合同管理

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合同管理(Contract Management)

目錄

合同管理的概述

  市場經濟在某種意義上說是法制經濟,再貼近些說,是契約經濟。企業的經濟往來,主要是通過合同形式進行的。所以,一個企業的經營成敗和合同及合同管理有密切關係。因此,必須十分重視合同及合同管理。

  企業合同管理是指企業對以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止以及審查、監督、控制等一系列行為的總稱。其中訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止是合同管理的內容;審查、監督、控制是合同管理的手段。合同管理必須是全過程的、系統性的、動態性的。全過程就是由洽談、草擬、簽訂、生效開始,直至合同失效為止。我們不僅要重視簽訂前的管理,更要重視簽訂後的管理。系統性就是凡涉及合同條款內容的各部門都要一起來管理。動態性就是註重履約全過程的情況變化,特別要掌握對我方不利的變化,及時對合同進行修改、變更、補充或中止和終止。

  政府合同治理是指在民主政治的框架下,以平等、自由、合作互惠為原則,將個人合理地讓渡出來的自然權利形成的政府權力,以合同為內在協調機制,組成的一種有效治理社會的公共行動形式。

  在項目管理中,合同管理是一個較新的管理職能。在國外,從二十世紀七十年代初開始,隨著工程項目管理理論研究和實際經驗的積累,人們越來越重視對合同管理的研究。在發達國家,八十年代前人們較多地從法律方面研究合同;在八十年代,人們較多地研究合同事務管理(Contract Administration);從八十年代中期以後,人們開始更多地從項目管理的角度研究合同管理問題。近十幾年來,合同管理已成為工程項目管理的一個重要的分支領域和研究的熱點。它將項目管理的理論研究和實際應用推向新階段。

工程項目中合同管理的組織設置

  合同管理的任務必須由一定的組織機構和人員來完成。要提高合同管理水平,必須使合同管理工作專門化和專業化,在承包企業和建築工程項目組織中應設立專門的機構和人員負責合同管理工作。

  對不同的企業組織和工程項目組織形式,合同管理組織的形式不-樣,通常有如下幾種情況:

  1.工程承包企業應設置合同管理部門(科室),專門負責企業所有工程合同的總體的管理工作。主要包括:

  • 參與投標報價,對招標文件,對合同條件進行審查和分析;
  • 收集市場和工程信息;
  • 對工程合同進行總體策劃;
  • 參與合同談判與合同的簽訂,為報價、合同談判和簽訂提出意見、建議甚至警告;
  • 向工程項目派遣合同管理人員;
  • 對工程項目的合同履行情況進行彙總、分析,對工程項目的進度、成本和質量進行總體計劃和控制;
  • 協調項目各個合同的實施;
  • 處理與業主,與其它方面重大的合同關係;
  • 具體地組織重大的索賠;
  • 對合同實施進行總的指導,分析和診斷。

  2.對於大型的工程項目,設立項目的合同管理小組,專門負責與該項目有關的合同管理工作。在美國凱撤公司的施工項目管理組織結構中,將合同管理小組納入施工組織系統中,設立合同經理、合同工程師和合同管理員。

  3.對於一般的項目,較小的工程,可設合同管理員。他在項目經理領導下進行施工現場的合同管理工作。而對於處於分包地位,且承擔的工作量不大,工程不複雜的承包商,工地上可不設專門的合同管理人員,而將合同管理的任務分解下達給各職能人員,由項目經理作總體協調。

  4.對一些特大型的,合同關係複雜、風險大、爭執多的項目,在國際工程中,有些承包商聘請合同管理專家或將整個工程的合同管理工作(或索賠工作)委托給咨詢公司或管理公司。這樣會大大提高工程合同管理水平和工程經濟效益,但花費也比較高。

企業合同管理中存在的常見問題

1. 合同內容不夠嚴謹

  合同內容不夠嚴謹主要表現為以下幾個方面:

  (1)合同文字不嚴謹。不嚴謹就是不准確,容易發生岐義和誤解,導致合同難以履行或引起爭議。依法訂立的有效的合同,應當體現雙方的真實意思。而這種體現只有靠準確明晰的合同文字。可以說,合同講究咬文嚼字。

  (2)只有從合同而沒主合同。主合同是指能夠獨立存在的合同。從合同是指以主合同的存在為前提才能成立的合同。沒有主合同的從合同是沒有根據的合同,是“無源之水”,而“無源之水” 是不存在的。

  (3)合同條款不全面、不完整,有缺陷、有漏洞。常見漏掉的往往是違約責任。有些合同只講好話,不講醜話,只講正面的,不講反面的,不懂得簽合同應當“先小人後君子”的訣竅,一旦發生違約,在合同中看不到違約如何處理的條款。

2. 合同簽訂後沒有進行合同交底

  很多單位在簽訂合同時,公司總部一般都很重視,但一旦合同簽訂後,對合同分析和合同交底往往不夠重視,甚至忽視了這項工作,合同簽訂與合同執行脫節,致使合同往往被鎖在文件櫃或項目負責人的抽屜內,其它人員只知其相關工作職責,而對合同總體情況知之甚少,甚至完全不瞭解合同的具體內容,給日後的合同糾紛埋下了隱患。

