採購計劃管理

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目錄

什麼是採購計劃管理

  採購計劃管理是指對企業採購計劃進行制定和管理,為企業提供及時準確的採購計劃和執行路線。

採購計劃管理的工作[1]

  (一)實行採購計劃管理責任制

  1.生產單位責任。

  (1)根據生產要求,提供本單位物資需求的實際情況,作為物資供銷分公司制定採購計劃的基礎;

  (2)根據生產實際,提出本單位物資補充計劃和急需計劃;

  (3)負責反饋物資使用單位的意見。

  2.保供服務中心責任。

  第三章物資採購流程再造一保供服務中心作為計劃管理中心,負責對計划進行統一調度和管理。具體責任是:

  (1)彙總、審核生產單位上報的物資需求計劃,編製物資採購計劃

  (2)對有庫存或有需要調劑的無動態物資計劃,建議並監督採購中心進行平衡利庫;

  (3)建議物資計劃的採購方式

  (4)協調並處理有關物資計劃的爭議和糾紛;

  (5)對計劃執行情況進行線上監督,並對物資供銷分公司的採購事務進行統一調度,對未按規定時限到貨的計劃執行部門,進行責任追究;

  (6)對年度和月份的計劃執行情況進行分析和評判。

  3.物資採購中心責任。

  物資採購中心是物資採購計劃的執行單位,具體的責任是:

  (1)認真研究計劃管理中心下達的採購計劃,並對所有計劃逐條處理;

  (2)按照“應招盡招”的原則,具體組織招標採購比價採購工作,保證物資質量可靠和價格低廉;

  (3)對物資到貨情況負責;

  4.倉儲配送中心責任:按計劃將物資送達使用單位。

  5.信息網路中心責任:為物資採購計劃的制定、庫存情況、採購計劃執行全過程提供信息支持。

  (二)採購計劃的編製與管理

  1.物資需要量的確定。

  首先,要按消耗定額來計算物資需要量。也就是用計劃期內的生產計劃和物資消耗定額來確定需要量。其計算式為:

  Ft=TtH

  式中:Ft表示計劃期內某種物資需要量;Tt表示使用該物資的計劃期內生產任務量;H表示該物資的消耗定額

  用這樣直接計演算法計算需要量是比較準確的。凡有消耗定額的物資,都應該這樣確定需要量。隨著技術的發展,煤礦的消耗定額,要按實際情況定期進行修訂。

  其次,沒有消耗定額的物資,按經驗估演算法確定物資需要量。所謂經驗估算,包括歷史數據的統計分析,以及同類條件的類比計算。在進行經驗估算時,要註意根據煤礦井下條件變化的情況,對物資需求進行預測分析

  第三,參照其它計劃,調整、補充物資需要量。特別要註意的是設備檢修計劃、基建工程計劃、技改工程計劃。這是除生產計劃之外,對物資需要量影響最大的計劃。設備檢修,要按檢修方案准備物資;基建工程和技改工程,按工程預算,準備物資。

