內部信息

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內部信息(Internal Information)

目錄

什麼是內部信息

  內部信息是指各單位在公務活動和內部管理中,不屬於國家秘密,未對外披露的,可能對公司股票交易價格,對公司工作秩序以及正常生活秩序產生影響的所有內幕信息,依照規定程式確定併在一定時間內只限於一定範圍人員知悉的工作事項。包括公司未披露的重大業務、經營和財務會計數據、資料和信息,重大事項的籌劃情況以及其他公司重大信息。

內部信息的主要內容[1]

  內部信息反映企業內部情況的信息,企業內部信息很多,歸納起來主要有:

  • 反映企業管理部門的信息。例如企業的汁劃、組織、指揮、控制等情況。
  • 反映企業生產活動方面的信息。例如車間,班組的生產情況和各種汜錄。生產調度產品質量,設備狀況以及各種定額、標準,制度、安全等。
  • 反映生產技術方面的信息。例如工藝流程,各項專業技術水平。新產品的研製與開發等。
  • 反映企業人事教育方面的信息。例如職工隊伍,知識結構;幹部素質。人事關係、教育和培訓等情況的反映。內部信息是企業進行中底層戰術決策的主要依據。

企業內部信息來源[2]

  1、企業的計劃和總結。

  2、企業的經營策略和經營預測、決策資料。

  3、企業的經濟活動分析資料,包括財務活動分析、生產情況分析、銷售情況分析、業務活動分析等資料。

  4、企業的各種數字記錄,包括會議記錄、統計記錄、業務記錄。

  5、企業內部簡報。除了關註媒體、同行和企業內部之外,市場信息也不可忽視。

  企業可以通過各種媒體、會議、交流獲得信息,也要關註市場。

內部信息交流主要形式[3]

  1.下情上呈基層的信息,上呈至企業領導。信息的內容涉及企業內部的各個方面,包括職工和股東對企業經營管理的各種建議和意見。下情上呈有利於上級瞭解基層情況,收集有價值的意見、建議,有利於制定、修改企業決策,有利於實現職工民主管理,激發職工熱情等。

  2.上情下達企業管理部門的指示、報告、決定等逐級下達至基層職工和一般股東。上情下達的內容包括企業的宗旨、目標、決策、經營狀況等。上情下達的目的在於使職工瞭解上級意圖,瞭解企業處境,明確企業目標,使各級人員認識自己工作和意義,促進職工與領導部門的合作,減少和消除職工對企業決策者的誤解。

  3.平行交流即部門與部門之間、職工與職工之間的信息交流。其作用是增進部門間、人員間的瞭解與合作。另外,還有一種非正式的信息交流,即』、道消息”的傳播方式。它是建立在職工的人際友善關係的基礎上,並由此構成了企業內部非正式信息交流網。這種交流往往傳播速度快,不受時間、地點的限制,而且能夠達到正式信息交流所達不到的效果。對於這類非正式信息交流,關鍵在於引導,如果引導的好,它可以作為正式信息交流的補充,否則,有可能造成不利的影響。

內部信息交流的手段[3]

  1、口頭交流手段:召開職工大會、發表演講、舉行座談會、利用電話、個別接待、行政人員走訪各部門等。

  2、印刷手段:企業內部文件、公報、月報、年報、各種手冊、企業內部刊物等。

  3、視聽手段:廣播、電影、閉路電視、錄像、圖片、黑板報、宣傳欄等。

  內部信息交流的三種手段,各有其優點和缺點,但它們可以互為補充。還可以同時開展多渠道、多形式、多層次的交流,以達到理想的交流效果。

企業內部信息的搜集

  企業內部報告系統包括產品信息(如質量、性能、包裝、花色、品種、規格、外觀、服務等),產品價格信息,銷售渠道信息,促銷方面的信息,以及具體的銷售過程方面的信息。通過分析這些信息,市場營銷經理們就會發現重要的機會或危機。

  目前,許多有實力或有眼光的企業都在企業內部建立了Intranet,即企業內部網。Intranet的本質是在有限範圍內,利用Intranet成熟的標準構建企業內部的網路系統。它不僅是企業內部信息收集和發佈系統,具有嚴格的網路安全保障機制,同時又具有良好的開放性,從而有效地解決了系統內部信息的共用和交流問題。

  除此之外三種最常見的潛在內部信息資源包括產品分析、公司資源、研究網站。產品分析是製造業實施水平比較研究的起點。公司資源註重從內部專家和經驗豐富的人中收集所有潛在信息。即使這種做法要花費大量時間而目.在初始階段並無多大成效,但這樣做可以收集到許多相關的信息。研究網站是一種有效的以較低的成本獲取水平比較信息的途徑。另外通過訪問內部專家也是獲取水平比較方法內部信息的一種途徑。由於水平比較費用高昂,所以僅在可能需要的地方進行水平比較才是明智之舉。  [4]

