政府采购信息
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
政府采购信息(government purchase information)
目录 |
什么是政府采购信息[1]
政府采购信息指政府采购法律、法规、政府规定以及反映政府采购状况的资料和数据的总称。它包括有关政府采购的法律、法规、政策，政府采购预算及计划，招标公告及招标文件和各类采购方式的中标公告，供应商资料预审条件，投诉处理决定，司法裁决决定，统计资料等。我国《政府采购法》规定，政府采购信息必须在政府采购监督管理部门指定的媒体上公开披露。
政府采购信息的分类[2]
按照信息来源的不同，可将政府采购信息分为监督管理方面的信息和采购业务方面的信息。前者的公告单位为各地区、各部门，需填写《政府采购监督管理信息发布单》；后者的公告单位为采购人和采购代理机构，以传真、电子邮件等快捷方式直接提供给指定的政府采购信息发布媒体。
按照采购对象的不同，可将政府采购信息分为四类：采购人信息，如采购计划、采购预算等；采购代理机构信息，如公开招标文档等；供应商信息，如招标投标文件等；监管部门信息，如审批规定等。
政府采购信息的收集[3]
政府采购的信息收集工作是一项基础工作，是政府采购主管机关的义务和责任。尽管我国目前并没有法律、法规作出这样的明确规定，但是从服务型政府的角度，则应该是政府职责的应有之义。由于政府发布的信息对市场具有很强的引导作用，因此，必须确保其信息来源的可靠性、信息内容的真实性和更新的及时性。政府采购信息收集主要包括：法律、法规资料收集，产品相关信息收集，供应商信息收集，招标代理机构信息收集和采购案例信息收集等几方面的内容。
一、信息收集的内容
信息收集的内容主要包括以下几个方面：
(1)国内外政府(地区)和国际组织采购法律、法规资料收集。政府采购工作必须在一定的制度框架内进行，以确保其公开性、公平性和公正性。为规范政府采购行为，引导供应商参与政府采购，世界各国、国际性组织以及我国中央和地方政府，都制定了关于政府采购的法律、法规，如世界贸易组织《政府采购协议》。无论是采购人、采购机构还是供应商，都应该学习和掌握政府采购方面的法律、法规，这样才能确保政府采购工作的顺利开展。因此，政府采购主管部门应该注意收集全球性国际组织、区域性国际组织、发达国家等相关的政府采购法律、法规和政策。我国政府虽然没有签署世界贸易组织《政府采购协议》，但为了规范政府采购行为，近几年来，财政部先后制定、颁布了多项政府采购管理办法和相关规则，各地方也相应出台了不少的政府采购地方性法规。特别是2002年国家正式颁布了《政府采购法》，各地方政府也出台了相应的政府采购目录标准和采购资金限额标准。对于从事采购的单位和机构而言，掌握和贯彻这些法规与政策，是必然的选择。进一步地看，如果中国在时机成熟的情况下签署了《政府采购协议》，关于政府采购方面的法律、法规的收集工作就不能仅仅限于国内，而是必须放宽到国际范围，政府采购管理机关的设立和政府采购工作的开展，必须遵循相关的国际规则。目前，我国的政府采购主要在国内市场上进行，在这种情况下，各级政府的采购人和采购机构，都要认真学习和研究政府采购方面的法律、法规，掌握相关政策，准确地按照法律和规则办事。
(2)产品信息收集。科学的政府采购必须建立在及时掌握各种产品不断变化的信息的基础之上。其原因有二：一方面，随着经济的发展和科学的进步，政府采购所涉及的产品和服务也会不断地更新和丰富；另一方面，由于现代社会生产的飞速发展，产品品种、生产技术不断更新，产品的功能结构与成本也在不断地变化。采购人或采购机构需要建立产品跟踪系统，随时掌握产品信息的变化动态，并且按照产品的类别、功能、成本、寿命周期、发展状态等内容进行统计和记录，特别是要对新产品给予充分的关注。
