程式化管理

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程式化管理(Programmed Management)

目錄

什麼是程式化管理

  程式化管理可以定義為,對於按照工作內在邏輯關係而確定的一系列相互關聯的活動所實施的管理方式。通常,程式化管理要說明進行某種活動或完成某項工作的內容、操作方法及其相應的規則系統和前後銜接遞進關係,甚至也可以包括運營結果的前反饋機制。管理者一般把反覆出現的業務編製成具有相對確定性的程式,執行人員只要按照編好的程式去做,就能得到較好的效果。程式化管理存在於一切活動中,科學地{5j定程式,有助於提高效率。

程式化管理的產生及演變

  早在1776年,亞當·斯密在其《國富論》一書中就描述了大頭針的生產製造過程,並將其劃分為大約18道工序,這是最早從社會分工的角度對程式化管理問題所進行的研究。

  在科學管理階段泰勒、吉爾佈雷思夫婦、巴思等人通過大量的試驗,從工作環境條件、機器設備的使用、工人操作方法等方面研究了生產過程的標準化問題。這些研究為實施程式化管理提供了客觀依據。更進一步,亨利·福特創造的汽車生產流水線,將標準化、程式化與機器體系有機地結合在一起,為程式化管理運用於大機器的生產過程開了先河。

  進入現代管理階段,雖然出現了許多不同的管理學派,但各個學派都很重視程式化管理在企業管理中的重要性。管理程式學派代表人物哈羅德·孔茨等人認為,管理是一種程式和許多相互關聯著的職能。決策學派創立者赫伯特·西蒙提出了程式化決策的概念,並就決策的程式進行了深入地研究。

  經驗主義學派創始人德魯克將目標管理程式劃分為:制定組織的整體目標和戰略;在經營單位和部門之間分配主要目標;各單位的管理者和他們的上級一起設定本部門的具體目標;部門的所有成員參與設定自己的具體目標,管理者和下級共同商定如何實現目標的行動計劃;實施行動計劃;定期檢查目標的進展情況,並向有關單位和個人反饋相關信息;基於績效的獎勵並促進目標的實現。

  數理學派代表人物伯法等人認為管理的程式就是提出問題並闡述問題,即對其中所有的要素進行清楚地表述和解釋;通過建立數學模型,對問題的各種不同要素用一組變數的函數關係來表示;檢查模型及其解的實際意義;對所求解進行控制,從而制定出這樣一套規則,即當變數與函數發生某些變化時,應該對方案採取什麼樣的調整措施,以保證各種變數和關係都不扭曲變形;最後使方案付諸實施。這一階段程式化管理的特點是:程式化管理作為一種基礎性的管理工作在企業生產管理中得到了廣泛的應用,並從生產管理領域拓展到了企業整體運營領域;電子電腦的出現和應用,使程式化管理步入科學化的階段,MISCIMS等程式化管理研究的新成果被廣泛地應用到了管理實踐當中去,所有這一切,都在相當大的程度上提高了企業的管理效率

  現代管理雖然強調戰略管理人本管理,但並不否認以標準化程式化為核心的基礎管理工作存在的必要性,相反,如果沒有堅實、穩固的基礎管理工作,則戰略管理和人本管理就會成為無源之水,是根本不可能得以實現的。

程式化管理的作用

  程式化管理的目的在於通過程式化管理,規範各類人員的行為,加強企業的基礎管理工作,為企業戰略管理和實施人本管理奠定堅實的基礎;提高企業運營過程的合理性和規範性,使企業在組織經濟活動的過程中能夠更高效地支配自己所擁有的經濟資源,以適應激烈的市場競爭的要求。具體作用有:

  1.明確職責許可權,規範各類人員行為

  實施程式化管理的關鍵是要制定科學、合理、規範且符合實際的工作程式,在工作程式中,應該明確規定該項工作的具體任務、職責許可權、方法及工作程式。一般情況下,崗位人員應當嚴格按照規定的方法、程式去履行自已的職責,完成自己的工作任務。這樣,一方面可以防止越權行為的發生,從而在一定程度上排除企業運作過程中發生混亂的可能;另一方面,可以減少企業管理過程中發生推諉和扯皮現象,發生無人負責的‘‘權力真空”區域等問題。

