政府採購信息
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政府採購信息(government purchase information)
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什麼是政府採購信息[1]
政府採購信息指政府採購法律、法規、政府規定以及反映政府採購狀況的資料和數據的總稱。它包括有關政府採購的法律、法規、政策，政府採購預算及計劃，招標公告及招標文件和各類採購方式的中標公告，供應商資料預審條件，投訴處理決定，司法裁決決定，統計資料等。我國《政府採購法》規定，政府採購信息必須在政府採購監督管理部門指定的媒體上公開披露。
政府採購信息的分類[2]
按照信息來源的不同，可將政府採購信息分為監督管理方面的信息和採購業務方面的信息。前者的公告單位為各地區、各部門，需填寫《政府採購監督管理信息發佈單》；後者的公告單位為採購人和採購代理機構，以傳真、電子郵件等快捷方式直接提供給指定的政府採購信息發佈媒體。
按照採購對象的不同，可將政府採購信息分為四類：採購人信息，如採購計劃、採購預算等；採購代理機構信息，如公開招標文檔等；供應商信息，如招標投標文件等；監管部門信息，如審批規定等。
政府採購信息的收集[3]
政府採購的信息收集工作是一項基礎工作，是政府採購主管機關的義務和責任。儘管我國目前並沒有法律、法規作出這樣的明確規定，但是從服務型政府的角度，則應該是政府職責的應有之義。由於政府發佈的信息對市場具有很強的引導作用，因此，必須確保其信息來源的可靠性、信息內容的真實性和更新的及時性。政府採購信息收集主要包括：法律、法規資料收集，產品相關信息收集，供應商信息收集，招標代理機構信息收集和採購案例信息收集等幾方面的內容。
一、信息收集的內容
信息收集的內容主要包括以下幾個方面：
(1)國內外政府(地區)和國際組織採購法律、法規資料收集。政府採購工作必須在一定的制度框架內進行，以確保其公開性、公平性和公正性。為規範政府採購行為，引導供應商參與政府採購，世界各國、國際性組織以及我國中央和地方政府，都制定了關於政府採購的法律、法規，如世界貿易組織《政府採購協議》。無論是採購人、採購機構還是供應商，都應該學習和掌握政府採購方面的法律、法規，這樣才能確保政府採購工作的順利開展。因此，政府採購主管部門應該註意收集全球性國際組織、區域性國際組織、發達國家等相關的政府採購法律、法規和政策。我國政府雖然沒有簽署世界貿易組織《政府採購協議》，但為了規範政府採購行為，近幾年來，財政部先後制定、頒佈了多項政府採購管理辦法和相關規則，各地方也相應出台了不少的政府採購地方性法規。特別是2002年國家正式頒佈了《政府採購法》，各地方政府也出台了相應的政府採購目錄標準和採購資金限額標準。對於從事採購的單位和機構而言，掌握和貫徹這些法規與政策，是必然的選擇。進一步地看，如果中國在時機成熟的情況下簽署了《政府採購協議》，關於政府採購方面的法律、法規的收集工作就不能僅僅限於國內，而是必須放寬到國際範圍，政府採購管理機關的設立和政府採購工作的開展，必須遵循相關的國際規則。目前，我國的政府採購主要在國內市場上進行，在這種情況下，各級政府的採購人和採購機構，都要認真學習和研究政府採購方面的法律、法規，掌握相關政策，準確地按照法律和規則辦事。
(2)產品信息收集。科學的政府採購必須建立在及時掌握各種產品不斷變化的信息的基礎之上。其原因有二：一方面，隨著經濟的發展和科學的進步，政府採購所涉及的產品和服務也會不斷地更新和豐富；另一方面，由於現代社會生產的飛速發展，產品品種、生產技術不斷更新，產品的功能結構與成本也在不斷地變化。採購人或採購機構需要建立產品跟蹤系統，隨時掌握產品信息的變化動態，並且按照產品的類別、功能、成本、壽命周期、發展狀態等內容進行統計和記錄，特別是要對新產品給予充分的關註。