(3)供应商信息收集。供应商信息是政府采购信息库中必不可少的重要内容。作为政府采购的供应商，其经营资格、提供货物和服务的履约能力、市场资信程度等，都直接关系到政府采购的成败，因此，为了保障政府采购的良好效果，政府采购不仅需要有一个对供应商的评价和管理体系，而且还必须不断跟踪和了解供应商的信息，包括供应商的分类、供应商实力的调查、供应商是否转产、破产，供应商的资信记录等等。对供应商的信息进行管理所采用的普遍方法是，在收集到供应商的各种信息后，建立相关的供应商信息库进行集中管理。
(4)招标代理机构信息收集。市场经济国家的政府采购有相当比例是通过中介机构代理完成的，中介机构能够提供低成本、高效率的服务，这也已经为社会所认同。政府在选择中介机构时需要对其资质、代理能力、代理经验、信誉等方面进行考察，如果选择了能力较差的中介机构，不但会提高政府采购成本，降低采购效率，甚至会影响政府的社会信誉。因此，有必要在事前和事后做好有关招标代理机构的信息采集工作。
(5)采购案例信息收集。政府采购过程同时也是一个经验积累的过程。采购人或采购机构在采购中，可能既有成功的经验，又有失败的教训，通过对政府采购案例建立档案，可以不断从案例中吸取成功的经验，避免不必要的失误。实际上，世界上许多国家都十分注重政府采购案例的资料整理工作，如美国《商业日报》政府采购网络版中，就有专门的政府采购案例的内容，以供社会和政府采购专业人士查阅和参考。
为了确保信息的真实性和准确性，在完成初次信息的收集工作后，政府采购负责部门与相关信息的提供单位(部门)还应该对原始信息进行校准。在确认无误后应将原始文件交由信用评价机构确认，并进行备案。
二、信息收集的方式
政府采购信息收集工作涉及面广、专业性强、工作量大，应该配备专门的人员和队伍，充分利用采购业务活动的机会与现代化的技术手段来收集相关的采购信息，其中的主要方式有以下几种：
(1)开展行业与新产品信息研究，建立新产品信息调查队伍。通过专门人士长期跟踪调查各种行业的新产品以及新供应商的发展动向，掌握各类产品的最新进展，包括其功能、技术规格、适用范围、成本状况等情况。这种方式对工作人员的专业要求较高，且由于政府采购所涉及的产品范围广泛，因此，如果由政府直接雇用专业人员来开展这项工作会花费大量的成本，这与政府采购的初衷是相违背的，可以考虑通过委托中介组织或研究机构来承担这项工作。
(2)采购人定期在有关报纸和刊物上发布征集关于供应商和新产品的消息，或者直接向供应商发出询问单。在现代市场经济社会，媒体在收集信息方面具有强大的功能。因此，一种方法是通过媒体征集。凡是对政府采购有兴趣的供应商，都会积极主动地向采购人或采购机构提供其新产品的相关信息，从而有利于采购人扩大其信息收集渠道。另一种方法则是直接向供应商发出询问单，这种方式的优点在于它能够使政府只需要付出很小的代价就能较准确地掌握供应商和新产品的有关信息，其缺点在于供应商出于商业机密等原因往往不愿意向政府提供过多的商业信息，因此，政府通过这种方式所获得的信息往往是不全面的。
(3)利用社会资料。政府采购的某些信息直接来源于政府统计资料和向社会公开的各种资料。例如，通过政府对供应商情况的统计、政府相关的资格认证、政府各种检查的结果、政府部门组织评选出优秀产品或企业、良好的市场评价和社会评价等，都可以了解并掌握相关采购产品和服务的信息及其生产企业的信息。此外，政府采购部门还可以通过媒体、互联网等方式获得国际市场，各方面产品和供应商的信息。这种方式较上种方式成本更低，但它同样存在信息不完整的缺陷。
(4)采购人本身的信息来源。采购人经常进行各种采购活动，在采购活动中必然获得大量的关于产品和供应商的信息。对于这些信息也应该加以整理并充分利用。
政府采购信息的建设[4]
(一)建立现代政府采购信息化系统的技术和经验已基本具备
