個人管理

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個人管理(individual management)

　　個人管理是以原則為重心，針對個人的目標，幫助個人平衡發展生活中的不同角色，並且全盤規劃日常生活，著重第Ⅱ類事務(重要而不緊急)的完成。

　　在個人管理中，個體既是管理者，也是被管理者。傳統的管理方法分為法律方法、行政方法、經濟方法、教育方法等，這些依賴於人去制定政策，去實施管理。現代管理學認為人是社會人，但是在經濟學中我們認為人更是一種理性人，是風險規避的，即我們更加願意做出利己的行為，所以個人很難去採取類似法律行政這些可能具有懲罰性的方法對自己實施自我管理。

　　在傳統的管理學中我們能看到許多技術應用的影子，隨著人們對管理學更進一步的發展認識以及對其本身的理論豐富，也伴隨著這門學科中科學技術和技術工具（比如電腦）的大量引進，技術管理由此真正作為一種新方法進入管理學的領域，加強了管理學的理論以及實踐基礎，個人管理也進入一個新的階段。

　　一款好的管理工具是從管理學思想之中衍生而來，自然應該嚴格遵循管理學的五項基本職能，即計劃，組織，領導，控制，協調。管理是一門藝術，也是一門科學，藝術是抽象於人思維之中的東西，只可意會不可言傳。而科學的東西是可以模型化化出來的，這些依托於科學而模型化出來的工具讓我們的管理更加科學，譬如在這個領域廣泛應用的ERP系統。

　　現在流行的行動力工具正是在深刻研究了管理學思想，旨在更好得讓個人或團體進行時間管理、目標管理、學習管理、心態管理及行動管理的基礎上的一種系統。引導用戶更好地實施自我管理，從事業、財富、家庭、人脈、健康、學習六個維度科學規劃工作與生活，有效做好職業生涯規劃，不能幫你延長生命的長度，但可以拓寬你生命的寬度。

　　個人管理的組織工作來源於將個人事務的分類，內容如下：

　　1. 個人事務分類

　　·價值觀修養。

　　·安全事務，包括政治安全、社會安全、職業安全、家庭安全、財產安全、飲食安全、出行安全、信息安全等。

　　·身體健康與心理健康。

　　·職業與工作。

　　·人際關係。

　　·個人知識結構的改造，學習與發展。

　　·財產與投資。

　　·信息工作。

　　·後勤與生活。

　　·娛樂與休養。

　　·緊急狀態或危機狀態。

　　這樣劃分的幾個領域有交叉的情況，但有各自的獨立性。它們構成了個人管理的系統。從長遠來看，任何一個領域出了問題，都會影響其他領域的發展，進一步影響整個系統即整個人的發展，這體現了管理的系統性原則。管理的系統性原則要求管理者以系統的思想或全局的思想看待所有的管理活動，不忽視任何一個領域。個人的粗放式管理可能會以為娛樂和休養領域沒有職業與工作那樣重要，而管理的系統性原則認為二者在個人管理系統中只是屬於不同的部門，它們是分工不同，地位是同樣的重要。緊急狀態的管理是服從管理的例外原則。個人管理活動有常規活動和非常規管理活動，非常規管理活動中又包括緊急狀態（危機狀態）和非緊急狀態。從短期來看，緊急狀態是人生的非常態，而從長期和社會角度來看，緊急狀態是人生的常態。所以緊急狀態的管理是必然的。例外管理原則要求管理者為非例行事務準備方案，特別是那些未來可預測的危機提供預案。這些管理活動稱為應急管理。