(3)供應商信息收集。供應商信息是政府採購信息庫中必不可少的重要內容。作為政府採購的供應商，其經營資格、提供貨物和服務的履約能力、市場資信程度等，都直接關係到政府採購的成敗，因此，為了保障政府採購的良好效果，政府採購不僅需要有一個對供應商的評價和管理體系，而且還必須不斷跟蹤和瞭解供應商的信息，包括供應商的分類、供應商實力的調查、供應商是否轉產、破產，供應商的資信記錄等等。對供應商的信息進行管理所採用的普遍方法是，在收集到供應商的各種信息後，建立相關的供應商信息庫進行集中管理。
(4)招標代理機構信息收集。市場經濟國家的政府採購有相當比例是通過中介機構代理完成的，中介機構能夠提供低成本、高效率的服務，這也已經為社會所認同。政府在選擇中介機構時需要對其資質、代理能力、代理經驗、信譽等方面進行考察，如果選擇了能力較差的中介機構，不但會提高政府採購成本，降低採購效率，甚至會影響政府的社會信譽。因此，有必要在事前和事後做好有關招標代理機構的信息採集工作。
(5)採購案例信息收集。政府採購過程同時也是一個經驗積累的過程。採購人或採購機構在採購中，可能既有成功的經驗，又有失敗的教訓，通過對政府採購案例建立檔案，可以不斷從案例中吸取成功的經驗，避免不必要的失誤。實際上，世界上許多國家都十分註重政府採購案例的資料整理工作，如美國《商業日報》政府採購網路版中，就有專門的政府採購案例的內容，以供社會和政府採購專業人士查閱和參考。
為了確保信息的真實性和準確性，在完成初次信息的收集工作後，政府採購負責部門與相關信息的提供單位(部門)還應該對原始信息進行校準。在確認無誤後應將原始文件交由信用評價機構確認，併進行備案。
二、信息收集的方式
政府採購信息收集工作涉及面廣、專業性強、工作量大，應該配備專門的人員和隊伍，充分利用採購業務活動的機會與現代化的技術手段來收集相關的採購信息，其中的主要方式有以下幾種：
(1)開展行業與新產品信息研究，建立新產品信息調查隊伍。通過專門人士長期跟蹤調查各種行業的新產品以及新供應商的發展動向，掌握各類產品的最新進展，包括其功能、技術規格、適用範圍、成本狀況等情況。這種方式對工作人員的專業要求較高，且由於政府採購所涉及的產品範圍廣泛，因此，如果由政府直接雇用專業人員來開展這項工作會花費大量的成本，這與政府採購的初衷是相違背的，可以考慮通過委托中介組織或研究機構來承擔這項工作。
(2)採購人定期在有關報紙和刊物上發佈徵集關於供應商和新產品的消息，或者直接向供應商發出詢問單。在現代市場經濟社會，媒體在收集信息方面具有強大的功能。因此，一種方法是通過媒體徵集。凡是對政府採購有興趣的供應商，都會積極主動地向採購人或採購機構提供其新產品的相關信息，從而有利於採購人擴大其信息收集渠道。另一種方法則是直接向供應商發出詢問單，這種方式的優點在於它能夠使政府只需要付出很小的代價就能較準確地掌握供應商和新產品的有關信息，其缺點在於供應商出於商業機密等原因往往不願意向政府提供過多的商業信息，因此，政府通過這種方式所獲得的信息往往是不全面的。
(3)利用社會資料。政府採購的某些信息直接來源於政府統計資料和向社會公開的各種資料。例如，通過政府對供應商情況的統計、政府相關的資格認證、政府各種檢查的結果、政府部門組織評選出優秀產品或企業、良好的市場評價和社會評價等，都可以瞭解並掌握相關採購產品和服務的信息及其生產企業的信息。此外，政府採購部門還可以通過媒體、互聯網等方式獲得國際市場，各方面產品和供應商的信息。這種方式較上種方式成本更低，但它同樣存在信息不完整的缺陷。
(4)採購人本身的信息來源。採購人經常進行各種採購活動，在採購活動中必然獲得大量的關於產品和供應商的信息。對於這些信息也應該加以整理並充分利用。
政府採購信息的建設[4]
(一)建立現代政府採購信息化系統的技術和經驗已基本具備
