项目信息

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项目信息(project information )

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什么是项目信息

  项目信息是指报告、数据、计划、安排、技术文件、会议等与项目实施有联系的各种信息。项目信息在项目实施过程中有非常重要的作用,收集的项目信息是否准确,项目信息能否及时传递给项目利害关系者,将决定项目的成败。因此,要对项目信息进行系统科学的管理。项目信息在项目组织内部和该组织与外部环境之间不断的流动,从而构成了 “信息流”。

项目信息的形式

  在实际工作中,信息的形式是多种多样的,归纳起来有四种:一是个别谈话,其中包括给工作人员分析任务、检验工作、向个人提出建议和帮助等;二为书面材料,其中包括信件及其复印件、谈话记录、工作条例、进展情况报告等;三为集体口头形式,其中包括会议、工作人员集体讨论、培训班等;四为技术形式,其中包括录音、电话、广播等。

项目信息的来源

  信息来源种类如下:

  (1) 记录。记录分内部和外部两种。内部记录多为书面材料形式,如输出或输入的事例、存储记录、施工日志、技术总结、回忆录及信件等。这些记录可从档案或工作记录本中取得。外部记录是指从外部的各种渠道取得的资料。如有关期刊、统计年鉴、公开发表的统计报告、报纸、言行等。

  (2)抽样调查

  如要取得尽可能准确的资料,就要全面地客观地进行调查。然而资料积累得过多,处理全部资料又受时间和资金的限制,此时常用的有机械抽样随机抽样分层分组抽样整群抽样等。

  (3)文件报告。

  这是指从组织内外的有关文件、报告中取得信息。如技术操作规程、竣工验收报告、工程情况进展报告、可行性研究报告设计任务书等。

  (4)业务会议。

  这是通过召开各种会议,用座谈讨论的形式获取信息。这样,可以在总体设想的基础上进一步扩大信息的来源并对信息进行综合评价和修正。

  (5)直接观测。

  此为管理者直接到现场观察或测量实际情况来收集所需要的资料。在观测过程中,还可以收集部分样品,通过统计分析来得 到信息。

  (6)个人交谈。

  这是通过个人之间交换意见的形式来获得信息。因为,在各种人员参加的会议上,面对面的发言往往会产生心理压力,发言人难以畅所欲言,不同的观点很可能受到压制,所以,统一的意见中可能潜伏着假象。个人交谈容易消除顾虑,利于充分发表个人的观点和意见。由于此种信息是面对面得到的,故其可靠程度的大小将取决于个人间的信赖程度。

项目信息的种类

  按不同流向,项目信息可分为以下几种:

  (1)自上而下的项目信息

  自上而下的项目信息是指从项目经理流向中低层管理者乃至班组工人的信息;或在分级管理时,每一个中间层次的机构向其下级逐级流动的信息,即信息源在上,信息接受者是其下属。这些信息包括管理目标、命令、工作条例、办法、规定和业务指导意见等。

  (2)自下而上的项目信息

  自下而上的项目信息是指由下级向上级(一般是逐级向上)传递的信息,这些项目信息的信息源在下,而信息接受者在上。这些信息包括项目管理中有关目标的进度、成本质量、安全、消耗、效率情况,工作人员的工作情况,和一些值得引起上级注意的情况、意见以及上级因决策需要下级提供的资料等。

  (3)横向流动的项目信息

  横向流动的项目信息是指项目管理班子中同一层的工作部门或工作人员之间相互交流的信息。这种信息一般是由于分工不同而各自产生的,但为了共同的目标和相互协作又需要互通有无。项目经理的主要职能之一就是采取有效措施防止横向信息流通的障碍,发挥其应有的作用,尤其在直线制组织结构中更要注意这一点。

  (4)以顾问室或经理办公室等综合部门为集散中心的项目信息顾问室或经理办公室等综合部门为项目经理决策提供辅助资料,同时又是有关项目利害关系者信息的提供者。他们既是汇总、分析、传播信息的部门,又是帮助工作部门进行规划、检验任务,对专业技术与问题进行咨询的部门。

  (5)项目管理班子与环境之间进行流动的项目信息项目管理班子与自己的领导、建设单位、设计单位、供应单位、建设银行、咨询单位、质量监督单位、国家有关管理部门,都需要进行信息交流。一方面是为了满足自身管理的需要,另一方面又要满足与项目外部环境协作的要求,或按国家有关规定相互提供信息。因此,项目经理对这种信息应给予充分的重视,因为它们涉及项目单位信誉、项目竞争、守法和经济效益等多方面的原则问题。

  从项目信息的来源看,项目信息又可分为下面两种:

  (1)外源信息

  即产生于项目管理班子之外的信息,可分为指令性或指导性信息、市场信息技术信息

  (2)作业信息

  即产生于项目管理与施工中的信息。包括基层信息、管理信息决策信息。基层信息是项目基层工作人员所需要的及由他们产生的信息,这类信息多是一些原始记录或报表;管理信息是中层管理人员用于计划和控制的信息,这类信息需要对原始数据进行整理和汇总;决策信息是高层决策者所需要并产生的信息,如决策、计划、指令等。

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