採購計劃管理
出自 MBA智库百科(https://wiki.mbalib.com/)
目錄 |
採購計劃管理是指對企業的採購計劃進行制定和管理，為企業提供及時準確的採購計劃和執行路線。
採購計劃管理的工作[1]
(一)實行採購計劃管理責任制
1．生產單位責任。
(1)根據生產要求，提供本單位物資需求的實際情況，作為物資供銷分公司制定採購計劃的基礎；
(2)根據生產實際，提出本單位物資補充計劃和急需計劃；
(3)負責反饋物資使用單位的意見。
2．保供服務中心責任。
第三章物資採購流程再造一保供服務中心作為計劃管理中心，負責對計划進行統一調度和管理。具體責任是：
(1)彙總、審核生產單位上報的物資需求計劃，編製物資採購計劃；
(2)對有庫存或有需要調劑的無動態物資計劃，建議並監督採購中心進行平衡利庫；
(3)建議物資計劃的採購方式；
(5)對計劃執行情況進行線上監督，並對物資供銷分公司的採購事務進行統一調度，對未按規定時限到貨的計劃執行部門，進行責任追究；
(6)對年度和月份的計劃執行情況進行分析和評判。
3．物資採購中心責任。
物資採購中心是物資採購計劃的執行單位，具體的責任是：
(1)認真研究計劃管理中心下達的採購計劃，並對所有計劃逐條處理；
(2)按照“應招盡招”的原則，具體組織招標採購和比價採購工作，保證物資質量可靠和價格低廉；
(3)對物資到貨情況負責；
4．倉儲配送中心責任：按計劃將物資送達使用單位。
5．信息網路中心責任：為物資採購計劃的制定、庫存情況、採購計劃執行全過程提供信息支持。
(二)採購計劃的編製與管理
1．物資需要量的確定。
首先，要按消耗定額來計算物資需要量。也就是用計劃期內的生產計劃和物資消耗定額來確定需要量。其計算式為：
Ft=TtH
式中：Ft表示計劃期內某種物資需要量；Tt表示使用該物資的計劃期內生產任務量；H表示該物資的消耗定額。
用這樣直接計演算法計算需要量是比較準確的。凡有消耗定額的物資，都應該這樣確定需要量。隨著技術的發展，煤礦的消耗定額，要按實際情況定期進行修訂。
其次，沒有消耗定額的物資，按經驗估演算法確定物資需要量。所謂經驗估算，包括歷史數據的統計分析，以及同類條件的類比計算。在進行經驗估算時，要註意根據煤礦井下條件變化的情況，對物資需求進行預測分析。
第三，參照其它計劃，調整、補充物資需要量。特別要註意的是設備檢修計劃、基建工程計劃、技改工程計劃。這是除生產計劃之外，對物資需要量影響最大的計劃。設備檢修，要按檢修方案准備物資；基建工程和技改工程，按工程預算，準備物資。
以上是確定物資需要量的主要依據，是年度和月份正常物資採購計劃編製的基礎。
2．急用料計劃管理。
急用料計劃，是生產單位在緊急情況下，上報的物資需用計劃。
急用料計劃的處理，以不影響生產為原則，隨時提報，隨時辦理。
對急用料形成原因，要根據情況逐條登記分析，看是由於計劃失誤，還是突發情況所致，如果是計劃工作失誤，應追究責任。
3．專用物資計劃管理。專用物資計劃，是生產單位在停產檢修、防汛、防寒等非日常生產所需的物資需用計劃。由使用單位根據不同項目需求提報。
一般來說，專用物資時間要求急、對生產影響大，必須在第一時問完成專用計劃的處理，併進行跟蹤落實。
4．設備計劃管理。
設備計劃分為年度維簡計劃、大修計劃、基建計劃、零星購置計劃等。
設備計劃有工程項目的，註明工程項目名稱。工程項目信息統一納入電腦管理，其信息由供應站設備管理員錄入。
設備採購員應加強與供應站設備管理員的業務聯繫，並積極做好與相關部門及使用單位的協調工作。
計劃員對於倉庫中有庫存的設備，在提交計劃時，要進行平衡利庫。