政府採購信息化是指以電腦技術、網路技術為基礎，電子商務軟體為依據，Internet為紐帶，電子數據交換技術(EDI)及電子安全系統為保障，即時信息交換與線上交易的採購活動。包括：招標文件的自動生成、項目信息的自動發佈、招標文件的遠程下載、投標單位的資格管理、投標書的自動讀取、網上開標、評標、定標，公佈中標結果及履約情況、支付採購資金等合同文本的自動生成、系統的維護等採購管理和決策的信息化、自動化和數字化，它是在網上實現政府採購行為全過程的總稱。伴隨著信息化進程的加快，《電子簽名法》等相關法律的頒佈施行，經濟社會領域的電子化進程已勢不可擋。從國外政府採購發展來看，網上採購將成為一種趨勢。
1．網上招標的技術手段已成熟。政府採購過程中政府採購預算(計劃)報批、審核批覆、招標信息的製作和對外發佈、投標單位的資格審查、電子標書的處理、開標等工作全面實現電腦化，網路化己成為可能。
2．網上招標在國外的實踐。2001年，德國聯邦內政部宣佈，未來聯邦政府部門所需的商品或服務將全部通過網路招標採購。這套由聯邦內政部、經濟、交通及建設部共同研發的網路招標系統，將所有政府採購相關作業完全統一電子化，並計劃陸續擴展到國防、各邦及各級地方政府採購。據估計，德國政府每年採購金額約5000億馬克。通過網路公開招標，商品或服務價格將更加透明化，德國政府每年可節省幾億馬克的採購經費。由於一切作業都在網路上公開，對小型公司而言，將更為有利且更有機會中標。
20世紀90年代以來，網上招標在美國開始興起並迅速發展起來。由於網上招標比傳統的招標方式更能帶來巨大的經濟效益，所以先後被美國的政府採購部門和一些私營大公司所採納。如美國的西雅圖、馬利蘭州的政府部門，以及IBM、康柏等國際大公司都有自己的網上招標系統。西雅圖政府每年有200多個項目，平均每年要向超過100個的投標人發放招標文件，費用是很高的。包括一些不可缺少的合同附錄，西雅圖平均每年要分發500000份文件。如果這些文件通過網路傳遞的話，那麼在複印、郵寄、管理文件分發人員等方面節省的費用是非常大的。因此，西雅圖政府在建立自己的政府採購網站的時候就採用了E—bidsystem．con的完善招標系統技術。不久的將來E—bid項目也將適用於其他部門。目前，美國政府網上採購費用平均節約10％。南韓的電子政務相當發達，據估計網上招標業務每年可節省政府預算26億美元。據波士頓咨詢公司AMR研究中心估算，政府採購網路信息化系統將會縮減部門非直接開支的5％～15％，並可帶來三倍的投資回報。
(二)建立現代政府採購信息化系統的目的、目標和特點
1．建立現代政府採購信息化系統的目的。隨著科學技術的發展，採購信息子系統的全面導入不僅提升採購效能，更為重要的是給採購部門及整個組織管理帶來明顯的收益。通過政府採購信息管理系統的建設，對現有政府採購信息資源進行有序整合，充分反映政府採購資源配置情況，分析評價採購支出的合理有效性，並通過預警，反饋等系統，糾正預算執行中的偏差及管理失誤，實施相應的經濟政策，進一步實現提高政府採購資金使用效益，維護國家利益和社會公共利益，促進廉政建設的職能。
2．建立現代政府採購信息化系統的目標。
(1)應有利於全面、準確、及時反映政府採購信息資源。政府採購信息管理系統通過網路連線傳輸數據，實現數據的實時查詢、共用，保證信息獲取的及時性。可以把各單位使用財政性資金進行政府採購的資金收支情況、採購項目，包括預算、合同執行、資金控制管理等信息、供應商信息、商品價格信息以及政府採購數據統計信息，都納入信息系統，成為一個相對完整的信息庫。