　　2. 資源配備

　　這包括系統的時間資源和經濟資源的分配及預算。比如你每個星期或每個月給自己的人際溝通分配了多少時間和金錢，為將來的緊急狀態準備了多少資金。

　　3. 個人管理機制的設置

　　這指個人管理的運作機制，包括道德紀律、鍛煉製度、工作制度、財務制度、人際關係制度、娛樂和休養制度，還包括信息機制、監督機制等。個人管理離不開相關的利益團體，個人管理活動不是狹隘的個體的事，個人信息的輸入和輸出離不開利益相關體和社會，個人行為的監督和控制更要藉助利益相關體和社會。個人紀律是對個人行為和過濾，去掉那些不產生效益、低效益或產生負效益的行為或習慣，並使個體建立一種良好的心理和行為習慣。個人紀律實際上是使個體從一種心理狀態（習慣）向另一種心理狀態（習慣）實現轉換。給自己設立一個管理制度體系，讀者也許還沒有做過這樣的事，不過你無法否認，這對你整個人生的發展意義重大。現在就為了你自己的幸福為了你的妻子（丈夫）、孩子的幸福給自己建立一個管理的制度體系吧？提醒一句，管理制度體系是隨環境的變化而變化的，好象資本主義制度在發展、社會主義制度在更新一樣。個人管理是動態管理，連其制度體系也是這樣。

　　第一代的時間管理理論絲毫沒有“優先”的觀念。固然每作完備忘錄上的一件事，會帶給人成就感，可是這種成就不一定符合人生的大目標：因此，所完成的只是必要而非重要之事。

　　然而好此道者不在少數，因為阻力最少，痛苦與壓力也最少。更何況，根據外在要求與規律行事，容易推卸責任。這類經理人缺乏效率、自製力與自尊。

　　第二代經理人自製力增強了，能夠未雨綢繆，不只是隨波逐流，但是對事情仍沒有輕重緩急之分。

　　第三代經理人則大有進步，講究釐清價值觀與認定目標。可惜，拘泥於逐日規划行事，視野不夠廣闊，難免因小失大。第一、三類事務往往會占去所有的時間，這是第三代理論最嚴重的缺失。

　　不過以上三代理論的演進，仍有可資借鏡之處。第四代理論便在舊有基礎上，開創新局面。以原則為重心，配合個人對使命的認知，兼顧重要性與急迫性；強調產品與產能齊頭併進，著重第二類事務的完成。

　　有效的個人管理方法須符合以下標準：

　　一致：個人的理想與使命、角色與目標、工作重點與計劃、欲望與自製之間，應和諧一致。

　　平衡：管理方法應有助於生活平衡發展，提醒我們扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、個人發展等重要的人生層面。有人以為某方面的成功可補償其他方面的遺憾，那終非長久之計。難道成功的事業可以彌補破碎的婚姻、孱弱的身體或性格上的缺失?

　　有重心：理想的管理方法會鼓勵並協助你著重雖不緊迫卻極重要的事。最有效的方法是以一星期為單位訂定計劃。一周7天中，每天各有不同的優先標的，但基本上7日一體，相互呼應d如此安排人生，秘訣在於勿就日程表訂定優先順序，應就事件本身的重要性來安排行事曆。

　　重人性：個人管理的重點在人，不在事。行事固然要講求效率，但以原則為重心者更重視人際關係的得失，因此有效的個人管理偶爾須犧牲效率，遷就人的因素。畢竟日程表的目的在協助工作推行，並非讓我們為進度落後而產生罪惡感。

　　能變通：管理方法應為人所用，不可一成不變，須視個人作風與需要而調整。

　　攜帶方便：管理工具必須便於攜帶，隨時可供參考修正。

　　根據實際經驗，我設計出一種符合以上諸條件的表格。其實，許多優秀的第三代管理工具，也值得採用，只是個人運用巧妙不同而已。以下舉實例說明如何以原則為重心，建立起充分掌握重點的一周行事曆。

　　有效的個人管理可分為四個步驟：

　　確定角色——首先，寫下個人認為重要的角色。假若以往不曾認真考慮這個問題，就把此時閃過腦際的角色逐一寫下。除了“個人”以外，父母、兒女、職員、老師……凡是你願意定期投人時間精力的，均可納入其中。

