采购计划管理

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什么是采购计划管理

  采购计划管理是指对企业采购计划进行制定和管理,为企业提供及时准确的采购计划和执行路线。

采购计划管理的工作[1]

  (一)实行采购计划管理责任制

  1.生产单位责任。

  (1)根据生产要求,提供本单位物资需求的实际情况,作为物资供销分公司制定采购计划的基础;

  (2)根据生产实际,提出本单位物资补充计划和急需计划;

  (3)负责反馈物资使用单位的意见。

  2.保供服务中心责任。

  第三章物资采购流程再造一保供服务中心作为计划管理中心,负责对计划进行统一调度和管理。具体责任是:

  (1)汇总、审核生产单位上报的物资需求计划,编制物资采购计划

  (2)对有库存或有需要调剂的无动态物资计划,建议并监督采购中心进行平衡利库;

  (3)建议物资计划的采购方式

  (4)协调并处理有关物资计划的争议和纠纷;

  (5)对计划执行情况进行在线监督,并对物资供销分公司的采购事务进行统一调度,对未按规定时限到货的计划执行部门,进行责任追究;

  (6)对年度和月份的计划执行情况进行分析和评判。

  3.物资采购中心责任。

  物资采购中心是物资采购计划的执行单位,具体的责任是:

  (1)认真研究计划管理中心下达的采购计划,并对所有计划逐条处理;

  (2)按照“应招尽招”的原则,具体组织招标采购比价采购工作,保证物资质量可靠和价格低廉;

  (3)对物资到货情况负责;

  4.仓储配送中心责任:按计划将物资送达使用单位。

  5.信息网络中心责任:为物资采购计划的制定、库存情况、采购计划执行全过程提供信息支持。

  (二)采购计划的编制与管理

  1.物资需要量的确定。

  首先,要按消耗定额来计算物资需要量。也就是用计划期内的生产计划和物资消耗定额来确定需要量。其计算式为:

  Ft=TtH

  式中:Ft表示计划期内某种物资需要量;Tt表示使用该物资的计划期内生产任务量;H表示该物资的消耗定额

  用这样直接计算法计算需要量是比较准确的。凡有消耗定额的物资,都应该这样确定需要量。随着技术的发展,煤矿的消耗定额,要按实际情况定期进行修订。

  其次,没有消耗定额的物资,按经验估算法确定物资需要量。所谓经验估算,包括历史数据的统计分析,以及同类条件的类比计算。在进行经验估算时,要注意根据煤矿井下条件变化的情况,对物资需求进行预测分析

  第三,参照其它计划,调整、补充物资需要量。特别要注意的是设备检修计划、基建工程计划、技改工程计划。这是除生产计划之外,对物资需要量影响最大的计划。设备检修,要按检修方案准备物资;基建工程和技改工程,按工程预算,准备物资。

