括問卷設計、選取樣本、實施調查等3個步驟。
通過問卷調查收集信息方便易行，且涉及面廣，費用低。但問卷調查也存在著誤差控制和回收率的問題，而且在信息競爭日益激烈的今天，往往被非公開的內部信息源所拒絕，必要時可結合訪問交談法一起進行。
·訪問交談法。是指通過交談訪問受訪者以獲取所需信息的方法。該方法是通過收集人員與受訪者直接接觸來實施的，可達到雙向溝通、澄清問題的效果，便於提高信息收集的針對性與可靠性。
根據訪談方式，訪問交談可分為直接面談和間接訪談。直接面談是訪問交談的傳統方式，即信息收集人員與受訪者直接面對面的交談。這種方式靈活性好，信息交流和反饋直接迅速，可捕捉到由動作、表情等肢体語言傳遞的信息。缺點是費用高，受時空的約束和影響較大。
·參觀考察法。是指信息收集人員深入現場考察和參加學術會議等直接獲取第一手信息的方法，如實地參觀、觀察，參加各種會議，出國考察等。
信息收集人員在現場，可直接利用感官和儀器捕捉到一些難以明確表達或難以傳遞的信息。參加大量的學術會議和專業會議，可以獲取大量相關信息，會議主要類型有：研討會、技術鑒定會、訂貨會、展覽會、交易會、產品展銷會、信息發佈會等，這些會議的信息量大且集中，是信息收集的有利時機。
·專家評估法。是指以專家為索取信息的對象，依靠專家的知識和經驗，由專家通過調查研究對問題作出判斷、評估和預測的一種專項調查形式。通常是以召開專家座談會方式進行座談討論、分析研究、徵詢意見等，以取得專項調查資料，併在此基礎上找出問題癥結所在，提出解決問題的方法。
在數據缺乏、新技術評估和非技術因素起主要作用的3種典型情況下，專家評估法是有效且唯一可選的調查方法。
③網路信息收集方法
·直接訪問網頁。即所謂上網衝浪，通過對網頁的瀏覽，發現對自己有用的信息。網民一般有自己經常使用的網站，熟悉網站的內容體系，可以快速獲得自己所需的信息。
·網路資料庫。網路資料庫是跨越電腦在網路上創建、運行的資料庫，它將數據放在遠程伺服器上，用戶可通過Internet直接訪問，也可通過Web伺服器或中間商訪問，是一種重要的網路資源。網路資料庫具有以下特點：收錄範圍量大、類型多；實現異地遠程檢索；易於使用；數據更新快；大都不間斷地提供服務，用戶可隨時利用。
·搜索引擎。搜索引擎是一種引導用戶查找網路信息的工具，它一般包括數據收集機制、數據組織機制和用戶利用機制3部分。數據收集機制用人工或自動方式，按一定的規律對網上資源站點進行搜索，並將搜索得到的頁面信息存入搜素引擎的臨時資料庫；數據組織機制對頁面信息進行整理以形成規範的頁面索引，並建立相應的索引資料庫；用戶利用機制幫助用戶以一定的方式利用搜索引擎的索引資料庫，獲得用戶需要的網路信息資源。
一般來說，收集到的信息是來自四面八方的，猶如含金的沙子，其中無用的沙子是大量的，要選的金子是少量的，所以接下來要做的就是沙裡淘金式的加工篩選過程。對收集到的繁雜無序的原始信息，經篩選、分類、歸納、排序，成為便於研究的形式並儲存起來，這一過程就是對信息的加工。加工就是有序化的過程，目的在於減少信息的混亂程度，使之從無序變為有序，形成更高級的信息產品，以便於信息分析人員有效地利用。信息加工有以下幾種方法。
(1)分類與篩選