政府采购信息化是指以计算机技术、网络技术为基础，电子商务软件为依据，Internet为纽带，电子数据交换技术(EDI)及电子安全系统为保障，即时信息交换与在线交易的采购活动。包括：招标文件的自动生成、项目信息的自动发布、招标文件的远程下载、投标单位的资格管理、投标书的自动读取、网上开标、评标、定标，公布中标结果及履约情况、支付采购资金等合同文本的自动生成、系统的维护等采购管理和决策的信息化、自动化和数字化，它是在网上实现政府采购行为全过程的总称。伴随着信息化进程的加快，《电子签名法》等相关法律的颁布施行，经济社会领域的电子化进程已势不可挡。从国外政府采购发展来看，网上采购将成为一种趋势。
1．网上招标的技术手段已成熟。政府采购过程中政府采购预算(计划)报批、审核批复、招标信息的制作和对外发布、投标单位的资格审查、电子标书的处理、开标等工作全面实现计算机化，网络化己成为可能。
2．网上招标在国外的实践。2001年，德国联邦内政部宣布，未来联邦政府部门所需的商品或服务将全部通过网络招标采购。这套由联邦内政部、经济、交通及建设部共同研发的网络招标系统，将所有政府采购相关作业完全统一电子化，并计划陆续扩展到国防、各邦及各级地方政府采购。据估计，德国政府每年采购金额约5000亿马克。通过网络公开招标，商品或服务价格将更加透明化，德国政府每年可节省几亿马克的采购经费。由于一切作业都在网络上公开，对小型公司而言，将更为有利且更有机会中标。
20世纪90年代以来，网上招标在美国开始兴起并迅速发展起来。由于网上招标比传统的招标方式更能带来巨大的经济效益，所以先后被美国的政府采购部门和一些私营大公司所采纳。如美国的西雅图、马里兰州的政府部门，以及IBM、康柏等国际大公司都有自己的网上招标系统。西雅图政府每年有200多个项目，平均每年要向超过100个的投标人发放招标文件，费用是很高的。包括一些不可缺少的合同附录，西雅图平均每年要分发500000份文件。如果这些文件通过网络传递的话，那么在复印、邮寄、管理文件分发人员等方面节省的费用是非常大的。因此，西雅图政府在建立自己的政府采购网站的时候就采用了E—bidsystem．con的完善招标系统技术。不久的将来E—bid项目也将适用于其他部门。目前，美国政府网上采购费用平均节约10％。韩国的电子政务相当发达，据估计网上招标业务每年可节省政府预算26亿美元。据波士顿咨询公司AMR研究中心估算，政府采购网络信息化系统将会缩减部门非直接开支的5％～15％，并可带来三倍的投资回报。
(二)建立现代政府采购信息化系统的目的、目标和特点
1．建立现代政府采购信息化系统的目的。随着科学技术的发展，采购信息子系统的全面导入不仅提升采购效能，更为重要的是给采购部门及整个组织管理带来明显的收益。通过政府采购信息管理系统的建设，对现有政府采购信息资源进行有序整合，充分反映政府采购资源配置情况，分析评价采购支出的合理有效性，并通过预警，反馈等系统，纠正预算执行中的偏差及管理失误，实施相应的经济政策，进一步实现提高政府采购资金使用效益，维护国家利益和社会公共利益，促进廉政建设的职能。
2．建立现代政府采购信息化系统的目标。
(1)应有利于全面、准确、及时反映政府采购信息资源。政府采购信息管理系统通过网络连线传输数据，实现数据的实时查询、共享，保证信息获取的及时性。可以把各单位使用财政性资金进行政府采购的资金收支情况、采购项目，包括预算、合同执行、资金控制管理等信息、供应商信息、商品价格信息以及政府采购数据统计信息，都纳入信息系统，成为一个相对完整的信息库。
(2)应有利于促进政府采购的发展。建立政府采购信息管理系统，有利于对投标商建立信用评估体系，为政府采购招投标作出有效参考；有利于加强采购人才的动态管理和建设；有利于提高政府采购信息透明度；有利于采购机关、用户、供应商之间结算实现网络化；有利于政府采购监督部门、社会公众实现网上监督。同时，随着财政国库管理制度改革的推进，政府采购资金逐步集中在国库支付，只有提供准确的政府采购资金信息，才能做好与国库的对帐工作，确保采购资金使用的安全性、合理性，才能实现与财政预算编审、国库支付行政事业会计核算、固定资产管理的紧密衔接，才能积极推动财政业务信息链的形成，才能在不断深化财政改革的同时推动政府采购的进程。