  以上是確定物資需要量的主要依據,是年度和月份正常物資採購計劃編製的基礎。

  2.急用料計劃管理。

  急用料計劃,是生產單位在緊急情況下,上報的物資需用計劃。

  急用料計劃的處理,以不影響生產為原則,隨時提報,隨時辦理。

  對急用料形成原因,要根據情況逐條登記分析,看是由於計劃失誤,還是突發情況所致,如果是計劃工作失誤,應追究責任。

  3.專用物資計劃管理。專用物資計劃,是生產單位在停產檢修、防汛、防寒等非日常生產所需的物資需用計劃。由使用單位根據不同項目需求提報。

  一般來說,專用物資時間要求急、對生產影響大,必須在第一時問完成專用計劃的處理,併進行跟蹤落實。

  4.設備計劃管理。

  設備計劃分為年度維簡計劃、大修計劃、基建計劃、零星購置計劃等。

  設備計劃有工程項目的,註明工程項目名稱。工程項目信息統一納入電腦管理,其信息由供應站設備管理員錄入。

  設備採購員應加強與供應站設備管理員的業務聯繫,並積極做好與相關部門及使用單位的協調工作。

  計劃員對於倉庫中有庫存的設備,在提交計劃時,要進行平衡利庫。

  5.補充儲備計劃管理。

  補充儲備計劃,是計劃員根據生產單位需用計劃和倉庫的儲備水平,對儲備進行必要的補充而編製的計劃。

  計劃員要充分研究生產消耗規律,適時對儲備進行補充,儘量避免急用料採購計劃的生成。

  補充儲備計劃,要根據物資的消耗規律和物資庫存情況編製,要做到既充分保證物資供應,又少占用儲備資金。計劃好壞,是計劃員工作水平、工作質量的集中體現。

  (三)採購計劃的執行

  計劃的編製,是計劃工作的開始。但更重要的是計劃的執行。物資採購計劃執行工作主要是由物資採購中心和倉儲配送中心完成。物資採購計劃執行的內容包括:落實物資、控制進貨、組織供應。

  1.落實資源。落實資源是指按照物資計劃所列的品種、規格、型號、質量、數量和需用的時間,積極組織力量做好採購、加工定製、進口等工作,同時做好選擇和評價供應商的工作。不僅使計劃所列的物品有好的供應商來供貨,而且在企業需用時,能及時拿到質量合適、數量足夠的物資。

  2.控制進貨。控制進貨是按照計劃規定的物資品種、規格、質量、數量和交貨時間控制供應商的供貨。採購人員要經常與供應商保持聯繫,做到按需進貨,既滿足生產經營所需,又使庫存量保持較低的水平。

  3.組織供應。組織供應是將物資按計劃送達、發放。有消耗定額的物資按定額發放,沒有消耗定額的物資,按需用單位提出的計劃發放,對計劃外需用的物資,發放要嚴格控制。

  (四)採購計劃執行的檢查

  採購計劃的執行情況,由計劃中心(保供服務中心)負責檢查。檢查的方法,分為日常檢查、計劃期末檢查和物品核銷分析。

  1.日常檢查。日常檢查是指在計劃執行過程中進行的不定期檢查,或隨時進行線上檢查。日常檢查的主要內容有:

  (1)資源的落實情況。包括計劃採購物資是否逐項有了安排,供應商的選擇是否合理,採購合同有無問題,用什麼方式採購,質量、數量、價格如何等;

  (2)物資進貨情況。包括合同執行情況,交貨時間和驗收結果;

  (3)物資的供應情況。包括是否按時交付使用,以及使用單位的意見。

  2.計劃期末檢查。計劃期末檢查是在計劃期結束後,對採購計劃執行情況進行全面檢查。檢查主要內容有:

  (1)計劃期需要量和實際消耗量的對比分析

  (2)計劃期需要和資源對比分析

  (3)計劃期合同執行情況的檢查分析;

  (4)物資消耗定額和實際平均單耗的對比分析;

  (5)實際庫存資金占用和儲備資金定額的對比分析。

  3.物資核銷分析。物資核銷是對物資採購供應計劃執行一個階段後,或在計劃期末,對物資使用情況進行考察分析的工作。分析的內容有:

  (1)物資實際用項是否與計劃規定用項相一致;

  (2)物資實際消耗量是否與消耗定額相一致。

  通過分析,為修訂消耗定額和編製物資供應計劃提供可靠的依據。

採購計劃管理的流程[1]

采购计划管理流程图

  流程描述

  (1)礦廠生產技術部門向物資供銷分公司基層供應站提出物資需求,供應站根據掌握、瞭解的情況,進行平衡彙總,每月5日前,提出該單位全月物資需求計劃。

  (2)計劃科彙總各單位需求計劃。

  (3)計劃科依據材料消耗定額,對各單位需求計划進行審核。符合定額要求的,通過審查;有問題的,與相關單位溝通,按實際情況對需求計划進行調整。

  (4)計劃科按調整後計劃,並考慮工程物資獨立需求,以及庫存情況,編製出當月的物資計劃。(5)計劃科對物資計划進行分解處理。庫存物資,向配送中心下達配送計劃;需訂購物資報主管領導審定後,形成採購計划下達。其中,屬於招標採購的,向商務科下達招標採購計劃,日常採購則向相應的採購業務科下達比價採購計劃。

  (6)採購中心執行採購計劃。

  (7)配送中心按計劃配送物資。

  (8)計劃中心對計劃執行情況進行全程監督。

  (9)計劃中心編製物資計劃統計報表,上報、存檔。

參考文獻

  1. 1.0 1.1 汪曉秀,蘇南濱.煤礦供應物流流程再造.中國經濟出版社,2008.1
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