采购管理系统

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采购管理系统(PMS-Purchase Management System)

目录

什么是采购管理系统

  采购管理系统是通过采购申请、采购订货、进料检验、仓库收料、采购退货、购货发票处理、供应商管理、价格及供货信息管理、订单管理,以及质量检验管理等功能综合运用的管理系统,对采购物流和资金流的全部过程进行有效的双向控制和跟踪,实现完善的企业物资供应信息管理。

采购管理系统特点

  ★提供供应商报价管理

  ★可由物品中长期采购计划直接生成请购单

  ★MRP 计划任务直接生成请购单

  ★支持库存订货点采购申请处理

  ★可限制订货的供应商

  ★通过请购单合并或拆分,自动生成采购订单

  ★请购合并过程中,自动按订货批量政策生成采购条目

  ★支持直接批量、固定批量、最大/最小批量等多种订购政策

  ★可将多张请购单合并生成一张采购订单的一行,或一张采购订单的多个订单行

  ★可将一笔请购拆分成多个采购订单

  ★合并生成订单过程中,能自动索取供应商报价

  ★一张采购单允许有多个交货日期及交货地点

  ★支持无订单到货的接收处理

  ★与库存子系统相连,到货入库,自动按库存单位转换,更新库存数量,同时生成入库单

  ★采购收货支持库存批次及单件管理

  ★支持收货过程中的质量检验及质量控制

  ★采购系统与应付帐子系统相连,直接生成采购凭证核算采购成本

  ★对采购单的处理灵活,随时可以维护,同时对已发放的订单可做中止

  ★采购单可自动结清或手工强制结清

  ★具有跟踪、催查采购订单的功能

  ★可多角度的查询物品的请购,订购及收货入库的明细及汇总情况

  ★从交货期、价格、质量等多种角度对供应商进行评估

  ★可评价采购人员业绩

  ★可分析采购成本差异

采购管理系统主要功能

  1、多途径采购功能

  在企业中,采购业务的需求来源有多种,有计划部门的主生产计划、物料投放需求计划,以及库存缺货而生成的需求;有为满足以销定购的工商业一体化业务需求;有根据长期购货合同确定的定期购货需求;有零星的购货需求等。采购管理系统提供根据计划、销售、仓库及采购自身需要等多途径采购功能。

  2、订单管理

  采购订单是物资在采购业务中流动的起点,它通过采购申请获取来自生产和销售等系统的信息,将供应链整体的信息有机地联系起来。订单管理主要记录、跟踪和控制订单执行的情况,包括针对采购合同的执行,控制购货价格、折扣及数量。随时跟踪订单完成情况,控制订单的执行;根据实际补货情况追加执行订单,通过比较订单执行差异,以及通过业务和分析报表反映订单执行情况等。如果企业有集团内部的购销业务,还要包括集团内部购货或调拨订单的执行情况。

  3、发票管理

  采购发票具有业务和财务双重性质,发票的业务处理和控制是企业采购业务中的一个重要环节。采购发票与全部业务单据都有联系,与其与采购合同、付款单及预付单据联系紧密。采购管理系统提供增值税专用发票和普通发票管理,并与应付款系统实现发票共享。

  4、购货质检管理

  工业系统提供比较全面的质量检验管理,包括购货检验、完工检验和库存抽检3种质量检验业务。在采购管理系统中,为非免检货物提供检仓和送货流程。并根据检验结果确认入库货物,同时提供相关的业务查询报表。

  5、供应商供货管理

  供应商供货信息管理以购货价格为中心,完善地记录、控制并管理供应商的供货业务资料,包括对不同供应商、不同物料、不同数量段、不同币别的价格和折扣信息的详细记录,以及业务传递、自动更新及数据分析。同时进行采购最高限价的控制和预警管理,是采购管理系统,乃至整个供应链体系中重要的综合数据处理中心之一。

  6、集团内部采购业务

  在采购管理系统中,针对集团内部采购业务(包括工业企业和商业企业之间),可以通过两个方向的数据传递和两种分销业务的处理来实现。

  7、业务流程设计

  业务流程设计是按企业业务规范设计业务流程工具,是实现用户业务处理自定义的必要基础之一。在工业系统中实现系统自定义,即在系统设置的所有业务单据关联的路径中,用户可选择一条、多条或全部。系统将根据用户的设置进行相关控制,保证企业独特业务流程的需要。

  8、业务资料联查

  单据关联(包括上拉式和下推式关联)是工业供应链业务流程的基础,而单据联查即查看业务流程中的单据关系。采购管理系统中提供了单据、凭证、账薄和报表的全面关联及动态连续查询功能。

  9、多级审核管理

  多级审核管理是对多级审核、审核人、审核权限和审核效果等授权的工作平台,是处理业务单据时采用多角度、多级别和顺序审核管理方法。它体现了工作流管理的思路,属于ERP系统用户权限性质的基本管理。