(3)应有利于政府宏观调控水平。建立政府采购信息管理系统，使政府采购统计分析全面、准确反映采购支出情况，使领导能准确及时了解采购支出情况，对宏观经济运行有一个准确的判断，进而制定相应的经济政策。一方面使财政资金使用更趋于合理化，另一方面也可以促进市场竞争。如使小型企业、处于劣势的企业以及劳动力过剩地区的公司在获得合同及分包合同方面得到帮助。
(4)应有利于提高政府采购分析管理水平。政府采购信息管理系统具有较强的内在逻辑关系，确保报表之间、采购项目之间以及信息库之间有关联的数据保持一致，能够提高数据汇总的质量，增强信息的准确性。有利于发现采购项目预算安排、执行中存在的问题，准确、及时反馈政府采购项目预算和实际执行的差异，发现政府采购管理中的不合理支出，跟踪观测，及时制止并提出解决办法。从而有助于提高分析的效率和管理水平，加强政府采购管理力度。
3．建立现代网络信息化系统的特点。
(1)全面性。政府采购信息管理系统是一个综合全面反映监督和控制政府采购价值和实物运动的系统，它不仅应当包括政府采购资金收支情况、采购项目预算、计划、执行、控制情况、采购信息发布情况等动态信息，还包括政府采购统计信息、供应商信息、商品价格信息等静态信息的管理。
(2)复杂性。政府采购信息管理系统不仅要能够从外部市场或网络上提取有关信息为己所用。同时又要能够将已处理的有用信息提供给外部环境，对外发布法律法规、采购公告、相关新闻等以及提供政府采购活动中开标、中标、网上签订合同等环节的电子商务信息。
(3)真实性、准确性、及时性。政府采购信息不仅要真实，而且要准确；不仅要符合有关财务会计制度，也要遵循政府采购的法律法规，政府采购信息管理要确保报表之间、收支项目之间、信息库之间有关的数据的一致性，增强信息的准确性。同时，在提取外部市场信息，在不同部门之间传递，以及由下往上汇总时，必须在规定的时间内完成，以保证执行信息的时效性。
(4)信息量大。由于政府采购信息管理系统全面地反映政府采购资金活动，它不仅在内容上包括了采购资金、资讯信息涵盖十分广泛。政府采购信息管理系统要收集、处理、存贮和提供大量的经济信息，为建立包括对外信息发布系统、内部管理系统以及电子商务系统等一体化的政府采购信息管理系统服务的提供原始资料和依据。
(三)传统采购方式存在的弊端
1．采购信息闭塞。尽管法律规定招标类采购信息应在全国性指定媒体上发布，但实际采购信息发布量只占其中一部分。不少地方的采购信息仅在当地媒体上发布，供应商之间的竞争不够激烈，政府采购市场不够繁荣。
2．采购程序僵化。一些政府采购代理机构习惯于按部就班地操作采购事宜，供应商通常仅从采购公告上是无法判断能否做出实质性响应的，供应商只有见到招标文件后方可做出理性判断。而要取得采购文件必须通过采购代理机构的资格审查，供应商得往返数次，而最终能否参与采购竞争、参与后能否有把握成交还无法知晓，徒增供应商的前期成本。
(四)政府采购信息化系统的优点和局限性
1．政府采购信息化系统的优点。
(1)实时操作。以计算机为中心建立与现代政府采购相适应的网站、采购管理系统和采购支付结算系统。采购监督管理机构搭建平台、可以实现在线记录；采购单位可以随时、零距离采购，采购单位从采购计划的确定到招标公告的发布，全都采用现代电子技术，在网上操作，无需再在业务主管部门、财政部门，政府采购代理机构之间来回奔波；供应商能在第一时间获取招标信息，供应商可以远程报价，网站停止接受报价后，将按规定程序自动处理，确定中标供应商并随即在网上公布，缩短了招、投标方之间的时空距离，承包商随时随地打开招标网站，获得更多、更新、更全面、更精确、更及时的资讯，利用这些资讯拓展采购视野，这样可以大大节省编写招标、投标文件和传递这些文件的时间，节省了时间，提高了招标采购工作的质量和效率，改善作业流程，降低传统采购的购销成本，可降低招投标成本，有更多的时间放在采购策略和绩效提升等重要工作上去。