5．補充儲備計劃管理。
補充儲備計劃，是計劃員根據生產單位需用計劃和倉庫的儲備水平，對儲備進行必要的補充而編製的計劃。
計劃員要充分研究生產消耗規律，適時對儲備進行補充，儘量避免急用料採購計劃的生成。
補充儲備計劃，要根據物資的消耗規律和物資庫存情況編製，要做到既充分保證物資供應，又少占用儲備資金。計劃好壞，是計劃員工作水平、工作質量的集中體現。
(三)採購計劃的執行
計劃的編製，是計劃工作的開始。但更重要的是計劃的執行。物資採購計劃執行工作主要是由物資採購中心和倉儲配送中心完成。物資採購計劃執行的內容包括：落實物資、控制進貨、組織供應。
1．落實資源。落實資源是指按照物資計劃所列的品種、規格、型號、質量、數量和需用的時間，積極組織力量做好採購、加工定製、進口等工作，同時做好選擇和評價供應商的工作。不僅使計劃所列的物品有好的供應商來供貨，而且在企業需用時，能及時拿到質量合適、數量足夠的物資。
2．控制進貨。控制進貨是按照計劃規定的物資品種、規格、質量、數量和交貨時間來控制供應商的供貨。採購人員要經常與供應商保持聯繫，做到按需進貨，既滿足生產經營所需，又使庫存量保持較低的水平。
3．組織供應。組織供應是將物資按計劃送達、發放。有消耗定額的物資按定額發放，沒有消耗定額的物資，按需用單位提出的計劃發放，對計劃外需用的物資，發放要嚴格控制。
(四)採購計劃執行的檢查
採購計劃的執行情況，由計劃中心(保供服務中心)負責檢查。檢查的方法，分為日常檢查、計劃期末檢查和物品核銷分析。
1．日常檢查。日常檢查是指在計劃執行過程中進行的不定期檢查，或隨時進行線上檢查。日常檢查的主要內容有：
(1)資源的落實情況。包括計劃採購物資是否逐項有了安排，供應商的選擇是否合理，採購合同有無問題，用什麼方式採購，質量、數量、價格如何等；
(2)物資進貨情況。包括合同執行情況，交貨時間和驗收結果；
(3)物資的供應情況。包括是否按時交付使用，以及使用單位的意見。
2．計劃期末檢查。計劃期末檢查是在計劃期結束後，對採購計劃執行情況進行全面檢查。檢查主要內容有：
(1)計劃期需要量和實際消耗量的對比分析；
(3)計劃期合同執行情況的檢查分析；
(4)物資消耗定額和實際平均單耗的對比分析；
(5)實際庫存資金占用和儲備資金定額的對比分析。
3．物資核銷分析。物資核銷是對物資採購供應計劃執行一個階段後，或在計劃期末，對物資使用情況進行考察分析的工作。分析的內容有：
(1)物資實際用項是否與計劃規定用項相一致；
(2)物資實際消耗量是否與消耗定額相一致。
通過分析，為修訂消耗定額和編製物資供應計劃提供可靠的依據。
採購計劃管理的流程[1]
流程描述
(1)礦廠生產技術部門向物資供銷分公司基層供應站提出物資需求，供應站根據掌握、瞭解的情況，進行平衡彙總，每月5日前，提出該單位全月物資需求計劃。
(2)計劃科彙總各單位需求計劃。
(3)計劃科依據材料消耗定額，對各單位需求計划進行審核。符合定額要求的，通過審查；有問題的，與相關單位溝通，按實際情況對需求計划進行調整。
(4)計劃科按調整後計劃，並考慮工程物資獨立需求，以及庫存情況，編製出當月的物資計劃。(5)計劃科對物資計划進行分解處理。庫存物資，向配送中心下達配送計劃；需訂購物資報主管領導審定後，形成採購計划下達。其中，屬於招標採購的，向商務科下達招標採購計劃，日常採購則向相應的採購業務科下達比價採購計劃。
(6)採購中心執行採購計劃。
(7)配送中心按計劃配送物資。
(8)計劃中心對計劃執行情況進行全程監督。
(9)計劃中心編製物資計劃統計報表，上報、存檔。