(2)應有利於促進政府採購的發展。建立政府採購信息管理系統，有利於對投標商建立信用評估體系，為政府採購招投標作出有效參考；有利於加強採購人才的動態管理和建設；有利於提高政府採購信息透明度；有利於採購機關、用戶、供應商之間結算實現網路化；有利於政府採購監督部門、社會公眾實現網上監督。同時，隨著財政國庫管理制度改革的推進，政府採購資金逐步集中在國庫支付，只有提供準確的政府採購資金信息，才能做好與國庫的對帳工作，確保採購資金使用的安全性、合理性，才能實現與財政預算編審、國庫支付行政事業會計核算、固定資產管理的緊密銜接，才能積極推動財政業務信息鏈的形成，才能在不斷深化財政改革的同時推動政府採購的進程。
(3)應有利於政府巨集觀調控水平。建立政府採購信息管理系統，使政府採購統計分析全面、準確反映採購支出情況，使領導能準確及時瞭解採購支出情況，對巨集觀經濟運行有一個準確的判斷，進而制定相應的經濟政策。一方面使財政資金使用更趨於合理化，另一方面也可以促進市場競爭。如使小型企業、處於劣勢的企業以及勞動力過剩地區的公司在獲得合同及分包合同方面得到幫助。
(4)應有利於提高政府採購分析管理水平。政府採購信息管理系統具有較強的內在邏輯關係，確保報表之間、採購項目之間以及信息庫之間有關聯的數據保持一致，能夠提高數據彙總的質量，增強信息的準確性。有利於發現採購項目預算安排、執行中存在的問題，準確、及時反饋政府採購項目預算和實際執行的差異，發現政府採購管理中的不合理支出，跟蹤觀測，及時制止並提出解決辦法。從而有助於提高分析的效率和管理水平，加強政府採購管理力度。
3．建立現代網路信息化系統的特點。
(1)全面性。政府採購信息管理系統是一個綜合全面反映監督和控制政府採購價值和實物運動的系統，它不僅應當包括政府採購資金收支情況、採購項目預算、計劃、執行、控制情況、採購信息發佈情況等動態信息，還包括政府採購統計信息、供應商信息、商品價格信息等靜態信息的管理。
(2)複雜性。政府採購信息管理系統不僅要能夠從外部市場或網路上提取有關信息為己所用。同時又要能夠將已處理的有用信息提供給外部環境，對外發佈法律法規、採購公告、相關新聞等以及提供政府採購活動中開標、中標、網上簽訂合同等環節的電子商務信息。
(3)真實性、準確性、及時性。政府採購信息不僅要真實，而且要準確；不僅要符合有關財務會計制度，也要遵循政府採購的法律法規，政府採購信息管理要確保報表之間、收支項目之間、信息庫之間有關的數據的一致性，增強信息的準確性。同時，在提取外部市場信息，在不同部門之間傳遞，以及由下往上彙總時，必須在規定的時間內完成，以保證執行信息的時效性。
(4)信息量大。由於政府採購信息管理系統全面地反映政府採購資金活動，它不僅在內容上包括了採購資金、資訊信息涵蓋十分廣泛。政府採購信息管理系統要收集、處理、存貯和提供大量的經濟信息，為建立包括對外信息發佈系統、內部管理系統以及電子商務系統等一體化的政府採購信息管理系統服務的提供原始資料和依據。
(三)傳統採購方式存在的弊端
1．採購信息閉塞。儘管法律規定招標類採購信息應在全國性指定媒體上發佈，但實際採購信息發佈量只占其中一部分。不少地方的採購信息僅在當地媒體上發佈，供應商之間的競爭不夠激烈，政府採購市場不夠繁榮。
2．採購程式僵化。一些政府採購代理機構習慣於按部就班地操作採購事宜，供應商通常僅從採購公告上是無法判斷能否做出實質性響應的，供應商只有見到招標文件後方可做出理性判斷。而要取得採購文件必須通過採購代理機構的資格審查，供應商得往返數次，而最終能否參與採購競爭、參與後能否有把握成交還無法知曉，徒增供應商的前期成本。
(四)政府採購信息化系統的優點和局限性
1．政府採購信息化系統的優點。
(1)實時操作。以電腦為中心建立與現代政府採購相適應的網站、採購管理系統和採購支付結算系統。採購監督管理機構搭建平臺、可以實現線上記錄；採購單位可以隨時、零距離採購，採購單位從採購計劃的確定到招標公告的發佈，全都採用現代電子技術，在網上操作，無需再在業務主管部門、財政部門，政府採購代理機構之間來回奔波；供應商能在第一時間獲取招標信息，供應商可以遠程報價，網站停止接受報價後，將按規定程式自動處理，確定中標供應商並隨即在網上公佈，縮短了招、投標方之間的時空距離，承包商隨時隨地打開招標網站，獲得更多、更新、更全面、更精確、更及時的資訊，利用這些資訊拓展採購視野，這樣可以大大節省編寫招標、投標文件和傳遞這些文件的時間，節省了時間，提高了招標採購工作的質量和效率，改善作業流程，降低傳統採購的購銷成本，可降低招投標成本，有更多的時間放在採購策略和績效提升等重要工作上去。