(2)方便快捷。政府采购信息化系统提供“一网式”和“一卡式”服务，以刷卡结算代替现金交易。实现对小额零星交易、药品集中采购、公车定点加油、定点维修、统一保险、定点印刷、办公用品定点采购等交易实行“一卡通”。实行联机交易和实时监控，使得政府和获得采购卡合同的银行间的数据进行互动，建立可统一控制的账目，实现对政府采购资金流、物流、信息流的有效管理，堵塞了漏洞。
(3)公众与采购信息零距离的全面接触，不仅政府监管部门能够更好地依法监督，增加采购过程透明度，防止了腐败现象的滋生，便于各级政府、采购管理机构和投标者等部门查询、研究和决策。
(4)由于网络的广泛性、开放性，提高大宗货品采购、交易的透明度，吸引更大范围的优秀供应商参与竞争，从而使政府采购部门有机会获得更具竞争力的投标，可以提供全国甚至全球适合的供应商。
2．政府采购信息化系统的局限性。
(1)采购客体的局限性。只有40％左右的产品或服务适于政府采购网络信息化系统，比如工程类项目，其项目标书通常涉及复杂的规定和大量的文件，及需要予以更复杂的考虑，因此不适于完全在网上进行招投标。
(2)采购方式的局限性。由于竞争性谈判需要与供应商不断就价格和产品要求进行谈判，必须面对面的接触。电子采购软件系统不能满足非招投标采购、询价采购方式的要求。国外政府采购网络信息化系统主要采取的采购方式也是竞争性招投标采购。
(3)一次性性投入大、成本高，收益低。一般软件许可成本和网络费用及后续维护成本都十分高昂，供应商需要花大量精力制定统一的电子目录，需要投资购买新的软件和硬件。
(4)流程被打乱。组织结构需重新规划，这种改变是来自于采购部门内部的，会触及各种关系，这也许是变革中阻力较大的方面。
(5)专业人才匮乏。政府采购信息化系统对工作人员操作电脑、使用网络的技能提出了很高的要求，部分工作人，特别是年纪较大的，难以接受并适应这种转变。而且各部门业务不同，对信息的安全性、保密性要求也不一样，没有现成的商业化软件可以使用，许多部门都要编写专用的业务应用软件，并进行日常网络维护和管理。这就要求各部门有一批既精通网络技术，又对本部门业务流程非常熟悉的工作人员，但目前缺乏此类型人才。
(五)政府采购信息化系统推行的重要性
1．发展网络经济的客观需求。发展网络经济是我国21世纪的一项长期的经济战略。通过发展政府网络采购将直接带动电子商务，特别是BTOB的发展，也将带动企业与国外的电子贸易的发展，因此，发展政府网络采购，有四两拨千斤的功效。
2．WTO的压力。随着我国成功地加入世贸组织，我国开放政府采购市场的时间可能为期不远，而国际上政府采购正在采用网络手段。因此，发展政府网络采购不仅是发展政府采购的手段，也是迎接国际问政府网络采购的必然趋势。
3．政府改革本身的迫切需求。我国政府随着市场经济的发展，其本身在发生不断的改变，过去的大而全、计划经济控制等方式正在改变，政府自身的透明度和管理经济的手段也在不断变化，对于转变政府职能，实现政府采购从纸制化向电子化的转变，具有重大的现实意义。
(六)政府采购信息化系统基本内容和流程
