備忘錄

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目錄

備忘錄的涵義和用途

  備忘錄是記錄有關活動或事務,起揭示或提醒作用,以免忘卻的一種記事性文書。

  備忘錄可用於個人事務的記錄,也可作商務談判或業務合作的記錄。

備忘錄的特點

  1.事務性。備忘錄所記錄的事項有兩類:一類是如實記錄現實中曾經發生過的事實真相,如記錄商務談判中雙方所表達的承諾,一致或不一致的意見等;另一類是為了避免忘卻而提前記下計劃辦理的事項。如上級發給下級的工作要點備忘條。

  2.提醒性。即提示當事人避免忘卻的特性。

備忘錄的類型

  備忘錄可分為三種類型:

  1.個人備忘錄。即屬於個人事務的備忘錄,記錄的事情其他人不參與。

  2.交往式備忘錄。這是記錄人際之間活動的備忘錄,這種備忘錄必須真實地記錄各種情況,包括對當事人有利或不利的情況。這類備忘錄有商務談判備忘錄等。

  3.計劃式備忘錄。即提醒將來之事的備忘錄。

備忘錄的結構和寫法

  (一)標題

  標題通常有兩種寫法:一種直接寫文種名稱,即《備忘錄》;另一種由單位、事由和文種組成,如《××公司與××集團公司合作開發機電產品會談備忘錄》。

  (二)商務談判備忘錄正文

  個人備忘錄和計劃式備忘錄的正文寫法自由,不拘一格,寫下事項要點即可。

  下麵專門介紹商務談判備忘錄正文的一般寫法。

  1.導言。記錄談判的基本情況,包括雙方單位名稱、談判代表姓名(與外商談判需註明國別)、會談時間、地點、會談項目等。

  2.主體。記錄雙方的談判情況,包括討論的事項、一致或不一致的意見、觀點和做出的有關承諾。主體內容的記錄類似於意向書的寫法,通常採用分條列項式記錄。

  3.結尾。備忘錄多數不另寫結尾。

  (三)商務談判備忘錄落款

  由參加談判的各方代表簽字認可並標明時間。

備忘錄的註意事項

  1.註意商務談判紀要與商務談判備忘錄的區別:一是效力不同。商務談判紀要一經雙方簽字,具有一定的約束力,而商務談判備忘錄沒有約束力,只起提示備忘作用。二是內容不同。商務談判紀要中記的主要是談判雙方達成的主要的一致性意見,而商務談判備忘錄中記的則不一定是談判達成的一致意見,是為了下一次談判、洽談或磋商而提示的問題。

  2.內容要詳實、具體而完備。

  3.語言要朴實、準確。

備忘錄的例文[1]

            龍湖公司與××公司會談備忘錄

  中國龍湖公司(簡稱甲方)與×國××公司(簡稱乙方)的代表,於200×年×月×日在××市甲方總部就興辦合資項目進行了初步協商,雙方交換了意見,並作出有關承諾。為便於將來繼續洽談,形成備忘條款如下:

   一、依據雙方的交談,乙方同意就合資經營××項目進行投資投資金額太約為×××萬美元投資方式待進一步磋商。甲方用廠房、場地、機器設備作為投資,其作價原則和辦法,亦待進一步協商。

  二、關於利潤分配的原則,沒有取得一致意見。乙方認為自己的投入既有資金,又有技術,應該占60%一70%,甲方則認為應該按投資比例分成。乙方代表表示,利潤分配比例願意考慮甲方的意見,希望另定時間協商確定。

  三、合資項目生產的××產品,乙方承諾在國際市場上銷售產量的45%,甲方希望乙方將銷售額提高到70%~75%,其餘的在中國市場上銷售

  四、工廠的規模、合資年限以及其他有關事項,尚未詳細討論,雙方都認為待第二項內容向各自的上級彙報確定後,再商議;

  五、這次洽談雖未能解決主要問題,但雙方都表達了合作的願望。期望在今後的兩個月內再行接觸,以便進一步協商洽談合作事宜。再次洽談的具體時間待雙方磋商後再定。


            ×××公司          ×國××公司

         代表×××(簽章):        代表×××(簽章):

          二OO×年×月×日

參考文獻

  1. http://jpkc.gdit.edu.cn/e/DZJC1/8-5.html 《高職應用寫作》第八章 事務文書 第五節 備忘錄.廣東科學技術學職業院
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