(2)方便快捷。政府採購信息化系統提供“一網式”和“一卡式”服務，以刷卡結算代替現金交易。實現對小額零星交易、藥品集中採購、公車定點加油、定點維修、統一保險、定點印刷、辦公用品定點採購等交易實行“一卡通”。實行聯機交易和實時監控，使得政府和獲得採購卡合同的銀行間的數據進行互動，建立可統一控制的賬目，實現對政府採購資金流、物流、信息流的有效管理，堵塞了漏洞。
(3)公眾與採購信息零距離的全面接觸，不僅政府監管部門能夠更好地依法監督，增加採購過程透明度，防止了腐敗現象的滋生，便於各級政府、採購管理機構和投標者等部門查詢、研究和決策。
(4)由於網路的廣泛性、開放性，提高大宗貨品採購、交易的透明度，吸引更大範圍的優秀供應商參與競爭，從而使政府採購部門有機會獲得更具競爭力的投標，可以提供全國甚至全球適合的供應商。
2．政府採購信息化系統的局限性。
(1)採購客體的局限性。只有40％左右的產品或服務適於政府採購網路信息化系統，比如工程類項目，其項目標書通常涉及複雜的規定和大量的文件，及需要予以更複雜的考慮，因此不適於完全在網上進行招投標。
(2)採購方式的局限性。由於競爭性談判需要與供應商不斷就價格和產品要求進行談判，必須面對面的接觸。電子採購軟體系統不能滿足非招投標採購、詢價採購方式的要求。國外政府採購網路信息化系統主要採取的採購方式也是競爭性招投標採購。
(3)一次性性投入大、成本高，收益低。一般軟體許可成本和網路費用及後續維護成本都十分高昂，供應商需要花大量精力制定統一的電子目錄，需要投資購買新的軟體和硬體。
(4)流程被打亂。組織結構需重新規劃，這種改變是來自於採購部門內部的，會觸及各種關係，這也許是變革中阻力較大的方面。
(5)專業人才匱乏。政府採購信息化系統對工作人員操作電腦、使用網路的技能提出了很高的要求，部分工作人，特別是年紀較大的，難以接受並適應這種轉變。而且各部門業務不同，對信息的安全性、保密性要求也不一樣，沒有現成的商業化軟體可以使用，許多部門都要編寫專用的業務應用軟體，併進行日常網路維護和管理。這就要求各部門有一批既精通網路技術，又對本部門業務流程非常熟悉的工作人員，但目前缺乏此類型人才。
(五)政府採購信息化系統推行的重要性
1．發展網路經濟的客觀需求。發展網路經濟是我國21世紀的一項長期的經濟戰略。通過發展政府網路採購將直接帶動電子商務，特別是BTOB的發展，也將帶動企業與國外的電子貿易的發展，因此，發展政府網路採購，有四兩撥千斤的功效。
2．WTO的壓力。隨著我國成功地加入世貿組織，我國開放政府採購市場的時間可能為期不遠，而國際上政府採購正在採用網路手段。因此，發展政府網路採購不僅是發展政府採購的手段，也是迎接國際問政府網路採購的必然趨勢。
3．政府改革本身的迫切需求。我國政府隨著市場經濟的發展，其本身在發生不斷的改變，過去的大而全、計劃經濟控制等方式正在改變，政府自身的透明度和管理經濟的手段也在不斷變化，對於轉變政府職能，實現政府採購從紙制化向電子化的轉變，具有重大的現實意義。
(六)政府採購信息化系統基本內容和流程