  2.有利於調動員工的積極性

  由於程式化管理任務明確、權責清晰,所以,只要是自己職責範圍內的事情,就不能等待別人去處理,原則上也無需請示自己的上級機關。這樣一來,各個崗位上的人員,就有一個明確責權範圍,任何問題也就有一個確定的“管理域”。每個崗位工作人員既然有了明確的責任和許可權,也就擁有了較強的自主意識,同時對於管理工作也就有了相對較高的積極性和主動性。這就使得所有的崗位工作人員,在遵循基本方法和程式的基礎上,都能夠發揮自身的能動性和創造性,從而最終達到調動一切資源,富有成效地開展工作的目的。

  3.有利於提高勞動生產率

  在程式化管理的過程中,明確了完成工作任務的具體方法和程式,並力求使其標準化。崗位人員採用標準化的工作方法和程式,就會最大限度地減少不必要的重覆勞動,減少由於工作方法不當而造成的損失,同時,也會在一定程度上降低勞動強度,最終達到提高勞動生產率的目的。

  4.為績效考核標準的制定提供依據

  績效考核在企業管理過程中,既是一個很重要的問題,也是一個比較難處理的問題。說它重要是因為,績效考核是員工獎懲的依據,從而也是企業激勵全過程的一個重要基礎;說它困難是因為,企業通常缺少一個操作性較強的績效考核的衡量標準和尺度,考核操作的隨意性強,考核結果往往缺乏客觀性,考核非但達不到預期的目的,往往導致更多的負面效應,以至於挫傷員工的工作熱情和積極性。而在程式化管理中,績效考核標準的制定是以程式中規定的經過細化了的工作任務、崗位責任為依據,這使企業制定的考核標準具有了一定的客觀性、合理性和可操作性,消除了績效考核過程中曾經普遍存在的隨意性,甚至也消除了影響考核結果公正性的各種可能的隨機因素,使得績效考核真正成為提升企業管理水平和推動企業發展的內在動力。

  5.有利於提高管理效率

  在實際工作中,管理者遇到的大多數問題都是重覆出現的例行性事件,經過認真地總結,就可以把如何處理這些問題的措施加以程式化,凡是程式規定自己職權範圍內的事情,崗位工作人員就可以全權處理,沒有必要事事請示上級,這樣做的好處在於能夠節約時間、減少管理機構和相應的管理人員,降低經營成本,提高管理效率。

  6.為戰略管理和人本管理創造條件

  推行程式化管理之後,崗位工作人員各負其責,從而使高層管理人員可以從大量的事務性工作中解脫出來,集中精力去考慮企業的長遠發展戰略,為企業實施戰略管理創造了條件。

  人本管理的核心就是重視人,關懷人,充分尊重人的價值,最大限度地滿足人的各個層面的需求,並通過這樣一種方式,達到調動人的積極性和發揮人的創造性的目的。程式化管理強調上級不能隨便干預下級職權範圍內的事情,這就體現了程式化管理是在尊重人的價值、充分信任崗位工作人員的基礎上進行的。程式化管理要求對崗位工作方法、使用的設備、工作程式和環境等因素進行改進,消除種種不合理因素,把最好的因素依照某種最合理的方式組合起來。這不僅可以提高企業的運行效率,而且能夠滿足企業員工對工作環境和工作條件方面的更高要求。

程式化管理的運作

  雖然目前在發達國家的企業中廣泛地應用程式化管理,但在我國企業界特別是一些中小企業仍然沒有推行這一規範的管理模式,原因是多方面的,但其中最為主要的因素是在我國關於程式化管理的系統性研究很少,所以企業還沒有意識主動採用程式化管理,因此我們很有必要對程式化管理的運作加以研究,以促進程式化管理工作在我國企業中廣泛開展,起到提升管理水平的作用。