　　不必想得太嚴肅，仿佛立下終身職志，只須考慮未來一周中應該扮演的角色即可。請看以下兩例：

　　選擇目標——其次，為每個角色訂定未來一周欲達成的2—3個重要成果，列入目標欄中。

　　這些短程目標應與使命宣言中的終極目標有所關聯，至少有一部分如此。即使不曾寫過使命宣言，也可以自己設想每一角色及重要目標。在未來一周的目標中，務必有一些真正重要但不急迫之事。

　　安排進度——現在，根據上面所列目標，安排未來7天的行程。比方說，目標之一是完成個人使命宣言初稿，那麼不妨在周日抽出連續兩小時完成此事。通常星期日(或1周中對你最有意義或最特殊的1天)，正是思考如何提升自我及規劃1周行事的最佳時刻。

　　再比方，鍛煉身體是你的目標，那麼不妨安排3—4天，每天運動1小時。

　　有些目標可能必須在辦公時間完成，有些得在全家共聚一堂時實現。

　　每個目標都可當作某一天的第一要務，更理想的是當作特殊的約會，全力以赴。對本年度或1個月內已定的約會則一一檢討，凡合於個人目標的加以保留，否則便取消或更改時間。

　　準則三，重在身體力行。就仿佛程式設計師設計出程式後，電腦必須加以執行。

　　順從別人的意願完成他人眼中的要務，或無牽無掛的享受既不緊張又不重要的活動，豈不輕鬆愉快。至於執行，或多或少考驗著自製力，此時就得靠誠意正心的修養工夫，堅定意志。

　　俗語說：“天有不測風雲，人有旦夕禍福。”事先排妥的行事曆，必要時仍須有所更動。只要把握原則，任何凋整都心安理得。

　　為人父母者，尤其是母親，常耗費所有的時間照顧幼兒，以致一事無成，備感挫折。但挫折多來自有所期望，而這期望反映的卻是社會價值觀，不是個人的價值觀。若要剋服因社會價值觀而產生的罪惡感，可以靠準則二的工夫——確立目標。

　　第四代個人管理論的特點，在於承認人比事更重要。而芸芸眾生中，首要顧及的便是自己。它比第三代理論高明之處是：強調以原則為重心，以良知為導向，針對個人獨有的使命，幫助個人平衡發展生活中的不同角色，並且全盤規劃日常生活。

　　習慣一：積極主動——個人願景的原則。你計劃和家人去野餐，選好了地點，做了充分的準備，結果下起了暴雨……積極的人明白野餐真正的目的是什麼，他們會創造性地改在其他地點進行野餐，哪怕是在自家的地下室里玩一些有趣的游戲；消極的人則會說：“哦。這太令人難過了，我們所有的準備、所有的安排都泡湯了。”積極的人是主動的改變者，他們依據原則作出決定，敢於為自己的決定負責；而消極的人總是輕易說出“我不行”。這種語言完全體現出一種不負責任的態度，他們永遠擺脫不了環境的束縛。

　　在當今的工作中，越來越多地需要強調這種主動熱情的態度，它已經成為面試中的一個重要考核因素。常聽到一些負責人力資源的人談到招聘的經驗，他們說在招一個人的時候。不是看他的工作經驗是什麼樣的，而是要看這個人的工作願景，也就是說，他是不是願意主動地投入到工作中去。我想，這說明瞭一個事實：主動的態度是工作成功的一項必不可少的條件。另外。積極主動還有一層含義。就是必須要為自己的行動負責。個人行為取決於自身，而非外部環境。無論做事的結果好壞，都要有一種勇於負責的心態。通常來講，理智是可以戰勝感情的。當然，作為一個有思想的人，有能力也有責任創造有利的外在環境。並使之為自己服務。

　　習慣二：以終為始——自我領導的原則。創造總是經過兩次完成的：先是思想創造，之後才有實際創造。拿現在所住的大樓來說吧．在動土之前它的每個細節早就設定好了。如果錯了，要改變結構則要付出昂貴的代價。木匠有條規矩千真萬確：度量兩次才動手。所以要在行動之前。想好自己要達到什麼樣的目標，照著這個目標去挖掘自己的潛能。