1．原始數據系統。原始數據的採集是信息系統的基礎環節，對後續工作的質量將產生直接影響。其核心工作，就是按照“真實、準確、全面、及時”的原則體現所有的政府採購信息：一是原始數據錄入界面應簡約化。所有需要錄入的數據信息應儘量體現在一張表格上，這樣可以避免遺漏或重覆錄入，也使錄入更加簡單。二是原始數據涵蓋的內容應包括採購單位的政府採購資金的收支、採購項目的預算、合同執行、資金控制進度、供應商、評標專家、商品價格等所有系統需處理的信息。三是原始數據具有內在邏輯性，原始數據基礎上自動生成採購單位管理庫。單位資金管理包括單位資金明細帳、單位資金餘額總帳。項目資金管理包括項目明細帳、項目資金餘額總帳、各種統計報表、商品價格庫、供應商庫及業績明細、評委專家庫及評標經歷、小車管理庫等，並確保各報表之間，庫庫之間以及表庫之間有關聯數據的一致性。四是原始數據錄入渠道的多樣性，不僅要有手工錄入的方式，而且還要有從外部系統或網路上獲取數據的方式。
2．採購策略規劃系統。包括採購政策、成本價格、採購品質、支持供應、環境變動和存儲策略規劃等。通過策略性的規劃管理，從政府採購長期目標出發，從而實現政府在採購活動中獲得良好的採購收益。
3．採購預算(計劃)系統。採購預算(計劃)是單位年度預算的重要組成部分，它的建立要以單位年度計劃為依據，根據物料標準成本指標體系和監控價格漲跌變化之規律，針對現實狀況進行必要的調整，實行動態滾動管理方法，提高採購預算(計劃)子系統在實際過程中的準確性、實用性和可操作性。各採購部門根據政府採購預算系統的預算和本部門的採購需求，確定採購計劃，對每次需求制定採購需求書。然後根據實際情況選擇適合的採購方式。採購人需要採購時通過網路向同級財政部門直接提交採購計劃，財政部門通過網路進行審批，並將經批覆後的採購計劃傳遞給採購代理機構或採購人。
4．招標信息的生成及發佈系統。在系統設計時事先設好固定的模式，在填完招標文件相關內容後，系統自動形成標準的電子文本，可隨時準備進入信息的發佈，也可以設定好招標信息的發佈時限，在規定的有效期內自動發佈，自行終止。政府採購代理機構、採購人藉助網路手段將採購信息及時傳送到指定媒體，政府採購代理機構應向供應商同時提供紙面的和電子採購文件，以方便供應商製作投標文件。應積極推行免費招標文件，供應商可以直接從政府採購網站免費下載採購文件。投標單位通過資格審查確定具備投標資格後，可下載本項目的招標文件，並可將投標標書在規定時間內傳遞到系統主機。
5．供應商開發管理系統。一般包括經營狀況、企業資信、製造能力、技術水平、品質性能、管理績效等指標。把合格廠商按A(最好)、B(良好)、C(較好)分級建立，從品質、成本、價格、服務水平、交貨周期、履行合約的承諾與能力等得分高低重新劃分調整，進行動態管理，把供應商開發與管理有機結合起來，實現採購環境的最佳選擇。供應商在電子採購網上註冊，經審查通過取得電子簽名，併在相關主管部門登記註冊，將其基本信息載入電子資料庫。政府採購代理機構、採購人對供應商的資格進行前期審查時，供應商可以通過電子郵件、傳真等方式將資格性認定材料遞交給採購方，而不必通過實地方式提交，儘可能地減少供應商的時間占用；採購方還可主動登錄網站，查閱核實供應商的基本情況。在系統中設定好該項目對投標單位的資格要求，系統根據傳來的遠程數據自動進行篩選，合乎本要求項目的單位進入投標單位序列。
6．開標、評標、定標系統。電腦對傳來的投標標書隨機進行編號，保證從標書的編號看不出是哪家投標單位，然後中心主機在評標專家庫中隨機抽取相應專業的專家和業主方組成評標小組，根據招標文件的要求確定評標方案，評標組成員人手一臺電腦，對所有投標單位的標書進行綜合評比，評標系統及專家組根據制定的評標標準決定中標供應商，進行開標結果的實時計算，選出最優投標單位，這樣做就可最大限度的保證開標結果的公正性。再通過電子數據交換系統(EDI)與之簽訂電子合同，供應商履行合同條款，採購方監督貨物是否收到、服務是否提供，是否與中標價格數量一致，核對無誤後開出發票併進行付款(通過國庫支付管理系統)。整個招標的全過程可實現實時遠程或本地傳輸發佈。
7．採購績效評估和分析系統。
