項目信息

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項目信息(project information )

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什麼是項目信息

  項目信息是指報告、數據、計劃、安排、技術文件、會議等與項目實施有聯繫的各種信息。項目信息在項目實施過程中有非常重要的作用,收集的項目信息是否準確,項目信息能否及時傳遞給項目利害關係者,將決定項目的成敗。因此,要對項目信息進行系統科學的管理。項目信息在項目組織內部和該組織與外部環境之間不斷的流動,從而構成了 “信息流”。

項目信息的形式

  在實際工作中,信息的形式是多種多樣的,歸納起來有四種:一是個別談話,其中包括給工作人員分析任務、檢驗工作、向個人提出建議和幫助等;二為書面材料,其中包括信件及其複印件、談話記錄、工作條例、進展情況報告等;三為集體口頭形式,其中包括會議、工作人員集體討論、培訓班等;四為技術形式,其中包括錄音、電話、廣播等。

項目信息的來源

  信息來源種類如下:

  (1) 記錄。記錄分內部和外部兩種。內部記錄多為書面材料形式,如輸出或輸入的事例、存儲記錄、施工日誌、技術總結、回憶錄及信件等。這些記錄可從檔案或工作記錄本中取得。外部記錄是指從外部的各種渠道取得的資料。如有關期刊、統計年鑒、公開發表的統計報告、報紙、言行等。

  (2)抽樣調查

  如要取得儘可能準確的資料,就要全面地客觀地進行調查。然而資料積累得過多,處理全部資料又受時間和資金的限制,此時常用的有機械抽樣隨機抽樣分層分組抽樣整群抽樣等。

  (3)文件報告。

  這是指從組織內外的有關文件、報告中取得信息。如技術操作規程、竣工驗收報告、工程情況進展報告、可行性研究報告設計任務書等。

  (4)業務會議。

  這是通過召開各種會議,用座談討論的形式獲取信息。這樣,可以在總體設想的基礎上進一步擴大信息的來源並對信息進行綜合評價和修正。

  (5)直接觀測。

  此為管理者直接到現場觀察或測量實際情況來收集所需要的資料。在觀測過程中,還可以收集部分樣品,通過統計分析來得 到信息。

  (6)個人交談。

  這是通過個人之間交換意見的形式來獲得信息。因為,在各種人員參加的會議上,面對面的發言往往會產生心理壓力,發言人難以暢所欲言,不同的觀點很可能受到壓制,所以,統一的意見中可能潛伏著假象。個人交談容易消除顧慮,利於充分發表個人的觀點和意見。由於此種信息是面對面得到的,故其可靠程度的大小將取決於個人間的信賴程度。

項目信息的種類

  按不同流向,項目信息可分為以下幾種:

  (1)自上而下的項目信息

  自上而下的項目信息是指從項目經理流向中低層管理者乃至班組工人的信息;或在分級管理時,每一個中間層次的機構向其下級逐級流動的信息,即信息源在上,信息接受者是其下屬。這些信息包括管理目標、命令、工作條例、辦法、規定和業務指導意見等。

  (2)自下而上的項目信息

  自下而上的項目信息是指由下級向上級(一般是逐級向上)傳遞的信息,這些項目信息的信息源在下,而信息接受者在上。這些信息包括項目管理中有關目標的進度、成本質量、安全、消耗、效率情況,工作人員的工作情況,和一些值得引起上級註意的情況、意見以及上級因決策需要下級提供的資料等。

  (3)橫向流動的項目信息

  橫向流動的項目信息是指項目管理班子中同一層的工作部門或工作人員之間相互交流的信息。這種信息一般是由於分工不同而各自產生的,但為了共同的目標和相互協作又需要互通有無。項目經理的主要職能之一就是採取有效措施防止橫向信息流通的障礙,發揮其應有的作用,尤其在直線制組織結構中更要註意這一點。

  (4)以顧問室或經理辦公室等綜合部門為集散中心的項目信息顧問室或經理辦公室等綜合部門為項目經理決策提供輔助資料,同時又是有關項目利害關係者信息的提供者。他們既是彙總、分析、傳播信息的部門,又是幫助工作部門進行規劃、檢驗任務,對專業技術與問題進行咨詢的部門。

  (5)項目管理班子與環境之間進行流動的項目信息項目管理班子與自己的領導、建設單位、設計單位、供應單位、建設銀行、咨詢單位、質量監督單位、國家有關管理部門,都需要進行信息交流。一方面是為了滿足自身管理的需要,另一方面又要滿足與項目外部環境協作的要求,或按國家有關規定相互提供信息。因此,項目經理對這種信息應給予充分的重視,因為它們涉及項目單位信譽、項目競爭、守法和經濟效益等多方面的原則問題。

  從項目信息的來源看,項目信息又可分為下麵兩種:

  (1)外源信息

  即產生於項目管理班子之外的信息,可分為指令性或指導性信息、市場信息技術信息

  (2)作業信息

  即產生於項目管理與施工中的信息。包括基層信息、管理信息決策信息。基層信息是項目基層工作人員所需要的及由他們產生的信息,這類信息多是一些原始記錄或報表;管理信息是中層管理人員用於計劃和控制的信息,這類信息需要對原始數據進行整理和彙總;決策信息是高層決策者所需要並產生的信息,如決策、計劃、指令等。

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