分類是指根據課題需要，將收集到的信息按一定標準歸類，並剔除部分錯誤信息或無用信息的活動。不同類型的研究課題有不同的分類方法。基礎科學課程可分為基本概念、研究對象、發展情況、研究方法和實驗手段、研究結果、存在問題、應用前景、與相關學科的關係等；技術科學課題可分為產品和工藝設計背景、研製目的和要求、發展概況、產品結構性能、設計原理、技術路線、用途和經濟效果評價、與國民經濟發展的關係等；方針政策課題可分為政策制定的要求和依據、政策內容與範圍、社會影響及效果、存在問題、對策措施等。
在分類的基礎上便可以進行篩選，即根據課題研究需要，從收集到的信息中把符合既定標準的一部分挑選出來，將錯誤或無用信息剔除的過程。這是對初選信息的鑒別和優化，對信息資源的進一步過濾和深層次控制。其主要任務是“去粗取精、去偽存真”，使信息具有針對性和時效性。優化選擇的主要方法有以下幾種。
①比較法：通過比較，判定信息的真偽，鑒別信息的優劣。
②分析法：通過信息內容的分析判斷其正確與否、質量高低和價值大小等。
③核查法：通過對有關信息所屬領域所涉及的問題進行審核來優化信息質量。
⑤專家評估法：請有關專家判定某一信息的質量。
(2)閱讀和摘錄
在對原始信息進行分類和篩選之後，閱讀便成為信息整理的又一重要環節。閱讀把接受信息和處理信息集中在同一過程，一般可分為瀏覽、略讀、精讀和摘錄等。
①瀏覽。是指無須逐字逐句地閱讀，只是從整體上看個大概，對一些有價值或感興趣的內容作個標記而已。
②略讀。是指簡單瞭解文章的全貌，不求甚解地閱讀，對一些重要章節和段落做到心中有數，以便於精讀。
③精讀。是指在略讀的基礎上有重點和理解性地閱讀，力求深入，要求逐章逐段地仔細閱讀，邊讀邊思考，必要時還應字斟句酌，反覆琢磨，以準確把握文章的精華部分，掌握文章的主旨。
④摘錄。是指將文章有關信息摘寫下來的工作。對於文章中的重點難點，可做上各式各樣的記號，或在文章空白處寫下自己的批註。對於文章中的重要觀點、事實和數據可記錄下來，儘量具體但又不要繁雜，不要斷章取義，不要改動原文，並應註明原文，以便備查和引證。
(3)序化處理
經過前兩個步驟處理後的信息還需要進一步地序化處理，把所有信息排列成一個有序的整體，才能為信息分析人員獲取信息提供方便。經常用到的信息排序方法有以下幾種。
①分類組織法。是指依照類別特征組織排列信息概念、信息記錄和信息實體的方法。如將農業信息分為種植業信息、林業信息、畜牧業信息等。種植業信息又可分為糧食信息、棉花信息、油料信息、蔬菜信息等。也可將農業信息分為生產信息、技術信息、政策信息、供求信息等。還可將農業信息按區域分類，將其分為甘肅、寧夏等。各類下麵又可以用時間年份進一步加以分類。
②主題組織法。是指按照信息概念、信息記錄和信息實體的主題特征來組織排列信息的方法。如主題目錄、主題文檔、書後主題索引等。
③字順組織法。是指按照揭示信息概念、信息記錄和信息實體有關特征所使用的語詞符號的音序或形序來組織排列信息的方法。如各種字典、詞典、名錄、題名目錄等大多採用字順組織法。
④號碼組織法。是指按照信息被賦予的號碼次序或大小順序排列的方法。某些特殊類型的信息，如科技報告、標準文獻、專利說明法等，在生產發佈時都編有一定的號碼。
⑤時空組織法。是指按照信息概念、信息記錄和信息實體產生、存在的時間、空間特征或其所涉及的時間、空間特征來組織排列信息的方法。
⑥超文本組織法。超文本是一種非線性的信息組織方法。它的基本結構由節點和鏈組成。節點用於存儲各種信息，鏈則用於表示各節點(即各知識單元)之間的關聯。
(4)改編與重組