  以上是确定物资需要量的主要依据,是年度和月份正常物资采购计划编制的基础。

  2.急用料计划管理。

  急用料计划,是生产单位在紧急情况下,上报的物资需用计划。

  急用料计划的处理,以不影响生产为原则,随时提报,随时办理。

  对急用料形成原因,要根据情况逐条登记分析,看是由于计划失误,还是突发情况所致,如果是计划工作失误,应追究责任。

  3.专用物资计划管理。专用物资计划,是生产单位在停产检修、防汛、防寒等非日常生产所需的物资需用计划。由使用单位根据不同项目需求提报。

  一般来说,专用物资时间要求急、对生产影响大,必须在第一时问完成专用计划的处理,并进行跟踪落实。

  4.设备计划管理。

  设备计划分为年度维简计划、大修计划、基建计划、零星购置计划等。

  设备计划有工程项目的,注明工程项目名称。工程项目信息统一纳入计算机管理,其信息由供应站设备管理员录入。

  设备采购员应加强与供应站设备管理员的业务联系,并积极做好与相关部门及使用单位的协调工作。

  计划员对于仓库中有库存的设备,在提交计划时,要进行平衡利库。

  5.补充储备计划管理。

  补充储备计划,是计划员根据生产单位需用计划和仓库的储备水平,对储备进行必要的补充而编制的计划。

  计划员要充分研究生产消耗规律,适时对储备进行补充,尽量避免急用料采购计划的生成。

  补充储备计划,要根据物资的消耗规律和物资库存情况编制,要做到既充分保证物资供应,又少占用储备资金。计划好坏,是计划员工作水平、工作质量的集中体现。

  (三)采购计划的执行

  计划的编制,是计划工作的开始。但更重要的是计划的执行。物资采购计划执行工作主要是由物资采购中心和仓储配送中心完成。物资采购计划执行的内容包括:落实物资、控制进货、组织供应。

  1.落实资源。落实资源是指按照物资计划所列的品种、规格、型号、质量、数量和需用的时间,积极组织力量做好采购、加工定制、进口等工作,同时做好选择和评价供应商的工作。不仅使计划所列的物品有好的供应商来供货,而且在企业需用时,能及时拿到质量合适、数量足够的物资。

  2.控制进货。控制进货是按照计划规定的物资品种、规格、质量、数量和交货时间控制供应商的供货。采购人员要经常与供应商保持联系,做到按需进货,既满足生产经营所需,又使库存量保持较低的水平。

  3.组织供应。组织供应是将物资按计划送达、发放。有消耗定额的物资按定额发放,没有消耗定额的物资,按需用单位提出的计划发放,对计划外需用的物资,发放要严格控制。

  (四)采购计划执行的检查

  采购计划的执行情况,由计划中心(保供服务中心)负责检查。检查的方法,分为日常检查、计划期末检查和物品核销分析。

  1.日常检查。日常检查是指在计划执行过程中进行的不定期检查,或随时进行在线检查。日常检查的主要内容有:

  (1)资源的落实情况。包括计划采购物资是否逐项有了安排,供应商的选择是否合理,采购合同有无问题,用什么方式采购,质量、数量、价格如何等;

  (2)物资进货情况。包括合同执行情况,交货时间和验收结果;

  (3)物资的供应情况。包括是否按时交付使用,以及使用单位的意见。

  2.计划期末检查。计划期末检查是在计划期结束后,对采购计划执行情况进行全面检查。检查主要内容有:

  (1)计划期需要量和实际消耗量的对比分析

  (2)计划期需要和资源对比分析

  (3)计划期合同执行情况的检查分析;

  (4)物资消耗定额和实际平均单耗的对比分析;

  (5)实际库存资金占用和储备资金定额的对比分析。

  3.物资核销分析。物资核销是对物资采购供应计划执行一个阶段后,或在计划期末,对物资使用情况进行考察分析的工作。分析的内容有:

  (1)物资实际用项是否与计划规定用项相一致;

  (2)物资实际消耗量是否与消耗定额相一致。

  通过分析,为修订消耗定额和编制物资供应计划提供可靠的依据。

采购计划管理的流程[1]

采购计划管理流程图

  流程描述

  (1)矿厂生产技术部门向物资供销分公司基层供应站提出物资需求,供应站根据掌握、了解的情况,进行平衡汇总,每月5日前,提出该单位全月物资需求计划。

  (2)计划科汇总各单位需求计划。

  (3)计划科依据材料消耗定额,对各单位需求计划进行审核。符合定额要求的,通过审查;有问题的,与相关单位沟通,按实际情况对需求计划进行调整。

  (4)计划科按调整后计划,并考虑工程物资独立需求,以及库存情况,编制出当月的物资计划。(5)计划科对物资计划进行分解处理。库存物资,向配送中心下达配送计划;需订购物资报主管领导审定后,形成采购计划下达。其中,属于招标采购的,向商务科下达招标采购计划,日常采购则向相应的采购业务科下达比价采购计划。

  (6)采购中心执行采购计划。

  (7)配送中心按计划配送物资。

  (8)计划中心对计划执行情况进行全程监督。

  (9)计划中心编制物资计划统计报表,上报、存档。

参考文献

  1. 1.0 1.1 汪晓秀,苏南滨.煤矿供应物流流程再造.中国经济出版社,2008.1
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