　　而在管理學中，最為常用的道理就是。做任何事都要想到一個目標，然後朝著目標而努力。如果我們連做事的目標都不知道，那麼我們在做些什麼?推而廣之，“以終為始”的習慣可以適用於各個不同的生活層面，包括工作、生活等．而最基本的目的還是人生的最終期望，它在這個階段中必然要經過兩次創造的過程。第一，是心智的創造；第二，是實際的創造。也就是說，我們在做任何事的時候，都是先在心中構想，然後付諸實現。

　　習慣三：要事第一——自我管理的原則。我們常常說到管理學中自我管理的原則。一個人的時間和精力永遠都是有限的，在做事的時候，一定要妥善安排和管理，分清主次，其原則就是把最重要的事放在第一位。如果自己能做出決定當然最好，如果自己沒有這個能力，可以問一下周圍的朋友，聽聽他們的建議，然後再依靠自製力來掌握重點，時刻把它們放在第一位，以免被感覺、情緒或衝動的思想所左右。一定要記住，集中精力於當急的要務，勇於排除次要事物上的牽絆，也就是說，要有說“不”的勇氣!

　　習慣四：雙贏思維——人際領導的原則。這實際上在指導我們如何去實現有效的人與人之間的溝通。世上之事，風雲變幻，到處都是競爭與合作的衝突。具有雙贏思維的人，把生活看作一個合作的舞臺，而不是一個角鬥場。一般人看事多用二分法：非強即弱，非勝即敗。其實世界之大，每個人都會有足夠的立足空間，他人之得不必就視為自己之失。當然，也沒有絕對的雙贏，記得我聽過這樣一句話：合同是雙方都不滿意的結果，更是雙方都滿意的結果。

　　習慣五：知彼解己——將心比心交流的原則。這讓我想起了古代兵法中的一句話：知己知彼，百戰不殆。當然，用在這裡可能有些牽強，但是它說明瞭在交往過程中，一定要多瞭解別人的想法，也就是說，首先尋求去瞭解對方，然後再爭取讓對方瞭解自己。這一原則，是進行有效人際交流的關鍵。我們在與人溝通時，經常犯一些不分青紅皂白就妄下斷語的毛病。原因何在?就是因為只是站在自己的角度去考慮問題，沒有充分想到對方的實際情況。其實，瞭解別人與表達自我都是人際溝通不可缺少的要素，我們首先做的就是先把別人的需求和想法瞭解清楚，再進一步採取自己的行動。

　　習慣六：協同效應——創造性合作的原則。如何理解這個詞的意思?一句話：既不按照我的方式，也不遵循你的方式，而是通過合作創造出更好的辦法，創造性的合作能達到1+1>2的效果。也就是說，我們在工作的時候，要時刻註意合作性的原則。我們常說的團結就是力量，就是這個道理。在事情的發展過程中，經常會遇到各種各樣的阻力，有些甚至是我們難以剋服的。在這種情況下，唯有藉助集體的力量，配合雙贏的動機與協同效應的整合功夫，方能突破阻力，甚至可以化阻力為動力，為我們的目標而服務。

　　習慣七：不斷更新——平衡的自我更新的原則。不要停止運動，時常滌蕩心靈的塵埃，用讀書磨礪心智，學習待人處事之道，在身體、精神、心智和社會情感這四方面不斷更新自己。俗話說，“磨刀不誤砍柴工”。我們的刀磨得越快。做起事情來就越得心應手。在很多時候，人生最值得欣慰的就是磨練自己，讓自己不斷地做到游刃有餘。因為生活與服務人群都得靠自己，這是最珍貴的工具。工作本身的好壞，只能是物質上的滿足與否，並不能帶來精神上的愉悅。而只有具備良好的思考、學習、創造與適應能力，不斷地充實自己，才能立於不敗之地。