採購過程

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採購過程(Adoption Process)

目錄

什麼是採購過程

  採購過程是指從採購計劃開始,到採購詢價採購合同簽定,一直到採購材料進場為止的過程。

採購過程的內容

  1、詢價(Solicitation)

  詢價就是從可能的賣方那裡獲得誰有資格完成工作的信息,該過程的專業術語叫供方資格確認(SourceQualification)。獲取信息的渠道有:招標公告、行業刊物、互聯網等媒體、供應商目錄、約定專家擬定可能的供應商名單等。通過詢價獲得供應商的投標建議書。

  2、供方選擇(Source Selection)

  這個階段根據既定的評價標準選擇一個承包商。評價方法有以下幾種:

  合同談判:雙方澄清見解,達成協議。這種方式也叫“議標”。

  加權方法:把定性數據量化,將人的偏見影響降至最低程度。這種方式也叫“綜合評標法”。

  篩選方法:為一個或多個評價標準確定最低限度履行要求。如最低價格法。

  獨立估算:採購組織自己編製“標底”,作為與賣方的建議比較的參考點。

  一般情況下,要求參與競爭的承包商不得低於三個。選定供方後,經談判,買賣雙方簽訂合同

  3、合同管理

  合同管理是確保買賣雙方履行合同要求的過程,一般包括以下幾個層次的集成和協調

  1)授權承包商在適當的時間進行工作。

  2)監控承包商成本、進度計劃和技術績效

  3)檢查和核實分包商產品的質量

  4)變更控制,以保證變更能得到適當的批准,並保證所有應該知情的人員獲知變更。

  5)根據合同條款,建立賣方執行進度和費用支付的聯繫。

  6)採購審計

  7)正式驗收和合同歸檔。

採購過程的控制

  一般而言,採購過程應當從以下幾個方面進行控制:

  1、制定詳盡的價格表(含價格上限和相關政策)

  2、採用符合企業特點的採購策略(如常用的經濟批量採購策略)

  3、規定嚴格的採購流程(含申請制度、歸口部門、訂單審批制度、訂單跟蹤等過程)

  4、制定合理的質檢與驗收流程等。除此之外,採購付款也應當涵蓋在採購過程管理中,何時付款和如何付款同樣需要進行成本與效益的平衡,因為資金同樣是有成本的(資金成本)。

外包過程與採購過程的區別與聯繫

  一、兩者的區別

  1、目的有所不同

  對外包過程進行控制和管理的目的,是確保其滿足質量管理體系所要求的過程能力。承包方必須按照組織對過程事先策劃的安排(遵循所提供的程式或相關文件)進行運作。

  對採購過程進行控制的目的,是確保組織所採購的產品質量要求交付和服務等方面符合己規定的採購要求。尤其對於影響組織最終產品質量的產品的採購,有效進行供方選擇、評價和重新評價的控制至關重要。

  2、對象有所不同

  對外包過程的控制和管理,側重於過程的監視和測量,控制對象是過程,當然也包括對過程的結果(提供的產品)進行驗證。否則,無法充分證明其過程具備的能力

  對採購過程的控制,側重於產品的監視和測量,控制對象是產品。控制的主要方式是進貨驗證,只有在"適當時"(包括特殊過程、關鍵過程或對最終產品構成重要影響時),可向供方提出某些方面的要求(7.4.2條款),目的是使供方持續提供符合組織所要求的產品。

  3、控制方法有所不同

  對外包過程既要實施控制,又要進行管理,涉及從輸入到輸出的整個運作過程(包括其子過程)。如對產品製造過程的外包,不僅應對其過程實施必要的監視,還應從原材料驗證開始,直至最終產品的監視和測量,都保持相應的記錄。採購過程一般不涉及供方產品實現過程的管理,其控制方法緊緊圍繞供方所提供的產品、交付和服務等方面進行驗證,除"適當外",很少要求供方必須進行原材料進貨驗證、半成品檢驗和提供記錄或報告。

  4、實施部門有所不同

  對採購過程實施控制,主要責任者是組織的採購部門或供應部門。若把設計和開發過程、產品防護過程(如成品的儲藏和運輸)、產品的監視和測量過程(如房地產商委托監理部門實施建房跟蹤)、服務過程(如旅行社委托異地景點導游)等外包過程,一律有採購部門或供應部門進行控制和管理,顯然不合適。只有將外包過程授權對口部門或由分管負責人實施控制和管理,才能取得預期的效果。

  二、兩者的聯繫

  外包過程和採購過程具有一定的內聯繫。如採購過程中的選擇、評價和重新評價供方的方式,組織與合格供方簽訂相關合同或協議的形式以及在"適當時"對供方提出其他要求等,外包過程都可以借鑒。尤其是產品製造過程的外包,很多要求都和採購過程的要求相類似,只是在控製程度和管理要求方面有所不同,稍加補充和完善即可實施。

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評論(共3條)

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113.106.109.* 在 2011年5月15日 11:18 發表

謝謝.

回複評論
118.26.253.* 在 2013年6月21日 10:04 發表

還可以

回複評論
陈辉 (討論 | 貢獻) 在 2014年5月16日 09:57 發表

不錯

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