控制工作

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什麼是控制工作

  作為管理的一項職能,控制工作是指主管人員對下屬的工作成效進行測量、衡量和評價,並採取相應糾正措施的過程。

控制工作的類型

  1、現場控制

  這類控制工作多用於正在進行的計劃執行過程。它是主要為基層主管人員所採用的控制工作方法。主管人員通過深入現場來親自監督檢查、指導和控制下屬人員的活動。

  2、反饋控制

  這類控制工作主要是分析工作的執行結果,將它與控制標準比較,發現已經發生或即將出現的偏差,分析其原因和對未來的可能影響,及時擬定糾正措施予以實施,以防止偏差繼續發展或防止其今後再度發生。

  3、前饋控制

  又叫預先控制,是主管人員運用能得到的最新信息,包括上一個控制迴圈所產生的經驗教訓,反覆認真地對可能出現的結果進行預測,然後將其同計劃要求進行比較,從而在必要時調整計劃或控制影響因素,以確保目標的實現。

  4、間接控制

  指人們常常會犯錯誤,或者常常沒有察覺到那些將要出現的問題,因而未能及時採取適當的糾正或預防措施。他們往往是根據計劃和標準,對比和考核實際結果,追查出現偏差的原因和責任,然後才去進行糾正。對於主管人員缺乏知識、經驗和判斷力所造成的管理上的失誤和工作上的偏差,運用間接控制在一定程度上可幫助其糾正,並提高管理水平。

  5、直接控制

  直接控制是相對於間接控制而言的,它是通過提高主管人員的素質來進行控制工作的。其指導思想認為:合格的主管人員出的差錯最少,他能覺察到正在形成的問題,並能及時採取糾正措施。所謂“合格”,就是指他們熟練運用管理的概念、原理和技術,能以系統的觀點來進行管理工作。

控制工作的要求

  1、控制系統應切合主管人員的個別情況

  控制系統和信息是為了協助每個主管人員行使其控制職能的,因此,所建立的控制系統必須符合每個主管人員的情況及其個性,使他們能夠理解它,進而信任它並自覺地運用它。

  2、控制工作應確立客觀標準

  有效的控制工作要求有客觀的、準確的和適當的標準。在每一種情況下,標準都應是可能測定的和可以考核的。

  3、控制工作應具有靈活性

  控制工作即使是在面臨著計劃發生了變動,出現了未預見到的情況或計劃全盤錯誤的情況下,也應當能發揮它的作用。換言之,如果要使控制工作在計划出現失常或預見不到的變動的情況下保持有效,那麼所設計的控制系統就要有靈活性。

  4、控制工作應講究經濟效益

  控制所支出的費用必須是合算的。如果控制技術和方法能夠以最小的費用或其他代價來探查和闡明偏離計劃的實際原因或潛在原因,那麼它就是有效的。

  5、控制工作應有糾正措施

  一個正確有效的控制系統除了應能提示出哪些環節出了差錯,誰應負責外,還應確保能採取適當的糾正措施,否則這個系統就等於名存實亡。

  6、控制工作應具有全局觀點

  對於一個合格的主管人員來說,進行控制工作時,不能沒有全局觀點,要從整體利益出發來實施控制,將各個局部的目標協調一致。

  7、控制工作應面向未來

  一個真正有效的控制系統應能預測未來,及時發現可能出現的偏差,預先採取措施,調整計劃,而不是等出了問題再去解決。

控制工作的重要性

  控制工作的重要性可以從兩個方面來理解:

  1、一方面,任何組織、任何活動都需要進行控制。因為制訂計劃時,主管人員受到其本身的素質、知識、經驗、技巧的限制,預測不可能完全準確,制訂的計劃在執行過程中可能會出現偏差,還會發生未曾預料到的情況。這時,控制工作就起了執行完成計劃的保障作用,以及在管理控制中產生新的計劃、新的目標和新的控制標準的作用。通過控制工作,為主管人員提供信息,使之瞭解計劃的執行進度和執行中出現的偏差以及偏差的大小,並據此分析原因,及時給予糾正,或立即修訂計劃,使之符合實際。

  2、另一方面,控制工作的重要性還表現在它在管理的五個職能中所處的地位及其相互關係。控制工作存在於管理活動的全過程中,它不僅可以維持其它職能的正常活動,而且在必要時,還可以採取糾正偏差的行動來改變其他管理職能的活動。正確的控制工作可能導致確立新的目標,提出新的計劃,改變組織結構,改變人員配備,以及在指導與領導方法上做出重大的改革。

一般控制與管理控制的比較

  管理控制一般控制在含義上基本相同,但又有其特殊性。

  相同點

  1.同是一個信息反饋過程。

  2.管理控制也有兩個前提條件:計劃指標在控制中轉化為控制標準;有相應的監督控制機構和人員。

  3.管理控制也包含三個基本步驟:即擬定標準、衡量成效、糾正偏差。

  4.管理控制工作與控制論中的控制一樣,也是一個有組織的系統,有根據系統內外變化而進行相應的調整,不斷剋服系統的不肯定性,使系統保持某種穩定狀態。

  不同點

  1.一般控制的實質是簡單的信息反饋和自動控制。而在管理控制中,主管人員要計量實際成效,並把它與標準相比較以及明確地分析出現的偏差及原因,並隨之作出必要的糾正。為此主管人員必須花費一定的人、財、物力去擬定計劃並付諸實施,才有可能糾正偏差,以達到預期的效果。