信息改編與重組是指對原始信息進行彙編、摘錄、分析和綜合等內容濃縮加工，即根據用戶需要將分散的信息彙集起來進行深層次加工處理，提取有關信息並適當改編和重新組合，形成各種集約化的優質信息產品。如對各地和各行業農民收入情況進行組合，形成全省農民收入信息。按加工深度不同，信息改編與重組的方法主要有彙編、摘錄和綜述3種。
①彙編。是指選取原始信息中的篇章、事實或數據進行有機排列而形成的信息加工方法，如簡報資料、文獻選編、年鑒名錄、數據手冊、音像剪輯等，都是運用彙編法。
②摘要。是指對原始信息內容進行濃縮加工，摘取其中的主要事實和數據而形成的二次信息資源的信息加工方法。
③綜述。是指對某一課題在一定時期內的大量相關資料進行分析、歸納、綜合而形成的具有高度濃縮性、簡明性和研究性的信息資源。
信息存儲是指將經過加工處理後的信息資源(包括文件、音像、數據、報表、檔案等)按照一定的規範記錄在相應的信息載體上，並將這些載體按一定特征和內容性質組織成系統化的檢索體系。
按存儲載體的形成來劃分，可將信息存儲分為以下幾種類型。
①人腦載體存儲。在文字產生之前，人類只能依靠人腦的記憶功能來存儲信息，所以說人腦是一種初始的載體存儲形式。但人的記憶力畢竟有限，時間一長就會忘記。
②語言載體存儲。語言也是人類最早的信息資源存儲形式之一，人們通過語言來達到傳遞信息、溝通思想的預期目的。
③文字載體存儲。文字既是一種信息表現方式，又起著存儲信息資源的作用。記錄文字信息的材料由最初的石頭、甲骨文逐漸發展到後來的簡牘、紙張等。
④書刊載體存儲。書刊的出現要晚於文字，但它是一種更有效的信息資源存儲方式，其特點是信息存儲量大，且高度集中。
⑤電信載體存儲。其存儲形式包括電報、電話、電傳等，它們的共同特點是傳遞速度較快。
⑥電腦載體存儲。其特點是存儲量大，傳遞速度快，聯網後處理信息的範圍廣。
⑦新材料載體存儲。隨著科學技術的發展，人類發明瞭許多可以作為信息資源載體的新興載體，包括電磁載體(如磁帶、磁碟、磁泡等)、晶體載體(如矽片、集成電路等)、光性載體(如光碟等)、生物載體(如蛋白質、細菌等)。這些新興材料載體的共同特點是容量大、效率高，可以更有效地用來存儲各種信息資源。
(1)信息檢索的定義
1950年莫爾斯(CalvinN．Mooers)首次提出信息檢索(Information Retrieval)--詞。其後，隨著信息檢索理論與實踐的更新發展，人們對信息檢索的認識也在不斷深入。對於信息檢索，主要存在時間性通信、信息處理和文獻查找等3種角度的認識。
①時間性通信角度的認識
莫爾斯在1950年發表的《把信息檢索看成是時間性的通信》一文中不僅首次提出了信息檢索這個概念，而且認為“檢索是一種時間性的通信方式”。換言之，通過信息檢索得到一些文獻，從而使得著者與讀者之間建立了一種通信。
按照這種通信角度的認識，莫爾斯強調了在通信雙方中，信息發送者必須儘可能發生一切信息，是時間性通信的被動一方，而信息接收者則是主動活躍的一方，正是接收者才決定什麼時候接收以及接收什麼樣的信息。因此，信息檢索的問題就在於把一個可能的用戶指引向所存儲的信息。
②信息處理角度的認識
從信息處理的角度看，信息檢索的基本問題，是如何處理信息和信息的結構。這種認識偏重於信息管理，認為信息不僅局限於文獻的範圍，音像、聲音、數據等也都反映信息，並把信息檢索視為電腦科學與技術的一個分支。
③文獻查找角度的認識
簡言之，從這種角度來看，信息檢索就是查找出含有用戶所需信息的文獻的過程。在信息檢索領域，這是一種傳統的主流觀點，支持者眾多。例如，英國著名學者維克利認為，“信息檢索是從彙集的文獻中選出特定時間所需信息的操作過程”；美國著名信息專家卡斯特認為，“信息檢索是查找某一文獻庫的過程，以便找出某一主題的文獻”。