內部信息搜集要註意的問題[5]

  1、從企業的管理目標出發,建立一套規範化、科學化、系統化的指標體系,使業務人員明白什麼信息應該收集,什麼信息不應該收集,避免信息過多。如果你們每天看到的都是些繁多又沒有什麼價值的信息,那麼往往會做出一些錯誤的決策和判斷。

  2、信息的收集渠道應該穩定、規範、可靠。

  3、要從使用者的角度出發,企業內部報告系統必須實用、易學、易用,滿足使用者的基本要求。企業內部報告系統收集發佈的是事後的數據,是市場營銷經理們獲得信息的最基本的方式,是決策的重要依據。

企業內部信息的泄露與保護[6]

  • 信息的泄露途徑

  提到情報泄露,人們經常將其與盜竊商業秘密、竊聽、窺探、黑客聯繫起來。而事實上,僅僅這些方式泄露的信息是非常有限的。競爭情報所需信息的90%可以通過合法的手段在公開資料中獲得。企業所釋放的公開資料與企業內部保密信息有著密切的聯繫,公開資料往往包含內部保密信息的“影子”。由於企業必須與外界發生聯繫,與外界進行多種途徑的信息交流,所以信息的釋放是必然的。反競爭情報並不是要切斷企業與外界的信息交流,而是通過對各種信息釋放的途徑的研究,採取相應的措施來阻止公司內部保密信息的泄露,從而抵禦競爭對手的情報收集活動。圖一列舉了常見的內部信息泄露的方式。

Image:信息泄漏的途径.png

圖1 信息泄漏的途徑   

  • 尋找信息泄露的隱患

  信息保護遵循“木桶原理”,信息保護成功與否往往取決於保護鏈條上最弱的環節。因此在瞭解了常見的信息泄露途徑之後,應該針對企業自身的情況進行一次徹底的清查,分析信息泄露的各種隱患所在和信息保護的薄弱環節,只有這樣,才有可能進一步採取必要的信息保護措施。

  信息泄露隱患的清查須在整個公司範圍內進行,檢查的範圍應該覆蓋公司總部、生產車間、駐外辦事處、各個銷售處,這些地方都可能存在泄露的隱患。清查的內容務必要求全面,因為忽略一些細小的環節可能會造成巨大的危害。清查的內容應該覆蓋表圖2列出的所有內容。

Image:清查范围.png

Image:清查范围续表.png

圖2 清查範圍

  完成所有項目的清查之後.對得到的結果進行分析,就可以發現企業存在的各種泄露隱患。一旦確定了信息泄露的隱患,反競爭情報工作就變得明朗,即根據具體的信息泄露威脅和防止泄露的要求採取有效的保護措施。值得註意的是,信息保護的重點在於加強企業信息流通的管理和規範化,而不是僅僅依靠技術手段,因為混亂的管理更容易造成企業內部保密信息的泄露。

  此外,還值得註意的是,這種全公司範圍內的清查工作並不是一勞永逸的,清查的內容可能已經發生了變化,原來存在的隱患可能已經不存在了,而又出現了新的信息隱患,因此進行經常性的清查是很有必要的。同時,當公司進行新的項目時,應該能夠及時成立反競爭情報小組來開展基於項目的反競爭情報工作。

  • 堵塞漏洞策略

  1、對外公開材料和其他公開資料:應先讓產品經理審查公關部的新聞發佈的內容,有些公司要求其供應商發佈新聞資料也應讓他們瞭解。應儘量減少提供細節信息,一旦信息被公開,就不可能收回,它將變成公共信息的一部分。

  2、新聞發佈:在發佈的,將敏感信息交給競爭情報部門或OPSl匯人員來審查,以判斷發佈出去的好處是否能抵消競爭對手得到信息後使公司可能付出的代價。

  3、高層公開講話:仔細檢查講稿,以防競爭對手通過分析得到結論。

  4、工廠參觀:應確保參觀人員所看到的東西應該是對競爭對手沒有什麼戰略價值的東西。參觀時要有人陪同,不要讓他們隨意走動。

  5、公共檔案:申報材料不要講得太多,以防重要信息泄露。有關信息可請法律顧問、技術專家、產品開發人員先檢查。雖然競爭對手得到一些信息是難免的,但不要讓他們得到足以進行深入分析的必要資料。