  10、代管和发运业务管理

  代管和发运业务管理为代管物料专门代管仓,提供代管物料收、发和存的业务处理,并提供相关报表供用户查询和监控。此外,采购管理系统还专门管理货物发运业务。

  11、物料对应管理

  物料对应管理通过物料对应表来实现物料在用户与往来单位之间的对应管理功能。物料对应表是企业的重要业务资料,是供应商对应物料代码、名称表与客户对应物料代码、名称表的合称。在采购管理系统中,分别提供供应商和客户对应物料的代码、名称表。在单据和报表中,直接调用相应代码、名称,可供查询和显示,满足用户的对应业务需求。

  12、系统参数设置

  系统参数设置初始设置业务操作的基本业务信息和操作规则,包括系统设置、单据编码规则、打印设置、单据类型及各系统选项等,帮助用户把握业务操作规范和运行控制。同时,采购管理系统将ERP系统所有业务基础资料和必要的管理辅助资料汇总,然后统一管理和维护。

  13、报表查询功能

  该功能包括查询并使用采购业务报表、采购分析报表、万能报表和查询分析工具。采购业务报表是针对用户已经实现的业务处理,将所取得得业务成果进行筛选和分析,以综合反映企业采购业务的信息;采购分析报表分析采购流程中各项主要业务的处理结果和运作情况;万能报表和查询分析工具是一种自定义形式的报表,是方便用户根据自身查询分析需要制作自定义业务和分析报表的工具。

  14、完善的系统辅助工具

  利用功能强大、使用灵活方便的系统辅助工具,用户可以进行数据处理,以满足需要。

采购管理系统优点

  1、 供应商基本资料建立/厂商评估资料建立

  采购部门将各供应厂商编号、名称、公司工厂发票之地址、付款条件、负责人、联络人、统一编号、成立日期、资本额、往来银行名称、基本产品类别、设备状况、地略图...等资料输入电脑,即可迅速列印和查询供应厂商有关资料,并供评估选择合作对象之参考。

  2、 供应商料品资料建立

  采购人员将各供应商当前供应的料品之编号、品名规格、单价/基本价、产能...等资料建入电脑,可作为已授权交易之认可,依此可实现采购单开立厂商的控制,可提供各项询价、比价报表之查询和列印,以迅速决定最适合的供应商,降低采购成本

  3、 采购单异常结案处理

  当各供应厂商均按采购单项目完成交货验收作业後,电脑会自动将采购单结案,如因订单取消或数量变更等原因需取消采购作业时,需对采购单进行异常结案处理,本系统提供了按订单、采购单号作结案处理,提供采购单尾数报表,以便物控采购人员确定是否取消采购单。

  4、 料品验收资料处理

  料品通过品管单位检验後,则可执行此一作业,使交货明细和应付帐款明细表可被查询和列印出,并列印供应商评核月报表和物料评核月报表,以供各部门间能随时掌握可贵的资讯,增加处理的时效和决策达成。

  5、 采购资料维护

  经由物料需求管理系统产生采购建议单,采购人员衡量现有供应商之产能、价格及服务水准,进行安排采购数量分配及自动开立列印采购单,并将采购资料传输至本系统作采购管理,而本作业可弹性调整,选择独立采购下单,并能提高进料的时效以利於产销作业顺利进行。

  6、 厂商交货资料处理(特验)

  当厂商依采购单号之指定项目,进行交货到收料单位待验,品管单位则可依其待验量和项目执行验收,采购单位查询这些资料,再进行催料作业,以避免缺料现象。

  7、 单价资料维护

  系统提供的完整单价历史资料,可供价析和管理人员进行采购价格查询分析,管制上涨单价。并可根据进料时间自动给定付款单价,避免人为疏忽造成付款价差。系统提供的报价历史查询、付款历史查询、加权历史查询等查询工具使得价析、成本会计、管理人员全面了解单价、成本的异动,以达到控制成本的目的。

  8、 代购材料管理

  企业为保证产品质量,常常对料件原材料的产地和质量有特别要求(比如:外资企业),当料件制造商不能提供企业要求的原材料,或者购买的原材料价格偏高时,企业为保证产品质量和成本往往会帮厂商代购原物料以加工自己料件,此类委外材料因不能按订单分批发放,故要对厂商库存进行记帐。

  系统将此类委外作为代购件处理,通过原物料发出、加工料件采购中量、加工料件交货数量自动记录厂商库存,并提供厂商库存明细表进行库存对帐处理。提供原物料进出平衡分析表,分析代购材料发出和收回状况。

  9、 采购成本管理

  采购成本最直接影响产品成本,系统按"期"对产品采购成本进行目标管理,系统提供的本期与上期的成本差异分析,并以颜色区分成本上涨和下降,使得管理者能迅速准确的得到成本差异真正原因之所在,以迅速采取对策控制成本上涨。

采购管理系统的意义

  采购管理系统是制造业和装配业于上线生产前,供应厂商基本资料的收集和建立前置作业;各项料品及厂商交货进度的规划,透过采购资料维护的功能,使ERP系统可不受物料需求管理系统的控制,并能提供应付帐款、物料库存等系统的资料来源。不但具备了独立作业系统的功能,同时也能配合整合性管理系统的运作效益。但采购成本管理必须与产品结构管理相结合方能发挥效益,代购材料管理必须与库存管理系统结合方能发挥效益

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