委員會

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什麼是委員會[1]

  委員會是指一群人有計劃的聚合在一起,對某一特定問題進行討論或商議決策組織。若將組織中的最高決策權交給兩位以上的主管人員,也就是把權力分散到一個集體中去的過程,即為委員會管理,也稱為集體管理。存在於組織中的委員會有不同的類型和各自不同的目的。組織內常見的委員會有董事會、工作委員會、預算委員會、咨詢委員會等等,它們可以是直線式的,也可以是參謀式的;既可以是正式的,有特定的責任職權,又可以是非正式的,雖未授予職責與職權,但常常能發揮與正式委員會職能相同的作用;委員會可以是永久的,也可以是臨時性的,達到特定目的就可以解散

委員會的優缺點[1]

委員會的優點

  (1)集思廣益。個人管理相比,委員會能夠對問題作出比較全面的探討,經過集體討論、集體判斷後得出的方案更切合實際情況,而且能夠避免主管人員僅憑個人的經驗所造成的判斷失誤。正如俗話所說:“三個臭皮匠頂個諸葛亮。”集體判斷、集體討論可以避免由於管理者僅憑個人的經驗所造成的判斷錯誤。

  (2)協調委員會成員通常由各部門選派,當工作或問題涉及幾個部門時,可以在委員會內互相溝通信息交換意見,開闊視野,瞭解其他部門的情況。這既有利於減輕上層主管人員的負擔,又可以加強部門之間的合作,避免“隧道視野”現象和“職權分裂”現象發生。

  (3)民主管理。委員會成員通常是各利益集團的代表,他們代表本利益集團參與決策。對於重大問題,需要委員會集體討論決定。委員會開會討論過程中,代表各自利益的委員們都有發言權與投票權,他們適當地使用這些權力,參與決策制定過程,既可以獲得集體判斷的益處,又可以防止或減少某些人大權獨攬或以權謀私等弊端的發生。

  (4)鼓勵下屬。委員會作為群體決策組織,可以使下級主管人員甚至組織的一般成員有機會參與決策的制定過程,從而可以調動下屬的積極性。同時,下級主管人員也有了向上級主管人員學習管理經驗的機會。

  (5)加強溝通。委員會可以作為收集和發佈情報信息的重要手段。對於共同的問題或任務,受其影響的各方都能同時聽到信息,都有同等的機會瞭解所接受的決策與指示,從而節省信息傳遞的時間。另外,面對面的交談,也提供了說清楚問題的機會,因而是一種有效的溝通方式。

  (6)有利於管理者的成長。利用委員會也是培訓管理者的方法之一。通過委員會,下級人員能瞭解到其他管理者及整個組織所面臨的問題,從而對組織活動有大概的瞭解。通過委員會,下級管理者有機會學習上層管理者的管理經驗,上層管理者也可以在委員會中考評下層管理者,作為將來選拔的依據。

委員會的缺點

  (1)耗費時間和成本高。委員會需要經常開會討論有關問題,委員們花在會議上的時間可能很多,如發言、研討、質疑、行程往返等所有這些都要耗費時間與財力。同時,會議本身也需要花費,特別是會議期間,委員們不能在原崗位上工作,可能給組織帶來更大的損失和影響。

  (2)妥協與猶豫不決。委員會中人們常常出於禮貌,互相尊敬,或屈於權威而採用折中方法,以求達到全體一致意見。但這樣的結論,往往是成事不足的結論。另一方面,委員們代表各自的利益群體,可能在某些問題上爭論不休、遲遲不能作出決定,貽誤時機。

  (3)職責分離委員會中每個人提出的建議要想成為決定,都需要委員會集體討論,最終的決策也是集體討論的結果,這使得委員會中的每位成員對決策負責的責任感下降。一般說來,委員會中的任何一個成員,對集體任務的責任感總不如他對個人負責某事的責任感強。正如我國民間俗話:“一個和尚挑水喝,兩個和尚抬水喝,三個和尚沒水喝。”

  (4)少數人占支配地位。委員會的決議應反映集體的智慧。雖然委員會是由不同或相同級別的成員組成的,但在討論問題時,由於只能由少數人控制會場,因而有可能出現少數人把自己的意志強加給他人甚至整體的現象。若委員會作出的決定只是少數人的意見,委員會成為個別人的工具,那就從根本上否定了委員會產生的前提。

委員會的有效利用[1]

  正確地利用委員會,必須註意以下問題:

  1.規模的確定。委員會規模的大小,無一定標準。原則上講,委員會的委員人數不宜過多,也不宜過少,一般在5~15人為宜。

  2.委員的選擇。委員會中的成員應具有代表性,對委員的知識能力的要求常常與委員會的目的、性質密切相關。委員會的目的是提供情報、咨詢,還是協調和解決具體問題,對委員會的成員要求是不同的。

  3.主席的選擇。擔任委員會主席的人必須慎重選擇,因為他肩負著委員會有效運行的責任,委員會的成就取決於會議主席的領導才能。因此,委員會主席應該由德高望重、高瞻遠矚、分析能力、領導能力和協調能力很強的人來擔任。

  4.議題的選擇。提交委員會的議題必須經過認真選擇,其內容必須適於討論,否則,雖有良好的議程,也無濟於事。議程與議題最好於開會前提交各委員,使他們知道將要討論的內容,以便事先有充分時間閱讀資料,在會議期間提出建議與質詢。

  5.許可權與範圍。委員會的職責範圍、許可權大小,都必須明確規定,並使委員們瞭解詳情。對於所討論的問題,都必須使與會者明白瞭解,以免在討論中出現超出委員會許可權的問題。

  6.決議案的審核。委員會的所有會議都應該有記錄,併在會議結束後將會議記錄的草稿現場傳閱,讓各委員做必要的修改或更正,然後由會議主席作最後的定稿。會議上通過的建議,必須作出報告。

  7.定期評價。對委員會的工作成績必須作出定期的評價,其工作成果必須大於所付出的代價,以保證有效實現目標。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 1.2 任桂芳著.管理學.遼寧大學出版社,2007.5.
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