  6、技術文件:公司應對在技術交流會、研討會上提供的資料進行審查。

  7、非公司員工的保密:讓第三方人員瞭解保守秘密的重要性,要求有業務往來的公司對有些東西保持沉默。

  8、公共場所:告誡員工不要在公共場所討論非公開信息。

  9、員工:提醒他們離開會議室前擦乾凈黑板,將未處理的任何保密資料放人保密櫃。瞭解對企業不滿的員工及其原因,提高員工的信息意識和保密意識。

  10、招聘廣告:把招聘廣告視為與新聞發佈會類似的東西,審查所有的內容,以確定其中的內容是否應該保密,或打非署名廣告、獵頭公司招聘廣告,效果更好。

  11、電腦資料庫·:關鍵的信息應保存在保密電腦里或存在軟盤上(軟盤放在安全的地方),廢棄軟盤應消磁或毀損。

  12、法庭訴訟:起訴可導致信息外泄。潛在的泄露要求將一些案子通過“協商”解決。

  13、經常監視一些外部信息源(報、刊、當地媒體等),觀察它們是否含有企業不願意透露的信息,分析信息泄露的渠道。

  14、經常監視一些內部信息源,如Ⅲ3S、討論版、企業網頁、電子公告、電子郵件

  15、會議:事先瞭解競爭對手是否參加,檢查企業將在會上發佈的材料,審查要在會議上發佈的新聞、講話內容。

  • 必須向外界提供信息時,企業應考慮的問題:

  1、企業正在和誰打交道,它獲取信息的目的是什麼。

  2、該信息是關於企業的哪一方面,對手所要獲取的信息的重要程度及獲取這些信息後帶來的後果。

  3、弄清信息是否必須提供,提供的信息將會被如何處理(如向學術機構提供,必須弄清信息用途、研究成果是否發表、研究成果中對該信息的表述形式)。

  4、弄清該信息或處理後的信息向全社會公佈後,最終有哪些人能獲得,是否會被對手利用(如媒體採訪、拍照、調查等方式獲取信息的能力高於競爭對手)。研究這些公益、中立機構獲取信息的渠道,統一本企業發佈信息的渠道,限制媒體披露某些信息。

  5、提供信息時,儘量做到充分而不過度,並考慮能否援引一些法規支持企業不提供一些核心信息。要註意有關法規的變更、保密條例韻變化,或將機密信息以獨立文件的形式提供,並要求保密。如,掌握專利文件“充分公開”的“度”,只要能說明達到“三性”(新穎性、創造性、實用性)的標準,就不要“過分公開”。

  6、瞭解是否能要求對方保密。

  企業員工培訓公司員工作為一種很重要的競爭情報源,備受競爭對手的重視。少數的企業為了在激烈的競爭中取勝,甚至不惜採用非法手段從對手的員工那裡收集情報。因此,防止公司員工泄露保密信息(故意或不經意)越來越成為反競爭情報的焦點之一。

  競爭對手從員工那裡獲取競爭情報的方式可分為直接和間接兩種。直接的方式具體包括電話詢問、E—mail及其他的個人聯繫方式。間接的方式有員工發表的文章和演說、在公共場合不經意的談話等。目前,越來越多的企業已經認識到員工泄露內部信息的嚴重性,並對員工進行了反競爭情報的培訓。培訓的內容包括:

  1、員工教育。告訴他們競爭情報是公司的重要戰略性資源,如果泄露,不僅公司的利益受損,個人的利益也將受到損害。

  2、制定明確的信息保密制度。確保每一名員工都能清楚地知道其內容,並能按照其規定行事。

  3、加強反競爭情報的技能培訓。對員工進行反競爭情報的培訓,培養情報意識,瞭解競爭對手可能的情報收集手段,懂得如何應付競爭對手的情報收集活動,懂得如何約束自己的言行。

  4、公司反競爭情報狀況的培訓。對員工進行反競爭情報策略培訓,使他們能夠瞭解公司反競爭情報的基本情況,比如:哪些信息是要保密的?誰最想得到這些信息?使他們在應對競爭對手的情報收集中叭能夠處於主動的地位。

  許多競爭情報專家認為,加強員工對公司的忠誠度是解決員工泄露企業內部信息的最好方法。因此,除了依靠教育培訓外,應該加強企業文化的塑造和建立有效的內部激勵機制,提高員工對本企業的忠誠度。

參考文獻

  1. 中國鄉鎮企業管理百科全書.農業出版社,1998年11月第1版
  2. 張強王玉霞主編.辦公室工作實務.北京航空航天大學出版社,2008.08
  3. 3.0 3.1 宮波主編.公共關係學.吉林大學出版社,2006.3
  4. (美)羅伯特 C·坎普著 徐濟超 劉玉敏 常廣庶 克勞士比管理顧問中心譯.水平比較法:追求企業卓越績效的最佳實踐.中國標準出版社,2007年03月第1版
  5. 李殿巨集編著.金牌營銷:打造一流品牌.中國物資出版社,2004年01月第1版
  6. 邵波著.商務活動與反競爭情報.南京出版社,2006年4月
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