牛皮紙法

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牛皮紙法(Brown Papering)

目錄

什麼是牛皮紙法?

  牛皮紙法是用於過程分析的另一種方法。蓋米尼咨詢公司的管理咨詢顧問奈爾·格拉斯在他撰寫的《管理論叢》一書中,對這種方法進行了描述。

  牛皮紙法是確定某一過程真實狀況的有效工具。當管理者試圖對企業內部的過程流作出解釋時,由於他們沒有實際從事這些工序或任務的經驗,因此往往將分析的終點定位於“應當怎樣做”,而不是“實際需要做些什麼”。這使得他們常常忽視了問題的根本目標,或漏掉了過程中能夠得到改進的關鍵環節。牛皮紙法能夠確保管理者準確無誤地繪製出過程流。

牛皮紙圖的形成步驟

  牛皮紙圖的形成要經過以下步驟:

  1、 與一些和你要用牛皮紙法研究的過程的主要部分有聯繫的人進行面談,以便瞭解流程中的主要活動、信息流、關係網、數量和指標等。將由此獲得的對過程的粗略認識畫在一張紙上。

  2、 在一面牆上貼一張大牛皮紙,通常約4-6米長,1-2米高。然後用“即時貼”自粘便條紙、紙和流程中的文件在牛皮紙上畫出流程的草圖。

  3、 邀請開始時面談過的人來評論牛皮紙上的業務流程,檢查你是否正確的表示了他們的描述,從而開始對改進業務流程中的什麼地方有了一點初步認識。你可以把這些主意寫在一種不同顏色的自粘便條紙上,突出表示出來。

  4、現在你已經準備好邀請在流程中工作或者受到流程影響的人沿著牆看一遍這張牛皮紙,一個人一個人的看可以,6-8人一組看也行,讓他們提出自己想到的改進建議。再把這些意見用自粘便條紙添加上去。到此時為止,已經有幾個人看過了這張牛皮紙,你通常也已經得到了至少50條意見。

  5、 最後,當你收集到了所有改進意見時,你可以用這張牛皮紙作為建立新業務流程的依據。

運用牛皮紙法的好處

  儘管看起來很簡單,牛皮紙法卻是讓流程中各個層次上和各個群體中的人都參與分析和重新設計其工作方式的一種效率很高的方法。你通常可以把很複雜的過程變得很實在、很直觀,使人能夠用一種新角度看待這些流程,還能使他們必須改進什麼才能改善這些流程。

  牛皮紙法的好處是,在作出昂貴的最終決策前,管理者可以通過讓員工“走過新過程”的方式,檢驗各種改進措施的合理與否。

  牛皮紙使他們第一次直觀地看到整個流程。由於職能部門或者地理因素形成的界限,他們以前只能瞭解流程中與他們直接相關的那一部分。因此,你把來自流程中各個環節上的人都聚集在牛皮紙前,就可以幫助他們對別人的運作問題多一點瞭解,讓他們知道該怎樣做才能使其他人的生活更簡單一些。

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