备忘录

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备忘录的涵义和用途

  备忘录是记录有关活动或事务,起揭示或提醒作用,以免忘却的一种记事性文书。

  备忘录可用于个人事务的记录,也可作商务谈判或业务合作的记录。

备忘录的特点

  1.事务性。备忘录所记录的事项有两类:一类是如实记录现实中曾经发生过的事实真相,如记录商务谈判中双方所表达的承诺,一致或不一致的意见等;另一类是为了避免忘却而提前记下计划办理的事项。如上级发给下级的工作要点备忘条。

  2.提醒性。即提示当事人避免忘却的特性。

备忘录的类型

  备忘录可分为三种类型:

  1.个人备忘录。即属于个人事务的备忘录,记录的事情其他人不参与。

  2.交往式备忘录。这是记录人际之间活动的备忘录,这种备忘录必须真实地记录各种情况,包括对当事人有利或不利的情况。这类备忘录有商务谈判备忘录等。

  3.计划式备忘录。即提醒将来之事的备忘录。

备忘录的结构和写法

  (一)标题

  标题通常有两种写法:一种直接写文种名称,即《备忘录》;另一种由单位、事由和文种组成,如《××公司与××集团公司合作开发机电产品会谈备忘录》。

  (二)商务谈判备忘录正文

  个人备忘录和计划式备忘录的正文写法自由,不拘一格,写下事项要点即可。

  下面专门介绍商务谈判备忘录正文的一般写法。

  1.导言。记录谈判的基本情况,包括双方单位名称、谈判代表姓名(与外商谈判需注明国别)、会谈时间、地点、会谈项目等。

  2.主体。记录双方的谈判情况,包括讨论的事项、一致或不一致的意见、观点和做出的有关承诺。主体内容的记录类似于意向书的写法,通常采用分条列项式记录。

  3.结尾。备忘录多数不另写结尾。

  (三)商务谈判备忘录落款

  由参加谈判的各方代表签字认可并标明时间。

备忘录的注意事项

  1.注意商务谈判纪要与商务谈判备忘录的区别:一是效力不同。商务谈判纪要一经双方签字,具有一定的约束力,而商务谈判备忘录没有约束力,只起提示备忘作用。二是内容不同。商务谈判纪要中记的主要是谈判双方达成的主要的一致性意见,而商务谈判备忘录中记的则不一定是谈判达成的一致意见,是为了下一次谈判、洽谈或磋商而提示的问题。

  2.内容要详实、具体而完备。

  3.语言要朴实、准确。

备忘录的例文[1]

            龙湖公司与××公司会谈备忘录

  中国龙湖公司(简称甲方)与×国××公司(简称乙方)的代表,于200×年×月×日在××市甲方总部就兴办合资项目进行了初步协商,双方交换了意见,并作出有关承诺。为便于将来继续洽谈,形成备忘条款如下:

   一、依据双方的交谈,乙方同意就合资经营××项目进行投资投资金额太约为×××万美元投资方式待进一步磋商。甲方用厂房、场地、机器设备作为投资,其作价原则和办法,亦待进一步协商。

  二、关于利润分配的原则,没有取得一致意见。乙方认为自己的投入既有资金,又有技术,应该占60%一70%,甲方则认为应该按投资比例分成。乙方代表表示,利润分配比例愿意考虑甲方的意见,希望另定时间协商确定。

  三、合资项目生产的××产品,乙方承诺在国际市场上销售产量的45%,甲方希望乙方将销售额提高到70%~75%,其余的在中国市场上销售

  四、工厂的规模、合资年限以及其他有关事项,尚未详细讨论,双方都认为待第二项内容向各自的上级汇报确定后,再商议;

  五、这次洽谈虽未能解决主要问题,但双方都表达了合作的愿望。期望在今后的两个月内再行接触,以便进一步协商洽谈合作事宜。再次洽谈的具体时间待双方磋商后再定。


            ×××公司          ×国××公司

         代表×××(签章):        代表×××(签章):

          二OO×年×月×日

参考文献

  1. http://jpkc.gdit.edu.cn/e/DZJC1/8-5.html 《高职应用写作》第八章 事务文书 第五节 备忘录.广东科学技术学职业院
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