  程式化管理的運作需要一定的環境條件及其運行規範,具體包括前提條件,運行程式圖及其說明。

  1.前提條件

  (1)適當的集權分權。程式化管理運作的前提條件之一就是適當的集權與分權,要求各級管理者既充分信任其下屬的能力又尊重上級的權威,從制度的角度嚴格規範各級管理者的行為,制定崗位工作職責和相關的管理制度,明確責任許可權,上級不能隨意干預下級職權範圍內的事情,下屬也不可越權行事。努力做到不同層級上的管理者各負其責的同時,加強他們之間的溝通聯絡,達到協調行動,規範管理的目的。

  (2)工作分析。工作分析也是程式化管理必不可少的前提條件。工作分析主要解決兩個方面的問題,一是可以將管理工作分為例行性工作和例外性工作,程式化管理的重點就是將那些經常、反覆出現的工作編製成相應的程式,管理者按照規定的程式操作即可;對於偶然的、不經常出現的關乎企業整體運行的問題,則要採取非程式化管理的方式去解決。二是明確提出崗位工作任務、職責許可權以及本崗位同其他工作崗位的關係,將崗位工作進行必要的分解,為推行程式化管理提供依據。

  2.程式化管理運行圖

  在明確各級各類管理者職責任務及其隸屬關係的基礎之上,按照“權力線”的內在邏輯關係繪製程式化管理運行圖。程式化管理運行圖的繪製實質上是一種嚴密的邏輯思維的展開過程,把同一工作崗位上的各種不同的工作內容按照先後邏輯關係進行排列,一步一步推理繪製而成。整個繪製過程十分複雜,要求繪製人員既瞭解這些工作的具體內容和程式,又必須懂得管理學經濟學邏輯學等相關學科的基本知識。

  3.程式化管理運行圖的運作說明

  程式化管理運行圖的運作說明,就是要具體說明每項工作由誰負責,經由什麼樣的組織審批程式後誰來執行等一系列問題。有了這個說明,崗位工作人員不但清楚了自己的工作任務、職責許可權,而且明白了自己的“管理行動線路”,避免了管理的盲目性,有利於提高管理效率。例如某油井區“生產用料的籌備及倉儲管理程式”運作說明:

  生產用料的籌備及倉儲管理程式:

  (1)生產用料的籌備程式。由材料員根據生產建設計劃編製生產建設用料計劃草案,經由經營組組長覆核、區主管經營領導審核上報上級主管部門批准後,由經營組負責從廠里領取材料

  (2)生產用料的入庫程式。生產用料入庫應當由經營組委派專人,會同材料員一起來完成此項工作,認真做好材料的入庫驗收登記工作。在驗收過程中 如果發現物資品種、規格型號不符、數量短缺、溢出、物資損壞、變質及技術資料不全等現象,應做好記錄,並通知有關人員進行查找、兌換、退貨等。材料驗收登記包括材料名稱、規格、數量、質量等級等。登記表格一式兩份,經營組辦公室和材料員各持一份。材料登記時要按照其價值、用途等標準進行分類登記,登記表要有驗收人員驗收、經營組組長覆核、區經營主管領導審核的簽字。

  (3)庫存管理。材料入庫後,材料員要對所有材料進行分類、定點存放,加強防潮、防盜、防火工作,定期盤點存貨。

  (4)生產用料的領用程式。生產用料必須堅持先計劃、後預算、再領用的原則。生產用料領用時,必須由井區材料員填寫領料單,並加蓋材料員的私人印章,按照材料金額大小由有關領導簽字後,方可發行材料。及時做好領用材料的登記、歸檔工作。

  程式化管理的運作是一項複雜、細緻的系統工程,它不但要求不同層級的管理者各負其責,相互協調,而且要求各職能部門密切協作,只有這樣才能將程式化管理貫徹落實到底。

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归因者 (討論 | 貢獻) 在 2016年4月27日 21:37 發表

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