對於這種認識，蘭卡斯特的經典表述是“信息檢索系統並不檢索信息”。因為信息是無形的，必須依附於文獻而存在。雖然信息檢索的最終結果是滿足用戶的信息需求，但檢索的直接對象是文獻，當用戶閱讀文獻並理解其內容時，用戶的信息需求才被滿足。
(2)信息檢索的類型
由於用戶的信息需求多種多樣，信息檢索技術也在不斷地發展變化，進而產生了多種類型的信息檢索。
①按檢索對象區分
按照檢索的查找對象，信息檢索分為數據、事實及文獻檢索。
·數據檢索。即以資料庫為檢索對象，查找用戶所需要的數值型數據。其檢索對象包括各種調查數據、統計數據、特性數據等。例如，查找某一企業的年銷售額、某一國家的人口數、物質的屬性數據等。
·事實檢索。即以事實作為檢索對象，查找用戶所需要的描述性事實。其檢索對象包括機構、企業或人物的基本情況等。例如，查找某一企業的名稱、地址、業務經營範圍，查找某一人物的生平等。
·文獻檢索。即以文獻作為檢索對象，去查找含有用戶所需信息內容的文獻。其檢索對象是包含特定信息的各種文獻。例如，查找有關“信息組織”的文獻、有關“現代企業制度的建立”的文獻等。
②按檢索方式區分
按檢索的操作方式，信息檢索可分為手工信息檢索和機器信息檢索。
·手工信息檢索。即以手工操作的方式，利用檢索工具書進行信息檢索。手工信息檢索是信息檢索的傳統方式，已經歷了一個多世紀的發展歷程。其優點是具有檢索的準確性，缺點是檢索速度慢、工作量大。
·機器信息檢索。即以機械、機電或電子化方式，利用檢索系統進行信息檢索。機器信息檢索從20世紀40年代以後逐漸發展起來，電子電腦誕生之後，以強大的存儲能力、不斷提高的處理性能以及同步降低的價格，很快便成為機器信息檢索的主流和代表。因此，機器信息檢索主要就是指電腦信息檢索。其優點是速度快、檢索的全面性較高；相對手工信息檢索而言，其缺點主要是需要藉助相應的設備進行檢索。
③按檢索要求區分
按照用戶對檢索的要求，信息檢索可分為強相關檢索與弱相關檢索。
·強相關檢索。強調檢索的準確性，向用戶提供高度對口信息的檢索，也稱為特性檢索。這種檢索註重查準率，只要檢索得到的文獻信息能夠滿足用戶的需求即可，通常對於檢索結果的數量多少不作要求。
·弱相關檢索。強調檢索的全面性，向用戶提供完整信息的檢索，也稱為族性檢索。這種檢索註重查全，要求檢索出一段時間期限內有關特定主題的所有信息，為了儘量避免漏檢相關信息，對於檢索的準確性要求較低。
④按檢索的信息形式區分
按照檢索的信息形式，信息檢索可分為文本檢索和多媒體檢索。
·文本檢索。是指查找含有特定信息的文本文獻檢索，其結果是以文本形式反映特定信息的文獻。這是一種傳統的信息檢索類型，在信息檢索中依然占據主要地位。
·多媒體檢索。是指查找含有特定信息的多媒體文獻的檢索，其結果是以多媒體形式反映特定信息的文獻，如圖像、聲音、動畫、影片等，是在網路環境下發展起來的全新檢索類型。
信息的作用在於為用戶所接收和採用。如何使需要的信息在需要的時候送到需要的用戶那裡，是很值得研究的問題。
經過一系列的信息分析工作，形成了信息分析產品，其目的是被用戶利用，實現價值。而要實現產品的利用，就必須以產品的有效傳遞為前提。信息傳遞就是信息分析產品從信息分析人員或信息分析機構走向用戶的過程，就是產品從信息源經過通道到達信宿的過程。