1．原始数据系统。原始数据的采集是信息系统的基础环节，对后续工作的质量将产生直接影响。其核心工作，就是按照“真实、准确、全面、及时”的原则体现所有的政府采购信息：一是原始数据录入界面应简约化。所有需要录入的数据信息应尽量体现在一张表格上，这样可以避免遗漏或重复录入，也使录入更加简单。二是原始数据涵盖的内容应包括采购单位的政府采购资金的收支、采购项目的预算、合同执行、资金控制进度、供应商、评标专家、商品价格等所有系统需处理的信息。三是原始数据具有内在逻辑性，原始数据基础上自动生成采购单位管理库。单位资金管理包括单位资金明细帐、单位资金余额总帐。项目资金管理包括项目明细帐、项目资金余额总帐、各种统计报表、商品价格库、供应商库及业绩明细、评委专家库及评标经历、小车管理库等，并确保各报表之间，库库之间以及表库之间有关联数据的一致性。四是原始数据录入渠道的多样性，不仅要有手工录入的方式，而且还要有从外部系统或网络上获取数据的方式。
2．采购策略规划系统。包括采购政策、成本价格、采购品质、支持供应、环境变动和存储策略规划等。通过策略性的规划管理，从政府采购长期目标出发，从而实现政府在采购活动中获得良好的采购收益。
3．采购预算(计划)系统。采购预算(计划)是单位年度预算的重要组成部分，它的建立要以单位年度计划为依据，根据物料标准成本指标体系和监控价格涨跌变化之规律，针对现实状况进行必要的调整，实行动态滚动管理方法，提高采购预算(计划)子系统在实际过程中的准确性、实用性和可操作性。各采购部门根据政府采购预算系统的预算和本部门的采购需求，确定采购计划，对每次需求制定采购需求书。然后根据实际情况选择适合的采购方式。采购人需要采购时通过网络向同级财政部门直接提交采购计划，财政部门通过网络进行审批，并将经批复后的采购计划传递给采购代理机构或采购人。
4．招标信息的生成及发布系统。在系统设计时事先设好固定的模式，在填完招标文件相关内容后，系统自动形成标准的电子文本，可随时准备进入信息的发布，也可以设定好招标信息的发布时限，在规定的有效期内自动发布，自行终止。政府采购代理机构、采购人借助网络手段将采购信息及时传送到指定媒体，政府采购代理机构应向供应商同时提供纸面的和电子采购文件，以方便供应商制作投标文件。应积极推行免费招标文件，供应商可以直接从政府采购网站免费下载采购文件。投标单位通过资格审查确定具备投标资格后，可下载本项目的招标文件，并可将投标标书在规定时间内传递到系统主机。
5．供应商开发管理系统。一般包括经营状况、企业资信、制造能力、技术水平、品质性能、管理绩效等指标。把合格厂商按A(最好)、B(良好)、C(较好)分级建立，从品质、成本、价格、服务水平、交货周期、履行合约的承诺与能力等得分高低重新划分调整，进行动态管理，把供应商开发与管理有机结合起来，实现采购环境的最佳选择。供应商在电子采购网上注册，经审查通过取得电子签名，并在相关主管部门登记注册，将其基本信息载入电子数据库。政府采购代理机构、采购人对供应商的资格进行前期审查时，供应商可以通过电子邮件、传真等方式将资格性认定材料递交给采购方，而不必通过实地方式提交，尽可能地减少供应商的时间占用；采购方还可主动登录网站，查阅核实供应商的基本情况。在系统中设定好该项目对投标单位的资格要求，系统根据传来的远程数据自动进行筛选，合乎本要求项目的单位进入投标单位序列。
6．开标、评标、定标系统。计算机对传来的投标标书随机进行编号，保证从标书的编号看不出是哪家投标单位，然后中心主机在评标专家库中随机抽取相应专业的专家和业主方组成评标小组，根据招标文件的要求确定评标方案，评标组成员人手一台计算机，对所有投标单位的标书进行综合评比，评标系统及专家组根据制定的评标标准决定中标供应商，进行开标结果的实时计算，选出最优投标单位，这样做就可最大限度的保证开标结果的公正性。再通过电子数据交换系统(EDI)与之签订电子合同，供应商履行合同条款，采购方监督货物是否收到、服务是否提供，是否与中标价格数量一致，核对无误后开出发票并进行付款(通过国库支付管理系统)。整个招标的全过程可实现实时远程或本地传输发布。
7．采购绩效评估和分析系统。