3. 合同執行過程中忽視變更管理

  應變更合同的沒有變更。在履約過程中合同變更是正常的事情,問題在於不少負責履約的管理人員缺乏這種及時變更的意識,結果導致了損失。合同變更包括合同內容變更和合同主體變更兩種情形。合同變更的目的是通過對原合同的修改,保障合同更好履行和一定目的的實現。

合同管理中存在問題的主要原因

  1. 對市場與合同的關係缺乏認識。在市場經濟條件下,這是一種相互依存的關係。一方面,市場的運作需要合同。市場是靠合同動作的,市場主體各方都是靠合同去履行其權利義務的。另一方面,合同的成立必須以市場為前提。沒有市場談不上什麼合同。合同是市場的產物,是市場可持續發展的動力。有些業內人士只顧到市場上承攬任務,卻不去簽訂合同或者草率簽訂,結果遇上糾紛就沒有協商調解的依據,或者依據不足。

  2.對合同與合同管理的關係缺乏認識。這也是一種相互依存的關係。合同管理是合同洽談、草擬、簽訂、履行、變更、中止、終止或解除全過程的管理。合同產生在合同管理的前期階段。在這一階段往往受到高度重視。一旦合同簽訂了,合同就束之高閣了,甚至忘記了合同履行過程是實現權利義務的過程,而僅僅把它看成是生產過程。因此,合同管理的問題大多數產生在中期和後期履行階段。但這並不是說前期階段就沒有問題。前期階段所出現的問題,多數是由於急於簽成合同而過於草率或者對發包人的遷就。

  3. 企業的從業人員的合同法律意識淡薄。最明顯的表現是不認識合同與合同法律的關係。訂立和履行合同往往離開合同法律,缺乏依法訂立和履行的意識,以致產生了合同管理上的問題,造成不少失誤和損失。合同法律的作用,從巨集觀來說是維護社會主義市場秩序,發展社會主義市場經濟;從微觀來說是規範合同各方主體的行為,維護他們的合法權益。任何離開合同法律所簽訂的合同都是無效合同,不受法律保護。

解決合同管理中常見問題的主要對策

  企業合同管理是市場經濟條件下企業管理的—項核心內容,企業管理的方方面面都應圍繞著這個核心而開展。在市場競爭日趨激烈的當今,加強合同管理是爭取企業經濟效益的最佳途徑。放鬆工程建設過程中的合同管理,就很難取得工程盈利,甚至造成工程虧損。

1. 增強合同和索賠意識

  由於我國長期受計劃經濟影響,國內工程管理中合同管理和索賠尚未引起業主和承包商的高度重視。所以,首先應加強對經理部各層次的管理人員進行合同、合同管理及索賠的宣傳、培訓和教育。其次還要研究FIDIC合同條件、研究國際工程承包商的合同管理方法與程式、研究國際工程合同與索賠案例,使項目組成員認識到這個問題的重要性,重視合同和合同管理。合同意識是市場經濟意識、法律意識、工程管理意識的綜合體現。

2. 嚴格進行合同交底

  首先應該由公司合同管理人員向項目負責人及項目合同管理人員進行合同交底,全面陳述合同背景、合同工作範圍、合同目標、合同執行要點及特殊情況處理。其次,項目負責人向項目部職能部門負責人進行合同交底,並解答各職能部門提出的問題,形成書面交底記錄。然後再由各職能部門負責人向其所屬執行人員進行合同交底,陳述合同基本情況、本部門的合同責任及執行要點、合同風險防範措施等,並解答所屬人員提出的問題。最後,各部門將交底情況反饋給項目部合同管理人員,由其對合同執行計劃、合同管理程式、合同管理措施及風險防範措施進行進一步修改完善,並形成合同管理文件,下發各執行人員,指導其活動。

3.加強合同變更管理

  合同變更是索賠的重要依據,因此對合同變更的處理要迅速、全面、系統。合同變更指令應立即在工程實施中貫徹並體現出來。在合同變更中,量最大、最頻繁的是工程變更,它在工程索賠中所占的份額也最大。這些變更最終都是通過各分包商體現出來。對工程變更的責任分析是工程變更起因與工程變更問題處理,是確定索賠與反索賠的重要的直接的依據。

4. 建立合同實施的保證體系

  首先要建立合同管理的工作程式。在工程實施過程中,要協調好各方面關係,使總承包合同的實施工作程式化規範化,按質量保證體系進行工作。其次還要建立文檔系統。項目上要設專職或兼職的合同管理人員。合同管理人員負責各種合同資料和相關的工程資料的收集、整理和保存。最後還要建立報告和行文制度。總承包商和業主、分包商之間的溝通都應該以書面形式進行,或以書面形式為最終依據。對在工程中合同雙方的任何協商、意見、請示、指示都應落實在紙上,使工程活動有依有據。

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評論(共2條)

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218.108.29.* 在 2010年6月8日 18:17 發表

基本還行,不過合同簽訂後,失效只是一路比較少見的結局,還有多種其他結局。

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114.66.6.* 在 2014年4月14日 23:34 發表

合同管理在企業內部主要是流轉效率問題

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