(1)採購績效評估。包括對採購部門目標績效考評制度，採購人員績效考評制度，供應商績效考評制度。在建立採購績效評估子系統時，要正確、重點設定與選擇最能反映和代表採購績效的指標體系，明確績效考評的目的、原則、程式與方法，合理選定考評人員和設置考評機構，正確及時反饋考評結果和認真搞好考評工作總結，保證考評內容重點化、考評指標定量化、考評手段科學化、考評結果客觀化。一般來說，採購組織績效指標體系包括採購(計劃完成及時率)、物料質量(合格率)、採購成本(價格差額比率)、採購周期、供應(供應準確率)、服務滿意度等。採購單位建立部門績效子系統，並持續進行評估，就能及時有效地發現工作中存在的問題，制訂改善的措施和解決的方案，確保採購目標的實現和績效的提升。
(2)分析系統。一是服務項目分析系統。如以小車牌號為索引的汽車檔案庫，汽車零配件價格庫，汽車油料價格庫，汽車保險費率庫的資料庫。通過對相近車齡、車型汽車的總費用對比，分析在汽車維修費用，保險費用，燃油費用的差異，逐步揭示各項費用支出中的不合理、不合法的現象，促進對小車“三費”的管理，並形成一個完整的小車管理的分析系統。二是貨物採購項目分析系統。該系統用於分析預算內、外資金在採購交通工具、辦公設備、醫療設備等方面的支出和變動情況，對比價格、採購方式的合理性。三是工程項目分析系統，用於分析基建工程、裝飾裝修工程、市政工程等項目的完成情況及變動原因，分析其預算經費、資金控制的合理性。四是會計統計分析系統，是指為了彙總、分析、分類、記錄、報告政府採購交易活動而建立的方法和記錄。五是成本效益分析系統，利用成本效益分析方法對政府採購支出進行評價。主要的分析方法有對比分析、結構分析、增量分析、因素分析、平衡分析、預測分析等。分析的主要內容：第一，分析政府採購執行情況，分析政府採購資金的收支情況，包括對單位政府採購資金預算安排及其支出使用情況的分析，對政府採購項目的資金、計劃、付款進度的分析，以保證政府採購資金的安全性和對單位採購資金預算安排的合理性；分析貨物類、工程類、服務類政府採購項目的支出情況以及各項目占總支出的比例，分析政府採購項目預算及實際支出情況，通過節約率的指標反映資金使用效益，分析五種採購方式在實際採購中的運用的比例，反映政府採購的規模性和公開透明度，分析國內外、省內外採購貨物的比例，反映研究各地經濟發展的均衡性，分析各行業的採購比例，反映採購資金資源配置的合理性。第二，分析政府採購價格和數量的合理性，揭示政府採購中的不合理支出和暗箱操作的腐敗行為，促進廉政建設。
(3)反饋系統。在對政府採購活動進行全面瞭解和深入分析之後，可以對政府採購支出情況有一個總體的判斷，對不合理之處提出糾正意見，提出相應的經濟對策。
8．監督管理預警系統。針對新的工作方式，監管部門要不斷完善監管手段，監管部門要通過電腦網路對採購活動進行實時監管，提高監督管理的能力。一是管理制度，主要是制定解決採購組織部門的方向、關鍵與重大的管理問題；二是工作標準，按工作崗位擬訂、衡量工作做得好壞的基準，用於檢驗考評工作人員是否稱職的依據；三是運作程式，規定採購工作層面各介面環節的運作程式；四是加強採購作業流程式控制制，對要求採用公開招標方式採購項目的規模設定臨界值，促進政府採購的公開，更為詳細地制定出各項具體業務的作業流程圖，明確指導採購人員按作業流程正確執行工作指令，及時完成本職工作任務；五是加強資金安全控制，根據各單位政府採購資金預算安排和採購支出情況，分析採購資金流量，合理控制資金支出，並對未來的收支情況有合理的預測、判斷，並確定警戒線，防止採購資金超出預算規模；六是加強支出審核控制，引入商品標準價格指標體系，揭示超過標準價格的不合理採購支出；七是加強供應商資格控制，引入供應商誠信體系指標，將不符合政府採購誠信條件的投標商摒除在政府採購市場之外。
9．檔案存儲系統。通過“電子化”手段對檔案資料進行備份，實現採購檔案資料的準確和完整。
(七)建立政府採購信息化系統措施