(1)采购绩效评估。包括对采购部门目标绩效考评制度，采购人员绩效考评制度，供应商绩效考评制度。在建立采购绩效评估子系统时，要正确、重点设定与选择最能反映和代表采购绩效的指标体系，明确绩效考评的目的、原则、程序与方法，合理选定考评人员和设置考评机构，正确及时反馈考评结果和认真搞好考评工作总结，保证考评内容重点化、考评指标定量化、考评手段科学化、考评结果客观化。一般来说，采购组织绩效指标体系包括采购(计划完成及时率)、物料质量(合格率)、采购成本(价格差额比率)、采购周期、供应(供应准确率)、服务满意度等。采购单位建立部门绩效子系统，并持续进行评估，就能及时有效地发现工作中存在的问题，制订改善的措施和解决的方案，确保采购目标的实现和绩效的提升。
(2)分析系统。一是服务项目分析系统。如以小车牌号为索引的汽车档案库，汽车零配件价格库，汽车油料价格库，汽车保险费率库的数据库。通过对相近车龄、车型汽车的总费用对比，分析在汽车维修费用，保险费用，燃油费用的差异，逐步揭示各项费用支出中的不合理、不合法的现象，促进对小车“三费”的管理，并形成一个完整的小车管理的分析系统。二是货物采购项目分析系统。该系统用于分析预算内、外资金在采购交通工具、办公设备、医疗设备等方面的支出和变动情况，对比价格、采购方式的合理性。三是工程项目分析系统，用于分析基建工程、装饰装修工程、市政工程等项目的完成情况及变动原因，分析其预算经费、资金控制的合理性。四是会计统计分析系统，是指为了汇总、分析、分类、记录、报告政府采购交易活动而建立的方法和记录。五是成本效益分析系统，利用成本效益分析方法对政府采购支出进行评价。主要的分析方法有对比分析、结构分析、增量分析、因素分析、平衡分析、预测分析等。分析的主要内容：第一，分析政府采购执行情况，分析政府采购资金的收支情况，包括对单位政府采购资金预算安排及其支出使用情况的分析，对政府采购项目的资金、计划、付款进度的分析，以保证政府采购资金的安全性和对单位采购资金预算安排的合理性；分析货物类、工程类、服务类政府采购项目的支出情况以及各项目占总支出的比例，分析政府采购项目预算及实际支出情况，通过节约率的指标反映资金使用效益，分析五种采购方式在实际采购中的运用的比例，反映政府采购的规模性和公开透明度，分析国内外、省内外采购货物的比例，反映研究各地经济发展的均衡性，分析各行业的采购比例，反映采购资金资源配置的合理性。第二，分析政府采购价格和数量的合理性，揭示政府采购中的不合理支出和暗箱操作的腐败行为，促进廉政建设。
(3)反馈系统。在对政府采购活动进行全面了解和深入分析之后，可以对政府采购支出情况有一个总体的判断，对不合理之处提出纠正意见，提出相应的经济对策。
8．监督管理预警系统。针对新的工作方式，监管部门要不断完善监管手段，监管部门要通过计算机网络对采购活动进行实时监管，提高监督管理的能力。一是管理制度，主要是制定解决采购组织部门的方向、关键与重大的管理问题；二是工作标准，按工作岗位拟订、衡量工作做得好坏的基准，用于检验考评工作人员是否称职的依据；三是运作程序，规定采购工作层面各接口环节的运作程序；四是加强采购作业流程控制，对要求采用公开招标方式采购项目的规模设定临界值，促进政府采购的公开，更为详细地制定出各项具体业务的作业流程图，明确指导采购人员按作业流程正确执行工作指令，及时完成本职工作任务；五是加强资金安全控制，根据各单位政府采购资金预算安排和采购支出情况，分析采购资金流量，合理控制资金支出，并对未来的收支情况有合理的预测、判断，并确定警戒线，防止采购资金超出预算规模；六是加强支出审核控制，引入商品标准价格指标体系，揭示超过标准价格的不合理采购支出；七是加强供应商资格控制，引入供应商诚信体系指标，将不符合政府采购诚信条件的投标商摒除在政府采购市场之外。
9．档案存储系统。通过“电子化”手段对档案资料进行备份，实现采购档案资料的准确和完整。
(七)建立政府采购信息化系统措施