受到信息分析課題來源的影響，信息分析產品主要有兩種傳遞方式，即單向被動傳遞(如圖2所示)和單向主動傳遞(如圖3所示)。
單向被動傳遞一般是指上級下達課題和委托課題產生的信息分析產品的傳遞方式，而單向主動傳遞一般則是指自選課題產生產品的傳遞方式。隨著信息分析活動的普遍展開，以單向主動傳遞方式傳遞的產品將逐漸增多。
無論是哪種方式的產品傳遞，作為商品的信息分析產品，定價都是傳遞的一大障礙，特別是在單向主動傳遞中定價就越顯得重要。從理論上講，信息分析產品的價格是以價值為基礎的。實際上，信息分析產品的定價受諸多因素影響，既有產品的成本、效用生命周期、開發難度等內部因素，也有信息市場的供求狀況、支付方式、競爭形態、壟斷程度以及用戶的信息需求和購買能力等外部因素。信息分析產品所定價格的高低，不僅影響信息產品的有效傳遞和利用，而且也間接地影響了以後信息分析工作的開展。因此，信息分析產品定價時，必須以產品的效用為基礎，可根據產品的類型和特征，採用一定的定價方法，如邊際效用定價方法、效益分成定價方法、成本加成定價方法、協商定價方法等。
在信息分析產品傳遞過程中，除了產品定價會直接影響產品的傳遞之外，還有一些市場因素也會直接影響產品的傳遞。最常見的問題是供求雙方存在的兩難局面：一方面，需求方不瞭解產品的供應狀況，以及產品的性能和特點，特別是信息分析產品的潛在性和滯後性，使需求方很難判斷其交易是否“合算”；另一方面，供給方對於急劇變化的市場信息需求也很難把握，特別是自選課題製作的信息分析產品更會出現這樣的兩難局面。而掌握供求雙方信息的中介方的出現，解決了這一問題，促進了信息分析產品的有效傳遞。
此外，作為管理方的政府有權利和義務通過組織、協調、控制與監督等管理職能，使信息分析產品的有效傳遞得以實現。其主要管理手段有如下方式。
(1)經濟杠桿。主要是運用各種經濟措施如撥發研究經費、信貸、利稅等，促進信息分析產品的形成，刺激信息用戶的消費。
(2)行政管理。通過一定的發展政策，促成中介機構的成立，並監督中介機構和供求雙方的經營活動，促成和監督產品的合理定價。
(3)法律手段。依據經濟合同法、知識產權法等法律法規調節合同糾紛、保證交易雙方的合法利益。
信息分析產品的利用是個複雜的過程。從微觀上看，產品的利用不僅包括對產品的理解、消化和吸收，還包括產品利用與預測，以及在社會實踐活動中實現其效用。從巨集觀上看，產品的利用就是通過產品信息為科學決策、R&D以及其他社會活動服務，發揮產品的科技效用、社會效用和經濟效用。而產品的利用效果受多方面因素影響：一是用戶本身已有的知識結構、經驗、信息意識、消費心理以及對產品內容的理解、消化和吸收能力等；二是產品的內容是否真正支持被作用的科學決策，是否真正適用於被作用的社會問題；三是信息分析產品利用於社會實踐活動的具體實施過程。可見，要充分發揮信息分析產品的效用，不僅用戶必須具備與產品內容相適應的知識結構、良好的信息素質和信息理解、消化和吸收能力，而且產品必須利用其針對的科學決策或社會問題，並做好產品的具體實施。
信息分析產品的利用過程，不僅是發揮產品效用的過程，同時也是發現產品漏洞、缺陷的信息反饋過程。因為任何信息分析產品都不可能盡善盡美，都會存在這樣或那樣的缺點或不足。用戶信息反饋就顯得尤為重要。用戶在產品利用過程中，可以向分析人員或信息分析機構，就產品的價格、質量和內容等方面提供建議和意見。這可為信息分析人員改進、完善該產品提供切入點，為修正、調整和改進以後的信息分析工作提供依據。
