采购过程

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采购过程(Adoption Process)

目录

什么是采购过程

  采购过程是指从采购计划开始,到采购询价采购合同签定,一直到采购材料进场为止的过程。

采购过程的内容

  1、询价(Solicitation)

  询价就是从可能的卖方那里获得谁有资格完成工作的信息,该过程的专业术语叫供方资格确认(SourceQualification)。获取信息的渠道有:招标公告、行业刊物、互联网等媒体、供应商目录、约定专家拟定可能的供应商名单等。通过询价获得供应商的投标建议书。

  2、供方选择(Source Selection)

  这个阶段根据既定的评价标准选择一个承包商。评价方法有以下几种:

  合同谈判:双方澄清见解,达成协议。这种方式也叫“议标”。

  加权方法:把定性数据量化,将人的偏见影响降至最低程度。这种方式也叫“综合评标法”。

  筛选方法:为一个或多个评价标准确定最低限度履行要求。如最低价格法。

  独立估算:采购组织自己编制“标底”,作为与卖方的建议比较的参考点。

  一般情况下,要求参与竞争的承包商不得低于三个。选定供方后,经谈判,买卖双方签订合同

  3、合同管理

  合同管理是确保买卖双方履行合同要求的过程,一般包括以下几个层次的集成和协调

  1)授权承包商在适当的时间进行工作。

  2)监控承包商成本、进度计划和技术绩效

  3)检查和核实分包商产品的质量

  4)变更控制,以保证变更能得到适当的批准,并保证所有应该知情的人员获知变更。

  5)根据合同条款,建立卖方执行进度和费用支付的联系。

  6)采购审计

  7)正式验收和合同归档。

采购过程的控制

  一般而言,采购过程应当从以下几个方面进行控制:

  1、制定详尽的价格表(含价格上限和相关政策)

  2、采用符合企业特点的采购策略(如常用的经济批量采购策略)

  3、规定严格的采购流程(含申请制度、归口部门、订单审批制度、订单跟踪等过程)

  4、制定合理的质检与验收流程等。除此之外,采购付款也应当涵盖在采购过程管理中,何时付款和如何付款同样需要进行成本与效益的平衡,因为资金同样是有成本的(资金成本)。

外包过程与采购过程的区别与联系

  一、两者的区别

  1、目的有所不同

  对外包过程进行控制和管理的目的,是确保其满足质量管理体系所要求的过程能力。承包方必须按照组织对过程事先策划的安排(遵循所提供的程序或相关文件)进行运作。

  对采购过程进行控制的目的,是确保组织所采购的产品质量要求交付和服务等方面符合己规定的采购要求。尤其对于影响组织最终产品质量的产品的采购,有效进行供方选择、评价和重新评价的控制至关重要。

  2、对象有所不同

  对外包过程的控制和管理,侧重于过程的监视和测量,控制对象是过程,当然也包括对过程的结果(提供的产品)进行验证。否则,无法充分证明其过程具备的能力

  对采购过程的控制,侧重于产品的监视和测量,控制对象是产品。控制的主要方式是进货验证,只有在"适当时"(包括特殊过程、关键过程或对最终产品构成重要影响时),可向供方提出某些方面的要求(7.4.2条款),目的是使供方持续提供符合组织所要求的产品。

  3、控制方法有所不同

  对外包过程既要实施控制,又要进行管理,涉及从输入到输出的整个运作过程(包括其子过程)。如对产品制造过程的外包,不仅应对其过程实施必要的监视,还应从原材料验证开始,直至最终产品的监视和测量,都保持相应的记录。采购过程一般不涉及供方产品实现过程的管理,其控制方法紧紧围绕供方所提供的产品、交付和服务等方面进行验证,除"适当外",很少要求供方必须进行原材料进货验证、半成品检验和提供记录或报告。

  4、实施部门有所不同

  对采购过程实施控制,主要责任者是组织的采购部门或供应部门。若把设计和开发过程、产品防护过程(如成品的储藏和运输)、产品的监视和测量过程(如房地产商委托监理部门实施建房跟踪)、服务过程(如旅行社委托异地景点导游)等外包过程,一律有采购部门或供应部门进行控制和管理,显然不合适。只有将外包过程授权对口部门或由分管负责人实施控制和管理,才能取得预期的效果。

  二、两者的联系

  外包过程和采购过程具有一定的内联系。如采购过程中的选择、评价和重新评价供方的方式,组织与合格供方签订相关合同或协议的形式以及在"适当时"对供方提出其他要求等,外包过程都可以借鉴。尤其是产品制造过程的外包,很多要求都和采购过程的要求相类似,只是在控制程度和管理要求方面有所不同,稍加补充和完善即可实施。

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评论(共3条)

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113.106.109.* 在 2011年5月15日 11:18 发表

谢谢.

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118.26.253.* 在 2013年6月21日 10:04 发表

还可以

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陈辉 (Talk | 贡献) 在 2014年5月16日 09:57 发表

不错

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知识不用看,大咖讲你听
好啊

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