1．建立政府采购信息化系统相关法律法规，对政府采购信息化系统整个流程的各方面进行规范。政府采购信息化系统的实旅必将改变传统的采购运行方式，要重新规定采购政策对物品和服务的需求，以及付款所遵循的原则；重新规定任何实施采购政策的采购程序。政府采购信息化系统相关法律的建设应依赖于流程的设计。根据成熟的政府采购信息化系统流程，对每一步骤进行规范，减少采购主体寻租的可能，其中最为关键的是电子签名法律和网上招投标法律。
2．制定规划。要根据我国的实际情况和新的国际竞争环境，积极探索我国政府采购信息化系统发展策略和路径。政府采购信息化系统的设计与研究应主要着重于管理。具体来说，可以从系统基础管理、采购计划管理、采购执行管理和统计分析管理等方面来设计与规范，将各种需要管理的内容分门别类。政府采购信息化系统是个复杂的系统，涉及政府电子政务的安全和供应商的利益，对技术性、安全性、可操作性都有非常高的要求，因此，制定的规划必须具有现实性；必须考虑到技术是否可以达到；采购环境改变所带来的影响；所需投资规模；开发新的流程和程序；信息科技的要求；项目管理；与其他系统一体化；供应商参与度等等。我国目前还有很多配套条件不成熟，可以利用现有系统，逐步实现招标文件上网和网上下载，开展供应商网上注册等工作。在全国范围按产品和服务特点划分几大类垂直交易市场，将大量类似产品和服务集中在交易市场，这样更容易选择产品和服务，能够充分发挥竞争的优势得到更低的价格，而且也利于对政府采购信息化系统的规范化管理；或者是按照行政层级(中央、省市、地方)来划分政府采购信息化系统交易市场。
3．要制定政府信息技术知识与技能的培训制度、统一标准和培训大纲，编制一批高质量、实用的培训教材；将信息技术知识与技能的培训纳入高等院校的教学计划并开展相关培训；制定从业人员信息技术知识与技能的等级考试制度。
4．建立适合国情的完整和量化评测体系。中国的政府采购信息化系统建设显然不同于西方发达国家，这不仅因为现代化进程落后于西方发达国家，而且还因为与西方发达国家不相同的政治制度和经济制度。因此，我们必须摆脱政府采购信息化系统工程的错误技术观念，充分认识中国政府采购信息化系统的特殊性，有效地、科学地设计好中国政府采购信息化系统的评测体系，更好地推动中国政府采购信息化系统的发展。建立工作人员业绩评价系统，按照设定的任务目标、工作标准和完成情况，对从事政府采购各级工作人员进行科学测量和评估。使各级政府采购监督管理部门尽快改变管理和服务观念，掌握必要的信息技术，提高网络办公效率，适应并主动地推动政府采购信息化的建设。
5．完善监督防范和安全机制。监察、财政、审计部门等通过“电子卡系统”和政府采购网站，对政府采购各方及实施情况进行全程监督、远程同步监督、现场联动监督，把监督工作渗透到政府采购的每个环节，有利于及时发现和解决问题。同时在网上将中标价格和中标供应商予以公示，开设“电子投诉信箱”，便于供应商和采购单位的监督。要从数字认证方式，网络传输层安全通信包方式，用户权限、角色定义和登录保护方式，专用安全软件保护方式方面着力建设，确保整个系统的安全运行。
6．创造良好的产业发展环境，包括信用基础、法制基础、物流基础、观念基础、体制基础等。
7．统一规范标准。目前各种政府采购网站成百上千，参差不齐，政府采购信息化软件系统有很多，如通用的TPN Post GEIS是众多产品中值得信赖的电子化招标软件，国内也有很多电子商务的改版软件，但各系统问的兼容性差，且不利于规范化管理。根据采购需要和客观实际，因此应统一技术标准、统一系统平台、统一组织实施的原则，适当修改、编写适合的软件系统。
8．加快建设步伐。应加快网络、电子化政府采购软件系统、硬件设施等设备的建设。局域网和广域网是各级金财工程的重要基础设施，政府采购信息化系统依赖其运行。因此，要通过金财工程网，在全国及本地区财政范围内应用。以条件相对成熟的项目为突破口，以点带面，先从一些容易控制的小的试点项目入手，从协议供货、定点采购做起，不断积累经验，逐步扩展到整个政府采购领域。