1．建立政府採購信息化系統相關法律法規，對政府採購信息化系統整個流程的各方面進行規範。政府採購信息化系統的實旅必將改變傳統的採購運行方式，要重新規定採購政策對物品和服務的需求，以及付款所遵循的原則；重新規定任何實施採購政策的採購程式。政府採購信息化系統相關法律的建設應依賴於流程的設計。根據成熟的政府採購信息化系統流程，對每一步驟進行規範，減少採購主體尋租的可能，其中最為關鍵的是電子簽名法律和網上招投標法律。
2．制定規劃。要根據我國的實際情況和新的國際競爭環境，積極探索我國政府採購信息化系統發展策略和路徑。政府採購信息化系統的設計與研究應主要著重於管理。具體來說，可以從系統基礎管理、採購計劃管理、採購執行管理和統計分析管理等方面來設計與規範，將各種需要管理的內容分門別類。政府採購信息化系統是個複雜的系統，涉及政府電子政務的安全和供應商的利益，對技術性、安全性、可操作性都有非常高的要求，因此，制定的規劃必須具有現實性；必須考慮到技術是否可以達到；採購環境改變所帶來的影響；所需投資規模；開發新的流程和程式；信息科技的要求；項目管理；與其他系統一體化；供應商參與度等等。我國目前還有很多配套條件不成熟，可以利用現有系統，逐步實現招標文件上網和網上下載，開展供應商網上註冊等工作。在全國範圍按產品和服務特點劃分幾大類垂直交易市場，將大量類似產品和服務集中在交易市場，這樣更容易選擇產品和服務，能夠充分發揮競爭的優勢得到更低的價格，而且也利於對政府採購信息化系統的規範化管理；或者是按照行政層級(中央、省市、地方)來劃分政府採購信息化系統交易市場。
3．要制定政府信息技術知識與技能的培訓制度、統一標準和培訓大綱，編製一批高質量、實用的培訓教材；將信息技術知識與技能的培訓納入高等院校的教學計劃並開展相關培訓；制定從業人員信息技術知識與技能的等級考試製度。
4．建立適合國情的完整和量化評測體系。中國的政府採購信息化系統建設顯然不同於西方發達國家，這不僅因為現代化進程落後於西方發達國家，而且還因為與西方發達國家不相同的政治制度和經濟制度。因此，我們必須擺脫政府採購信息化系統工程的錯誤技術觀念，充分認識中國政府採購信息化系統的特殊性，有效地、科學地設計好中國政府採購信息化系統的評測體系，更好地推動中國政府採購信息化系統的發展。建立工作人員業績評價系統，按照設定的任務目標、工作標準和完成情況，對從事政府採購各級工作人員進行科學測量和評估。使各級政府採購監督管理部門儘快改變管理和服務觀念，掌握必要的信息技術，提高網路辦公效率，適應並主動地推動政府採購信息化的建設。
5．完善監督防範和安全機制。監察、財政、審計部門等通過“電子卡系統”和政府採購網站，對政府採購各方及實施情況進行全程監督、遠程同步監督、現場聯動監督，把監督工作滲透到政府採購的每個環節，有利於及時發現和解決問題。同時在網上將中標價格和中標供應商予以公示，開設“電子投訴信箱”，便於供應商和採購單位的監督。要從數字認證方式，網路傳輸層安全通信包方式，用戶許可權、角色定義和登錄保護方式，專用安全軟體保護方式方面著力建設，確保整個系統的安全運行。
6．創造良好的產業發展環境，包括信用基礎、法制基礎、物流基礎、觀念基礎、體制基礎等。
7．統一規範標準。目前各種政府採購網站成百上千，參差不齊，政府採購信息化軟體系統有很多，如通用的TPN Post GEIS是眾多產品中值得信賴的電子化招標軟體，國內也有很多電子商務的改版軟體，但各系統問的兼容性差，且不利於規範化管理。根據採購需要和客觀實際，因此應統一技術標準、統一系統平臺、統一組織實施的原則，適當修改、編寫適合的軟體系統。
8．加快建設步伐。應加快網路、電子化政府採購軟體系統、硬體設施等設備的建設。區域網和廣域網是各級金財工程的重要基礎設施，政府採購信息化系統依賴其運行。因此，要通過金財工程網，在全國及本地區財政範圍內應用。以條件相對成熟的項目為突破口，以點帶面，先從一些容易控制的小的試點項目入手，從協議供貨、定點採購做起，不斷積累經驗，逐步擴展到整個政府採購領域。