  2.一般控制的目的,是使系統運行產生的偏差不超出允許範圍而維持系統活動在某一平衡點上。而管理控制的目的不限於此,它還要力求使組織的活動有所前進,有所創新,以達到新的高度,提出和實現新的目標,也就是求得螺旋上升,即“管理突破”。

控制工作的步驟[1]

  (1)制定標準。由於計劃工作是進行控制的根據,所以從邏輯上講,控制過程的第一步是制定計劃。但是,由於各種計劃的詳盡程度和複雜程度不盡相同,還由於在大多數的經營管理活動中,企業管理者沒有多的精力和能力去通過自身仔細、全面地觀察來實行控制,因而需要建立專門的標準。

  這種標準是從一個完整的計劃中遴選出來的,是對工作成果的計量有重要意義的關鍵點。它們或許是企業經營管理活動中的一些限定因素,也或許是使計劃能更好地發揮作用的一些促進因素。有了這樣的標準,企業管理者不必考慮計劃執行的每一個環節,就能夠瞭解有關工作的進展情況。從計劃中選擇關鍵控制點的能力是一門管理藝術,有效的控制就取決於這種能力。標準不可能只有一種,計劃方案的每一個目標、每一個目的,每一項方針政策,每一種程式或每一次預算都能成為衡量計劃的實際執行或預期執行情況的標準。

  比如,實際標準和財務標準,財務標準又包括費用標準、資本標準和收入標準等等。但不管採用哪種標準,都需要由控制對象來決定,反過來說,最理想的標準應是操作性最強、可行度最大、能充分進行計量考核的標準。

  (2)衡量成效,即績效考核首先得明確衡量的手段和方法是什麼,落實進行衡量和檢查的人員,然後通過衡量工作中的成效來獲得大量信息。這樣,一方面可以反映出計劃的執行進程,使企業管理者瞭解到哪些人員或哪些部門的工作成效顯蓍,以便對他們進行獎勵;但另一方面,又能及時發現那些已經發生或預期將要發生的偏差。按照標準來衡量實際成效的最好辦法應當建立在向前看的基礎上,從而可使偏差在其發生之前就被髮現並採取適當的措施加以避免。

  (3)糾正偏差。糾正實際執行情況中的偏差,是整個管理系統的一個重要部分,是控制工作的關鍵。糾正措施有:1)通過重新制定計劃或修改目標來糾正偏差;2)或者通過其它管理職能,如重新選派部門負責人、加強對人同的培訓或明確職責來糾正偏差;3)也可以通過改善指揮與領導的方式來加以糾正偏差,如更充分地闡明所佈置的任務或採用精神獎勵和物質獎勵相結合的的激勵辦法等。

  (4)管理突破。在現代企業經營管理活動中,無論採用哪種方法來進行控制工作,要達到的第一個目的(也就是控制工作的基本目的)是要“維持現狀”,即是在變化著的內外部環境中,通過控制工作,隨時將計劃的執行結果與標準進行比較,若發現有超出計劃允許範圍的偏差時,則及時要用必要的糾正措施,以使企業的經營活動趨於穩定,實現企業經營活動的既定目標。而現代企業的控制工作往往是著眼於更深層的目標——即第二個目的:管理突破。在某些情況下,或是變化的內外部環境對企業管理提出了新的要求,亦或是管理者對現狀不滿,要改革、創新,要開創新局面,這時,就勢必要打破現狀,修改已定的計劃,確定新的目標和管理控制標準,使之更先進、合理,使企業更具有生存力、競爭力

控制工作的重要性[1]

  (1)任何企業經營管理活動都需要進行控制。這是因為,即使是在制定計劃時,進行了全面、細緻的預測,考慮到各種實現目標的有利條件和影響因素,但由於環境條件是變化的,企業管理者又受到其自身的素質、知識、經驗、能力的限制,預測不可能完全準確。因此,制定的計劃在執行過程中可能會出現偏差,還可能會發生未曾預料到的情況。這時,控制工作就起了執行和完成計劃的保障作用以及在管理過程中產生新的計劃、新的目標和新的控制標準的作用。通過控制工作,能夠為企業管理者提供有用的信息,使之瞭解計劃的執行過程和執行中出現的偏差以及偏差的大小,並據此分析偏差產生的原因,以便及時採取措施控制偏差或立即修正計劃,使之符合實際。

  (2)控制工作的重要性還表現在它在企業經營管理活動的五個職能中所處的地位及其相互關係。控制工作通過糾正偏差的行為與其它四個職能緊密地結合在一起,使管理過程形成一個相對封閉的系統。為了保證計劃目標能順利實現,就必須在計劃實施的不同階段根據由計劃產生的控制標準檢查計劃的執行情況。這就是說,雖然計劃工作先於控制活動,但其目標是不會自動實現的,一旦計劃付諸實施,控制工作就必須穿插在其中進行。它對於衡量計劃的執行進度,乃至發現並糾正計劃中出現的偏差都是非常必要的。同時,要進行有效的控制,還必須制定計劃,必須有組織保障,必須要配備合適的人選,必須給予正確的指導與領導。所以說,控制工作存在於企業經營管理活動的全過程,它不僅可以維持其它職能的正常活動,而且在必要時,還可用採取糾正偏差的行為來改變其它管理職能的活動。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 許大勇.控制工作在企業經營管理活動中的重要地位.煤炭技術.2005年11月第24捲第11期
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